Kostenplanung und -überwachung

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1 Kostenplanung und -überwachung Einführung: Kostenplanung ist in allen Projekten ein wichtiger Bestandteil der Projektarbeit. Kosten werden einerseits in spezialisierten Tools (Kostenplanungs- und überwachungssysteme) und Buchhaltungs-/ERP-Systemen vorgenommen, andererseits wird man häufig gezwungen Kosteninformationen abzugeben, bevor man überhaupt genau weiss, wie das Projekt aussieht. Angebote müssen erstellt werden, Kostenzusammenstellungen für GL und Abteilung abgegeben werden etc. Meist handelt es sich dabei zunächst um Kostenschätzungen, die später präzisiert werden und es macht wenig Sinn zu diesem Zeitpunkt schon sehr detailliert zu arbeiten. Andererseits erwartet der Auftraggeber (intern/extern) bereits konkrete Zahlen. Es entsteht das Problem, dass die Zahlen, die genannt wurden in den Köpfen verbleiben, auch wenn sich das Projekt völlig verändert hat und vielleicht doppelt so groß ist wie ursprünglich angedacht. Kostenplanung in Microsoft Project Es gibt grundsätzlich 2 verschiedene Möglichkeiten für die Kostenplanung: Kosten für Mitarbeiter/Ressourcen bzw. Personalkosten extern/intern werden gemeinsam mit Kosten für Material und Geräte mit ihrem geschätzten Bedarf auf Tätigkeiten gelegt. Dabei wird über die Menge der Zuteilung bzw. die Zeitdauer der Tätigkeit der Aufwand festgelegt. Über die Definition des Kostensatzes der Ressource (wie unten abgebildet) werden die Kosten dann errechnet. Dabei werden Personenkosten und Materialkosten von Microsoft Project 2000 unterschiedlich verwaltet. Wie abgebildet wird Personalaufwand über Verfügbarkeit (Max. Einheit) und Standardsatz definiert. Die Verfügbarkeit wird über den Basiskalender und den Individualkalender gesteuert. Materialkosten werden über Mengen (Materialbeschriftung) und Einheitspreis (Standardsatz) definiert. Dabei wird die Verfügbarkeit als unendlich angesehen und ist unabhängig vom Kalender. Der andere Ansatz ist, Kosten direkt auf Tätigkeiten zu legen. Dies wird vor allem zu einem sehr frühen Zeitpunkt erfolgen, wenn noch wenig Informationen über Personen und Material vorhanden sind. Später kommt es meist zu einer Mischform aus beiden Ansätzen. Dabei werden Personal- und Materialbedarf auf Tätigkeiten gelegt, die wiederum selbst noch Kosten verursachen: z.b. Kosten für externe Dienstleistungen oder Kosten für Material, das nicht näher spezifiziert wird, Gebühren etc.. Copyright Alle Rechte vorbehalten. 1

2 Welche Form der Kostenplanung für Ihre Projekte angebracht ist, kann allgemein nicht bestimmt werden. Dies hängt vom jeweiligen Projekt ab und von den Informationen die zur Verfügung stehen. Die Kostenfelder, die zur Verfügung stehen, können grundsätzlich in drei Kategorien einteilt werden. 1. Die eigentlichen Kostenfelder wie Kosten und Feste Kosten, Kosten Die Vergleichskostenfelder wie Geplante Kosten, Verbleibende Kosten und Überstundenkosten 3. Die Steuerungsfelder wie Kostensatztabelle, Fälligkeit fester Kosten Die eigentlichen Kostenfelder Das wichtigste Kostenfeld ist das Feld: Kosten. Es wird angezeigt, indem Sie auf der Statuszeile das Feld: Kosten auswählen. Das wichtigste Feld deshalb, weil es sowohl die Kosteninformationen aus diversen Feldern sammelt als auch verdichtet. Dadurch erhält man die eigentliche Kosteninformation für die Tätigkeit und das Projekt. Den in untenstehender Abbildung sichtbaren Vorgang 0 (den Projektsammelvorgang) erhalten Sie, wenn Sie im Menü Extras/Optionen/Ansicht das Feld: Projektsammelvorgang aktivieren. Hier werden alle Tätigkeiten und Sammelvorgänge auf das Projekt verdichtet. Auch er hat alle Kostenfelder wie Sammelvorgänge und Tätigkeiten Das Feld: Kosten wird stets errechnet, wenn Sie Ressourcen zuordnen bzw. ändern. Geben Sie dort einen Wert ein, so wird der übersteigende Betrag auf das Feld: Feste Kosten übertragen. Copyright Alle Rechte vorbehalten. 2

3 Dies soll untenstehendes Beispiel verdeutlichen: Aufgrund der Ressourcenzuweisung wurden Kosten von sfr. 2000,-- errechnet (Tätigkeit V3. Geben Sie nun in das Feld Kosten ein, so werden sfr. 1000,-- auf Feste Kosten gebucht. Ändern Sie die festen Kosten auf z.b. sfr. 2000,-- würden die Kosten auf sfr. 4000,-- erhöht. Insofern ist es nicht sinnvoll Kosten direkt auf das Kostenfeld einzutragen, sondern sie sollten stets wie unten abgebildet auf das Feld: Feste Kosten geschrieben werden. So kann eine Mischform der Kosten aufgebaut werden. Mit Hilfe einer Ansichtskombination (entweder über Ansicht/Weitere Ansichten/Neu) oder durch Fenster/Teilen können die Einzelkosten visualisiert werden. Dazu klicken Sie im grauen Bereich mit der Rechten Maustaste und wählen dann wie unten abgebildet das Fenster: Ressourcenkosten. Sie sehen die jeweiligen Einzelkosten der Mitarbeiter: Huber und Müller sowie die auf den Vorgang V3 zugeordneten Festen Kosten von sfr. 1000,--. Diese Art der Kostenplanung bedingt jedoch die Copyright Alle Rechte vorbehalten. 3

4 Zuordnung der Ressourcen zu ihrem tatsächlichen Aufwand, da die Kosten der Ressourcen aus Stundensatz x zugewiesenen Stunden auf die Tätigkeit errechnet werden. Da die Ressourcenplanung in MS Project sehr aufwendig ist, scheitern viele Projektleiter an diesen Schwierigkeiten. Ein Problem dabei ist vor allem die Eigenart von MS Project, bei Änderungen an den Dauern der Tätigkeiten selbständig die Ressourcenzuteilungen/-mengen zu ändern und umgekehrt. Nachdem die Ressourcen- und Kostenplanung erfolgt ist, kann der Netzplan mit allen Zuweisungen eingefroren werden (Basisplanerstellung). Die Werte aus dem Basisplan sind eine reine Kopierfunktion. Dabei werden die Kosten auf Geplante Kosten kopiert. Wie Sie aus untenstehender Abbildung ersehen, können die Geplanten Kosten sowohl auf der Tätigkeitsebene als auch auf den ressourcenbezogenen Informationen im unteren Fenster betrachtet werden. Nach der Erstellung des Basisplans sind in beiden Bereichen die Kosten aus dem Feld: Kosten kopiert und verfügbar (s.u.). Bitte beachten Sie, dass diese Werte nicht geschützt sind, also offen sind für Veränderungen. Manchmal kann dies jedoch auch ein Vorteil sein. Copyright Alle Rechte vorbehalten. 4

5 Bei Speicherung eines Zwischenplans werden die Kosten NICHT auf eines der Felder von Kosten 1-10 kopiert, was nahe liegen würde. Die Kosten auf den Feldern: Kosten1-10 sind zusätzliche Kostenfelder, die Sie nutzen können zur weiteren Eingabe der Kosten. Diese werden jedoch nicht auf dem Feld: Kosten hochverdichtet, sondern stehen für sich. Diese Felder sind auch in der Datenbank vorhanden und können darüber aus anderen Applikationen gefüllt werden bzw. sie können auch Berechnungen in den Feldern ausfüllen. Copyright Alle Rechte vorbehalten. 5

6 Weitere Kosteninformationen in MS Project Weitere wichtige und hilfreiche Kostenfelder sind die Felder: Verbleibende Kosten und Aktuelle Kosten (Bitte beachten Sie, dass Aktuelle Kosten auf Ressourcen- und Tätigkeitsebene vorkommen). Diese sind errechnete Felder aus den Differenzen von Ressourcenzuordnung mit Ist-Stunden und dem Fertigstellungsgrad mit Festen Kosten. Dabei ist zu beachten, dass der Fertigstellungsgrad die Ist-Kosten steuert (s. u.), die über die Festen Kosten * % fertig errechnet werden. In obigem Beispiel (T2) betragen die Festen Kosten sfr 400,-- und die Kosten aus der Ressourcenzuordnung Krug mit 2 Tagen a 8h und Tagessatz 100,-- sfr. 1600,-- also insgesamt sfr. 2000,--. Die Ressource Krug hat 9 Stunden gearbeitet also sfr. 900,-- Akt. Kosten (unterer Bildschirm) und die Tätigkeit ist zu 50% fertig gemeldet, hat also Ist-Kosten von sfr. 200,-- (50% aus den festen Kosten). Somit belaufen sich die Aktuellen Kosten (oberer Bildschirm) auf sfr. 1100,--. Hierbei ist zu beachten, dass dies andere aktuelle Kosten sind als die im unteren Feld bei den Ressourcenkosten. Project trennt hier zwischen Tätigkeitskosten und Ressourcenkosten, beide Felder heissen jedoch gleich. Die Ressourcenkosten werden aufgrund der Zuweisungen auf die Tätigkeitskosten gelegt! Somit belaufen sich die aktuellen Ressourcenkosten (sfr. 900,--) und die aktuellen Tätigkeitskosten (sfr. 200,--) auf insgesamt sfr. 1100,-- Aktuelle Kosten. Von diesem Feld: Aktuelle Kosten (hier 1100,--) und den Kosten (2000,--) wird nun das Delta gebildet, was verbleibende Kosten von 900,-- ergibt (s. o.) Copyright Alle Rechte vorbehalten. 6

7 Ein weiteres errechnetes Feld ist das Feld: Abweichung Kosten. Dieses wird errechnet aus den eingefrorenen Werten aus dem Basisplan und nachträglichen Änderungen durch Verlängerung der Tätigkeiten bzw. nachträgliche Zuweisung Fester Kosten wie in unten stehendem Beispiel. Der Betrag von sfr. 400,-- zu T2 wurde nachträglich eingefügt und wird nun im Feld: Abweichung Kosten angezeigt, berechnet aus Kosten minus Geplante Kosten. Steuernde Kostenfelder Diese Felder werden deshalb steuernd genannt, da die entsprechenden Einträge Auswirkungen auf die Berechnung der Kosten haben. Das Feld: Fällig am steuert, wann die Kosten fällig sind. Standard ist, dass die Kosten über die Zeit anteilig verteilt werden, was sicher den Standardfall für Ressourcenkosten darstellt. Anfang oder Ende wie unten abgebildet steuert die Kosten dahingehend, dass Kosten nach diesen Parametern berechnet werden. Copyright Alle Rechte vorbehalten. 7

8 Unten stehendes Beispiel zeigt Ihnen, wie bei Tätigkeit Z1, bei der die Kosten am Anfang zugewiesen werden, bereits nach der ersten geleisteten Stunde die Kosten zu 100% in das Feld: Aktuelle Kosten eingetragen werden, während auf Z2 keine Kosten angefallen sind, da dort die Kosten am Ende zugewiesen werden, obwohl ebenfalls eine Stunde gearbeitet wurde. Ein weiteres Steuerungsinstrument ist das Feld: Standardsatz und Kostensatztabelle. Der Standardsatz kann je nach Projekt wechseln. Dazu können in Project bis zu 5 Kostensatztabellen pro Ressource hinterlegt werden. Die jeweilige Kostensatztabelle wird dann in den Ansichten: Ressource Einsatz oder Vorgang Einsatz ausgewählt. Bitte beachten Sie, dass das Feld in der Tabelle standardmäßig nicht angezeigt wird und zuerst eingefügt werden muss, so dass die Auswahl dann stattfinden kann. Weitere Steuerelemente für die Kostenberechnung verbergen sich in den Optionen. Je nachdem welche Optionen eingestellt sind, werden die Anzeigen und Berechnungen unterschiedlich erfolgen. Zum einen steuert die Vorgangsart die Berechnung der Kosten. Ist die Vorgangsart z.b. Feste Dauer, so werden bei Änderungen der Dauer neue Kosten errechnet, da die Ressource mehr Stunden erbringt. Ist die Vorgangsart Feste Arbeit, so ändert sich auf der Kostenseite nichts, da bei einer Änderung der Dauer die Zuteilung angepasst wird. Copyright Alle Rechte vorbehalten. 8

9 Des weiteren kann in Extras/Optionen/Berechnen eingestellt werden, wie die Berechnung erfolgen soll. Dabei sind folgende Felder wichtig: Aktuelle Kosten werden immer von MS Project berechnet bedeutet, dass die aktuellen Kosten durch MS Project errechnet werden und nicht aus anderen Systemen stammen (dies ist dann wichtig, wenn ein Fremdsystem wie Buchhaltungssoftware die Kosten bereitstellt). Aktualisierung des Vorgangsstatus aktualisiert den Ressourcenstatus bedeutet, dass wenn eine Tätigkeit zu 20% fertig gemeldet wird, auch die anteiligen Ressourcen als 20% fertig geführt und demzufolge auch 20% der Kosten als abgeleistet geführt werden. Die Option Änderungen an den aktuellen Kosten werden bis zum Statusdatum verteilt ist nur dann aktiv, wenn Sie die Kosten manuell führen (also nicht über Project). Dann werden die Einträge in Aktuelle Kosten bis zum Statusdatum oder dem heutigen Datum entsprechend verteilt. Copyright Alle Rechte vorbehalten. 9

10 In untenstehender Abbildung wurde die Tätigkeit mit 1 Woche Dauer und Beginn 3. September gesetzt. Als Kosten wurden in Aktuelle Kosten sfr. 600,-- eingetragen (Ist das Feld nicht automatisiert, können Werte eingetragen werden.). Das Statusdatum wurde auf den 5. September gesetzt. Die Kosten werden nun auf die 3 Tage gleichmäßig verteilt Nun sollten Sie eigentlich über genügend Kenntnisse in der Kostenplanung und -überwachung mit MS Project verfügen, um Ihr Projekt in dieser Hinsicht rasch planen zu können. Ich wünsche Ihnen in Ihren Projekten viel Erfolg und keine Überschreitungen ;-) (Gerhard Krug) Copyright Alle Rechte vorbehalten. 10

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