Offenes Verfahren im Oberschwellenbereich mit vorheriger Bekanntmachung für die Vergabe von Reinigungsdienstleistungen AUFTRAGGEBERIN:

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1 Offenes Verfahren im Oberschwellenbereich mit vorheriger Bekanntmachung für die Vergabe von Reinigungsdienstleistungen AUFTRAGGEBERIN: vertreten durch Amt der NÖ Landesregierung Abteilung Gebäudeverwaltung (LAD3) 3109 St. Pölten, Landhausplatz 1, Haus 9 Teil Amt der NÖ Landesregierung Abteilung Gebäudeverwaltung (LAD3) Landhausplatz St. Pölten

2 INHALTSVERZEICHNIS 1 START - UP PHASE VORBEREITUNG REGELBETRIEB Rahmenbedingungen Start-Up Leistungszeitraum Allgemeine Leistungen ÜBERGEORDNETES PERSONAL Projektverantwortlicher Qualitätsmanager... 5 Seite 2 von 5

3 1 START - UP PHASE Die Start-Up Phase dient dazu, das Objekt ordnungsgemäß zu übernehmen, alle Gegebenheiten kennenzulernen und einen geordneten Regelbetrieb zu gewährleisten. Der AN hat seine Start-Up Phase detailliert mit den einzelnen Phasen Pre-Opening / Durchführung / Übergabe / im Formblatt 14 zu beschreiben. 1.1 Vorbereitung Regelbetrieb Rahmenbedingungen Die Vorbereitung des Regelbetriebs erfolgt durch das Start-Up Team. Dieses stellt die Abstimmung und Durchführung der zur Übernahme des Projekts notwendigen Schritte sicher. Insbesondere sorgt das Start-Up Team bei Bedarf auch kurzfristig für die notwendige Personalstärke vor Ort Start-Up Leistungszeitraum Der Leistungszeitraum der Start-Up Phase, beginnt 2 Monate vor Auftragsbeginn. In dieser Zeit erfolgt eine ausführliche Einschulung in die technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Gegebenheiten Allgemeine Leistungen Der AN ist verpflichtet, dass er sich vor Beginn des Regelbetriebs ausreichende Kenntnisse und Befugnisse zur Bedienung aller technischen Anlagen verschafft. Sind zusätzliche Schulungen der einzelnen Mitarbeiter (inkl. Vertretungs- und Bereitschaftspersonal) notwendig, so sind diese vor Beginn des Regelbetriebs durchzuführen und ein entsprechender Nachweis ist zu liefern (z.b.: Objektkenntnisse, Evakuierungsplan,...). Folgende Leistungen müssen in der Start-Up Phase erbracht werden: Vorstellung des Start-Up Teams beim AG (Zusammensetzung, Qualifikationen, Ansprechpartner) Einarbeitung in das Projekt Aufstellung eines gemeinsamen, verbindlichen Projektplanes mit den Schritten zur Übernahme (Termin- und Aktivitäten Plan) Personal- und Ressourcenplanung, Erstellung einer Personalübersicht inkl. Organigramm für den AG getrennt für Start-Up und Regelbetrieb Aufbereitung einer Ansprechpartnerliste (mündliche und schriftliche Kommunikation) für beide Seiten (AG und AN) in einer übersichtlichen, einfachen Form Seite 3 von 5

4 Organisationsplanung (Ablaufplanung) und Einsatzplanung für Start-Up und Regelbetrieb Regelmäßige Berichterstattung an den AG über den Verlauf des Personaleinsatzes Aufbau des künftigen Berichtswesens für den AG und mit dem AG, Erstellung von Muster- Dokumenten, Abstimmung sowie Festlegung der regelmäßigen Besprechungen Organisation, Protokollierung von und Teilnahme an Jour Fixe Besprechungen (mind. wöchentlich) Herstellen der Erreichbarkeit vor Ort (per Telefon, Fax, ) Herstellen fundierter Anlagen- und Ortskenntnisse Alle Tätigkeiten im Rahmen der Start-Up Phase sind entsprechend zu protokollieren, um eine lückenlose Nachvollziehbarkeit der geplanten und durchgeführten Maßnahmen zu erhalten. Diese Dokumentation hat laufend zu erfolgen. Bei Abschluss der Start-Up Phase ist dem AG die vollständige Dokumentation im Form des Start-Up Berichtes zu übergeben. Sofern die Start-Up Phase nicht binnen des o.a. Zeitraumes abgeschlossen und der Start-Up Bericht dem AG übergeben ist, ist eine Konventionalstrafe pro Kalendertag und pro Haus in Höhe von EUR 300,- zu bezahlen. Seite 4 von 5

5 1.2 Übergeordnetes Personal Projektverantwortlicher Der Projektverantwortliche ist während der Start-Up Phase unterstützend für den Qualitätsmanager, Teil des Projektteams. Er ist für die kaufmännischen Belange zuständig und für sein Unternehmen zeichnungsberechtigt. Bei Bedarf steht der Projektverantwortliche auch in der Betriebsphase für den Qualitätsmanager als Ansprechpartner zur Verfügung Qualitätsmanager Folgende Leistungen sind übergeordnete Tätigkeiten des Q-manager des AN für den AG Er koordiniert alle Leistungen und steht dem AG als Ansprechpartner für alle Belange des Betriebes zur Verfügung. Für Abwesenheit, Krankheit oder Urlaub ist ein gleichwertiger Stellvertreter zu bestellen und bekannt zu geben. Um einen optimalen Einsatz des Qualitätsmanager zu gewährleisten ist eine entsprechende Priorisierung und Bündelung der Aufgaben und deren Abarbeitung vorzunehmen. Dabei sind sicherheitsrelevante Tätigkeiten unmittelbar durchzuführen. Alle weiteren Aktivitäten sind entsprechend eines arbeitsökonomischen Einsatzes zu gruppieren und zu erledigen. Die Verantwortung des Qualitätsmanager besteht insbesondere aus folgenden Tätigkeiten, wobei die angeführten keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben: Umsetzung der Tätigkeiten aus dem Leistungsverzeichnis Entwicklung von entsprechenden Strategien (z.b. Instandhaltungsstrategie, Werterhalt). Verantwortung für eine kontinuierliche Qualitätssicherung Planung für die Organisation bei Notfällen, Krisen und Katastrophen in Abstimmung mit AG (Risikomanagement). Teilnahme an der Durchführung von Meetings und Übungen zum Thema des Krisenmanagements und an der Entwicklung von Krisenplänen. Zuständig für die Einhaltung der gültigen gesetzlichen und technischen Vorschriften, Arbeits- und Betriebssicherheit, Unfall- und Brandschutz. Beschaffung und Einsatzplanung der benötigten Ressourcen Steuerung des Personaleinsatzes und Mitarbeiterführung (Personalplanung und - entwicklung): Neues Personal ist vor Antritt der Arbeiten entsprechend auf die gebäudespezifischen Gegebenheiten zu schulen und einzuweisen. Der AN hat bei Anforderung des AG den Nachweis zu erbringen, dass seine Mitarbeiter (Personal) ausreichend geschult sind. Grundsätzliche Personalüberwachung (Reaktionszeiten, Erfüllungsfristen). Seite 5 von 5