OPTIMIERUNG VON ZEITARBEIT UND OUTSOURCING Effizientes Wertschöpfungsmanagement

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1 PURCHASING PERFORMANCE OPTIMIERUNG VON ZEITARBEIT UND OUTSOURCING Effizientes Wertschöpfungsmanagement PURCHASING PERFORMANCE TAX RESEARCH & DEVELOPMENT WORKING CAPITAL SOCIAL COSTS

2 Unternehmensentscheidungen für Zeitarbeit und Outsourcing optimal umsetzen Wettbewerblicher Kostendruck, vorherrschender Fachkräftemangel, steigende Ansprüche an Prozessund Produktqualität sowie zunehmende Reglementierungen sind bestimmende Herausforderungen vieler Unternehmen. Zugleich bieten sich vielfältige Wachstumschancen. Nicht nur aus Gründen der Flexibilisierung und strategischen Neuausrichtung entscheiden sich daher immer mehr Unternehmen Zeitarbeit oder Outsourcing einzusetzen. Lowendalmasaï hilft seinen Kunden diese Entscheidungen optimal umzusetzen. Mit Lowendalmasaï externe Partner effizient einbinden Im Personalmanagement nutzen Unternehmen interne Maßnahmen zur Flexibilisierung, wie etwa Überstunden bzw. Mehrarbeit und Gleitzeitmodelle. Dies bietet zwar den Vorteil bereits auf etablierte Prozesse zurückzugreifen, jedoch sind diese Möglichkeiten nur innerhalb eines begrenzten rechtlichen sowie tatsächlich verfügbaren Rahmens nutzbar. Andere Maßnahmen, wie etwa die Weiterbildung oder eine unternehmensinterne Reorganisation, entfalten mittelfristig ihre flexibilisierende Wirkung. Viele Unternehmen setzen mit Zeitarbeit oder dem Prozess-Outsourcing vermehrt auf externe Lösungsansätze. Zeitarbeit hat sich in vielen Branchen als Instrument zur Steuerung von Kapazitäten und Kosten etabliert. Outsourcing bietet darüber hinaus eine Bandbreite weiterer Möglichkeiten. Dies beginnt bei der Auslagerung einzelner Tätigkeiten auf werkvertraglicher Basis und reicht über die Einrichtung eines On-Site- Management oder Inhouse Outsourcing bis hin zu einem Knowledge Process Outsourcing (KPO) oder einem Business Process Outsourcing (BPO). Abb. hoch Externalisierungsgrad Outsourcing Zeitarbeit niedrig Interne Maßnahmen Externe Maßnahmen Maßnahmenportfolio in Abhängigkeit zum Externalisierungsgrad Quelle: Lowendalmasaï

3 Zielerreichung mit bewährtem Projektansatz von Lowendalmasaï Lowendalmasaï unterstützt seine Kunden bei der Optimierung des Einsatzes von Zeitarbeit und Outsourcing. Unser Kunde hat bereits die Entscheidung zum Einsatz von Zeitarbeit und Outsourcing getroffen. Die Berater von Lowendalmasaï nehmen zunächst die damit verbundenen Ziele auf und leiten daraus Maßnahmen ab. Dabei ist stets sicherzustellen, dass effiziente Kostenstrukturen bei gleichzeitig höchster Prozesssicherheit im Ergebnis implementiert werden können. Mittels dieser Analyse kann eine konkrete Maßnahme gegenüber einer anderen vergleichend bewertet werden. Auf Basis der Analyse wird ein Konzept erstellt, um eine bestmögliche und bedarfsgerechte Ausgestaltung aus den Vorteilen der Zeitarbeit oder dem Outsourcing zu erarbeiten und die einzelnen Maßnahmen selbst zu optimieren. Auch in der Phase der Umsetzung des Konzepts unterstützt Lowendalmasaï seine Kunden aktiv. Branchen- und unternehmensspezifische Besonderheiten müssen dabei berücksichtigt werden, wie auch unternehmenspolitische Aspekte. Abschließend bietet Lowendalmasaï seinen Kunden ein umfassendes Controlling an, um die Transparenz und die Steuerbarkeit der Umsetzung zu gewährleisten. Die identifizierten potentiellen und aktuell eingesetzten Maßnahmen werden im Rahmen einer Kosten-Nutzen-Analyse verglichen. Abb. 2 Diagnose Zielsetzung und Maßnahmenidentifizierung Kosten-Nutzen- Analsyse Erarbeitung eines Optimierungskonzepts 2 Umsetzung Konzept Roll Out Change Management Controlling Projektphasen des Optimierungsprozesses Quelle: Lowendalmasaï 2

4 Optimierung des Einsatzes von Zeitarbeit Unternehmen sollten die Aufschlüsselung der Kosten im besten Fall mit Hilfe einer offengelegten Kalkulation des Verleihers durchführen. Dabei sind folgende zentrale Parameter zu beachten: Tariflohn / Grundlohn Zeitarbeitnehmer, Zuschlagssätze (Über-, Nacht- und Feiertagsstunden), Personalzusatzkosten, Mögliche Ansätze für die Verleiherstruktur Single Sourcing / Multiple Sourcing Preferred Supplier Modell Master Vendor System Managed Service Provider Verwaltungsaufwand des Verleihers und die Gewinnmarge des Verleihers. Hebel zur Kostenoptimierung: Abb. 3 Fokus der Optimierung Benchmarking unternehmensinterner und -externen Preise und Konditionen unter Berücksichtigung der qualitativen Leistungserbringung Interne Prozesskosten 2 Optimierung der Wertschöpfungskette für den Einsatz von Zeitarbeit und Reduktion der Kostentreiber sowie Senkung der Fluktuationsrate Zuschläge Gewinn Optimierung der Spezifikationen und Jobbeschreibungen zur quantitativen und qualitativen Sicherung eines bedarfsgerechten Einsatzes von Zeitarbeit Konzentration der Verleiheranzahl zur Etablierung zentralisierter und standardisierter Bestellvorgänge sowie der Durchsetzung von Volumenrabatten Optimierung der Verleiherstruktur und Implementierung eines optimalen strategischen Ansatzes (basierend auf der Bedarfsstruktur, branchen- und unternehmensspezifischen Anforderungen und der regionalen Verfügbarkeit von Zeitarbeitskräften) Gemeinkosten Lohnnebenkosten Lohnkosten Vom Verleiher berechnete Kosten Für Entleiher zusätzliche Kosten Fokus von Lowendalmasaï bei der Optimierung von Zeitarbeit Quelle: Lowendalmasaï 3

5 Optimierung des Einsatzes von Outsourcing Outsourcing stellt viele Unternehmen vor eine höhere Komplexität. Daher sollten diese Maßnahmen mit einem besonders hohen Zugewinn an Flexibilität und Kostenvorteil verbunden sein. Hebel zur Kostenoptimierung: 2 Aktuelle und bedarfsbezogene Definition von Kernprozessen und ausgliederungsfähigen Bereichen: Dabei sind betriebsinterne Besonderheiten und die interne Stärken-Schwächen-Struktur zu berücksichtigen und in das Outsourcingkonzept zu überführen. Beitrag der Outsourcingstrategie und tiefe zur Erreichung übergeordneter Zielsetzung: 4 5 Gestaltung der Verträge mit konkreten Service Level Agreements: Die Kosten- und Preisstruktur ist transparent darzulegen, sowie Regelungen für die Nichterbringung von Leistungen zu fixieren. Die Ziele des Outsourcing Projektes sind wertorientiert festzuhalten und fortlaufend auf deren Erreichung zu überprüfen. Die Ziele können variieren: 3 Der Beitrag der Outsourcing-Maßnahmen zur Erreichung z.b. von übergeordneten Kosten-, Flexibilitäts- oder Qualitätszielen ist festzustellen. Gegebenenfalls sind Anpassungen der Maßnahmen vorzunehmen. Adäquate Auswahl und Controlling des Kooperationspartners: Hierbei sind insbesondere die bisherige Outsourcingerfahrung des Partners, dessen globale Flexibilität und der Grad neue Möglichkeiten, Wissen und Methoden in bisherige Prozesse einbinden zu können essentiell. Durch die Entwicklung und regelmäßige Erfassung definierter Kennzahlen gilt es die Leistung und Qualität ebenso zu messen und nachhaltig zu sichern, wie auch den Partner als beratende Instanz einzubinden. Kurzfristig orientierte Verbesserung der Kostenperformance, Barmittelzufluss, Kapitalverfügbarkeit, Investitionsvermeidung oder Kapazitäts- und Qualitätssteigerung des Produktes durch Partizipation an der Erfahrungs- und Umsetzungskompetenz des Outsourcing Partners. Bei strategischen Outsourcingentscheidungen müssen diese Ziele analog zu bestehenden Geschäftszielen ausgerichtet sein. Unser Angebot: Kostenkontrolle und Kostenreduktion Ganzheitliche Optimierung für den Einsatz externer Dienstleistungen Optimierung von dienstleistungsbezogenen Prozessen Projektmanagement von Diagnose bis Umsetzung einschließlich Change Management und Controlling 4

6 Kundenbeispiel Kundenbeispiel 2 6% Einsparungen durch sozialverträgliches Outsourcing Erzielte Einsparungen im Bereich Zeitarbeit von 5% Der Bedarf des Kunden: Unser Kunde ist ein Hersteller von Elektronikplatinen. Die Produktion umfasste kleine und mittelgroße Stückzahlen. Aufgrund des intensiven Wettbewerbs wurde die Strategie verfolgt, sich verstärkt auf die Kernkompetenzen zu fokussieren und Einsparungen zu erzielen. Zur optimalen Umsetzung der Outsourcing-Maßnahme mit der Auswahl externer Partner wurden die Berater von Lowendalmasaï herangezogen. Der Bedarf des Kunden: Ein führender europäischer Zahlungsdienstleister benötigte hochqualifiziertes Personal für verschiedene Einsatzfelder. Dabei waren eine stark variierende regionale Verfügbarkeit von qualifiziertem Personal und individuell standortbezogene Anforderungen die größten Herausforderungen. Unser Ansatz: Lowendalmasaï entwickelte in Workshops zusammen mit dem Kunden einen 4-Phasen-Ansatz mit 5 operativen Schritten. Dieser umfasste neben einer Machbarkeitsstudie und einer Entscheidungsmatrix insbesondere die zugrunde gelegte Sourcingstrategie. Aus 25 potentiellen Dienstleistern wurden nach einer Audit- und Verhandlungsphase drei präferierte Partner ausgewählt. Nach Abschluss detaillierter Verträge wurde die Übergangsphase gestartet und mit einem individuellen Controlling gesteuert. Unser Ansatz: Durch eine Markt- und Bestandsanalyse identifizierte Lowendalmasaï qualifizierte Verleiher. In Workshops mit dem Kunden sowie den Verleihern wurde die Einführung eines Preferred Supplier Modells entwickelt und mittels eines Ausschreibungsprozesses erfolgreich umgesetzt. Hierbei wurden durch eine detaillierte Aufschlüsselung der Gesamtkosten einzelne Schlüsselparameter gezielt verhandelt sowie Qualifikationen und Entgeltgruppen einbezogen. In Zusammenarbeit mit dem Kunden sind Instrumente zum Lieferantencontrolling, insbesondere die geleistete Qualität und die Fluktuationsrate betreffend, erarbeitet worden. Die Ergebnisse: Erzielte Einsparungen: 6 % Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit des Kunden Refokussierung der strategischen Ausrichtung im Gesamtunternehmen Weiterbeschäftigung der Mitarbeiter in anderen Unternehmensbereichen Die Ergebnisse: Erzielte Einsparungen: 5% Einführung eines Preferred Supplier Modell Transparente Kostenstruktur für Verhandlungen und interne Preiskalkulationen Entwicklung von Instrumenten für ein nachhaltiges Controlling 5

7 PURCHASING PERFORMANCE Enterprise Cost Management (ECM) Lowendalmasaï ist ein international führendes Beratungshaus für umsetzungsorientiertes Kostenmanagement. Gegründet 992 in Paris unterstützt Lowendalmasaï seine aktiven Kunden heute mit über 400 Spezialisten weltweit. Unser Unternehmen ist im deutschsprachigen Raum vor allem für seine Expertise in Umsatzsteuerfragen und seine Kompetenzen im strategischen Einkauf bekannt. Hierzu stehen dem deutschen Beraterteam im Düsseldorfer Büro über 80 erfahrene Einkaufsspezialisten in allen wichtigen europäischen und asiatischen Märkten zur Seite. Unser Profil Über 20 Jahre Erfahrung in Kostenanalysen und -management aktive Kunden Maßgeschneiderte Ansätze sowohl für mittelständische Unternehmen als auch für Konzerne Eigentümergeführtes Unternehmen mit über 400 Spezialisten weltweit Starke Präsenz in Europa und Asien sowie ein weltweites Netzwerk von strategischen Partnern Gerne unterstützen wir Sie bei Fragen zum Kostenmanagement und besprechen Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Internationale Präsenz Lowendalmasaï consulting offices Lowendalmasaï sourcing partners London Paris Madrid Lissabon Amsterdam Düsseldorf Mailand Barcelona Warschau Izmir Tunis Tel Aviv Mumbai Tokio Shanghai Lowendalmasaï Deutschland GmbH Louise-Dumont-Str. 5 D-402 Düsseldorf, Germany T: +49 (0) F: +49 (0) Martin Göring Managing Director Central Europe Dr. Johannes Dölle Business Manager Central Europe Lowendalmasaï. Alle Rechte vorbehalten.

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