Shared Services im Eidg. Finanzdepartement

Transkript

1 vom Eingang der Lieferantenrechnung bis zur Bezahlung Shared Services im Eidg. Finanzdepartement Führungskräfteforum Pius Breu, EFD

2 Agenda 1 Von der Idee zum operativen SSC Finanzen 2 Das Leistungsangebot 3 Die Leistungsverrechnung 4 Die Erfahrungen 5 Die Erkenntnisse 2

3 Agenda 1 Von der Idee zum operativen SSC Finanzen 2 Das Leistungsangebot 3 Die Leistungsverrechnung 4 Die Erfahrungen 5 Die Erkenntnisse 3

4 SSC Projektplanung Start SSC FI Studie WTO Umsetzung und Einführung Abschluss und Betrieb Sept 04 bis März 05 Februar bis Juli 06 August 06 bis Mai 07 Juni Bis Dezember Analyse Machbarkeit Ausschreibung Externer Partner: IBM Detailkonzeption Kick-Off Vorbereitung Umsetzung Pilot Amt Alle weiteren VE EFD Abschluss Betrieb SSC EFD Zeithorizont Implementierung ca. 2-3 Jahre 4

5 SSC FI Umsetzungsplanung Aufbau SSC Führung Migration Pilot Organisation Migration Welle 1 Migration Welle 2 IKT Unterstützung / Realisierung Kreditorenprozess (Workflow/Scanning) 5

6 Agenda 1 Von der Idee zum operativen SSC Finanzen 2 Das Leistungsangebot 3 Die Leistungsverrechnung 4 Die Erfahrungen 5 Die Erkenntnisse 6

7 Leistungsangebot SSC FI Hauptbuch Vermögensbewirtschaftung Kreditoren Debitoren Organisation (lokal) Finanzplanung Budgetierung Controlling / Reporting Kreditwesen Change Management (SAP) 7

8 Kreditorenworkflow Standardablauf Eingang & Erfassen Prüfen & Vervollständigen Genehmigung & Freigabe Buchen & Zahlen DLZ FI EFD BIT DLZ FI EFD Genehmiger (VE) Freigeber (VE) DLZ FI EFD 1 2 Eingang Rechnung (Gutschrift) Formale Prüfung Archivieren Scannen & Prüfen Extraktion Daten (IDOC) Validieren & Vervollständigen Referenz-Nr. Abgleich mit SAP Stammdaten Prüfung/ Kontierung/ Genehmigung Prüfung/ evtl. Nachkontieren Freigabe Buchen & Zahlen ProIntra InvoiceCenter (SAP) SAP Outlook SAP Outlook SAP 8

9 Kreditorenworkflow Ziele aus Sicht SSC Finanzen Reduktion des Erfassungsaufwands durch intelligentes Scanning und elektronische Übergabe der Rechnungsdaten an SAP Einhaltung von Zahlungsfristen; schnellere Durchlauf-, Transportzeiten und kürzere Liegezeiten => weniger Mahnungen Reduzierter Aufwand bei der Recherche von Informationen durch Nachvollziehbarkeit im System und elektronische Archivierung 9

10 Kreditorenworkflow Ziele aus Sicht SSC Finanzen Zukünftiger Wegfall der physischen Archivierung durch elektronische Erfassung Systemunterstützung bei der Einhaltung von internen Vorschriften (z.b. 4-Augen-Prinzip, Kompetenzregelung) 10

11 Kreditorenworkflow Ziele aus Sicht Mitarbeitende einer Organisation Rechnungen können elektronisch genehmigt/freigegeben, abgelehnt und weitergeleitet werden Workflow erleichtert und beschleunigt den beteiligten Mitarbeitenden das zeitlich und örtlich getrennte Bearbeiten von Rechnungen Überbrückung von Abwesenheiten durch die Verwendung der Funktion Stellvertretung im SAP- Workplace 11

12 Kreditorenworkflow Allgemeine Rechnungsadresse Generalsekretariat EFD c/o Dienstleistungszentrum Finanzen EFD CH Bern Persönliche Adresszusätze entfallen und werden durch eine Workflow-Referenznummer ersetzt. 12

13 Kreditorenworkflow Workflow-Referenznummer REF-1048-XXXXX Mitarbeitende erhalten teilweise persönliche Workflow- Referenznummern. Zusätzlich gibt es je Bereich oder Fachgebiet unpersönliche Nummern, welche durch die Sekretariate bzw. Fachverantwortlichen betreut werden. 13

14 Kreditorenworkflow Genehmigung & Freigabe Eingang & Erfassen Prüfen & Vervollständigen Genehmigung & Freigabe Buchen & Zahlen DLZ FI EFD BIT DLZ FI EFD Genehmiger (VE) Freigeber (VE) DLZ FI EFD 1 2 Eingang Rechnung (Gutschrift) Formale Prüfung Archivieren Scannen & Prüfen Extraktion Daten (IDOC) Validieren & Vervollständigen Referenz-Nr. Abgleich mit SAP Stammdaten Prüfung/ Kontierung/ Genehmigung Prüfung/ evtl. Nachkontieren Freigabe Buchen & Zahlen ProIntra InvoiceCenter (SAP) SAP Outlook SAP Outlook SAP 14

15 Prüfung & Genehmigung Genehmigung ersetzt bisheriges Visieren der Rechnung = materielle Prüfung (verrechnete Leistung erbracht; Rechnungsbetrag korrekt) Alternativ kann Rechnung abgelehnt oder weitergeleitet werden Zusätzliche Informationen zu Handen des Freigebers können eingetragen und Dokumente hinzugefügt werden, z.b. Veranstaltungsprogramme, fehlende Vertragsnummern, Bemerkungen zu Kontierung oder Buchungstexten etc. 15

16 Prüfung & Genehmigung Abwesenheiten grösser 3 Arbeitstage müssen durch Stellvertretungen überbrückt werden Benachrichtigung über zu genehmigende Rechnungen in der SAP-Inbox erfolgt via Outlook 16

17 Freigabe & Fristen Freigaben erfolgen durch die Kostenstellenverantwortlichen Zur Erreichung der Zahlungsziele, gelten folgende Fristen: Legende: Erinnerungsmail mit Link auf Workitem (einzelne Rechnung / Gutschrift) FIN Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Kalendertage Bearbeitungsschritt Arbeitstage Eingang & Erfassen / Prüfen & DLZ 2 Prüfen & Genehmigen Genehmiger 4 Prüfen & Freigeben Freigeber 4 17

18 Freigabe & Fristen Erinnerungsstufe 1 Erinnerungsmail am 7. Tag an den Genehmiger bzw. am 11. Tag an den Freigeber Erinnerungsstufe 2: Erinnerungsmail 10 Tage vor Ablauf der Zahlungsfrist an Genehmiger und Freigeber Erinnerungsstufe 3: Telefonische Rückfrage 6 Tage vor Ablauf der Zahlungsfrist, um die Gründe zu ermitteln 18

19 Agenda 1 Von der Idee zum operativen SSC Finanzen 2 Das Leistungsangebot 3 Die Leistungsverrechnung 4 Die Erfahrungen 5 Die Erkenntnisse 19

20 Leistungsverrechnung Produktekategorien Verrechnungsvariante SLA PVE o Kernprodukte: FI-Prozesse X Shared Service Center Kreditoren (inkl. Leistungsverrechnung IST) Debitoren (inkl. Leistungsverrechnung IST) Verm ögensbewirtschaftung Hauptbuch Jahresrechnung Verwaltungseinheiten (lokal) Finanzplanung / Budgetierung (inkl. Leistungsverrechnung) Kreditwesen Controlling Change Management (SAP) o Support-Produkte (Beispiele) Berechtigungsverwaltung First-Level-Support für fachliche Fragen X X o sporadische Aufgaben (Beispiel) Projekte (z.b. Reorganisationen beim LB) X 20

21 Leistungsverrechnung Preisfindung Qualität Menge = Preis Produktewürfel Services 21

22 Leistungsverrechnung Grundvereinbarung (AGB) Service Level Agreement (SLA) regelt: Produkte & Menge / Zeit & Preis Aktivitäten-Matrix zeigt auf: Wer macht was? Welche Periodizität? Transparente Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) Verrechnung zu Vorjahres IST-Kosten 22

23 Agenda 1 Von der Idee zum operativen SSC Finanzen 2 Das Leistungsangebot 3 Die Leistungsverrechnung 4 Die Erfahrungen 5 Die Erkenntnisse 23

24 Erfahrungen - Projekt Einbezug der Kunden (Leistungsbezüger) in der Umsetzung von Beginn weg Know-how-Transfer vom Kunden ins SSC im Rahmen der Umsetzung Eindeutige Aufgabenabgrenzung zwischen SSC und Kunden festlegen 24

25 Erfahrungen - Migration Mitarbeitende im Changeprozess aktiv begleiten => nur ein starkes Team ist erfolgreich Mitarbeitende in neuen Prozessen (Bsp. Workflow) ausbilden und begleiten Vertrauen mit Kunden aufbauen Migrationsdauer 3 bis 6 Monate 25

26 Erfahrungen - Betrieb Standardisierung der Prozesse erhöht Qualität Erfahrungsaustausch unter SSC-Mitarbeitenden führt zu Synergieeffekten Rationalisierungen werden durch unterschiedliche Massnahmen erzielt Beispiel: Erfahrungsaustausch unter den Mitarbeitenden SSC und Kunden 26

27 Erfahrungen - Betrieb Einsatz neuer Technologien Kreditorenworkflow setzt gezielte organisatorische Anpassungen bei den Kunden voraus Vermittlung und Leben der SSC-Kultur bei Mitarbeitenden benötigt Zeit 27

28 Agenda 1 Von der Idee zum operativen SSC Finanzen 2 Das Leistungsangebot 3 Die Leistungsverrechnung 4 Die Erfahrungen 5 Die Erkenntnisse 28

29 Erkenntnisse Steigerung der Effektivität und Effizienz im Finanzbereich konnte durch Optimierung der Prozesse Harmonisierung und Standardisierung (Bsp. Monats- und Jahresabschlüsse) Festlegung einheitlicher Qualitätsstandards gezielten Einsatz der Mitarbeitenden im Finanzbereich Professionalisierung (Ausbildung und Entwicklung) erreicht werden. 29

30 Erkenntnisse Realisierung Kostenreduktion durch Ausnutzen Skaleneffekten Prozessoptimierungen Reduktion Stellenbestand seit Einführung um 20% Steigerung der Qualität der Buchführung (weniger Revisionsbemerkungen) 30

31 Erkenntnisse Vereinfachung Abstimmprozess bei den Leistungsvereinbarungen durch Nähe von Kunden zu SSC Durchlaufzeiten für 75% der Rechnungen nur noch 10 Tage Durchwegs erfreuliche Feedbacks anlässlich der ersten Kundenbefragung 31

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