Outsourcing Riskanter Trend oder sinnvolle Unternehmensstrategie?

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1 Outsourcing Riskanter Trend oder sinnvolle Unternehmensstrategie? ICS Infoveranstaltung Mittelständischer Unternehmertag Impulse für Ihr Finanz- und Rechnungswesen Andreas Brinker, Prokurist, Leiter Geschäftsbereich Finanz- und Rechnungswesen ICS adminservice GmbH

2 Agenda 1 Einführung, Begriffe und Abgrenzungen 2 Heutiges Ziel 3 Outsourcing ist kein Allheilmittel! Wann und für wen lohnt sich Outsourcing? 4 Outsourcing als Arbeitsteilung! Was ist besser: Eigene Buchhaltung oder externer Dienstleister? 5 Outsourcing und typische Erfolgsfaktoren! Was lässt sich mit Outsourcing erreichen? 6 Outsourcing und typische Misserfolge! Welches sind häufige Fehler, Fallen und Risiken? 7 Outsourcing ist umsetzbar! Was ist rechtlich, organisatorisch und personell zu beachten? 8 Fazit und Diskussion 2

3 1. Einführung, Begriffe und Abgrenzungen Definition Outsourcing: - Bezeichnet die Auslagerung bzw. Fremdvergabe von Unternehmensaufgaben und -strukturen an einen externen Dienstleister. Definition Business Process Outsourcing (BPO): - Bezeichnet die Auslagerung bzw. Fremdvergabe ganzer Geschäftsprozesse an einen externen Dienstleister. 3

4 1. Einführung, Begriffe und Abgrenzungen Märkte und Tendenzen* - Der dt. BPO Markt hat sich im Vergleich zum internationalen Markt nur schleppend entwickelt - > Skeptische Einstellung vieler deutscher Unternehmen (Unternehmen geben nur ungern Verantwortung ab, aus Angst vor Kontrollverlust) -> strenge rechtliche und politische Rahmenbedingungen - Geschätztes aktuelles BPO Marktvolumen 2009 der Bereiche F & A, HR und Procurement ca. 2 Milliarden EUR. - BPO Markt verfügt dennoch über enormes Wachstumspotential, auch wenn noch nicht so entwickelt wie IT Outsourcing Markt - Gesamtes Marktpotential könnte zw. 31,5 und 33 Milliarden EUR liegen - Sollte dies in den nächsten 10 Jahren ausgeschöpft werden, bedeutet dies ein Marktwachstum von 32 % pro Jahr *Studie Offshoring Institute, BPO Marktpotential in Deutschland

5 1. Einführung, Begriffe und Abgrenzungen Abgrenzungen: - Outsourcing i.s.v. BPO, also Auslagerung von Geschäftsprozessen, nicht Abteilungsauslagerung 5

6 2. Heutiges Ziel Darstellen von Vorteilen und Nachteilen aus Praktikersicht Entscheidungshilfe für Unentschlossene für BPO [muss nicht mit ICS, freut aber] Entscheidungshilfe für Unentschlossene endgültig gegen BPO [zum Vorteil von ICS! Denn ansonsten rote aufwendige mühevolle blockierende Beziehungen] Ratgeber für Entschlossene [Sparringspartner] 6

7 3. Outsourcing ist kein Allheilmittel! Wann und für wen lohnt sich Outsourcing? Wann? These: Nicht in der Rezession als Kostensparinstrument! These: permanent lohnenswert, sofern kein alleiniger Fokus auf Kostenseite (Prozessoptimierung) Für wen? Mittelständisches Unternehmen mit entsprechender Komplexität Kleinstlösungen möglich: Steuerberater, Buchhaltungsbüro BPO-Lösungen: Faustformel: ab 1 MA in entsprechender Abteilung 7

8 4. Outsourcing als Arbeitsteilung! Was ist besser: Eigene Buchhaltung oder externer Dienstleister? eigener Buchhalter externer Dienstleister Zahlenfriedhof Auswertung auf einer DIN A4 Seite 8

9 4. Outsourcing als Arbeitsteilung! Was ist besser: Eigene Buchhaltung oder externer Dienstleister? In Deutschland wird Frage zu selten gestellt: entweder gar nicht oder grundsätzliche Bereitschaft, aber Bedenken (Kontrollverlust etc.) Entscheidung abhängig von Unternehmensstruktur und Einstellung (zum BPO) Unternehmensstruktur: Entweder-oder oder sowohl als auch (Defragmentierung) Einstellung: Angst vor Kontrollverlust, Know-how-Verlust, arbeitsrechtliche Implikationen 9

10 5. Outsourcing und typische Erfolgsfaktoren! Was lässt sich mit Outsourcing erreichen? Prozesseffizienz Personaleffizienz bei Urlaub, Fortbildung, Krankheit Zukunftssicher: Demografische Entwicklung Temporäre Bedarfabdeckungen inhaltlich und/oder zeitlich Fachliche Sicherheit Organisatorische Sicherheit Fachliche Qualität IT-Qualität Konzentration auf Schwerpunkte Reaktionsfähigkeit Gesetzesänderungen und deren Anpassungen Handlungsfähigkeit: z.b. bei M&A, MBO, CO Handlungsfähigkeit: z.b. bei Sanierung oder (anorganischem) Wachstum 10

11 6. Outsourcing und typische Misserfolge! Welches sind häufige Fehler, Fallen und Risiken? Falsche Erwartungshaltung: generell und kurzfristig Ungenügendes Vertragswerk: ungenau, zu ausführlich, zu knapp Implementierungsphase: Kosten werden unterschätzt, MA nicht rechtzeitig ins Boot geholt Laufender Betrieb: Schattenbuchhaltungen Laufender Betrieb: Aufblähen verbleibende Steuereinheit oder fehlende Schnittstelle (operativer AP ist GF?) Vernachlässigung der Aufsichtspflicht: DL kennt weder Branche noch interne Unternehmensabläufe und -spezifika Keine Exitstrategie (Exkurs: zersplitterter BPO-Markt) Zunehmende Abhängigkeiten Peltzman-Effekt Risiko Kostensenkung: und DL erbringt Mindestmaß oder kündigt Vertrag!? Falsche Anreizsysteme in Verträgen wirken kontraproduktiv 11

12 7. Outsourcing ist umsetzbar! Was ist rechtlich, organisatorisch und personell zu beachten? Rechtlich: Vertrag mit nicht zu umfangreichen aber präzisen SLA Personell: (Verbleibende) Mannschaft auf Paradigmenwechsel vorbereiten: Vom Spezialisten zum Generalisten Organisatorisch: Schnittstelle zwischen Unternehmen und Dienstleister klären 12

13 8. Fazit und Diskussion Outsourcing ist in Deutschland noch in den Kinderschuhen Outsourcing kann erhebliche Vorteile bringen Outsourcing beinhaltet vielfältige Risiken Outsourcing ist kein Allheilmittel in Krisenzeiten und kein (Kosten-) Selbstläufer Outsourcing ist in Zukunft ein unverzichtbares Instrument zur Unternehmenssteuerung 13

14 Ihr Ansprechpartner Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Impulse für Ihr Finanz- und Rechnungswesen Enrico Quaiser Fachvertrieb Personalwesen Telefon Andreas Brinker Prokurist, Leiter Geschäftsbereich Finanz- und Rechnungswesen Telefon Fax Mobil Intelligente Lösungen für Ihre Ressourcen Ihre Accounting-Spezialisten. 14

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