Leitfaden Kommunikationsplan INTERREG-Projekt

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1 Leitfaden Kmmunikatinsplan INTERREG-Prjekt Alle INTERREG-Prjekte sind verpflichtet in der vn der EU finanzierten Prjektlaufzeit angemessene Kmmunikatins- und Öffentlichkeitsarbeit durchzuführen. Die Kmmunikatins- und Öffentlichkeitsarbeit sll über die Nutzung der INTERREG-Prgrammmittel infrmieren, die aus öffentlichen Geldern finanziert werden. Aus diesem Grund besteht eine klare Erwartung an die INTERREG-Prjekte, dass sie ihre Arbeit und Resultate mit ausführlicher und strategischer Kmmunikatinsarbeit an Interessenten, die Öffentlichkeit und Entscheidungsträger vermitteln. Die knkreten Regeln, die durch die Eurpa Kmmissin festgelegt wurden, können auf der INTERREG- Prgrammhmepage nachgelesen werden. Aus diesem Grund sllte die Kmmunikatinsarbeit als ein integrierter Arbeitsteil im INTERREG-Prjekt angesehen werden. Es muss demnach bewusst mit der Vermarktung des Prjekts und der Sichtbarmachung der Prjektarbeit und -Resultate gearbeitet werden. S prfitiert swhl das Prjekt als auch das INTERREG-Prgramm. Erfahrungen zeigen, dass die strukturierte Arbeit im Bereich der Kmmunikatin mit Hilfsmitteln wie einem Kmmunikatinsplan und/der einer Kmmunikatinsstrategie, die Prjektdurchführung und Prjektresultate stärkt. Das Ptential der Sichtbarmachung der INTERREG-Regin und die Verdeutlichung davn, mit welchem Mehrwert die verschiedenen Prjekte zur psitiven Entwicklung der Regin und der grenzüberschreitenden Zusammenarbeit beitragen, liegt in der Erflgsgeschichte jedes einzelnen und damit auch Ihres Prjekts. Dieser Leitfaden und die abgeleitete Schablne sllen als Hilfsmittel zu einer angemessenen Kmmunikatin dienen und Ihnen die Möglichkeit bieten über Ihr Prjekt zu reflektieren und Entscheidungen zu treffen, die die Kmmunikatins- und Öffentlichkeitsarbeit während der Prjektdurchführung erleichtern werden. Der Leitfaden ist sehr ausführlich, er sll als Inspiratin angesehen werden. Die Schablne, die ebenfalls auf der Prgramm-Hmepage zu finden ist, besteht aus direkten Fragen. Nutzen Sie bitte die Schablne, um Ihren Kmmunikatinsplan zu schreiben. Es steht Ihnen frei, Abschnitte/Fragen hinzuzufügen. Bei Fragen zur Kmmunikatins- und Öffentlichkeitsarbeit im Prjekt, kntaktieren Sie bitte Ihre Ansprechpersn im INTERREG-Sekretariat. Bitte beachten Sie, dass auf allen prduzierten Materialien ein INTERREG- der EU-Lg und/der Förderhinweis zu platzieren ist. Die Lgs stehen in verschiedenen Versinen auf der INTERREG- Hmepage als Dwnlad zur Verfügung. 1

2 Prjektinfrmatinen (reflektieren über das Prjekt) Die flgenden Fragen dienen als Denkanstß. Reflektieren Sie über das Prjekt als Ganzes. Machen Sie sich Gedanken darüber, wie das Prjekt ankmmen könnte und welche Rlle das Prjekt und die Prjektergebnisse in der Regin spielen könnte. Das Reflektieren kann gemeinsam mit Kllegen der bei Bedarf mit Ihrer Ansprechpersn im INTERREG-Sekretariat geschehen. Prjekttitel: Prjektzeitraum: Prjektinhalt Wrum geht es? (kurze Beschreibung) Warum ist das Prjekt für die INTERREG-Regin wichtig? (kurze Beschreibung) Offizieller/frmeller Absender der Kmmunikatin (z.b. Verantwrtliche Institutin/Prjektleitung), evtl. direkter/indirekter Sender (z.b. Prjekt/Prjektpartner/Kmmunikatinsmitarbeiter). Was ist es für ein Prjekt? Ist es ein wissenschaftliches, wirtschaftsrientiertes, technisches der kulturelles Prjekt? Wie schätzen Sie die Chancen für eine erflgreiche Sichtbarmachung des Prjekts ein? Für wen sind das Prjekt und seine Resultate relevant? Für Wissenschaftler, Schüler, Studierende, bestimmte Berufs- der Altersgruppen, die breite Öffentlichkeit? Können die Resultate ppulärwissenschaftlich und verständlich vermittelt werden und evtl. auch Bilder hervrrufen und/der Geschichten erzählen? Bitte denken Sie daran, dass sich die flgenden Abschnitte laufend verändern können. Es können Herausfrderungen auftreten, mit denen Sie nicht gerechnet haben. Genaus können neue Möglichkeiten und Ideen entstehen. Wichtig ist, dass der Kmmunikatinsplan den Veränderungen angepasst wird, damit der Überblick nicht verlren geht. Grundlegende Fragen sind: Ziele Es ist wichtig, dass Sie sich vr Augen führen, was Sie mit Ihren Kmmunikatinsaktivitäten erreichen möchten. Nur s können nützliche Medien gezielt eingesetzt werden und relevante Aktivitäten ihren Zweck erfüllen. Eine einleitende SWOT-Analyse, welche die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken des Prjekts aufzeigt, könnte nützlich sein, um das Umfeld des Prjekts übergerdnet zu skizzieren. Welches Ziel/welche Ziele hat das Prjekt: Was ist das Prdukt, welches am Ende zu sehen sein sll? 2

3 Kmmunikatinsziel Was ist realistisch: Möchte das Prjekt Aufmerksamkeit schaffen/erreichen, infrmieren, mtivieren, Feedback erlangen etc.? Welche Btschaft hat die Kmmunikatin: z.b. Teilnehmer für eine Fragebgenaktin gewinnen, neue Resultate bekanntmachen der Datum vrmerken für eine Knferenz. Zielgruppe(n) Ihr Prjekt kann eine der mehrere Zielgruppen ansprechen. Einige Zielgruppen können sich auch überschneiden. Manchmal muss klar zwischen den Gruppen differenziert werden, da sie unterschiedlich erreicht werden und/der unterschiedliche Infrmatinen für sie vn Relevanz sind. Als Werkzeug könnte hier eine Interessenten-Analyse behilflich sein. Bei einer Interessentenanalyse geht es darum, herauszufinden wer an dem Prjekt Interesse haben könnte. Stellen Sie sich selbst die Frage wer ist am Prjekt beteiligt, wer hat Einfluss, etc. Denken Sie gerne in verschiedene Richtungen: Wer ist für das Prjekt wichtig und für wen ist das Prjekt relevant? Bitte bedenken Sie auch, dass INTERREG und Entscheidungsträger relevante Zielgruppen für Ihre Berichterstattung über die Prjektarbeit sind. Ebens sllten Sie die Netzwerkpartner und Unterstützer gezielt in Ihre Kmmunikatinsarbeit einbeziehen. Um einen Überblick über die Zielgruppen im Prjekt zu bekmmen, kann eine Übersicht wie die untenstehende Figur 1 behilflich sein. Geben Sie hier Ihre prjektrelevanten Zielgruppen ein und aktualisieren Sie die Figur während der Prjektdurchführung. Einige Gruppen werden mehr Platz einnehmen als andere und die Relevanz der einzelnen Gruppen für das Prjekt kann sich ebenfalls im Laufe der Prjektdurchführung ändern. Flgende Fragen können Ihnen bei der Festlegung Ihrer Zielgruppen weiterhelfen: Wen möchten wir gerne erreichen? Wer könnte am Prjekt Interesse haben? Untersuchungen: Welche Teilnehmer müssen wir gewinnen? Wer prfitiert knkret vn unserem Prjekt? Wer ist für unser Prjekt wichtig? Partner, Plitiker, Medien etc. Wer fördert das Prjekt? Netzwerkpartner, plitische Entscheidungsträger, INTERREG etc. 3

4 ? INTERREG z.b. Schüler und Lehrer in der Regin Interessenten "Prjekt X" z.b. Firmen in der Regin Plitische Entscheidungsträger Netzwerkpartner Presse Prjektpartner Öffentlichkeit Figur 1: Übersicht Zielgruppen Medien / Kanäle Sie haben sich bisher Gedanken darüber gemacht, was Sie kmmunizieren möchten und wen Sie erreichen möchten. Der grundlegende Rahmen steht smit (ist aber nicht gefestigt, sndern immer nch veränderbar). Nun können Sie sich damit befassen, welchen Medienweg Sie gehen möchten, um Ihre Zielgruppe zu erreichen. Offline Medien/Druckmedien (eigene und fremde): Zeitungen, Zeitschriften, Flyer, Plakate, Brschüre, Briefe etc. Online/elektrnische Medien (eigene und fremde): Sziale Medien, Newsletter, Hmepage, , etc. Massenkmmunikatin der persönliche Kmmunikatin: Wen möchten Sie erreichen und mit welchem Ziel? 4

5 Eine wichtige Überlegung besteht darin, b Sie Ihrer Zielgruppe die Möglichkeit geben, direkt auf Ihre Kmmunikatin zu reagieren. Dies hängt u.a. davn ab, welche Medien Sie einsetzen und was Sie mit der Kmmunikatin bezwecken. Druckmedien Entwerfen Sie prjektrelevante Brschüren der Flyer, Pstkarten und Plakate, die Sie zu Veranstaltungen verteilen der aufhängen. Dies ist eine Möglichkeit, sehr deutlich auf Ihr Prjekt aufmerksam zu machen. Fremde Druckmedien zu nutzen kann eine Herausfrderung darstellen, nutzen Sie hierfür das Netzwerk des Prjekts und die Netzwerke der Prjektpartner und Interessierten. In vielen Fällen kmmt die Presse auch auf Sie zu und dann gilt es, die Chance zu nutzen. Viele Kmmunikatinsaktivitäten können auf mehreren Plattfrmen gleichzeitig durchgeführt werden. Außerdem können viele Texte mit textsrten-, empfänger- und medienspezifischen Änderungen wiederverwertet werden: Ein Pressebericht z.b. kann swhl in der gedruckten Zeitung als auch nline veröffentlicht werden und zudem für einen Kurzbericht auf Facebk umgeschrieben werden. Elektrnische Medien Auch bei szialen Medien gibt es viele Möglichkeiten hinsichtlich frmeller und infrmeller Kmmunikatin. Überlegen Sie sich gut, wie Sie z.b. die szialen Medien einsetzen möchten und welcher Kmmunikatinsstil in welchem Medium angemessen ist. Generell gilt, dass Sie selbst festlegen, zu welchem Zweck Sie welches Medium anwenden. Beispielsweise können Sie Facebk zur legeren Vermittlung mit lustigen Illustratinen und die Prjekthmepage zur seriöseren Vermittlung vn Prjektinfrmatinen und Ergebnissen nutzen. Wenn Sie sich darüber im Klaren sind, welches Medium welchen Zweck erfüllen sll, wird es einfacher, Ihr Publikum einzuschätzen und demnach auch den Kmmunikatinsstil anzupassen. Massenkmmunikatin persönliche Kmmunikatin Beachten sllten Sie ebenfalls, dass die Kmmunikatinskultur als die Art miteinander umzugehen in Deutschland und Dänemark unterschiedlich ist. Dies fängt bereits bei der Anwendung vn du und Sie an. Beim Verfassen Ihrer Texte sllten Sie daran denken, in welchem Verhältnis Sie zum Empfänger stehen, und Ihre Kmmunikatin an das Verhältnis anpassen. Swhl der Anfangsgruß als auch der Schlussgruß mit zugehöriger Signatur hat z.b. in einer der einem Brief eine grße Bedeutung. Die Kmmunikatin kann sich im Laufe der Zeit ändern, vn der frmellen zur infrmellen Frm dies gilt in Deutschland wie in Dänemark. Medienüberwachung: Um einen Überblick über Ihre Medienpräsenz zu erlangen, ist eine regelmäßige Medienüberwachung relevant. In Dänemark ist dafür z.b. die Datenbank Infmedia.dk geeignet. Eine Medienüberwachung bietet erstens einen Überblick darüber, in welchen Medien das Prjekt sichtbar gemacht wurde, und zweitens kann dadurch die Publizität des Prjekts INTERREG gegenüber dkumentiert werden. 5

6 Aktivitäten Sie haben sich nun Gedanken dazu gemacht, was das Prjekt kmmunizieren möchte, wen das Prjekt erreichen möchte und wie dies vrgehen könnte. Nun ist es an der Zeit, knkreter zu frmulieren und zu planen, wie diese Überlegungen in die Tat umgesetzt werden. Wir sind an den Punkt angelangt, w beschrieben werden sll, was genau gemacht werden kann, um das Prjekt und die Prjektresultate bestmöglich zu vermitteln. Angegeben werden im Flgenden relevante Aktivitäten, die jedes Prjekt in Erwägung ziehen sllte. Visuelle/graphische Identität: überlegen Sie, b es für das Prjekt vn Vrteil wäre, eine visuelle Identität zu designen bzw. designen zu lassen. Planen Sie evtl. die Bezahlung einer/eines prfessinellen Graphikerin/Graphikers in Ihr Budget ein. Nicht nur ein pfiffiger Prjektname, sndern auch ein Prjektlg und Prjektfarben, die u.a. auf einer Hmepage gut zur Geltung kmmen, garantieren einen Wiedererkennungseffekt. Fts, Zeichnungen, kleine Graphiken etc. machen das Kmmunizieren ebenfalls spannender. Es ist ein Faktum, dass verschiedene Textsrten für verschiedene Empfänger relevant sind. Eine sichtbare Identität kann hier eine Brücke bauen. Wichtig ist auch, dass das Prjektteam eine gemeinsame Sprache hat (Wörter, Wendungen bei der Prjektarbeit) um gemeinsame Inhalte zu vermitteln. Das stellt sicher, dass alle Prjektmitarbeiter erkennbar vn demselben Prjekt, d.h. inhaltlich abgestimmt, sprechen. Prjekthmepage, die laufend aktualisiert wird und eine breite Zielgruppe anspricht, da die Seite für alle zugänglich ist. Die Seite kann sachlich gehalten werden und Infrmatinen über das Prjekt, den Przess und die Resultate beinhalten. Eine Hmepage bietet viel Spielraum und setzt an sich keine Grenzen. Ntwendige Ressurcen: eine Hmepage ist in der Regel kstengünstig, die laufende Arbeit benötigt jedch Zeit und Mitarbeiterressurcen. Sziale Medien wie Xing, Facebk, LinkedIn, Twitter, YuTube usw. sind ein gutes Supplement einer prfessinellen Hmepage. Hat man hier eine gewisse Anzahl vn Fllwers, kann sich dies psitiv auswirken bei der Rekrutierung vn Teilnehmerinnen und Teilnehmern für Prjektaktivitäten wie z.b. Fragebgenaktinen. Auch ist es auf diesen Plattfrmen gut möglich, sich mit anderen Prjekten und Akteuren zu vernetzen. Nutzen Sie Synergieeffekte, die dabei entstehen, wenn andere Prjekte und Interessenten über Ihr Prjekt berichten (liken, teilen, kmmentieren) und Ihnen smit eine Plattfrm bieten. Sziale Medien tragen keine Ksten mit sich, können aber sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Diese Frm der Kmmunikatin erfrdert einen gezielten Einsatz, bietet dafür aber viele Möglichkeiten und kann schnell zu einem hhen Bekanntheitsgrad führen. Presseberichte und Pressemitteilungen können insbesndere in Verbindung mit Veranstaltungen relevant sein. Beachten Sie hier bitte, dass die Frm und der Inhalt vn Textsrten für die Presse in Deutschland und Dänemark unterschiedlich sein kann generell gilt: was in Deutschland eine interessante Geschichte ist, wird nicht unbedingt ebenfalls in Dänemark als interessant angesehen. 6

7 Newsletter: legen Sie früh fest, wie ft und wann Sie einen Newsletter herausgeben möchten. Vielleicht können Sie auch schn grb die Themen festlegen das erleichtert das Schreiben. Denken Sie daran, auf Ihrer Hmepage und über andere Wege für den Newsletter zu werben und das Abnnieren zu ermöglichen. Auch das INTERREG-Sekretariat kann Ihnen eine Plattfrm bieten (Prgrammhmepage und im INTERREG-Newsletter) welche Sie unbedingt nutzen sllten. Marketing in Frm vn Pstern, Pstkarten, Brschüren, Flyern, Gadgets (Kugelschreiber, Bnbns) etc. Denken Sie unbedingt auch an die bengenannten Lgs/Förderhinweise und an die Bearbeitungs-/Lieferzeiten. Veranstaltungen werden als Kmmunikatinsmaßnahmen angesehen. Die Teilnahme an externen Veranstaltungen mit einem Beitrag der einem Infstand und die Durchführung eigener Veranstaltungen wie z.b. einer Auftakt- der Abschlussknferenz, Prjekt-Wrkshps, Presseknferenzen etc. erfrdern zudem vrbereitende, begleitende und nachbereitende Kmmunikatinsmaßnahmen zur Bekanntmachung, Rekrutierung und Infrmierung vn Teilnehmerinnen und Teilnehmern und Verbreitung der Ergebnisse. - An Veranstaltungen teilnehmen: Das Prjekt wird zu Knferenzen, Wrkshps, Netzwerktreffen etc. eingeladen. Außerdem sllten Sie selbst Möglichkeiten für die Teilnahme an Veranstaltungen aufspüren, um s das Prjekt zu präsentieren. Nutzen Sie dies, bereiten Sie sich gut vr und tragen Sie stets Visitenkarten und Marketingmaterialien bei sich. - Veranstaltungen und andere Aktivitäten arrangieren und durchführen: Hierzu zählen beispielsweise eine Auftaktknferenz, Presseknferenz, Wettbewerb, Wrkshps, Netzwerktreffen, Abschlussknferenz etc. Machen Sie entsprechend Werbung für die verschiedenen Veranstaltungen und planen Sie genügend Zeit für die Vrbereitung jeder einzelnen Veranstaltung ein und für die Organisatin aller ntwendigen Materialien. Netzwerk: Nutzen Sie das Netzwerk des Prjekts und die Netzwerke Ihrer Partner, Unterstützer und Netzwerkpartner. Die Ausnutzung vn Synergieeffekten, bei denen man andere über das Prjekt schreiben lässt, ist nützlich - andere unterstützen und unterstützt werden! Kmmunikatin: Das Kmmunizieren per gehört für die Meisten zum Alltag dazu, swhl bei der internen als auch bei der externen Kmmunikatin. Die ist ein schnelles, hilfreiches Werkzeug und vielseitig einsetzbar. Einige Regeln sind zu beachten, das gilt swhl in Deutschland als auch in Dänemark. Damit Ihre beim Empfänger nicht untergeht, ist ein kurzer und Aufmerksamkeit erregender Betreff wichtig. Auch die Anrede darf nicht unterschätzt werden Sie möchten niemanden vr den Kpf stßen und fangen eine Krrespndenz frmell an. Sie können dann die Antwrt abwarten, um evtl. einen legereren Stil einzuschlagen. Die Grußfrmel, die individuell gestaltet werden kann, und die daraufflgende Signatur mit Psitin, Adresse und Telefnnummer, eventuell auch ein Link zur Hmepage, schließen eine prfessinelle ab. 7

8 Multimedia: Kmmunikatin kann beispielsweise auch aus Tnaufnahmen, Vide/Film, TV und Radi (Interviews) bestehen. Inzwischen können slche Aufnahmen mit einfachen Mitteln realisiert werden. Externe Untersuchungen: Wen wllen Sie erreichen und wie? Infrmatinen zu Bedarfsanalysen, Interviews, Fragebgenaktinen etc., bei denen Sie die Teilnahme anderer benötigen, können u.a. via Szialen Medien, internen/externen Mailinglisten, Netzwerken der ffline Medien verbreitet werden. Es ist zu empfehlen, gleich vn Anfang an einen administrativen und einen inhaltlichen Prjektfahrplan zu erstellen, in dem Sie alle Aktivitäten im Prjekt festhalten und dkumentieren. Ein slcher Fahrplan ist insbesndere als eine Grundlage für die jährliche/halbjährliche Berichterstattung an INTERREG und/der andere Prjektteilnehmer geeignet. Denken Sie bei der Ausarbeitung Ihrer Publizitätsmaterialien unbedingt auch an die Benutzung der benerwähnten Lgs und Förderhinweise. Sie können diese Schritte in Ihrer Kmmunikatinsplanung gerne in Phasen einteilen und angeben, wann ein Schritt eingeleitet bzw. abgeschlssen wird. Einige Schritte überschneiden sich. Die flgende Tabelle zeigt ein Beispiel dafür, wie man in einem Schema einen Überblick über die relevanten Kategrien der Prjektkmmunikatin erstellen kann: 8

9 Aktivitätsplan (Beispiel) Aktivitäten (Zum Beispiel: Newsletter, Hmepage, Pressemitteilung etc.) Zielgruppe (Mit wem kmmunizieren wir?) Btschaft (Was kmmunizieren wir?) Ziel (Was möchten wir erreichen?) Medium (Welche Medien können/möchten wir nutzen, um unsere Zielgruppe zu erreichen?) Zeitraum (Wann/wie lange möchten wir kmmunizieren) Verantwrtung (Wer ist verantwrtlich?) Budget (Finanzielle Mittel für die Aktivität) Denken Sie bitte daran, dass jegliche Kmmunikatin eines INTERREG-Prjekts zweisprachig verlaufen muss. Im Prjektbudget sind darum eventuelle Mehrksten für Übersetzer und Dlmetscher zu beachten, wenn intern im Prjekt für diese Arbeitsaufgaben keine Ressurcen vrhanden sind. 9

10 Zeitplan für Kmmunikatinsaktivitäten Für das Zeit-Management der Kmmunikatinsmaßnahmen kann die Anfertigung einer Tabelle behilflich sein. Untenstehende Tabelle ist als Beispielmdell gedacht. Links können die einzelnen Aktivitäten mit kurzer Beschreibung aufgeführt werden. Der jeweils relevante Zeitraum kann dann in den nach rechts flgenden Spalten farbig hinterlegt werden. Bei Verzögerungen der anderen Änderungen kann die Tabelle jederzeit aktualisiert werden. Jahr Budgetierung Mnat/Quartal: Aktivität 1: Aktivität 2: Aktivität 3: Aktivität 4: Aktivität 5: Die Tabelle beinhaltet hier eine Spalte für das Budget. Selbstverständlich kann man hierfür auch eine separate Tabelle anfertigen. 10

11 Evaluierung Die Evaluierung der eigenen Kmmunikatin kann laufend erflgen, als nach beendeter Aktivität und auf jeden Fall zum Jahresbericht. Die Evaluierung wird aus Ihrer Beurteilung bestehen und kann ebenfalls Feedback vn Außenstehenden enthalten lassen Sie beispielsweise Knferenzteilnehmer die Knferenz anhand eines Fragebgens bewerten. Ebens können Statistiken in die Evaluierung eingehen, z.b. wie viele Besucher die Hmepage hatte. Zusammenfassung Zusammengefasst sind flgende Punkte für die Prjektkmmunikatin wichtig: definieren Sie die Zielgruppe, das Ziel und die Btschaft Ihres Prjekts, damit Sie die richtigen Medien benutzen und zweckgemäße Aktivitäten ins Leben rufen können. Die Planung ist das A und O einer erflgreichen Kmmunikatin. Denken Sie immer daran, auch die Vrarbeit mit einzuplanen eine Hmepage entsteht nicht an einem Tag. Jegliche Kmmunikatin wird zweisprachig (deutsch-dänisch) verfasst, da Sie jederzeit einem deutsch-dänischem Publikum gegenüberstehen. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, dass Sie Mehrksten für Übersetzungsarbeit und Dlmetscher in Ihrem Prjektbudget berücksichtigen, damit Sie die Auflagen zur zweisprachigen Publizität erfüllen können. Bedenken Sie auch die Unterschiede und Gemeinsamkeiten in der interkulturellen Kmmunikatin in Deutschland und Dänemark. Eine tlle Erflgsgeschichte in Deutschland ist nicht autmatisch auch eine Erflgsgeschichte in Dänemark. Beachten Sie ggf. ebenfalls die Hierarchieunterschiede in den Ländern. Nehmen Sie Rücksicht auf die sprachlichen und kulturellen Gepflgenheiten swie auf kulturspezifische Kmmunikatinsfrmen und den Gebrauch vn Kmmunikatinswegen. 11

12 Flgende Tabelle kann Ihnen als Übersichtshilfsmittel dienen, um die Veranstaltungen, die das Prjekt plant/durchführt aber auch Aktivitäten, an denen das Prjekt teilnimmt, aufzulisten und den Nutzen zu dkumentieren. Nach der Durchführung der Teilnahme an einer Veranstaltung ist es wichtig, dies zu evaluieren um eventuelle Effekte/Resultate festzustellen. Dies ist swhl für das Prjekt als Vrteil zu sehen, um Effekte festzuhalten, aber auch hinsichtlich der Berichterstattung an INTERREG wichtig. Die Tabelle kann individuell angepasst und erweitert werden. Bei einer Veranstaltung, für die das Prjekt verantwrtlich ist, kann man selbstverständlich mehr schreiben, als zu einem Event, an dem man als Gast teilnimmt. Der Begriff Aktivitäten ist hier mit Veranstaltungen / Events, wie z.b. Knferenzen, gleichgestellt. Diese Tabelle darf nicht mit einem Aktivitätsplan verwechselt werden, sndern dient als reine Dkumentatin. Infrmatinen zu den einzelnen Veranstaltungen Evaluierung der durchgeführten Veranstaltung Veranstaltung Zeitraum/Datum Ort Zielgruppe Ziel / Erwartungen Verantwrtlich Teilnehmer / Rahmen der Veranstaltung Presseknferenz 2. Januar 2014 Flensburg Presse, allgemeine Öffentlichkeit, breite Zielgruppe Das Prjekt präsentieren Leadpartner und Prjektpartner X Ca. 25 Teilnehmer, hierunter Jurnalisten vn deutschen und dänischen Zeitungen. Gute Lcatin, gute Dlmetscher. Eigenes Feedback: was hat das Prjekt gewnnen Kntakt zu relevanten Akteuren, Vereinbarung für ein Interview mit X Feedback anderer Psitives Feedback, besnders zu den PP Präsentatinen 12

13 Checkliste 1 Ist deutlich in welchem Zusammenhang der Kmmunikatinsplan erstellt wurde? (Grenzüberschreitende deutsch-dänische Zusammenarbeit / EU finanziert) Beschreibt der Kmmunikatinsplan Möglichkeiten und Herausfrderungen des Prjekts? Erfüllt das Prjekt die Anfrderungen des Prgramms und der EU hinsichtlich der Kmmunikatinsund Öffentlichkeitsarbeit? (Transparenz und Sichtbarmachung) 2 Sind die Prjektziele deutlich definiert? Sind die Zielgruppen deutlich definiert und wenn nötig abgegrenzt? Ist deutlich, warum die gewählten Zielgruppen für das Prjekt wichtig sind? Ist die INTERREG-Regin als Zielgruppe berücksichtigt? (Bevölkerung, Entscheidungsträger) 3 Ist die Btschaft und Kmmunikatinsfrm den einzelnen Zielgruppen angepasst? Sind für die gesamte Prjektlaufzeit Kmmunikatinsmaßnahmen vrgesehen? 4 Wurde ein indikatives Budget aufgestellt? Beinhaltet der Kmmunikatinsplan einen Zeitplan mit Angabe vn Aktivitäten und Verantwrtlichen? Wurden eine Methde und ein Zeitpunkt für die Evaluierung der Kmmunikatinsarbeit festgelegt? Der vrliegende Leitfaden ist vm Frschungsprjekt Natinale Steretype und Marketingstrategien in der deutsch-dänischen interkulturellen Kmmunikatin, kurz SMiK, an der Süddänischen Universität in Odense entwrfen (2014). Das Prjekt wird gefördert durch INTERREG4A Syddanmark-Schleswig-K.E.R.N. mit Mitteln des Eurpäischen Fnds für reginale Entwicklung. Das Material wurde vn der Prjektmitarbeiterin Christina Ehlers entwickelt. 13

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