Update Enterprise Information Management / Enterprise Content Management

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1 Hinweis: Buchlayout Update Enterprise Information Management / Enterprise Content Management 2010 Hamburg München Düsseldorf Stuttgart Berlin P R O J E C T C O N S U L T GmbH

2 Information 6. Update-Tage: / ECM S 206 Hamburg, München, Düsseldorf, Stuttgart, Berlin 2010 Inhaltsverzeichnis Agenda Begrüßung Einführung: Von ECM zu Definition State-of-the-Art von ECM zu E 2.0 Prozessanalyse und Prozessumsetzung Begriffsdefinitionen Durchführung, Nutzen und Aufwand von Prozessanalysen Grenzen der Prozessanalyse / Grenzen des Einsatzes von Tools Prozessumsetzung Ausblick: BPO Business Process Outsourcing Stolpersteine Aktuelle Rechtsfrage und Standards Aktuelle Rechtsfragen Revisionssicherheit vs. Rechtssicherheit Standards Kosten / Nutzen und Wirtschaftlichkeit Definitionen wie die Wirtschaftlichkeit seriös berechnen? Argumentationshilfen Nutzen generieren Effizienz erhöhen Methodik Erhebung, Analyse, Bewertung Einschätzungen der AIIM ECM Trends 2010 Internationale Trendeinschätzungen Trends aus Marktsicht Trends aus Marketingsicht Trends aus Technologiesicht Trends aus Anwendersicht Diskussion Anhang Hinweis: Die in den Vorträgen gezeigten Folien werden im Anschluss an die Veranstaltungsreihe allen Teilnehmern als PDF zur Verfügung gestellt.

3 Information 6. Update-Tage: / ECM S 206 Hamburg, München, Düsseldorf, Stuttgart, Berlin 2010 Agenda 13:30 14:00 Anmeldung, Begrüßungskaffee, Ausgabe der Unterlagen 14:00 14:20 Begrüßung und Einführung: Von zu ECM 14:20 15:05 Prozessanalyse und Prozessumsetzung, Stolpersteine 15:05 15:50 Aktuelle Rechtsfragen und Standards: Anforderungen und neue Urteile für das geordnete Informationsmanagement 15:50 16:10 Kaffeepause 16:10 16:50 Kosten / Nutzen und Wirtschaftlichkeit 16:50 17:40 ECM Trends 2010: Aktuelle Entwicklungen aus dem -Umfeld 17:40 18:00 Individuelle Fragen im Kreis unserer Berater Referenten von, Dr. Joachim Hartmann Dr. Rainer Kossow Stefan Meinhold Christoph Jeggle

4 Information 6. Update-Tage: / ECM S206 Hamburg, München, Düsseldorf, Stuttgart, Berlin Update-Tage: / ECM Hamburg, München, Düsseldorf, Stuttgart, Berlin: Januar Update-Tage / ECM Agenda 2010 P R O J E C T C O N S U L T GmbH GmbH 1 Agenda 13:30 14:00 Anmeldung, Begrüßungskaffee, Ausgabe der Unterlagen 14:00 14:20 Begrüßung und Einführung: Von zu ECM 14:20 15:05 Prozessanalyse und Prozessumsetzung, Stolpersteine 15:05 15:50 Aktuelle Rechtsfragen und Standards: Anforderungen und neue Urteile für das geordnete Informationsmanagement 15:50 16:10 Kaffeepause 16:10 16:50 Kosten / Nutzen und Wirtschaftlichkeit 16:50 17:40 ECM Trends 2010: Aktuelle Entwicklungen aus dem -Umfeld 17:40 18:00 Individuelle Fragen im Kreis unserer Berater 6.Update-Tage / ECM Agenda 2010 GmbH 2 GmbH

5 Information 6. Update-Tage: / ECM S206 Hamburg, München, Düsseldorf, Stuttgart, Berlin 2010 Ziele Die Update-Tage richten sich an Enterprise Information Management-Professionals. Die Update-Tage sind keine Einführung in das Thema, sondern behandeln ausgewählte Trendthemen und aktuelle Entwicklungen. 6.Update-Tage / ECM Agenda 2010 GmbH 3 Dokumentation & Information Die Dokumentation der diesjährigen Update-Tage erhalten Sie auf einem Stick. Die gezeigten Präsentationen können kürzer als im Handout und leicht verändert sein. 6.Update-Tage / ECM Agenda 2010 GmbH 4 Für das ständige Update und weiterführende Informationen empfehlen wir folgende Webseiten: (im Bereich Seminare / Handouts finden Sie weitere aktuelle Vortragsund Seminarunterlagen) Records Management und MoReq2 Newsletterarchiv von Bloglines RSS & Bookmarks Monitoring Deutsches Forum bei der AIIM Community GmbH

6 Information 6. Update-Tage: / ECM S206 Hamburg, München, Düsseldorf, Stuttgart, Berlin 2010 Dokumentation & Information Für das ständige Update und weiterführende Informationen empfehlen wir folgende Webseiten: Delicious Social Bookmarks ECM-Rankings CDIA+ Zertifizierung CDIA+ Community XING-Gruppe Slideshare Powerpoint-Präsentationen zu ECM 6.Update-Tage / ECM Agenda 2010 GmbH 5 XING-Gruppe Information & Document Management DOXTOP Enterprise Content Management Publikationen Informationen 6.Update-Tage / ECM Agenda 2010 GmbH GmbH 6 GmbH

7 Information 6. Update-Tage: / ECM S206 Hamburg, München, Düsseldorf, Stuttgart, Berlin 2010 Unternehmensdaten Gegründet: Stammkapital: Geschäftsführer: Karin Begemann Mitarbeiter: > 12 Teamkonzept: angestellte/ständige freie Berater Standorte: Hamburg; bundesweit Beteiligungen: DLM Network EEIG 6.Update-Tage / ECM Agenda 2010 GmbH 7 Informationsverarbeitung und Dokumenten-Management ist im Umfeld der DRT Document Related Technologies spezialisiert auf die Beratung zu modernen Informationssystemen und deren organisatorischer Einführung. 6.Update-Tage / ECM Agenda 2010 GmbH 8 GmbH

8 Information 6. Update-Tage: / ECM S206 Hamburg, München, Düsseldorf, Stuttgart, Berlin 2010 Mission Statement 6.Update-Tage / ECM Agenda 2010 berät und unterstützt ihre Kunden produkt- und herstellerunabhängig bei der ganzheitlichen Konzeption, optimalen Einführung und effizienten Nutzung von modernen Informationstechnologien unter Berücksichtigung aller Faktoren: Unternehmensstrategie, Mensch, Firmenkultur, Organisation, Wirtschaftlichkeit, Technik, Zukunftssicherheit und Projektarbeit. GmbH 9 7 Gründe für als Beratungspartner 1. Lösungsorientiert im Interesse des Kunden 2. Erfolgreiche Projekte 3. Know-how für Dokumenten-Technologien 4. Kompetenz der Mitarbeiter 5. Wirtschaftlichkeit 6. Effiziente Methoden 7. Unabhängigkeit 6.Update-Tage / ECM Agenda 2010 GmbH 10 GmbH

9 Information 6. Update-Tage: / ECM S206 Hamburg, München, Düsseldorf, Stuttgart, Berlin 2010 CDIA+ Zertifikat 6.Update-Tage / ECM Agenda 2010 GmbH 11 CDIA+ Zertifikate (Certified Document Imaging Architech) beinhaltet die weltweit wichtigsten Sachkenntnisse für Technologien und Verfahren, um Systeme der Dokumententechnologien planen, entwerfen und implementieren zu können. wurde von Branchenexperten aus der ganzen Welt konzipiert steht für höchstes Niveau im Bereich Professionalität und Kompetenz für Dokumentenmanagement Ein 4-Tageskurs bereitet auf die Prüfung vor Relevante Inhalte zum Erreichen des CDIA+ Zertifikates werden vermittelt Es werden über 200 Testfragen aus vorangegangenen Computertests behandelt Kurs wird in englischer Sprache abgehalten Kurs ist daher geeignet, die Kenntnisse der englischsprachigen Fachterminologie zu vertiefen AIIM Zertifizierung ECM Enterprise Content Management Master Programm Specialist Programm Sehr gutes ECM-Verständnis, beinhaltet die Kernelemente der anderen Module 4 Tage Weltweite Best Practise für ECM 2 Tage Practitioner Programm Strategie Workshop Konzepte und Technologien von ECM 2 Tage Basis Schulung: Einführung ECM 1 Tag 6.Update-Tage / ECM Agenda 2010 GmbH 12 ECM-Programm besteht aus einem Strategie Workshop, einem Practitioner Programm, einem Specialist Programm und einem Master Programm Jedes Modul wird mit einem Test abgeschlossen GmbH

10 Information 6. Update-Tage: / ECM S206 Hamburg, München, Düsseldorf, Stuttgart, Berlin 2010 AIIM Zertifizierungsprogramm durchgeführt von in Kooperation mit AIIM internationales Zertifizierungsprogramm individuelle Modulauswahl und Zeitplanung ECM-Projekte erfolgreich gestalten Know-How der Mitarbeiter erweitern und so einen Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen schaffen Ortsunabhängiger Online-Test in deutscher Sprache erster Termin in Hamburg: , Referent: Drs. Hanns Köhler-Krüner 6.Update-Tage / ECM Agenda 2010 GmbH 13 Das AIIM Zertifizierungsprogramm enthält weitere Kurse, die zur Zeit in englischer Sprache angeboten werden. Deutsche Versionen sind in Planung: Records Management E AIIM Certificate Programs 6.Update-Tage / ECM Agenda 2010 GmbH 14 GmbH

11 Information 6. Update-Tage: / ECM S206 Hamburg, München, Düsseldorf, Stuttgart, Berlin 2010 Newsletter 6.Update-Tage / ECM Agenda 2010 GmbH 15 Der Newsletter von enthält Meldungen und Kommentare zu Märkten & Trends Unternehmen & Produkten Informationen von Verbänden etc. berichtet über Ergebnisse von international arbeitenden Marktforschungsinstituten bietet Hintergrundinformationen zu allen Themen von Document Related Technologies (DRT) Kommentare werden von Geschäftsführer Dr. Ulrich Kampffmeyer bzw. von den Experten (Projektleiter) der jeweiligen Wissensgebiete erstellt Erscheinungsweise: alle drei bis fünf Wochen,10 bis 15 Ausgaben im Jahr Newsletter wird im Jahresabonnement per an die Abonnenten versendet Agenda 13:30 14:00 Anmeldung, Begrüßungskaffee, Ausgabe der Unterlagen 14:00 14:20 Begrüßung und Einführung: Von zu ECM 14:20 15:05 Prozessanalyse und Prozessumsetzung, Stolpersteine 15:05 15:50 Aktuelle Rechtsfragen und Standards: Anforderungen und neue Urteile für das geordnete Informationsmanagement 15:50 16:10 Kaffeepause 16:10 16:50 Kosten / Nutzen und Wirtschaftlichkeit 16:50 17:40 ECM Trends 2010: Aktuelle Entwicklungen aus dem -Umfeld 17:40 18:00 Individuelle Fragen im Kreis unserer Berater 6.Update-Tage / ECM Agenda 2010 GmbH 16 GmbH

12 1 PROJECT CONSULT GmbH Enterprise Information Management Hamburg, München, Düsseldorf, Stuttgart und Berlin, bis P R O J E C T C O N S U L T GmbH Agenda 1. Einführung: von ECM zu 2. Prozessanalyse und Prozessumsetzung 3. Aktuelle Rechtsfragen und Standards 4. Wirtschaftlichkeit 5. ECM-Trends 6. Diskussion PROJECT CONSULT GmbH

13 1. Einführung: Von ECM zu GmbH 3 Aktuelle Fragen Ist ECM als Akronym und Begriff nützlich und akzeptiert? Geht ECM im Enterprise Information Management auf? Lässt sich ECM noch von anderen Themen und Branchenkategorisierungen abgrenzen? Endet ECM, als Dienste und Services in der Middleware? GmbH

14 Inhalt Einige Fragen vorab Definition State-of-the-Art Von ECM zu E 2.0 im ECM Kontext GmbH 5 Jeder weiß, wofür das Akronym ECM steht?! GmbH

15 ECM steht für GmbH 7 Edition of Contemporary Music Electronic Counter Measures Electrochemical Machining elektrochemische Metallbearbeitung Elliptic Curve Method Engine Control Module Enterprise Change Management Enterprise Content Management Entitlement Control Message Error Correction Mode Erythema chronicum migrans European Common Market ECM steht für GmbH 8 Espresso Coffee Machines European Corporate Management Engineering Change Management Exceptional case marking Experiment Container Modules Extra Cellulare Matrix Equity Capital Markets Energiekorrigierte Milchmenge mit einem Fettgehalt von 4 % und einem Eiweißgehalt von 3,4 % Equity Capital Management Every Child Matters

16 Jeder weiß, seit wann es den Begriff Enterprise Content Management gibt?! GmbH 9 Erste Publikation zu Enterprise Content Management im Sinne der späteren AIIM Definition: USA: Frühjahr 1999 Deutschland: Herbst 1999 von: GmbH

17 Jeder weiß, welche Assoziationskette sich hinter dem Akronym ECM verbirgt?! GmbH 11 Schaffung eines einprägsamen und gleichwertigen Akronyms für die Branche CMS ERP CRM ECM GmbH

18 Definition GmbH 13 ECM: Die Definition nach AIIM 2008 Enterprise Content Management is the Technologies used to Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver Content and Documents related to Organizational Processes. ECM tools and strategies allow the management of an organization s unstructured information, wherever that information exists. GmbH 14 AIIM Association for Information and Image Management International,

19 ECM: Definition ECM umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen im Unternehmen. GmbH 15 AIIM Modell für ECM Enterprise Content Management MANAGE DM Collab CAPTURE STORE WCM DELIVER WF/ BPM RM GmbH 16 PRESERVE

20 CAPTURE Human created Office Documents Form Rich Media Microfilm Application created ERP XML Finacial Applications Recogniton OCR HCR ICR OMR Barcode Forms Processing E-Forms/Web-Forms Aggregation Indexing Input Designs Categorization E-Billing COLD/ERM GmbH 17 Input MANAGE DM Collab STORE WCM WF/ BPM RM GmbH

21 Document Management Document Management DM Collab Checkin/Checkout Versionsmanagement Suchen und Navigieren Visualisierung WF/ BPM STORE WCM RM GmbH 19 Collaboration Collab Collaboration DM STORE WCM Gemeinsames Editieren Wissensbasen Whiteboards Videoconferencing Informationszusammenführung WF/ BPM RM GmbH

22 Web Content Management Collab DM Web Content Management STORE WCM GmbH WF/ BPM RM Editieren und Gestalten Publikationsprozess Konvertierung Sicherheit Visualisierung 21 Records Management Collab DM WF/ BPM STORE RM WCM Records Management Ablagesystematik Indizierung und Thesaurus Aufbewahrungsfristen Meta-Daten Archiverwaltung GmbH

23 Workflow / Business Process Management Ablauf- und Aufbauorganisation Prozessdesign Vorgangsbildung Routen Mitzeichnung Paralleles und DM sequentielles Bearbeiten Wiedervorlage, Fristen Kontrolle Protokollierung Collab STORE WCM Workflow / Business Process Management WF/ BPM RM GmbH 23 STORE Repositories File Systems Content Management Systems Databases Data Warehouses Library Services Search/Retrieval Version Control Check In/Check Out Audit Trail GmbH 24 SAN NAS Magneto Optical DVD CD-ROM Technologies Tape Magnetic Storage RAID Optical Disc

24 PRESERVE Archive Paper Mikrofilm NAS/SAN CAS WORM WORM-TAPE Aussonderung GmbH 25 DELIVER Layout/Design Security as ECM Infrastructure Transformation Security Ditribution Technologies COLD/ERM PKI Internet, Intranet, Extranet Personalization E-Business-Portale XML PDF Compression Digital Rights Management/ Watermark und Fax Datenübermittlung mittels EDI, XML u. anderer Formate Syndication CD / DVD Publishing Konverter Digital Signature Digitales Fernsehen Viewer Papier Output GmbH

25 State-of-the-Art GmbH 27 Was ist neu im ECM-Portfolio? GmbH 28 DAM Digital Asset Management Management EAI Enterprise Application Integration Search/Retrieval Content Integration Backup/Recovery Longterme Archival Migration Localization DRM Digital Rights Management

26 Von ECM zu GmbH 29 ECM und führende Anwendungen ECM wird nur in sehr wenigen Bereichen, wo es um dokumentenorientierte Bearbeitung geht, als führende Oberfläche akzeptiert werden als virtuelle Akte, bei bestimmten Typen von Workflow, als einheitlicher Posteingangskorb, Als anwendungsunabhängiger Archivzugang. GmbH 30 ECM verschwindet im Bauch anderer Anwendungen. ECM ist so nicht mehr als eigenständige Anwendung für den Nutzer sichtbar

27 Die Zukunft von ECM: Enabling Ergänzung von vorhandenen Anwendungen um Dokumentenmanagement-Funktionen auf Client- und/oder Serverebene, damit mit gleicher Funktionalität die gleichen Informationen und Dokumente aus verschiedenen Applikationen heraus genutzt werden können. Nutzung von ECM-Funktionalität über integrierte Funktionen und Aufrufe direkt aus der führenden, vom Anwender für seine Tätigkeit am häufigsten genutzten Anwendung heraus. GmbH 31 Keine eigene Oberfläche, allenfalls Öffnung von Fenstern, sondern Bereitstellung der ECM-Funktionalität innerhalb der aufrufenden Anwendung selbst. Der ECM Desktop ECM-Funktionalität muss in jeder Anwendung integriert zur Verfügung stehen. Irgendwann reduziert sich dann die Funktionalität auf die drei Knöpfe : Informationen speichern, Informationen wiederfinden, Informationen strukturiert bereitstellen. GmbH 32 Vielleicht überlebt ECM nur als kleines Portlet, integriert in Internet- und Intranet-Portale

28 Paradigma ECM = Unternehmenssoftware ECM-Software ist relativ komplex, besonders wenn sie Prozesse unterstützen soll. Man muss Anwender schulen, damit die Software optimal genutzt werden kann. Das Wort Enterprise in ECM sagt es schon aus die Software ist für Unternehmen und die Nutzung im Unternehmen ausgelegt. GmbH 33 ECM richtet sich an den professionellen Anwender, der geschult wird, der ständig mit der Software arbeitet und ECM als Bestandteil seiner Arbeitsumgebung betrachtet. Paradigmenwechsel Nicht mehr nur Unternehmen, sondern jeder von uns hat soviel Informationen, dass sie nicht mehr mit herkömmlichen Mitteln verwaltet werden können Gigabytes auf Stick und MP3-Player, TeraBytes am Heim-PC und Fernsehrekorder. GmbH 34 Bisher haben die ECM-Anbieter den Massenmarkt komplett übersehen oder übersehen wollen. In dem Maße, wie die Unterschiede zwischen der Nutzung von Software im Unternehmen und Zuhause verschwinden, muss sich auch ECM auf neue Benutzergruppen einrichten

29 Paradigmenwechsel in der ECM-Nutzung zum Ersten ECM im öffentlichen Raum Web-Angebote: Einfache, intuitive Benutzeroberflächen auf Basis des Browsers Keine eigene Installation von Software Bedarfsorientierte Nutzung von Einzelfunktionalität oder Einzelangeboten Reduzierte Komplexität Weite Verbreitung Ortsunabhängige Nutzbarkeit Medium-Unabhängigkeit GmbH 35 Paradigmenwechsel in der ECM-Nutzung zum Zweiten GmbH 36 ECM im privaten Raum Angebote für Multi-Media-PC, digitalen Rekorder, Fernseher, Stereo-Anlage und Kühlschrank: Verwaltung von eigenen Fotos, Videos, etc. Verwaltung von Downloads wie Webseiten, Videos, Musik, Bilder, Filme, ebooks, etc. Verwaltung von Dokumenten, , signierten Rechnungen, Listen, Präsentationen, etc. Verwaltung von eigenen und fremden Forenbeiträgen, Blogeinträgen, Profilen, etc. Management der Sicherung aller Informationen lokal oder mit Backup über das Internet

30 Paradigmenwechsel in der ECM-Nutzung zum Dritten GmbH 37 ECM in der Kommunikation Angebote für Mobiltelefon, PDA, Tablet, ebook, Net-PC, Digital Paper und Handtaschen-PC: Verwaltung von SMS, MMS, , Voic , etc. Bereitstellung von Nachrichten und Dokumenten aus dem Unternehmens-ECM Elektronische Signierfunktion mit Erstellung und Signierung von elektronischen Dokumenten Anzeige von komplexen Informationsobjekten, Multi-Media und anderen Dokumenten nebst Archivierung, Recherche, Workflow, etc. Collaboration im Kleinen Die Zukunft der Usability Alle Oberflächen werden sich zukünftig daran messen lassen müssen, dass sie nicht nur von professionellen Anwendern, sondern von jedem beliebigen Menschen bedient werden können müssen. Maßstab wird die Bedienung des Fernsehers, des Mobiltelefons oder der Musikanlage zu Hause sein! GmbH 38 Der Browser ist nicht der Weisheit letzter Schluss die wahre Revolution der einfach zu nutzenden, intuitiven Benutzeroberflächen steht noch aus!

31 Die Zukunft von ECM Heute: Der Einsatz von Enterprise Content Management ist längst nicht mehr eine Frage des Ob, sondern nur noch des Wie und Wann. GmbH 39 Die Zukunft von ECM Morgen: ECM hat als eigenständige Kategorie keine Zukunft es wird im Informationsmanagement aufgehen. GmbH

32 ECM neu definiert Wenn Enterprise Content Management im Informationsmanagement aufgegangen ist und das Akronym ECM wieder frei wird, dann werden wir es für Enterprise Change Management GmbH 41 benutzen! Selbsterfüllende Prophezeiung: Zusammenführung strukturierter und unstrukturierter Informationen CAPTURE MANAGE Business Processes Data Unstructured Content STORE DELIVER GmbH 42 PRESERVE AIIM International,

33 ECM Self-Fullfilling Prophecy Die erfolgte Zusammenführung von strukturiertem und unstrukturiertem Content = Informationsmanagement CAPTURE Business Processes Data ECM Unstructured Content MANAGE STORE GmbH 43 DELIVER PRESERVE AIIM International, 2003 Informationsmanagement: Definition Enterprise Content Management geht im allgemeinen Informationsmanagement auf Die ECM-Funktionalität wird zunehmend in andere Produkte direkt integriert und zahlreiche Funktionen werden zu Commodities ECM überlappt sich selbst immer mehr mit angrenzenden Bereichen der ITK Immer mehr Anbieter drängen aus angrenzenden Anwendungsgebieten in den ECM-Markt GmbH

34 Enterprise Information Management Definitionen der Analysten (1) Enterprise information management is the name for the field that combines business intelligence (BI) and enterprise content management (ECM). Enterprise information management () takes these two approaches to managing information one step further, in that it approaches the information management discussion from an enterprise perspective. (Quellen: Forrester, Januar 2006; Gartner Group, Juni 2006) GmbH 45 Enterprise Information Management Definitionen der Analysten (2) Where BI and ECM respectively manage structured and unstructured information, does not make this rather "technical" distinction. It approaches the management of information from the perspective of enterprise information strategy, based on the needs of information workers. GmbH 46 ECM and BI in a sense choose a denominationalised approach, since they only cover part of the information within an organization. This results in a lack of available information during decision making processes, market analysis or procedure definition. (Quellen: Forrester, Januar 2006; Gartner Group, Juni 2006)

35 Enterprise Information Management Definitionen der Analysten Zu kurz gesprungen?! Ist Enterprise Information Management nur ECM Enterprise Content Management + BI Business Intelligence? GmbH 47 Enterprise Information Management Definition GmbH 48 Enterprise Information Management steht für die ganzheitliche Verwaltung aller Informationen im Unternehmen, unabhängig von Ort, Nutzer, Autor, erzeugendem System, Anwendung und Zeit. vereint hierzu funktionale Ansätze von Enterprise Content Management, Enterprise Search, Business Process Management, Data Warehousing, Business Intelligence, Wissensmanagement und Information Lifecycle Management

36 E 2.0 GmbH 49 Enterprise 2.0 Enterprise 2.0 is the use of emergent social software platforms within companies, or between companies and their partners or customers. Enterprise 2.0 (Enterprise und Web 2.0) ist eine Anspielung darauf, dass Social Software zunehmend auch im Unternehmenskontext zum Einsatz kommt und die Zusammenarbeit in Unternehmen (positiv) beeinflusst. GmbH

37 Enterprise 2.0 und ECM Neue Input-Kanäle Beurteilung der Relevanz von Informationen Informationsverdichtung GmbH 51 Enterprise 2.0 in ECM Projekten Policies für den Umgang mit Enterprise 2.0 Noch relativ wenige Implementierungen Aber zunehmende Tendenz GmbH

38 Herausforderungen an ECM 2.0 Wiederstrebende Interessen Gleichzeitig Information verfügbar machen und Information zu schützen Information langzeitig nutzbar erhalten Herauslösen von Sicherungsattributen aus den Dokumenten, jedoch die ursprünglichen Rechte kenntlich machen, um die Information lesbar und nutzbar zu halten GmbH 53 Wegfall des Urheberschutzes Lösungen für die Wahrung von Rechten, Schutz vor Kopien und Verfälschung bei gleichzeitigem Offenlegen aller Inhalte Herausforderungen an ECM 2.0 Transport von Rechten und Berechtigungen Rechte und Berechtigungen in Offline- und Home- Office-Situationen verfügbar machen und Objekten wie Dokumenten, elektronischen Akten oder anderen Containern mitgeben GmbH 54 Rollen und neutrale Benutzerklassen Auch bei Änderung von Organisation und Berechtigungsstrukturen, bei Weggang von Mitarbeitern und Änderung von Zugriffsrechten, für interne wie auch für externe Nutzergemeinschaften, muss der Zugriff auf archivierte Dokumente immer erhalten bleiben. Durch Änderung von Rechten dürfen keine wichtigen Dokumente im Archiv verschwinden

39 Zusammenfassung GmbH 55 Enterprise Content Management geht auf im allgemeinen Informationsmanagement Die ECM-Funktionalität wird zunehmend in andere Produkte direkt integriert. ECM überlappt sich immer mehr mit angrenzenden Bereichen der ITK. Immer mehr Anbieter drängen aus angrenzenden Anwendungsgebieten in den ECM-Markt. DRT Document Related Technologies wird dagegen überleben, weil es immer Technologien geben wird, die sich speziell mit den Anforderungen elektronischer Dokumente beschäftigen müssen. Aktuelle Fragen Ist ECM als Akronym und Begriff nützlich und akzeptiert? Nein Geht ECM im Enterprise Information Management auf? Ja Lässt sich ECM noch von anderen Themen und Branchenkategorisierungen abgrenzen? Kaum noch GmbH 56 Endet ECM, als Dienste und Services in der Middleware? Ja

40 1 PROJECT CONSULT GmbH Enterprise Information Management Hamburg, München, Düsseldorf, Stuttgart und Berlin, bis P R O J E C T C O N S U L T GmbH 2. Prozessanalyse und Prozessumsetzung PROJECT CONSULT GmbH

41 Aktuelle Fragen Ist BPM Bestandteil von ECM oder eine eigenständige Branche? Welcher BPM-Standard wird sich durchsetzen? Wie ist das Verhältnis kontrollierter Prozesse versus Collaboration im E 2.0? Verschmelzen BPM und BI? Ist BPM als eigenständige Disziplin oder als Bestandteil der IT-Infrastruktur zu sehen? Wo sind die Grenzen beim wirtschaftlichen Analysieren und Definieren von Prozessen? GmbH 3 Inhalt Begriffsdefinitionen Durchführung, Nutzen und Aufwand von Prozessanalysen Grenzen der Prozessanalyse / Grenzen des Einsatzes von Tools Prozessumsetzung Ausblick: BPO Business Process Outsourcing PROJECT CONSULT GmbH

42 Begriffsdefinitionen PROJECT CONSULT GmbH 5 Workflow und Workflow-Management Workflow Workflow beschreibt die an einem Arbeitsprozess beteiligten Personen und Arbeitsprozesse. Document Production Ad-hoc PROJECT CONSULT GmbH 6 Workflow-Management Berücksichtigt betriebsinterne Ressourcen und Tätigkeiten der Mitarbeiter innerhalb eines Geschäftsprozesses (Strukturiert, Organisiert und Optimiert)

43 Collaboration: Definition GmbH 7 Gemeinsam nutzbare Informationsbasen Gemeinsames, gleichzeitiges und kontrolliertes Bearbeiten von Informationen Ortsunabhängiges, verteiltes Arbeiten von Teams am gleichen Projekt, Vorgang oder Dokument Wissensbasen über Skills, Ressourcen und Hintergrunddaten für die gemeinsame Bearbeitung von Informationen Verwaltungskomponenten wie Whiteboards und Mindmaps für Ideensammlungen, Terminpläne, Projektmanagement und andere Kommunikationsanwendungen wie Video-Conferencing, Blogs, Wikis, Diskussionsforen, RSS-Feeds, Chats usw. Integration von Informationen aus anderen Anwendungen im Kontext der gemeinsamen Informationsbearbeitung Collaboration und ECM 2.0 Collaboration in ECM wird sich die Funktionen des Web 2.0 zunutze machen: Blogs, Wikis, Feeds, Chats, Plogs und andere Formen der Kommunikation und Interaktion. Das gleichzeitige, gemeinsame Bearbeiten eines Dokumentes durch mehrere Benutzer über das Netz dagegen wird auch in Zukunft noch eine technische Herausforderung bleiben. GmbH 8 Collaborative Software wird sich der Virtualisierung bedienen: virtuelle Archive, virtuelle Arbeitsgruppen, virtuelle Akten und virtuelle Postkörbe bis hin zum virtuellen Mitarbeiter in Gestalt von allgegenwärtigen Softwareassistenten. Bleibt die Hoffnung, dass man die virtuellen Assistenten auch ausschalten kann, damit die Kreativität nicht auf der Strecke bleibt. CopyRight

44 Collaboration: Aussagen GmbH 9 Kollaboration ist der deutsche Begriff für collaborative Software Software, die die Zusammenarbeit unterstützt Kollaboration ist die Fortführung des Groupware-Ansatzes Kollaboration ermöglicht prozessgestützte Zusammenarbeit ohne das die Prozesse vorher definiert werden müssen Kollaboratives Arbeiten und Adhoc-Workflow überschneiden sich Nachvollziehbarkeit und Konsistenz sind Grundprobleme des parallelen kollaborativen Bearbeitens von Dokumenten Collaborative Software ist eine wesentliche Komponente von ECM Enterprise Content Management. Manche Hersteller sehen sie sogar als wichtigste Komponente an Der Begriff Kollaboration (oder Collaboration) ist in manchen Ländern negativ besetzt Definition Business Process Management Gartner BPM ist... eine Mischung aus Prozessmanagement/ Workflow und Technologien zur Integration von Applikationen...um Interaktionen der Anwender und die Verbindung von Applikationen zu unterstützen (Gartner Group, ) GmbH

45 Definition Business Process Management Hewlett-Packard Business Process Management (ist die) Planung, Überwachung und Steuerung von Geschäftsprozessen. Es beinhaltet strategische, administrative und operative Aufgaben. (Hewlett-Packard, ) GmbH 11 Definition Business Process Management BPM kennzeichnet die Zusammenführung unterschiedlicher Systemkomponenten, die in ihrer Kombination eine verbesserte unternehmensweite Prozess- und Datensteuerung ermöglichen (, ) GmbH

46 Definition Business Process Management BPM Workflow-Management GmbH 13 EAI Integration Server Messaging BPM/BPO/BI/GPO BPM (Business Process Management) BPO (Business Process Outsourcing) BI (Business-Intelligence) GPO (Geschäftsprozessoptimierung) Outsourcing Optimierung Organisation GmbH

47 Die Rolle von BPM für ECM ERP BPM E-Business AP/AR RM/A CRM HRM EAI AIIM International Enterprise Applications Integration Workflow Data Warehousing Mining Web Content Management Collaboration Doc Mgmt Imaging Enterprise Content Management Domino Exchange RDMS File System Infrastructure GmbH Quelle: AIIM 2001 Industry Study 15 IT-Perspektive von BPM (BPM refers to) [ ] various automation efforts, including workflow systems, XML, business process languages, and packaged ERP systems. In this case the management emphasized the ability of workflow engines to control process flows, automatically measure processes, and to change process flows from a computer terminal. (Harmon, 2003) GmbH

48 Business-Perspektive (BPM refers to) [ ] aligning processes with the organisation s strategic goals, designing and implementing process architectures, establishing process measurementsystems that align with organisational goals and educating and organising managers so that they will manage processes effectively. (Harmon, 2003) GmbH 17 Technologieunterstützendes BI GmbH 18 Datenbanksysteme und Datenbankintegration Data Warehousing, Datenspeicher und Datenmärkte ERP Systeme Abfrage- und Bericht-schreibende Technologien Datamining und Analysetools Entscheidungsunterstützende Systeme Customer Relation Management Software Produktlebenszyklus und Supply Chain Management Systeme