austria wirtschaftsservice

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1 austria wirtschaftsservice Integrierte Förderabwicklung in der aws Projektbericht 19. Jänner 2012 Dr. Silber

2 Wer wir sind Profil der Austria Wirtschaftsservice GmbH (aws) Eigentümer: 100 % Republik Österreich (BMWFJ und BMVIT) Zentrale Förderinstitution des Bundes zur Abwicklung der unternehmensbezogenen Wirtschaftsförderung Mission: Förderung des Umbaus der Wirtschaft Unterstützung von ca Unternehmen mit rd. EUR 1 Mrd. pro Jahr primär Gründer und kleine Unternehmen 2002 aus 4 Vorgängerinstitutionen zusammengeführt, derzeit ca. 240 Mitarbeiter 1

3 Ziel: Ablöse der 4 Alt-Systeme durch integriertes Förderabwicklungsystem 2002 wurde die aws aus 4 Vorgängerorganisationen zusammengeführt Die Prozess- & Systemlandschaft der Altorganisationen blieb größtenteils bestehen: 1.BAB Haftungen, Garantien 2.DCPA erp-kredite 3.IAWF Service & Beratung 4.FIS Kapitalgarantie LOTUS NOTES Dokumente AEIS Konsolidierung AIS Aws Informations System Neues Förderabwicklungssystem AIS: Unternehmensweite effiziente Standardprozesse auf Basis einer modernen einheitlichen Softwarelösung Zeitleiste: Projektstart Frühling 2009, Implementierung ab Frühling 2010, Release 1 im Dez 2010, letzte Release Okt

4 Fachlicher Grundprozess für die Förderabwicklung Klassischer Dienstleistungsprozess 3

5 Warum Microsoft CRM als Basis für das neue Förderabwicklungs System? Aus strategischen Gründen keine Option Eigenentwicklung Förderabwicklungs Software 2009 keine kommerzielle Standard-SW vorhanden Kernbankensystem CRM Software Viele Anbieter vorhanden, typischerweise Fokus Backoffice/ Abwicklung Geringer Fit mit benötigten Funktionalitäten Funktionalitäten für Kunden- Interaktion out-of-the-box Förder-spezifische Komponenten zu ergänzen Auswahl Anbieter 4

6 Fachlicher Aufbau des neuen Förderabwicklungs Systems Geschäftspartner Stammdatenverwaltung Erweiterte Kundeninformation für Risikoanalyse Schnittstelle Compass (Rating, Obligoberechnung, Bilanz) Kundenkontaktverwaltung Insolvenzinformationen Beziehungen zu Geschäftspartner (Beteiligungen) CRM (Dokumentation / Mails) Bestehende Förderungen Projektdatenerfassung Erfassung/Darstellung Finanzierung Aufschlüsselung der Projektkosten Produkterfassung (inkl. Bewertung) Produktstatus Termin- und Unterlagenverwaltung/ Mahnwesen Entscheidung Förderungsprodukte Finanzinstrumente Produktkatalog monetärer Förderungen Produktspezifika (Sicherheiten, Indikatoren, EFRE Zuschuss, Haftungstatbestand) Tilgungsplan (SST Navision) Zahlung und Abrechnungen Bearbeitungsentgelte Abänderungsentgelte Bereitstellungsentgelt Erfassung manuell ermittelter Entgelte Kundenprojekt Förderung untersch. Kostenpositionen Barwert Berechnung (BSÄ) Aggregierter Status Projekt und Anzeige Produktstatus Produkte Allgemein Entgelte Vertragserstellung (inkl. Auflagen) Produkt/Vertragsänderungen Produkt beenden (Archivierung) Förderungsprodukte Service und Beratung Calls & Wettbewerbe Technologie & Innovation Innovationsschutz & Vermarktung Markt & Technologierecherche Bundesconsulting & Budgetverwaltung I² - Business Angels Produktkatalog Haftungsentgelte Nachverrechnung, Rückerstattung Aufwand / Verrechnung Honorarnoten Datawarehouse Dokumenten- Management & Generator Schnittstellen / Berichte Berichtgenerator Schnittstellen Navision Risk Analyst Compass Kapitalgarantien Mittelstandsfonds MS Office Outlook AEIS 5

7 Neues System basiert auf MS CRM 2011, inklusive neuer Ribbon Oberfläche 6

8 Nutzen des integrierten Förderabwicklungs Systems Einheitlicher Blick auf den Kunden Integration von Dokumentenmanagement und Outlook Weg von Papier hin zu elektronischem Workflow Neue Produkte sind rasch und flexibel konfigurierbar Vereinheitlichte Handhabung unterschiedlichster Produkte Produktivität durch bessere Automations-Unterstützung bei den Massenprodukten 7

9 Résumé & Ausblick Erleichterung über erfolgreichen Projektabschluss im Okt 2011 Im Budget, geringfügig über Zeitplan, im Scope Richtiges Produkt & Partner: Aus heutiger Sicht würde aws wieder Microsoft CRM mit Atos & ace auswählen Fokus für die nächsten 12 Monate: Optimierung der Förderabwicklungs Prozesse und des Systems um Produktivitätspotenziale zu heben Mittelfristige nächste Ziele sind die Ermöglichung der Online Einreichung via Web-Portal und der Ausbau der elektronischen Förderabwicklung 8