Wie Managementinformationssysteme zur Optimierung der Geschäftsprozesse beitragen

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1 Effizienzsteigerung: Ingenics propagiert integrative Ansätze Wie Managementinformationssysteme zur Optimierung der Geschäftsprozesse beitragen Jörg Herkommer und Jochen Preussner Die Optimierung von Geschäftsprozessen, verstanden als Grundlage der Unternehmenssteuerung, bedeutet zugleich die Optimierung des Gesamtunternehmens. Ein ganzheitliches IT-gestütztes Managementsystem, das sämtliche Aktivitäten verzahnt, harmonisiert und standardisiert, ist eine notwendige Voraussetzung. Sich unter Einbeziehung möglichst aller internen und externen Anforderungen zielgerichtet exakt auf den Bedarf ausgerichtete Tools zu schaffen und sie einzusetzen, bedeutet einen entscheidenden Schritt zur Absicherung der Zukunftsfähigkeit. Geschäftsprozesse, die die Herstellung bzw. Bereitstellung von Dienstleistungen und Produkten für interne und externe Kunden im Unternehmen steuern, bestehen aus einer Kette von Aktivitäten mit definierten Anfangs- und Endpunkten. Die Kern-, Unterstützungsund Führungsprozesse, die Grundlage der Unternehmenssteuerung sind, werden durch Kennzahlen bzw. Kennzahlensysteme gesteuert. Damit die erforderlichen Daten zielgerichtet erhoben und aufbereitet werden können, setzt die Entwicklung eines Steuerungsprozesses Bedarfsanalysen und Definitionen voraus. Die letztendliche Formulierung des Prozesses mit dem Ziel der optimalen Automatisierung, Integration und Abgrenzung zu anderen Prozessen im Gesamtsystem erfolgt auf der Basis von intelligenten Reporting- Tools. Dafür werden Unternehmensdaten aus dem ERP-Systemen genutzt, wobei die Analyse in der Regel in einer vom ERP-System getrennten Datenbasis erfolgt, um nicht an dessen Strukturierung und Begrenzung gebunden zu sein. Die auch als Business Intelligence (BI) oder Business-Performance-Management bezeichnete Automatisierung des Berichtswesens ermöglicht Erkenntnisse, die mit Hilfe analytischer Konzepte und IT- Systeme operative oder strategische Entscheidungen im Blick auf die Unternehmensziele ermöglichen, indem sie neben den Daten über das eigene Unternehmen auch Mitbewerber, Marktentwicklung etc. auswerten und dazu beitragen, Geschäftsabläufe, Kundenund Lieferantenbeziehungen profitabler zu machen, Kosten zu senken, Risiken zu minimieren und die Wertschöpfung zu vergrößern. Das Geschäftsprozessmanagement ist ein Schlüsselfaktor für den Unternehmenserfolg Als Teil der Gesamtablauforganisation übergreifen Geschäftsprozesse in der Regel Abteilungen und Betriebsgrenzen. Modelle zur Beschreibung von Unternehmensabläufen werden mit dem Ziel definiert, transparente, performante und qualitativ hochwertige Prozesse zu bekommen. Ablaufwissen wird nach definierten Strukturierungsregeln in den jeweils benötigten Detaillierungsgraden kodifiziert. Meist versucht man dabei, den Blick vom Gesamten aufs Detail zu lenken (top-down), um sich nicht in einem zu frühen Stadium auf bedingt relevante Probleme zu konzentrieren und darüber den Kundennutzen aus dem Auge zu verlieren. So ist die Qualität der Geschäftsprozesse offensichtlich Dreh- und Angelpunkt für die Effektivität und die Effizienz eines Unternehmens.

2 Bei aller gebotenen Intensität und Konsequenz des Effizienzmanagements ist darauf zu achten, dass die Konzentration auf schlanke Prozesse nicht die eigentlichen unternehmerischen Ziele in den Hintergrund treten lässt. Unterstützungsprozesse etwa sollten mit Umsicht und administrativer Routine verschlankt werden; in vielen Fällen kann im Interesse der Gesamtprozessoptimierung zur Auslagerung der Supportprozesse geraten werden: Erfolgreiches Business Process Outsourcing (BPO) kann erheblich zum geschäftlichen Erfolg beitragen. Wo etwa der Unternehmensbereich Personal (Human Resources) lediglich die Kompetenzen eines Lohnbüros, nicht aber strategische Aufgaben hat, lassen sich dessen Tätigkeiten die einen großen administrativen Anteil haben, ohne wettbewerbsdifferenzierend zu sein problemlos outsourcen. Das gilt natürlich nicht für Kern- und Führungsprozesse. Das MIS als Unternehmenscockpit stellt sicher, dass alle benötigten Informationen zum effizienten Betreiben der Prozesse verfügbar sind Bei der Gestaltung von Prozessen stehen die primären unternehmerischen Ziele im Blickpunkt. Mit Prozessfähigkeitsnachweisen, sicheren Kennzahlen und stringenten Durchläufen sollen die eingesetzten Managementmethoden zur optimalen Nutzung der Ressourcen führen. Darüber hinaus hat das jeweilige Unternehmen die Methoden so auszuwählen, dass sie es ihm ermöglichen, die Prozesse zielgerichtet messbar zu gestalten und sich verändernden Situationen anzupassen. Eine systematische Geschäftsprozessoptimierung umfasst die Prozessstrukturierung, die Prozessanalyse, die Prozessoptimierung und die Umsetzung. Um die Methoden, die dabei eingesetzt werden unter Kontrolle zu behalten und das nötige Wissen effektiv bereitzustellen, kann ein Managementinformationssystem (MIS) eingesetzt werden. Zu den Aufgaben eines solchen EDV-basierten Informationssystems gehört das Konsolidieren Daten von verschiedenen heterogenen Datenbankformaten werden in ein einheitliches Format überführt und das Aggregieren verschiedene Datenbestände werden zusammengefasst und in neuen Zusammenhängen bereitgestellt von Daten, um diese bedarfs- und zielgruppengerecht darzustellen. Für die Akzeptanz der Optimierungsbemühungen, beispielsweise durch die Geschäftsleitung, spielen diese Schritte oft eine entscheidende Rolle. Wird ein Unternehmen mit Hilfe dieser Informationen gelenkt und kontrolliert, werden üblicherweise auch die Ist-Informationen, die ein reales Abbild des momentanen Unternehmenszustandes liefern, zu Berichten für definierte Anwendergruppen (Vorstand, Marketing, Einkauf etc.) zusammengefasst. Die bereit gestellten Informationen führungsrelevante Tatbestände, Merkmale und Ereignisse können die durch statistische Verfahren und subjektive Annahmen ergänzt werden dienen als Basis für Analysen und Prognosen. Das MIS ist als Unternehmenscockpit zu sehen. Angesichts der Umstände, dass sich die Märkte immer schneller verändern, die Innovationszyklen immer kürzer werden und es immer wichtiger wird, die Prozesse regelmäßig an sich verändernde Rahmenbedingungen anzupassen, ist das MIS so flexibel wie möglich zu gestalten. Verschiedenste Formen aufbereiteter Informationen sind dabei so zu dokumentieren, dass sie aus jedem denkbaren Zusammenhang heraus abgerufen und verarbeitet werden können. Dabei dürfen keine nennenswerten Suchzeiten entstehen; vernünftige Lösungen begrenzen deshalb die Komplexität bzw. helfen, sie zu mühelos beherrschen. Ein wichtiger Ansatz hierbei ist die Verhinderung von Doppelarbeit und die Optimierung von Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten klare Strukturen unterstützen zudem die Motivation. Effiziente Geschäftsprozesse durch Wissensmanagement

3 Zur Optimierung des MIS werden bei Ingenics-Projekten die Geschäftsprozesse in Prozessschichten aufgegliedert, die auf die Rahmenbedingungen beim jeweiligen Unternehmen zugeschnitten sind. Innerhalb dieser Ebenen werden Meilensteine definiert beispielsweise allgemeine Kontrollen im Rahmen der periodischen Finanzberichterstattung oder Kontrollen auf der operativen Ebene, z.b. in Form von speziellen Auswertungen oder Statusberichte zur Vorlage im Management. Alle Abläufe und Prozesse werden intensiven Prüfungen (auch hinsichtlich Effektivität, Auslagerungspotenzial und Möglichkeiten der Verschlankung) unterzogen. Die Fragen Sind alle meine Prozesse effizient, erbringen sie ein konkretes Ergebnis, vermeiden sie Verschwendung und tragen sie zur Ertragskraft des Unternehmens bei? werden immer wieder neu gestellt. Wo es geboten erscheint, sich trotz eines integrierten Ansatzes im ersten Schritt auf bestimmte Bereiche oder Prozesse zu konzentrieren z.b. weil kurzfristig besonderen Anforderungen Rechnung getragen werden muss, wird die Vorgehensweise den aktuellen Bedürfnissen flexibel angepasst. Dass ein MIS erfolgreich und zielgerichtet eingesetzt werden kann, setzt ein Prozesskennzahlensystem voraus, das die wichtigsten Informationen zur operativen und strategischen Steuerung des Geschäfts beinhaltet. Die benötigten Informationen müssen definiert, beschafft, verarbeitet, gespeichert und ans System übermittelt werden. Um durch das MIS ein Handeln auszulösen und durch konsequentes Controlling die Effizienz der Prozesse sowie des Unternehmens zu steigern, werden Plan- und Ist-Zahlen verglichen: Als Fähigkeit zum effektiven Handeln bringt Wissensmanagement aufbereitete Informationen aus verschiedenen Disziplinen zusammen. So wie sich die wissensorientierte Unternehmensführung mit der Wissensbasis des Unternehmens alle Daten, Informationen, Fähigkeiten, die zur Lösung bestimmter Aufgaben benötigt werden, Standardinhalte wie z.b. Dokumentenmanagement bis zum komplexen Expertenwissen und den Möglichkeiten, diese zu entwickeln beschäftigt, wird dieses Unternehmenswissen zum Produktionsfaktor, der gleichrangig mit Kapital und Arbeit ist. Informationssysteme, die Mitarbeiter vernetzen und Informationen bereitstellen mögen sich Wissenstiefe/-abstraktion, Wissensverteilung/-vernetzung, Wissenskodifizierung/-beschreibung auch erheblich unterscheiden schaffen ein anpassungsfähiges, auf äußere und innere Reize reagierendes System, das Ereignisse als Anregung auffasst und sie laufend für neue Entwicklungsprozesse nutzt. Die zugrunde liegende offene Organisation unterstützt innovative Problemlösungen und ermöglicht klare Visionen, Kooperations- und Konfliktbewältigungsfähigkeit, Teamgeist, Prozessorientierung und Selbstregulation in Gruppen, partizipative Führung, Ideenmanagement, Integration von Personal- und Organisationsentwicklung, gut entwikkelte Informations- und Kommunikationssysteme etc. Die effektiven Prozesskosten lassen sich um zwanzig bis vierzig Prozent reduzieren Ingenics ist es gelungen, sich als Prozessmanagementexperte und Partner für die Konzeption von komplexen Modellen und Prozessen zu positionieren. Dabei kommt die Erfahrung aus zahlreichen Projekten bei internationalen Großunternehmen in zunehmendem Maße auch den Kunden aus dem Mittelstand zugute. Den Beratern ist stets bewusst, dass alle internen und externen Unternehmensumstände und Voraussetzungen permanenten Veränderungen unterworfen sind. Vor dem Hintergrund dieser Erkenntnis werden jeweils nach dem Projektstart zunächst Prozessziele und Kennzahlen definiert. Auf der Basis der gewonnen Daten werden grob definierte Prozesse im Detail modelliert, laufend detailliert und mithilfe von Geschäftsprozessmanagement-Tools abgebildet. Ein umfassendes Tool-Know-how stellt sicher, dass bei jeder Teilaufgabe das richtige Werkzeug eingesetzt werden kann. Im Mittelstand etwa lässt sich durch den Einsatz von kostengünstigen und genau auf den Bedarf zugeschnittenen Methoden verblüffend schnell ein positives Kosten-Nutzen-Verhältnis erzielen. Einzelne Elemente der Prozessverfolgung müs-

4 sen den Mitarbeitern so vertraut gemacht werden, dass sicher gestellt ist, dass alle Prozesse auf Basis der vom Kunden und Berater gemeinsam festgelegten Standards hinreichend dokumentiert, geschult und verstanden worden sind: Jeder weiß, was zu tun und wofür er verantwortlich ist und kann dies gewissenhaft umsetzen. Allein durch die Standardisierung von Prozessen, die alle betroffenen Abteilungen mit ihren unterschiedlichen Sichtweisen fachliche Sicht, IT-Sicht, Prozess- und Organisationssicht übergreift, lassen sich die effektiven Prozesskosten oft schon um zwanzig bis vierzig Prozent reduzieren. Weitere Faktoren für den Erfolg einer Geschäftsprozessoptimierung sind die transparente Visualisierung in Form von Geschäftsprozessmodellen oder Prozesslandkarten und die benutzerfreundliche Informations- und Dokumentenlenkung über alle Prozessebenen hinweg. Welche Tools nach der umfassenden Analyse vorgeschlagen und eingesetzt werden, ist von der jeweiligen Aufgabe, dem Ziel und der Unternehmensgröße abhängig. Immer jedoch steht eine digitale Prozessdokumentation und Performancemessung im Mittelpunkt. Für jeden Prozessschritt werden die jeweils erforderlichen Programme mit den jeweils geeigneten Vorlagen sowie erläuternde Informationen zur Verfügung gestellt. Allein dadurch lassen sich unproduktive Zeiten wie z.b. beim Suchen in Papieren und Dokumenten um zehn bis fünfzehn Prozent reduzieren. Fazit und Ausblick Entscheidend für den Erfolg der Optimierung der Geschäftsprozesse ist die Einigkeit darüber, dass die Ziele auf alle Unternehmensbereiche und Prozesse auszuweiten und durchgängig zu verfolgen sind und die Prozess- und Dienstleistungs-Qualität kontinuierlich zu verbessern ist. Aus der Kombination aus einer geeigneten Plattform, definierten Methoden und Standards sowie dem Best Practice Ansatz aus der langjährigen Projekterfahrung wird in Ingenics-Projekten die jeweils optimal passende Unternehmenslösung entwickelt. Integrative Ansätze, die Unternehmensstrategie und -philosophie mit dem Ziel einer effizienten Organisation ohne Verschwendung verbinden, sind einem vorgegebenen Managementsystem das womöglich lediglich ein Zertifikat, aber keinen weiteren Nutzen einbringt, dafür aber reichlich Mittel bindet vorzuziehen. Sicher ist: Unnötige Datenmassen bringen ein Unternehmen nicht weiter, sie verstellen oft den Blick aufs Ganze. Deshalb gilt es, für jedes Unternehmen den richtigen Ansatz und das richtige Maß zu finden. Ein IT-gestütztes Managementsystem, wie es Ingenics propagiert, verzahnt die wesentlichen Aktivitäten im Unternehmen, vermeidet isoliertes Abteilungsdenken und leistet so einen wesentlichen Beitrag zur Harmonisierung und Standardisierung der Geschäftsprozesse. Klare Regeln und Strukturen sowie koordinierte Abläufe stellen sicher, dass alle Beteiligten gemeinsam an den definierten Zielen arbeiten. Die Anwendung des Ingenics Prozessmodells mit der einheitlichen Dokumentation aller relevanten Geschäftsprozesse Kernprozesse: Produktenstehung-, Auftragsabwicklungs-, Planungs- und Beschaffungsprozess inklusive der Prozesse in Vertrieb und Marketing; Führungs- bzw. Steuerungsprozesse: Kennzahlen, Zielvereinbarungen, Operatives Controlling etc.; Unterstützungsprozesse: IT, Finanz- und Personalwesen etc. in Form eines Webprozessportals bringt auf drei Ebenen konkreten Nutzen: Zum einen stehen sämtliche Daten, Systeme, Dokumente, Vorlagen, Checklisten, gesetzliche Anforderungen und Kennzahlen nach der Implementierung ohne weiteren Aufwand zur Verfügung. Zum zweiten bleiben Arbeitsschritte und Entscheidungen nachvollziehbar und vor allem wiederholbar. Zum dritten wird, sobald ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) installiert ist, die Effizienz der kompletten Organisation laufend optimiert. Die strukturierte Darstellung bis hin zu den einzelnen Prozessschritten versetzt Unternehmen in die Lage, Dokumente, IT-Systeme und Organisation auf Prozessebene zu verknüpfen und eine multifunktionale, webfähige Plattform bereitzustellen. Wurden Maßnahmen zur Effizienzsteigerung früher vor allem in

5 produktionsnahen Bereichen durchgeführt, rücken zunehmend auch die übrigen Unternehmensbereiche ins Visier der Verschlanker. Denn die nachhaltige Prozessoptimierung steht zweifellos in einer unauflösbaren Beziehung zur Gesamtunternehmenskultur: Nur wer daran arbeitet, schafft die Basis für eine tief greifende und dauerhafte Veränderung im Unternehmen. Monitoring e d n u K Speichern Handlungen MIS Auswertung e d n u K Nehmen Wissensmanagement Ziehen Autoren Dipl.-Ing. (FH) Jörg Herkommer, Vorstand (CFO) der Ingenics AG, Ulm und President Ingenics Corporation, Atlanta USA Jörg Herkommer studierte Produktionstechnik mit Schwerpunkt Fabrik- und Logistikplanung an der Fachhochschule Ulm. Gemeinsam mit seinem Bruder Oliver Herkommer übernahm er 1992 das vom Vater Erhard Herkommer im Jahr 1979 gegründete technische Beratungsunternehmen, die Ingenics AG. Jörg Herkommer verantwortet bei Ingenics Projekte zur Effizienzsteigerung in Produktion und Office. Dipl.-Wirtsch.-Ing., Dipl.-Ing. (FH) Jochen Preussner, Leiter des Geschäftsfelds Effizienzsteigerung Verwaltung bei der Ingenics AG Jochen Preussner studierte Produktionstechnik an der Fachhochschule Ulm. Er leitet Projekte in den Themenfeldern Lean Management, Auswahl- und Einführung von IT-Systemen, Restrukturierung und Optimierung von Geschäftsprozessen und verfügt über langjährige Erfahrungen in den Branchen Automobil, Elektronik, Luftfahrt sowie Anlagen- und Maschinenbau.

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