Stadt Brunsbüttel BUDGETIERUNGSRICHTLINIEN

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1 Stadt Brunsbüttel BUDGETIERUNGSRICHTLINIEN Inhaltsverzeichnis Seite 1. Allgemeines zur Budgetierung Was ist ein Budget? Was ist Budgetierung? Warum ist die Einführung einer Budgetierung für die Stadt Brunsbüttel vorteilhaft? Was ist weiterhin notwendig, um die Budgetierung effektiv nutzen zu können? 3 2. Integration eines Budgetierungssystems in der Stadt Brunsbüttel Allgemeine Festlegungen Rechtsgrundlagen Grundsätzliche Regelungen 4 a) Haushaltsstruktur, Budgetebene, Budgetnumerik 4 b) Budgetverantwortung, Bewirtschaftungsbefugnis, Wertgrenzen 5 c) Budgetformen 5 d) Budgetzeitraum 5 e) Budgetinhalt und umfang; Umgang mit Vorabdotierungen 5 f) Wer beschließt Budgets? Aufstellen von Budgets 6 a) Haushaltsaufstellungsprozess 6 b) Budgetaufstellung 6 c) Budgetreserve Bewirtschaftung von Budgets 7 a) Budgetgarantie und Budgetsolidarität 7 b) Übertragbarkeit (Budgetverbesserungen) 7 c) Verschlechterungen (Mindereinnahmen/Mehrausgaben) 8 d) Interne Leistungsverrechnung/Zentrale Dienste 8 1

2 1. Allgemeines zur Budgetierung 1.1. Was ist ein Budget? Was ist Budgetierung? Der Begriff Budget wird allgemein aus dem Altfranzösischen abgeleitet und mit Geldbeutel übersetzt. In Anwendung auf die Kommunalverwaltungen versteht man darunter, dass den Organisationseinheiten (Fachbereiche, Fachdienste) bestimmte Mittel zur eigenverantwortlichen Bewirtschaftung zur Verfügung gestellt werden. (Hinweis: Ein Budget muss sich nicht unbedingt auf Finanzmittel beschränken, es kann auch andere Ressourcen beinhalten wie z.b. Material, Personal usw.) Budgetierung bedeutet, dass die Organisationseinheiten ein Budget erhalten, welches sich aus Aufwendungen und Erträgen zusammensetzen kann, und bei dem sie weitgehend selbst entscheiden können, wie sie diese Mittel einsetzen. Prinzipiell sind alle Positionen innerhalb des Budgets untereinander deckungsfähig. Neben der Bestimmung des Budgetumfangs wird auch festgelegt, welche Finanzaber auch welche Leistungsziele mit diesen Mitteln erreicht werden sollen (Stichwort Kontraktmanagement) Warum ist die Einführung von Budgetierung für die Stadt Brunsbüttel vorteilhaft? Mit der Einführung der Budgetierung kommt die Stadt Brunsbüttel den Forderungen des 1 Abs. 2 Gemeindehaushaltsverordnung Doppik Schleswig-Holstein zur Darstellung der Budgets in Teilhaushalten nach. Weitere Regelungen finden sich im Abschnitt III der GemHVO Doppik Schleswig-Holstein. Der Grundgedanke der Budgetierung ist, dass dort, wo die Fachkompetenz liegt auch die Finanz- bzw. Ressourcenkompetenz liegen soll, um somit die Qualität der jeweiligen Verwaltungstätigkeiten zu fördern. Es werden dabei auch Anreize geschaffen, die zur Verfügung stehenden Mittel effektiver und wirtschaftlicher einzusetzen. Vorteile im Überblick: Anreize für wirtschaftliches Denken und Handeln Höhere Motivation durch mehr Kompetenz und Eigenverantwortlichkeit Effektivere Nutzung der Fach- und Detailkompetenz Steigerung der Effizienz durch einfachere Verfahren Schnelleres und flexibleres Handeln Zielgenauere Gesamtsteuerung 2

3 1.3. Was ist weiterhin notwendig, um die Budgetierung effektiv nutzen zu können? Durch die Budgetierung wird die Ressourcenverantwortung in der Verwaltung dezentralisiert. Dies bringt bedeutende Vorteile, ist aber auch mit einer Gefahr verbunden. Fachbereichsleiter oder Produktverantwortliche können die zur Verfügung stehenden Mittel nach Belieben einsetzen und wären somit im Stande selbst über Art, Menge und Qualität ihrer Leistungen zu bestimmen. Eine solche Situation ließe das Schiff Kommunalverwaltung schnell aus dem Ruder laufen und eine einheitliche strategische Ausrichtung des Verwaltungshandelns wäre nicht möglich. Die Vorteile der dezentralen Ressourcenverantwortung, ohne dass Politik und Verwaltungsführung die Gesamtsteuerung aus der Hand geben müssen, werden gestärkt durch ein Kontraktmanagement. Eine Einführung des Kontraktmanagements wird bis Ende 2010 geprüft werden. Dabei handelt es sich um eine neue Art der Steuerung und Planung der Kommunalverwaltung über Zielvereinbarungen (Absprachen über Menge, Qualität und/oder Wirkung). Vereinfacht gesagt, legt die politische Ebene fest Was getan bzw. erreicht werden soll (Strategie, Zielfestlegung), wohingegen der Verwaltung der operative Bereich überlassen bleibt (Zielerreichung). Diese Aufteilung ist nicht neu, das Grundprinzip bleibt also gleich. Nur die Art und Weise der Zielfestlegung erfolgt beim Kontraktmanagement in etwas anderer Form. Eng im Zusammenhang mit Zielvereinbarungen steht das Berichtswesen/ Controlling. Anfangs noch vereinfacht, später über ein umfassendes Controllingsystem, sollen anhand regelmäßiger Berichte der Zielerreichungsprozess begleitet werden. Das Berichtswesen/ Controlling bedeutet nicht die Mitarbeiter zu kontrollieren, sondern es ist als Steuerungsunterstützungsinstrument zu betrachten, bei dem durch Soll-Ist-Vergleiche Abweichungen frühzeitig erkannt und entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden können. Ebenfalls wichtige Unterstützungsinstrumente für die Budgetierung stellt die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) dar. Durch sie können für die Budgetplanung notwendige Daten und Kosten eines Budgets ermittelt werden. Die KLR bildet eine Grundlage für die interne Leistungsverrechnung und bringt eine höhere Kostentransparenz mit sich. 2. Integration eines Budgetierungssystems in der Stadt Brunsbüttel 2.1. Allgemeine Festlegungen Rechtsgrundlagen Die Stadt Brunsbüttel ist bemüht die an sie gestellten Aufgaben wirtschaftlich und den Erfordernissen entsprechend zu erfüllen sowie eine dauerhafte Leistungsfähigkeit herzustellen und zu erhalten. Die im Rahmen der Reform des kommunalen Haushalts- und Rechnungswesens geschaffenen neuen Möglichkeiten sollen genutzt werden, diesen Anforderungen gerecht zu werden. Mit der Weiterführung der Budgetierung ab dem Jahr

4 wird das Ziel verbunden, die ergebnisorientierte Steuerung, die Qualität der Verwaltungsleistungen sowie die Wirtschaftlichkeit zu fördern. Das Haushaltsrecht, insbesondere die Gemeindehaushaltsverordnung-Doppik, gilt uneingeschränkt. Insbesondere müssen bei der Aufstellung und Ausführung der Budgetierungsrichtlinien 1 Abs. 2 Übersicht der gebildeten Budgets 19 Grundsatz der Gesamtdeckung, 20 Bildung von Budgets 21 Zweckbindung 22 Deckungsfähigkeit 23 Übertragbarkeit der GemHVO Doppik berücksichtigt werden. 1 GemHVO Doppik in Verbindung mit 4 regelt, dass Teilpläne nach Produktgruppen oder Unterproduktgruppen aufzustellen sind. In Brunsbüttel entspricht die unterste Produktebene der Produktgruppe (hier: Produkt) lt. Produktrahmenplan des IM. Die Teilpläne bilden ein Budget, mehrere Teilpläne können durch Vermerk zu einem Budget verbunden werden. Weitere Voraussetzungen, die zu erfüllen sind: - Budgets sind einem bestimmten Verantwortungsbereich zuzuordnen - für jeden Teilhaushalt sind Produktgruppen, die wesentlichen Produkte und ihre Auftragsgrundlage zu beschreiben - Produktziele und Kennzahlen sind anzugeben. Die weiteren rechtlichen Vorgaben (Grundsatz der Gesamtdeckung, Bildung von Budgets, Zweckbindung, Deckungsfähigkeit, Übertragbarkeit) fließen in die nachfolgenden Ausführungen mit ein und sind bei der Umsetzung des Budgetierungskonzeptes zu beachten Grundsätzliche Regelungen Im Folgenden sind grundsätzliche Regelungen zur Budgetierung in der Stadt Brunsbüttel aufgeführt. a) Haushaltsstruktur, Budgetebene, Budgetnumerik Die Budgetierung erfolgt nach der internen Organisation der Stadt Brunsbüttel (organisationsbezogene Budgets). Die Budgets werden auf Fachbereichsund Fachdienstebene und für Produkte gebildet. Oberhalb der Produktbudgets ist eine Inanspruchnahme der übergeordneten Budgets nur bei Zustimmung des FB II zulässig. Es muss vermieden werden, Erträge und Aufwendungen eines Produktes auf verschiedene Budgets oder Produktetats zu verteilen, da dies die eindeutige Produktverantwortung und die Bewirtschaftung des Produktes erschweren würde. 4

5 Jedes Budget wird mit einer systematischen Nummerierung versehen. Diese wird gebildet durch den Fachbereich, den Fachdienst und eine lfd. Nr. des Produkts im FD, z. B b) Budgetverantwortung, Bewirtschaftungsbefugnis, Wertgrenzen Budgetierung bedeutet für die Zukunft zu planen und ist deshalb mit Unwägbarkeiten behaftet, die auch bei sorgfältiger Planung nicht ausgeschlossen werden können. Dieses Budgetrisiko tragen Politik und Verwaltungsführung für das Gesamtbudget und für die Einzelbudgets der Bürgermeister sowie die jeweiligen Fachbereichsleiter/innen. Die Budgetverantwortung beinhaltet das Recht und die Pflicht, flexibel und schnell auf die Bedarfslage im Verantwortungsbereich zu reagieren 1. Daraus folgt, dass negative Auswirkungen auf das Budget verursacht durch Veränderung der bisher zugrunde liegenden Planungsgrundlagen zunächst von den Budgetverantwortlichen ausgeglichen werden müssen. Für eintretende außergewöhnliche, unvorhersehbare und finanziell sehr bedeutsame Ereignisse, müssen jedoch in Abstimmung mit dem Bürgermeister besondere Vereinbarungen getroffen und der Ausgleich über den Gesamthaushalt in Erwägung gezogen werden. Bewirtschaftungsbefugt sind die Fachbereichsleiter/innen und der Bürgermeister. Es obliegt ihrer Entscheidung, wer darüber hinaus an der Bewirtschaftung ihres Budgets mitwirken kann 2. Etwaige Dienstanweisungen behalten für die Bewirtschaftung weiterhin ihre Gültigkeit. c) Budgetformen Bei den Budgets der Fachbereiche handelt es sich im Regelfall um Zuschussbudgets. Das Budget FD "Steuern und Abgaben" bildet aber z. B. ein Überschussbudget, in dem die Zuschüsse für die übrigen Budgets aller FB erbracht werden. d) Budgetzeitraum Der Budgetumfang wird für das jeweilige Haushaltsjahr festgesetzt. Die Möglichkeit der Übertragbarkeit nicht ausgeschöpfter bzw. mehr erwirtschafteter Mittel nach Punkt b) bleibt hiervon unberührt. e) Budgetinhalt und umfang; Umgang mit Vorabdotierungen Den Budgets werden alle im Zusammenhang mit den Leistungen stehenden Erträge und Aufwendungen und die damit korrespondierenden Einzahlungen und Auszahlungen zugeordnet. Ein und Auszahlungen für Investitionen und Investitionsfördermaßnahmen eines Teilplanes und der Teilpläne eines Fachbereichsbudgets werden zu einem Budget verbunden; Nr lit. a) der Richtlinien bleibt unberührt. Eine Vorabdotierungen ist für die Personalaufwendungen, die Abschreibungen und die internen Leistungsverrechnungen vorgesehen, da diese in ihrer 1 Allgemein geltende Regelungen (Tarifrecht, Dienstanweisungen usw.) bleiben davon unberührt. 2 In der Regel die zum Budget dazugehörenden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. 5

6 Höhe seitens der Produktverantwortlichen nicht oder nur bedingt beeinflussbar sind. f) Wer beschließt Budgets? Die Budgets werden wie das Gesamtbudget auch von der Ratsversammlung beschlossen Aufstellen von Budgets Die Planung des Haushaltes basiert auf der Kostenstellenstruktur der Stadt Brunsbüttel. Zur Ermittlung der Budgetwerte soll die KLR herangezogen werden. a) Haushaltsaufstellungsprozess Phase I Grundsatzentscheidungen zur Haushaltsplanung: bis Phase II Rücklauf der Mittelanmeldungen an FB Finanzen und Wirtschaft: Phase III Aufstellung des Entwurfes durch FB Finanzen und Wirtschaft: Phase IV Plandiskussion mit den Fachbereichen/Ausschüsse: Phase V Hauptausschuss Mitte/Ende Oktober Phase VI Ratsversammlung: Dezember b) Budgetaufstellung Für die Budgetbemessung ab 2008 gelten die Jahresendergebnisse des Vorvorjahres als Richtwerte, mit denen ebenfalls unter Heranziehung aktueller oder absehbarer Entwicklungen jedes Budget bemessen wird. c) Budgetreserve Die nach Bildung der Vorabdotierungen verbleibende Finanzmasse wird auf die einzelnen Budgetbereiche verteilt. Dort kann durch den FBL zunächst eine vorläufige Ausgabenbegrenzung in Höhe von 10 % des Budgetvolumens (ohne Vorabdotierungen) festgelegt. Diese Begrenzung soll zunächst zurückgehalten werden, um unabwägbare Bedarfssteigerungen oder Einnah- 6

7 meverminderungen auszugleichen bzw. rechtzeitig auf eine drohende Budgetüberschreitung hinzuweisen. Sind die zur Verfügung stehenden Mittel aufgebraucht, entscheiden die Fachbereichsleiter wie die Verteilung der Reserven zu erfolgen hat Bewirtschaftung von Budgets a) Budgetgarantie und Budgetsolidarität Die Budgetverantwortlichen können darauf vertrauen, dass ihre Budgets während des Vollzugs nicht verändert werden (Budgetgarantie). Ausnahme hiervon bildet die Annahme, dass der Ausgleich des Gesamthaushalts auf Dauer gefährdet ist (Budgetsolidarität). Es liegt im Ermessen und in der Entscheidung des Leiters/der Leiterin des FB Finanzen und Wirtschaft festzustellen, wann der Gesamthaushalt gefährdet ist. Alle Fachbereiche müssen im Falle eines defizitären Ergebnishaushaltes zum Abbau des Fehlbetrages beitragen. In welcher Höhe die Einzelbudgets betroffen sind, entscheidet die Ratsversammlung im Rahmen der Beratung eines Nachtragshaushalts. Nach Beschluss des Haushaltes besteht auch weiterhin die Möglichkeit Budgetveränderungen nach dem herkömmlichen Mittelnachbewilligungsverfahren (über- und/oder außerplanmäßige Bewilligungen nach gesonderten Bestimmungen) durchzuführen. b) Übertragbarkeit (Budgetverbesserungen) Budgetverbesserungen können in das Folgejahr vorgetragen werden. Der FB II erarbeitet einen Vorschlag, der der Ratsversammlung zur Kenntnis gegeben wird. Der Übertragungssatz ergibt sich prozentual aus dem managementbedingten festgestellten Überschuss oder der festgestellten Einsparung: - bei ausgeglichenem Ergebnishaushalt 50 % - bei unausgeglichenem Haushalt 20 %. Buchung von Übertragungen ins Folgejahr Die Übertragung wird bei der HH-Planung nicht berücksichtigt. Das Mehrergebnis wird zum durch II festgestellt und kann z. B. auf einem Sonderkonto Sonderrücklagen Ergebnisrechnung verbucht. Von diesem Betrag gehen 50% (ausgeglichener Haushalt) bzw.80% (nicht ausgeglichener Haushalt) ins Gesamtbudget des abgelaufenen Jahres. Der restliche Betrag (50% bei ausgeglichenem Haushalt, 20% bei nicht ausgeglichenem Haushalt) wird dann am in das jeweilige Budget, z.b. auf das Gegenkonto Ergebnisvortrag aus Vorjahr gebucht. Die Budgetverant- 7

8 wortlichen entscheiden dann, wie die weitere Umverteilung der Mittel auf die jeweiligen Produktbudgets zu erfolgen hat. c) Verschlechterung (Mindereinnahmen/ mehr Ausgaben) Bei Budgetverschlechterungen erarbeitet die Fachbereichsleitung einen Vorschlag zur Deckung (unterjährig). Der FB Finanzen und Wirtschaft erarbeitet bei Notwendigkeit einen Vorschlag zur Darstellung im Jahresabschluss. Budgetverschlechterungen werden grundsätzlich nicht in die Folgejahre vorgetragen. d) Interne Leistungsverrechnung/ Zentrale Dienste Für Leistungen, die für die Produkterstellung erforderlich sind, jedoch nicht innerhalb eines Budgets erbracht werden können, werden verwaltungsinterne Vereinbarungen mit anderen Organisationseinheiten der Verwaltung abgeschlossen. Über ein internes Verrechnungswesen werden die anfallenden Aufwendungen dem auftraggebenden Budget in Rechnung gestellt und müssen von diesem beglichen werden. Die internen Dienstleistungen werden in dem in Anspruch nehmenden Produkt als ilv (Aufwand) ausgewiesen. Es erfolgt eine Aufteilung nach der Art der Leistung 3. Dadurch werden alle zur Erstellung einer Leistung benötigten Geschäftsvorfälle transparent dargestellt. Die Nutzung von zentralen Diensten wird beibehalten, um das Fachwissen der Sachgebiete nutzen zu können. Die Budgetverantwortung wird dadurch nicht durchbrochen. Interne Verrechnungen werden nur in den Teilhaushalten geplant und neutralisieren sich im Gesamthaushalt. In den Teilhaushalten werden diese vorab dotiert. Die Budgetierungsrichtlinien werden gem. Beschluss der Ratsversammlung der Stadt Brunsbüttel vom mit Wirkung ab dem erlassen. Brunsbüttel, den gez. Hansen Bürgermeister 3 Interne Leistungsverrechnungen werden in den Teilhaushaltsplänen mit ILV gekennzeichnet. 8