xft document composer Erzeugung von Word-Dokumenten in SAP

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1 xft document composer Erzeugung von Word-Dokumenten in SAP Mit dem xft document composer holt xft einen weiteren entscheidenden Baustein für ein vollständig integriertes Prozessund Dokumentenmanagement auf die SAP- Plattform: die Dokumenterstellung. Damit lassen sich direkt aus den SAP-Anwendungen heraus Dokumente generieren zentral, flexibel und ganz ohne Systembrüche. Der Benutzer kann dennoch mit dem Tool arbeiten, das ihm am vertrautesten ist: mit Microsoft Word. g your processes

2 Highlights Komplexität wird einfach Mit dem xft document composer benutzt der Endnutzer das Tool, das ihm in der Regel am vertrautesten ist: Microsoft Word. Die Dokumenterstellung hingegen wird direkt aus der SAP-Anwendung heraus angestoßen und das entstandene Dokument automatisch in den jeweiligen Prozesskontext eingebunden. Damit wird das SAP-System zur zentralen Informationsinstanz über den gesamten Prozess, ohne dass der Benutzer Daten zwischen den Systemen abgleichen muss. Raum für Flexibilität Für die Vorlagenerstellung sind keine Programmierkenntnisse erforderlich, denn sie erfolgt überwiegend in Word. So können die Fachabteilungen im Unternehmen selbst neue Vorlagen und benötigte Varianten erstellen. Mit geschachtelten Textbausteinen lässt sich ein nochmals höherer Adaptionsgrad an den jeweiligen Kontext erreichen. Wo das nicht ausreicht z. B. weil individuelle Vereinbarungen möglich sein müssen, erlaubt der xft document composer, Dokumente direkt in Microsoft Word nachzubearbeiten. Alles an einer Stelle Der xft document composer wird vollständig in die bestehende SAP-Systemumgebung eingebettet und benötigt keine eigene Infrastruktur. Die Vorlagen und der Datenzugriff werden zentral innerhalb des SAP-Systems gepflegt und stehen damit anwendungsübergreifend und unternehmensweit zur Verfügung.

3 Dokumenterstellung direkt in SAP mit Microsoft Word Ein ganzheitliches Dokumenten- und Prozessmanagement ist erst vollständig, wenn nicht nur bereits bestehende Dokumente zentral verfügbar gemacht und in den Prozesskontext eingebunden werden, sondern auch die Erzeugung neuer Dokumente. Dem gegenüber steht das Bedürfnis der Anwender, mit dem vertrauten Textverarbeitungsprogramm arbeiten zu können in aller Regel Microsoft Word. Der xft document composer ermöglicht beides. Mit ihm lassen sich Dokumente direkt aus den SAP-Anwendungen heraus erzeugen, wobei die Verarbeitung vollständig zentral im SAP-System erfolgt. Als Viewer und Editor dient dem Benutzer jedoch Microsoft Word. Damit wird nicht nur jeglicher Systembruch zwischen den Dokumenten und den darin verarbeiteten Daten aufgehoben, sondern auch die Brücke zwischen dem SAP- System und der Office-Umgebung des Anwenders geschlagen. Einsatzbereiche Personalmanagement: Bescheinigungen, Rundschreiben, Personalstammblatt,... Einkauf: Angebotsschreiben, Verträge,... Kundenbetreuung und Service: Anschreiben, Benachrichtigungen, Kundenstammblatt,... Rechnungseingangsverarbeitung: Rechnungsrücksendungen, Lieferantenstammblatt,... Produktlebenszyklus: Bemusterungsdokumente, Collaborative Engineering, Freigabedokumente, Lieferantenblatt, Testergebnisblatt,... Vorteile Dokumente werden direkt in SAP erzeugt und verlassen zu keinem Zeitpunkt die integrierte Prozessumgebung. Dokumente können direkt im Kontext des jeweiligen Prozesses erzeugt werden auch automatisch, im Hintergrund, ohne Aktivität des Benutzers. Die zentrale Datenhaltung in SAP ermöglicht den direkten Zugriff auf Daten aus den SAP-Anwendungen, ohne Datenreplikation oder zusätzliche Schnittstellen, sowie eine hohe Wiederverwertbarkeit von aufbereiteten Daten und Textbausteinen. Durch die Nutzung des SAP-Berechtigungswesens für den Zugriff auf Vorlagen, Bausteine und Daten sind sensible Informationen und Prozesse bestmöglich geschützt. Es muss keine eigene, separate Infrastruktur aufgebaut werden: Der xft document composer läuft auf dem bestehenden SAP-System mit. Auf Clientseite ist keine Installation notwendig der Benutzer benötigt nur Microsoft Word für die Anzeige und Nachbearbeitung der Dokumente. Weil sich die erzeugten Dokumente nachbearbeiten lassen, eignet sich der xft document composer auch für die Texterstellung in nicht vollständig reglementierten oder standardisierten Kontexten.

4 Grundlage der Dokumente: Vorlagen Basis einer Vorlage ist eine ganz normale Word- Datei, in die Platzhalter für Daten, Textbausteine oder Tabellen eingefügt werden. Das Mapping der Daten erfolgt im xft document composer einfach per Drag & Drop. Für die Erstellung von Vorlagen sind keine besonderen Programmierkenntnisse erforderlich, so dass Vorlagen auch von den Fachabteilungen angelegt werden können. Mit dem Bedingungseditor können Regeln formuliert werden, nach denen bestimmte Platzhalter bei der Dokumenterzeugung gefüllt werden. Außerdem lassen sich zu einer Vorlage verschiedene Varianten (z. B. für verschiedene Organisationseinheiten im Unternehmen) anlegen, von denen später automatisch die jeweils passende ausgewählt wird. Vorlagenverwaltung: der Template-Builder

5 Die Dokumenterstellung Die Dokumenterstellung kann auf verschiedene Weise angestoßen werden: 1. durch Aufruf einer speziellen SAP- Transaktion, direkt im SAP oder über einen Button, der in der jeweiligen SAP- Anwendung zur Verfügung gestellt wird, 2. über ein Dokumentencockpit, das den eigenen Vorlagenvorrat, Favoriten und zuletzt erstellte und bearbeitete Dokumente anzeigt, 3. automatisch im Hintergrund, ohne aktive Beteiligung eines Nutzers. Anhand anwendungsspezifischer Attribute wird zunächst automatisch die jeweils richtige Variante der benötigten Vorlage ausgewählt. Dann öffnet sich je nach Implementierung und Anwendungskontext entweder direkt das Dokument oder zunächst ein Benutzerdialog. Dieser kann eine Auswahl aus verschiedenen passenden Vorlagen anbieten oder weitere benötigte Informationen abfragen, die nicht bereits durch die Anwendung bekannt sind. Erzeugung eines Rücksendeschreibens für eine Rechnung aus dem Rechnungseingangsmonitor heraus

6 Funktionen SAP-Integration 100 % SAP-basiert, wird vollständig in das bestehende SAP System und die SAP-Anwendungen integriert Keine zusätzliche Infrastruktur notwendig Datenbereitstellung über vordefinierte, wiederverwendbare Schnittstellen direkt in ABAP Vorlagenübergreifende Wiederverwendbarkeit von Textbausteinen und Anwendungsdaten Zentrale Installation und Verarbeitung, keine clientseitige Installation notwendig Nutzung des SAP-Berechtigungswesens für Zugriff auf Vorlagen, Daten und Dokumente Unternehmensweiter Roll-out von Vorlagen über das SAP Transportsystem Vorlagen Erstellung und Bearbeitung der Vorlage (inkl. Definition der Platzhalter) in Microsoft Word Platzhalter für Daten, Textbausteine, Tabellen; komplexe Textbausteine möglich (Schachtelung) Einfaches Datenmapping per Drag&Drop Pflege von Varianten zur Vorlage, automatische Auswahl der fachlich korrekten Variante Versionsverwaltung für Vorlagen und Bausteine Freigabestatus und Gültigkeitszeiträume (gültig von/bis Datum) für alle Versionen Bedingungseditor zur Formulierung von Regeln für die Dokumenterstellung Dokumenterstellung 1-Klick-Erstellung direkt aus der Anwendung heraus Direktzugriff per SAP-Transaktionscode Interaktiver Dialog zur Template-Auswahl und Abfrage zusätzlicher Daten möglich Automatische Dokumenterstellung per Hintergrundprozess möglich Nachbearbeitung direkt in Microsoft Word Ablage der Dokumente in SAP, Verknüpfung mit dem Prozesskontext Erweiterungsmöglichkeiten Service-orientierte Architektur und konsequente Verwendung offener SAP-Standardschnittstellen ermöglichen individuelle Anpassungen und Erweiterungen Freigabeprozesse für Vorlagen und Varianten Auslesen ausgefüllter Dokumente (Inhalte der Platzhalter) und Weiterverarbeitung in SAP Automatische Konvertierung erstellter Dokumente in bearbeitungssicheres Format (z. B. PDF)

7 Über xft xft GmbH SAP Partner-Port Altrottstr Walldorf Tel Fax Wer sind wir? Die xft GmbH ist ein stetig wachsendes SAP- Partnerunternehmen, das auf die Optimierung und Integration von Geschäftsprozessen in SAP spezialisiert ist. Ziel ist es, alle in einem Prozess anfallenden Informationen, seien es Dokumente, s oder elektronische Belege, an einer zentralen Stelle zugänglich zu machen und in den Prozesskontext einzubinden. Dazu entwickeln wir eigene Softwareprodukte auf Basis von SAP NetWeaver und erweitern diese um individuelle kundenspezifische Anwendungen. Was tun wir? Unsere Produkte beinhalten unterschiedlichste Lösungen für ein integriertes Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement, von der digitalen Personalakte über die Rechnungs- und Vertragsverwaltung bis hin zum Projekt- und Änderungs management in der Fertigung. Im Hintergrund sorgen xft-basisprodukte für die Steuerung der Geschäftsprozesse und die An- bindung an andere Systeme. Weil in unseren Produkten nicht nur exzellentes SAP-Knowhow steckt, sondern auch eine gehörige Portion solider Fach- und Branchenkenntnis, gehören zu unseren Kunden Mittelständler ebenso wie weltweit agierende DAX- Unternehmen aus nahezu allen Wirtschaftszweigen. Was zeichnet uns aus? xft ist geprägt von großer Nähe zur SAP, inhaltlich wie räumlich und personell. Die xft-unternehmensgründer haben zuvor lange Jahre in zentralen Bereichen der Technologie-Entwicklung des Walldorfer Software-Anbieters gearbeitet. Als offizieller SAP-Partner können wir unsere Lösungen direkt im SAP-Kontext anbieten und führen bei Bedarf Projekte gemeinsam mit der SAP durch. Außerdem setzen etliche renommierte Vertriebs- und Implementierungspartner mittlerweile in ihrem Lösungsportfolio auf xft-produkte.

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