einfach sicher IncaMail Bedienungsanleitung für Gerichte, Behörden und Anwälte für die Übermittlung im Rahmen der egov-verordnungen

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1 einfach sicher IncaMail Bedienungsanleitung für Gerichte, Behörden und Anwälte für die Übermittlung im Rahmen der egov-verordnungen Version: V.0104 Datum: Autor: Roger Sutter, Product Manager IncaMail

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Voraussetzungen Behördenverzeichnis Plattformübergreifendes Teilnehmerverzeichnis Interoperabilität Versandarten auf IncaMail IncaMail Service Senden Versand- und Empfangsquittung Empfangen Registrieren Suche im plattformübergreifendem Teilnehmerverzeichnis IncaMail Webmail Senden Versand- und Empfangsquittung Empfangen Suche im plattformübergreifendem Teilnehmerverzeichnis Die Schweizerische Post 2 / 19

3 1 Einleitung Die vom Bund verabschiedeten Verordnungen über die elektronische Übermittlung im Rahmen von Zivil- und Strafprozessen sowie Schuldbetreibungs- und Konkursverfahren und die Verordnung für die elektronische Übermittlung im Rahmen von Verwaltungsverfahren (nachfolgend: egov-verordnungen) verpflichtet die Gerichte Eingaben elektronisch entgegen zu nehmen und dazu eine sichere Zustellplattform einzusetzen. Ebenfalls können z.b. Anwälte oder Verfahrensbeteiligte wüsnchen, dass Entscheide elektronisch zugestellt werden. Weitere Informationen finden Sie unter IncaMail ist die sichere Zustellplattform der Schweizerischen Post, welche vom EFD als sichere Zustellplatform anerkannt ist und im Rahmen der Verordnungen eingesetzt werden kann. 2 Voraussetzungen 2.1 Behördenverzeichnis Behörden müssen sich für den elektronischen Behördenverkehr im öffentlichen Behördenverzeichnis eintragen lassen. Die dazu notwendigen Angaben müssen einer zentralen Stelle gemeldet werden. Das öffentliche Behördenverzeichnis dient möglichen Eingebern, herauszufinden, welche Behörde wie erreichbar ist. Aus Sicherheitsgründen werden jedoch die -Adressen der Behörden nicht publiziert. Das Verzeichnis finden Sie auf Plattformübergreifendes Teilnehmerverzeichnis Zusätzlich zum öffentlichen Behördenverzeichnis gibt es ein plattformübergreifendes Teilnehmerverzeichnis. Dieses Verzeichnis ist nicht öffentlich zugänglich, sondern kann nur von einem registrierten Benutzer und via einer sicheren Zustellplattform abgefragt werden. In diesem Verzeichnis sind die -Adressen der Behörden und der sonstigen Teilnehmern vorhanden. Das Teilnehmerverzeichnis wird von den anerkannten Plattformen automatisch aktuell gehalten. Darin müssen sämtliche Behörden und auch Benutzer welche Nachrichten elektronisch entgegen nehmen wollen, enthalten sein. Behörden können ohne zusätzliche Identifizierung im Verzeichnis aufgenommen werden. Alle anderen Benutzer müssen sich einmalig identifizieren lassen. Diese Identifizierung kann bei IncaMail mittels Geschäftskundenvertrag, SuisseID-Registrierung oder - und Domiziladressverifikation gemacht werden. IncaMail-Kunden welche aufgenommen werden möchten und über die notwendige Identifizierung verfügen, können dies bei der Registrierung mittels Checkbox ( Ich will das Konto für den schweizerischen Behördenverkehr nutzen ) oder über die Einstellungen im Online-Konto melden. Das plattformübergreifende Teilnehmerverzeichnis hat vornehmlich zwei Funktionen. Einerseits dienst es Eingebern dazu, die tatsächliche adresse einer Behörde ausfindig machen zu können und der Behörde dazu herauszufinden, ob der Empfänger welcher eine elektronische Zustellung wünscht auch genügend identifiziert ist, diese zu empfangen. Ist er eingetragen, darf er empfangen, ansonsten nicht. Andererseits enthält das Teilnehmerverzeichnis nicht nur die Information aller Teilnehmer, sondern zusätzlich auch die Information auf welcher Plattform der Benutzer registriert ist. Dies ist Basis für die von den Plattformen zu bietende Interoperabilität. Das plattformübergreifende Teilnehmerverzeichnis wird gemäss dem der Verordnung untergeordneten Kriterienkatalog von einer zentralen Bundesstelle entwickelt und betrieben. 2.3 Interoperabilität Die Schweizerische Post 3 / 19

4 Zugelassene Plattformen müssen die Interoperabilität zu den anderen zugelassenen Plattformen gewährleisten. So muss eine Eingabe vom Anwalt auf der Plattform A für ein Gericht auf der Plattform B von der Plattform A zur Zustellung an die Plattform B übergeben werden. Basis für die Interoperabilität bildet das übergreifende Teilnehmerverzeichnis. 2.4 Versandarten auf IncaMail Auf IncaMail existieren die folgenden Versandarten: Versandart Vertrauliche Swiss Post Einschreiben egov Einschreiben Beschreibung Verschlüsselte Übermittlung an den Empfänger Einmalige Registrierung seitens Empfänger erforderlich (mindestens - Verifikation) Verschlüsselte Übermittlung an den Empfänger Einmalige Registrierung seitens Empfänger erforderlich (mindestens und Domiziladress-Verifikation) Begrenzte Abholfrist von 7 Tagen (danach gilt die Sendung als Verfallen ) Sender erhält Versand- und Empfangsquittung in Form von signierten PDFs Empfänger muss die Nachricht explizit annehmen oder ablehnen Gleich wie Swiss Post Einschreiben, aber zusätzlich: Die Nachrichten werden interoperabel mit den andere Zustellplattformen ausgetauscht Die Nachrichten werden nur zugestellt, wenn der Empfänger im plattformübergreifenden Teilnehmerverzeichnis eingetragen ist (Nur dann darf der Empfänger gemäss egov Verordnungen auch empfangen) Für die Erfüllung der speziellen Anforderungen der egov Verordnungen hat die Post die Versandart egov Einschreiben geschaffen. Aus diesem Grund beschränkt sich die nachfolgende Anleitung auf diese Versandart. Die Schweizerische Post 4 / 19

5 3 IncaMail Service Um den IncaMail Service benutzen zu können, ist eine einmalige Anbindung an den IncaMail Server notwendig (Domain Integration). Diese Anbindung und die kostenlos von IncaMail zur Verfügung gestellten Mail Client Addins erlauben es, direkt aus dem bestehenden Mail Client elektronische Übermittlungen senden und empfangen zu können. Weitere Informationen finden Sie unter Senden Verfassen Sie die Nachricht direkt in ihrem Mail Client und hängen Sie allenfalls Dateien an. Wählen Sie danach die entsprechende Versandart und senden Sie die . Microsoft Outlook Lotus Notes Groupwise Die Schweizerische Post 5 / 19

6 3.1.1 Versand- und Empfangsquittung Direkt nachdem die Nachricht auf der IncaMail-Plattform angekommen ist, erhalten Sie eine Versandquittung in Form eines signierten PDFs. Die Quittung enthält die Versandangaben, die Empfänger inklusive Status und die Aufzählung der angehängten Dateien. Ebenfalls ist sie zur Sicherheit und Beweiszwecken digital von der Post signiert und zeitgestempelt. Versandquittung Die Schweizerische Post 6 / 19

7 Sobald die Nachricht von allen Empfängern abgeholt resp. abgelehnt wurde oder die Abholfrist abgelaufen ist, erhalten Sie als Absender eine Empfangsquittung. Diese ist Formgleich wie die Versandquittung, jedoch haben der Status beim Empfänger und die Empfangszeit geändert. Empfangsquittung 3.2 Empfangen egov Einschreiben müssen vor dem Lesen vom Empfänger explizit angenommen werden, nur so kann die Empfangsquittung verlässlich ausgestellt werden. Aus diesem Grund erhalten auch IncaMail Service Kunden egov Einschreiben im ersten Schritt als verschlüsseltes Attachment mittels SAFE-Technologie (Secure Attached File Encryption). Nach dem erstmaligen Öffnen der Nachricht, kann diese dann aber als normale über die sichere Verbindung zugestellt werden. IncaMail Service Kunden können egov Einschreiben ohne zusätzliches Passwort öffnen. Nachfolgende Schritte sind dazu notwendig. Die Schweizerische Post 7 / 19

8 Die Schweizerische Post 8 / 19

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10 3.3 Registrieren Grundsätzlich ist für den Versand und Empfang für Benutzer innerhalb der an den IncaMail Service angebundenen Domäne keine zusätzliche Registrierung notwendig. Geht es jedoch um den Behördenverkehr für die Erfüllung der egov-verordnungen, müssen die Plattformbetreiber die entsprechenden Empfangskonten im plattformübergreifenden Teilnehmerverzeichnis melden. Damit IncaMail weiss, welche Empfangsdressen zu melden sind, müssen diese von den Gerichten und Behörden einmalig auf IncaMail registriert werden. Die Registrierung geschieht online über Wichtig dabei sind folgende Punkte: - Exakte Erfassung der verlangten Angaben - Das Verifikationsverfahren beschränkt sich auf die Verifizierung der adresse mittels Aktivierungscode (die Verifikation der Domiziladresse ist nicht notwendig) - Checkbox Ich will das Konto für den schweizerischen Behördenverkehr verwenden unter Einstellungen aktivieren Dann wird die Adresse ins zentrale Teilnehmerverzeichnis gemeldet Die Schweizerische Post 10 / 19

11 3.4 Suche im plattformübergreifendem Teilnehmerverzeichnis Mit der Registrierung wird auch der Online-Zugang auf IncaMail mit dem entsprechenden Passwort aktiviert. Der Zugang kann für eine allfällige Suche im plattformübergreifenden Teilnehmerverzeichnis benutzt werden. Diese Suche wird allen Accounts welche für Behördenverkehr benutzt werden, online zugänglich gemacht. Da jedoch egov Einschreiben von IncaMail nur an im plattformübergreifenden Teilnehmerverzeichnis enthaltenen Teilnehmern zugestellt wird, ist die Suche für Gerichte, zwecks Abklärung der Empfangsberechtigung, nicht zwingend notwendig. Das egov Verzeichnis erreichen Sie im Online-Konto unter egov Verzeichnis. Bitte erfassen Sie zur Suche mindestens 3 Zeichen im Suchfeld. Aus Sicherheitsgründen dürfen Teilnehmer anderer Plattformen nur bei exakten Treffern (z.b. exakter Name oder -Adresse) angezeigt werden. Auf IncaMail registrierte Teilnehmer können auch ohne exakte Treffer gefunden werden. Die Schweizerische Post 11 / 19

12 4 IncaMail Webmail Um egov Einschreiben via Webmail senden zu können, sind folgende einmalige Schritte notwendig: 1. Registrierung unter 2. Verifizierung der Domiziladresse oder Anmeldung mittels SuisseID 3. Aktivierung der Option Ich will dieses Konto für den Schweizerischen Behördenverkehr einsetzen. unter Einstellungen. 4.1 Senden Verfassen Sie die Nachricht direkt im Webformular von IncaMail und hängen Sie allenfalls Dateien an. Wählen Sie danach die entsprechende Versandart (egov Einschreiben) und senden Sie die . Die Schweizerische Post 12 / 19

13 4.1.1 Versand- und Empfangsquittung Direkt nachdem die Nachricht auf der IncaMail-Plattform angekommen ist, erhalten Sie eine Versandquittung in Form eines signierten PDFs. Die Quittung enthält die Versandangaben, die Empfänger inklusive Status und die Aufzählung der angehängten Dateien. Ebenfalls ist sie zur Sicherheit und Beweiszwecken digital von der Post signiert und zeitgestempelt. Die Schweizerische Post 13 / 19

14 Versandquittung Die Schweizerische Post 14 / 19

15 Sobald die Nachricht von allen Empfängern abgeholt resp. abgelehnt wurde oder die Abholfrist abgelaufen ist, erhalten Sie als Absender eine Empfangsquittung. Diese ist Formgleich wie die Versandquittung, jedoch haben der Status beim Empfänger und die Empfangszeit geändert. Empfangsquittung 4.2 Empfangen egov Einschreiben müssen vor dem Lesen vom Empfänger explizit angenommen werden, nur so kann die Empfangsquittung verlässlich ausgestellt werden. Sie erhalten egov Einschreiben als verschlüsseltes Attachment mittels SAFE-Technologie. Nach der Passworteingabe kann die Nachricht gelesen und gespeichert werden. Einmal in der Frist geöffnet, kann das verschlüsselte Attachment immer wieder geöffnet werden. Die Schweizerische Post 15 / 19

16 Die Schweizerische Post 16 / 19

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18 4.3 Suche im plattformübergreifendem Teilnehmerverzeichnis Im Webmail-Konto wird Ihnen die Suche im plattformübergreifenden Teilnehmerverzeichnis angeboten. Da jedoch egov Einschreiben von IncaMail nur an im plattformübergreifenden Teilnehmerverzeichnis enthaltenen Teilnehmern zugestellt wird, ist die Suche für Gerichte, zwecks Abklärung der Empfangsberechtigung, nicht zwingend notwendig. Das egov Verzeichnis erreichen Sie im Online-Konto unter egov Verzeichnis. Bitte erfassen Sie zur Suche mindestens 3 Zeichen im Suchfeld. Aus Sicherheitsgründen dürfen Teilnehmer anderer Plattformen nur bei exakten Treffern (z.b. exakter Name oder -Adresse) angezeigt werden. Auf IncaMail registrierte Teilnehmer können auch ohne exakte Treffer gefunden werden. Die Schweizerische Post 18 / 19

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