Hausmitteilung Nr. 03/2012

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1 Hausmitteilung Nr. 03/2012 Projekt-Information: UNIPLUS X3 Ein ganzheitliches CRM- und Informationssystem mit hoher Innen- und Außenwirkung Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen, auf den Personalversammlungen am 18. und wurde jeweils auf die anlaufenden Aktivitäten zur Einführung unserer neuen Verwaltungssoftware Uniplus X3 hingewiesen. Falls Sie nicht teilnehmen konnten, haben wir den Vortrag nachfolgend angehängt. Zur Unterstützung des Wirkens nach außen, muss nach innen hin eine möglichst effiziente Verwaltungsarbeit geleistet werden. Ein wichtiges Instrumentarium hierfür ist der Einsatz von moderner Fachsoftware. Darüber hinaus werden künftig deutlich mehr Kolleginnen und Kollegen in Ihrer täglichen Arbeit diese Software einsetzen. Die Einführung dieser Software ist sehr umfangreich bzw. komplex und wird deshalb im Rahmen eines länger laufenden Projektes umgesetzt. Unser Vorhaben kann auch nicht allein durch die Abteilung Betriebsorganisation gestemmt werden: Wir brauchen dazu IHRE Unterstützung und Mithilfe! Die Abteilung Betriebsorganisation wird Sie in den nächsten Tagen gezielt ansprechen, um das gemeinsame Vorgehen mit Ihnen abzustimmen. Die Geschäftsführung wird Sie weiterhin über den Verlauf der Uniplus X3 Einführung informieren. Ihre Ansprechpartner im Projekt sind Wolfgang Brehm und Muhsin Dingil. Vielen Dank und schöne Osterfeiertage. Frankfurt am Main, I-4 F/AA-WB Dr. Christof Riess Hauptgeschäftsführer Axel Albert Geschäftsführer

2 Das Handwerkszeug für den Innenausbau Integrierte Kammersoftware mit Durchblick Personalversammlungen 18./ Autor: Axel Albert Einleitung: Ich möchte Ihnen nun ein Thema vorstellen mit sehr hoher Innenwirkung. Zur Unterstützung des Wirkens nach außen, muss nach innen hin effiziente Verwaltungsarbeit geleistet werden können. Ein wichtiges Instrumentarium hierbei ist der Einsatz von moderner Fachsoftware. 1

3 Überblick 1. Historie und Status quo Anwendungssoftware 2. Ein- und Ausblicke und vor allem Durchblick mit Uniplus X3 3. Der Projektplan inklusive flankierende Maßnahmen 2 In diesem Zusammenhang möchte ich Ihnen kurz den derzeitigen Stand der in der Kammer heute eingesetzten Fachanwendungen aufzeigen. Danach werde ich Ihnen die wichtigsten Neuerungen bzgl. Uniplus X3 vorstellen. Und last but not least komme ich auf den wichtigsten Punkt zu sprechen. Wie führen wir diese neue Softwareversion planvoll ein. 2

4 Überblick 1. Historie und Status quo Anwendungssoftware 2. Ein- und Ausblicke und vor allem Durchblick mit Uniplus X3 3. Der Projektplan inklusive flankierende Maßnahmen 3 3

5 Kammersoftware (heute) Verwaltung, Bildung und Finanzen Kammer- Software Seit Anfang der 90er Jahre Handwerks- und Lehrlingsrolle, Beitragswesen Seit Unitop Seminarwesen, Erwachsenbildung, Prüfungswesen, Gebühren und Buchhaltung Querschnitts- Software Seit Mitte der 90er Jahre - HWK-Adress Spezielle Adressen, Verteiler Aussschüsse, Gremien Seit D3 Dokumentenmanagement speziell Archivierung 4 Anwendungssoftware umfasst alle Fachanwendungen, mit denen die eigentliche Geschäftstätigkeit unterstützt wird. Querschnittssoftware unterstützt sowohl die ODAV als auch die Unitop Funktionalitäten. Man könnte sicherlich auch David oder MS-Office dazu zählen. Die heutigen Fachanwendungen sind zwar in einer oder zwei SW-Anwendungen zusammengefasst, aber die einzelnen Fachbereiche sind nach wie vor voneinander abgegrenzt. Primäre Sicht ist heute die Fachbereichssicht (Prüfungswesen, Seminarwesen, ) 4

6 Überblick 1. Historie und Status quo Anwendungssoftware 2. Ein- und Ausblicke und vor allem Durchblick mit Uniplus X3 3. Der Projektplan inklusive flankierende Maßnahmen 5 Mit den folgenden Folien möchte ich Ihnen gerne einen kurzen Überblick über die neuen Features (Funktionalitäten), Nutzen, Vorteile, weitere Möglichkeiten und Mehrwert aufzeigen. 5

7 Die Softwarelösung für unsere Kammer! Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und übergreifendes Informationssystem über alle Software-Module, d.h. Verwaltung, Bildung und Finanzen. Sofortige Auskunftsfähigkeit über Betriebe, Personen, Vorgänge, Kontakte, Akten, usw. Eine zentrale Adressdatenbank (vom Betrieb bis zur VIP-Adresse, vom Lehrling bis zum Meister und Vorstandsmitglied). Adressen-Verteiler- System. Kampagnenmanagement über alle Geschäftsbereiche, inkl. Wordserienbriefausgabe, Excel-Ausgabe, Serien- -Funktion Zentraler Dokumentenmanager für die Steuerung und Pflege von eigenen Dokumenten, Formularen und Listen (in MS-Word). Automatisierte Ablage dieser Ausdrucke in das Dokumentenmanagement. 6 Die heutigen Fachanwendungen sind zwar in einer oder zwei SW-Anwendungen zusammengefasst, aber die einzelnen Fachbereiche sind nach wie vor voneinander abgegrenzt. Im Grunde stellt die neue Version einen echten Paradigmenwechsel Änderung der Sichtweise dar: Die neue Software wurde hinsichtlich ihrer Datenbankstruktur völlig neu konzipiert (d.h. Struktur, wie die Daten miteinander verknüpft sind bzw. in Beziehung stehen) Im Mittelpunkt steht nun eine zentrale Adressdatei (Kundensicht, Mitgliedersicht, Interessentensicht, die es erstmalig ermöglicht, eine komplette Übersicht über alle Aktivitäten eines Betriebs und eines Kunden über alle Fachbereiche zu erhalten. Das schafft uns ungeahnte Möglichkeiten in der Kundenansprache und somit Kundenorientierung. 6

8 Die Softwarelösung für unsere Kammer! Einbindung eines Dokumentenmanagement- Sytems (Ablage und Verwaltung von Dokumenten) direkt in die relevanten Anwendungsprozesse bzw. Softwaremodule. Möglichkeit von automatisierter Vorgangsbearbeitung (Workflow) bei komplexen Geschäftsprozessen. Individuell frei definierbare und auswertbare Hinterlegung von Informationen, Kennzahlen, Merkmalen und sonstigen Kriterien für Betriebe und Personen im CRM. Einbindung von -, Fax-, MS-Word in alle relevanten Anwendungsprozesse. Integration von computergesteuerter Telefonie (CTI) 7 7

9 Ein Beispiel 8 Nur ein Beispiel: Im Mittelpunkt steht nun eine zentrale Adressdatei (Kundensicht, Mitgliedersicht, Interessentensicht, die es erstmalig ermöglicht, eine komplette Übersicht über alle Aktivitäten eines Betriebs und eines Kunden über alle Fachbereiche zu erhalten. 8

10 Kunden- und Anwenderorientierung durch X3 Nutzen HWK Nutzen Mitglieder und Kunden Effiziente Prozesse Implementierung von zukunftssicheren Lösungen und Vermeidung von Insellösungen und Fehlinvestitionen Möglichst durchgängige elektronische (medienbruchfreie) Bearbeitung der Geschäftsprozesse Prozesse P Technologie Zeitersparnis ( Nicht unsere Mitglieder und Kunden müssen laufen, sondern die Daten ) Transparenz, z.b. durch Statusverfolgung Prozessbeschleunigung durch geringere Transportund Liegezeiten von Akten Flexibilität durch Verfügbarkeit 365 x 24 Stunden online (Web) 9 Und was nutzt es uns und unseren Kunden? Hauptzielsetzung/Strategie = (mehr) Kundenorientierung! 9

11 Überblick 1. Historie und Status quo Anwendungssoftware 2. Ein- und Ausblicke und vor allem Durchblick mit Uniplus X3 3. Der Projektplan inklusive flankierende Maßnahmen 10 Wir kommen jetzt zum wichtigsten Teil der Präsentation. Bisher habe ich Ihnen lediglich von den Möglichkeiten erzählt. Nun ist die Frage, wie wir diese Möglichkeiten nutzen können. Die Einführung einer so umfangreichen Neuerung ist ein echtes Projekt und die Umsetzung ins Tagesgeschäft wird entsprechend dauern. Wir haben das in den letzten Monaten bereits vorbereitet. 10

12 Projektfahrplan Bezeichnung Feb Mär Apr Mai Jun Jul... Dez Vorbereitung + Basisarbeiten Testphase mit Fachabteilungen Fehlerbehebung + Basis-Optimierungen X3 Anwenderschulungen Abnahmetests Fachabteilungen Inbetriebnahme (Phase I = bekannte Module) Phase 2: Weitere Optimierungen + neue Module 11 Kickoff Die Einführung erfolgt in 2 Phasen: Phase 1: Umstellung des Status quo auf die neue X3 Version. Phase 2: Weiteren Optimierungen und Einführung neuer Module (z.b. Modul Beratung, ) Dublettenbereinigung, weiterer Ausbau Dokumentenmanagement, Auswertungstool Excel/ Views und Cockpit, Anpassung Rollen- und Berechtigungskonzept. 11

13 Flankierende Maßnahmen Schnittstellen Handwerksrolle Lehrlingsrolle Uniplus X3 ODAV MS-Office 2010 MS-Office Produkte CRM, DMS, , Web-Portal, Fachanwendungen Querschnittsanwendungen Netzwerk Novell > Microsoft Win XT > Win 8 Netzwerk Systemtechnik + Endgeräte Vernetzung 12 Im Zuge der Uniplus X3 Einführung sind auch weitere flankierende Maßnahmen in der EDV geplant. Ein ganz wichtiger Punkt sind die Schnittstellen im Bereich Handwerksrolle/Lehrlingsrolle von ODAV und Uniplus. Hier erfolgte der Datenaustausch bisher im Grunde manuell und nicht in Echtzeit. Das führte und führt nach wie vor zu erheblichen Problemen. 12

14 Projektteam Wir brauchen die aktive Unterstützung und engagierte Mitarbeit der Kolleginnen und Kollegen aus den Fachabteilungen. Sie sind nicht nur herzlich willkommen, sondern Voraussetzung für das Gelingen unseres Vorhabens. Teamwork bekannt W. Brehm Betriebsorganisation neu M. Dingil 13 Dieses Projekt kann nicht allein durch die Abteilung Betriebsorganisation (HH Brehm und Dingil) gestemmt werden. Wir brauchen IHRE Unterstützung und Mithilfe! 13

15 Noch Fragen? 14 14

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