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Transkript

1 Seminare für die Wohnungs- und Immobilienwirtschaft 2015 Vielen herzlichen Dank für die freundliche Einladung zum Profi-Verwalterseminar 2015 Ich freue mich mit Ihnen heute ein spannendes Thema besprechen zu dürfen DR.NEES, SEITE: 1

2 Aktuelles aus den Intensiv-Workshops 2010 Übernahme und Abwicklung einer Verwaltung Umgang mit einer Anfrage Inhalte der Bewerbungsunterlagen und des Bewerbungsgespräches Erstbestellung und fortführende Verwalterbestellung Auf den folgenden Seiten werden Auszüge aus den Ergebnissen der Gruppenarbeiten im Rahmen der ista VIPintensiv-workshops dargestellt. Diese Arbeitsergebnisse erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die hier dargestellten Lösungsansätze sind zu individualisieren und auf das jeweilige Unternehmen und dessen Unternehmensziele abzustimmen DR.NEES, SEITE: 2

3 Umgang mit einer Anfrage Jede Anfrage wird zur Chefsache Jede Anfrage wird hinterfragt Jeder Anfrage folgen Aktionen DR.NEES, SEITE: 3

4 Umgang mit einer Anfrage Jede Anfrage wird zur Chefsache Der anfragende Kunde muss zur Überzeugung gelangen, dass seine Anfrage als wichtig eingestuft, aber auch mit einer Bringschuld verbunden wird DR.NEES, SEITE: 4

5 Umgang mit einer Anfrage Jede Anfrage wird hinterfragt (Fragebogen) Erste Reaktion auf eine Anfrage sind Fragen an den Anfragenden Beantwortung erforderlicher Fragen zur eigenen Orientierung und Vorabselektion DR.NEES, SEITE: 5

6 Umgang mit einer Anfrage Auszug aus einem möglichen Fragebogen Wer ist der Anfragende (Verwaltungsbeirat, Wohnungseigentümer, Verwalter, Querulant ) Wer ist der amtierende Verwalter Wer ist der Hausmeister Was sind die Beweggründe zu einem Verwalterwechsel, Wechseltermin Größe der Liegenschaft (Anz. Whg, Teileigentum, Garagen, TG, etc.) Baujahr der Liegenschaft Art der Liegenschaft (Wohnhaus, Wohnhaus mit Gewerbe, etc.) Bewohner (Mieter, Eigentümer, gemischt, etc.) Technik im Haus (Heizung, Warmwasser, Strom, Kabel, Sat- Schüssel, etc.) Technikprobleme in den letzten drei Jahren Instandhaltungsrücklage (Höhe der Einlage und Höhe der jährlichen Zuführung) DR.NEES, SEITE: 6

7 Umgang mit einer Anfrage Auszug aus einem möglichen Fragebogen Wird eine ordentliche Beschlusssammlung geführt Gab es in den letzten drei Jahren Beschlussanfechtungsklagen und was waren die Beweggründe Gab es Klagen Dritter und warum Sind Gerichtsverfahren noch nicht abgeschlossen Wie ist das Zahlungsverhalten der Wohnungseigentümer Wie stehen die Wohnungseigentümer zueinander Wurde ein Verwaltungsbeirat gewählt Wer erstellt die Gesamt-und die Einzelabrechnungen für das laufende Wirtschaftsjahr DR.NEES, SEITE: 7

8 Umgang mit einer Anfrage Jeder Anfrage folgen Aktionen Der Anfragende wird um Überlassung der Teilungserklärung, des Verwaltervertrages und der Beschlusssammlung gebeten Mit dem Anfragenden wird ein sehr zeitnaher Termin für eine Ortsbegehung und für ein Orientierungsgespräch gefunden Möglichst den Verwaltungsbeirat sehr frühzeitig einbinden DR.NEES, SEITE: 8

9 Inhalte der Bewerbungsunterlagen und des Bewerbungsgespräches Persönliche Vorstellung (Person(en)) Vorstellung des Unternehmens Darstellung des Dienstleistungsspektrums Rahmenverträge mit Dienstleistern und Lieferanten Referenzen Versicherungsschutz Software (und technische Ausrüstung) Verwaltervertrag (Entwurf) Honorare DR.NEES, SEITE: 9

10 Inhalte der Bewerbungsunterlagen und des Bewerbungsgespräches Persönliche Vorstellung (Person(en)) Vorstellung des Unternehmens Personen: Person, Ausbildung, Befähigung, Stärken, Verantwortungen Unternehmen: Kundenkreis, Erfolge, Aktionen, Betätigungsfelder DR.NEES, SEITE: 10

11 Inhalte der Bewerbungsunterlagen und des Bewerbungsgespräches Darstellung des Dienstleistungsspektrums Rahmenverträge mit Dienstleistern und Lieferanten Hausverwaltung, Sondereigentumsverwaltung, Mietverwaltung, technische Verwaltung, Hauswartservice, etc. Versicherungen, Wartungsfirmen, Versorger, etc. DR.NEES, SEITE: 11

12 Inhalte der Bewerbungsunterlagen und des Bewerbungsgespräches Referenzen Versicherungsschutz Kunden, Lieferanten, Versorger, in der Öffentlichkeit stehende Personen, etc. Versicherungsarten, Versicherungsschutz DR.NEES, SEITE: 12

13 Inhalte der Bewerbungsunterlagen und des Bewerbungsgespräches Software (und technische Ausrüstung) Softwarezertifizierung, Musterabrechnungen DR.NEES, SEITE: 13

14 Inhalte der Bewerbungsunterlagen und des Bewerbungsgespräches Verwaltervertrag (Entwurf) Honorare Verwaltervertrag (Entwurf) inkl. Dienstleistungsverzeichnis und Verwaltervollmacht Honorarliste (Zusatzhonorare) DR.NEES, SEITE: 14

15 Inhalte der Bewerbungsunterlagen und des Bewerbungsgespräches Bewerbungsgespräch in einer Eigentümerversammlung Bleiben Sie authentisch Lassen Sie es menscheln DR.NEES, SEITE: 15

16 Erstbestellung und fortführende Bestellung Erstbestellung (3 Jahre Bestellzeitraum) Fortführende Bestellung (5 Jahre Bestellzeitraum) Beschlusstext DR.NEES, SEITE: 16

17 Erstbestellung und fortführende Bestellung Beschlusstext Die Wohnungseigentümergemeinschaft beschließt nachstehend: Die Immobilienverwaltungsgesellschaft Schnell und Schlampig GbR wird zur Verwalterin bestellt Stimmauszählung: 34 JA 15 NEIN 10 ENTHALTUNGEN Beschlussverkündung Der Beschluss wurde gefasst So bitte nicht DR.NEES, SEITE: 17

18 Erstbestellung und fortführende Bestellung Beschlusstext, wichtige Inhalte Bezeichnung der Wohnungseigentümergemeinschaft Bezeichnung des Verwalterunternehmens Bestelldatum Bestellzeitraum Honorare Eckdaten aus dem Verwaltervertrag Ermächtigungen Termine Kostentragung DR.NEES, SEITE: 18

19 Erstbestellung und fortführende Bestellung Beschlusstext (beispielhaft) Die Wohnungseigentümergemeinschaft beschließt nachstehend: Die Immobilienverwaltungsgesellschaft Ehrlich und Kompetent GmbH wird zur ordentlichen Verwalterin der Wohnungseigentümergemeinschaft Hofgraben 34 in Ruhepol bestellt. Die Bestellung erfolgt zum auf einen Zeitraum von 5 Jahren, nach den Bestimmungen des 26 WEG. Die nachstehenden anfänglichen Honorare werden vereinbart: Verwalterhonorar Wohnungen Verwalterhonorar Teileigentum Erstellung Beschlusssammlung Bescheinigung 35 EStG 24,35 /Monat 28,55 /Monat 130,00 /anno 35,00 /anno DR.NEES, SEITE: 19

20 Erstbestellung und fortführende Bestellung Beschlusstext (beispielhaft) Die Wohnungseigentümergemeinschaft beschließt nachstehend: (weiter) Bescheinigung 35 EStG Bürokostenpauschale Kopien/Drucke sw bis 50 Kopien/Drucke sw ab 51 Kopien/Drucke color bis 50 Kopien/Drucke color ab 51 Stundensatz für Zusatzleistungen 35,00 /anno 10,00 /anno und Whg 0,30 /A4 0,20 /A4 0,50 /A4 0,30 /A4 70,00 /h Alle Honorare und Preise zzgl. MwSt. Der den Wohnungseigentümern vorliegende und in dieser Eigentümerversammlung besprochene Verwaltervertrag nebst seiner Anlage Leistungsverzeichnis wird genehmigt. DR.NEES, SEITE: 20

21 Erstbestellung und fortführende Bestellung Beschlusstext (beispielhaft) Die Wohnungseigentümergemeinschaft beschließt nachstehend: (weiter) Der Immobilienverwaltungsgesellschaft Ehrlich und Kompetent GmbH wird die den Wohnungseigentümer vorliegende Verwaltervollmacht gem. 27 (6) WEG erteilt. Der Verwaltungsbeiratsvorsitzende der Wohnungseigentümer Herr Detlef Friedvoll und dessen Stellvertreter Herr Prof. Dr. Hasso Wadelbeisswerden ermächtigt dieses Bestellprotokoll, den Verwaltervertrag nebst Anlagen und die Verwaltervollmacht namens der Wohnungseigentümergemeinschaft zu unterzeichnen. Diese Unterschriften sind öffentlich beglaubigen zu lassen. DR.NEES, SEITE: 21

22 Erstbestellung und fortführende Bestellung Beschlusstext (beispielhaft) Die Wohnungseigentümergemeinschaft beschließt nachstehend: (weiter) Das Bestellprotokoll, der Verwaltervertrag nebst Anlagen und die Verwaltervollmacht sind der Verwalterin, der Immobilienverwaltungsgesellschaft Ehrlich und Kompetent GmbH binnen 14 Tagesfrist jeweils im Original zu überlassen. Die Kosten für die öffentliche Unterschriftsbeglaubigung trägt die Wohnungseigentümergemeinschaft. Stimmauszählung: 34 JA 15 NEIN 10 ENTHALTUNGEN DR.NEES, SEITE: 22

23 Erstbestellung und fortführende Bestellung Beschlusstext (beispielhaft) Die Wohnungseigentümergemeinschaft beschließt nachstehend: (weiter) Beschlussverkündung Der Beschlusstext mit obigem Wortlaut wurde vom Versammlungsleiter vor der Abstimmung vorgetragen. Der Beschluss wurde vom Versammlungsleiter als gefasst verkündet. Die Immobilienverwaltungsgesellschaft Ehrlich und Kompetent GmbH wurde zur ordentlichen Verwalterin ab dem auf 5 Jahre bestellt. DR.NEES, SEITE: 23

24 Erstbestellung und fortführende Bestellung Beschlusstext (beispielhaft) Hinweis des Versammlungsleiters: Der Bevollmächtigte der fortführend zur Verwalterin bestellten ImmobilienverwaltungsgesellschaftEhrlich und Kompetent GmbH hat das erneute Mandat angenommen. DR.NEES, SEITE: 24

25 ista Seminarreihe für die Wohnungswirtschaft 2015 Vielen herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und Ihre freundliche Mitarbeit an diesem spannenden Thema im Rahmen des Profi-Verwalterseminars 2015 der ista Deutschland GmbH DR.NEES, SEITE: 25

26 Exklusiv Workshops Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer Eigentümerversammlung 2. Gerichtsfeste Beschlussfassung (Beschlusstexte, auch prophylaktische Beschlüsse) 3. Verwaltervertrag notwendige Inhalte und gefährliche Klauseln DR.NEES, SEITE: 26

27 ista Seminarreihe für die Wohnungswirtschaft 2015 Ich wünsche Ihnen eine gute Heimfahrt, gute Geschäfte und stets beste Gesundheit, ein friedliches Weihnachtsfest und einen guten Start in das Jahr 2016 Und wenn Sie ein Wiedersehen wünschen, dann Bewertungszettel positiv ausfüllen DR.NEES, SEITE: 27