Best Practice: Einführung von Microsoft UC in meinem Unternehmen. DO s and DONT s für erfolgreiche Lync-Projekte

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1 Best Practice: Einführung von Microsoft UC in meinem Unternehmen DO s and DONT s für erfolgreiche Lync-Projekte

2 Ihr Referent Heiko Steinweg Senior Consultant UC Seit 14 Jahren IT Seit 7 Jahren UC-spezialisiert 5 Jahre Microsoft InnerCircle Messaging Seit 5 Jahren Microsoft InnerCircle UC Voice Microsoft Certified Master

3 Agenda Ist Ihr Unternehmen Ready for Lync? Technische Anforderungen vs. Soft Challenges Projektbericht: UC bei einer kirchlichen Pensionskasse; Alexander Kellmann (CIO), KZVK Das richtige Vorgehen im Projekt: Vom Piloten zur produktiven UC Plattform

4 Agenda Ist Ihr Unternehmen Ready for Lync? Technische Anforderungen vs. Soft Challenges Projektbericht: UC bei einer kirchlichen Pensionskasse; Alexander Kellmann (CIO), KZVK Das richtige Vorgehen im Projekt: Vom Piloten zur produktiven UC Plattform

5 Ist Ihr Unternehmen Ready for Lync? Kommunikationskultur im Unternehmen Ist Kommunikation business-kritisch? Offenheit für neue Methoden und Werkzeuge

6 Ist Ihr Unternehmen Ready for Lync? Ethische Fragestellungen LuV-Kontrolle mittels Präsenzstatus? Anzeige von Kontaktdetails

7 Ist Ihr Unternehmen Ready for Lync? Kommunikationsprozesse evaluieren Formelle vs. informelle Kommunikation Zielsetzung einer UC-Einführung definieren

8 Agenda Ist Ihr Unternehmen Ready for Lync? Technische Anforderungen vs. Soft Challenges Projektbericht: UC bei einer kirchlichen Pensionskasse; Alexander Kellmann (CIO), KZVK Das richtige Vorgehen im Projekt: Vom Piloten zur produktiven UC Plattform

9 Technische Anforderungen vs. Soft Challenges Technische Anforderungen Lync Server Exchange Server (UM, Archiv, UCS) Active Directory DNS/DHCP LAN/WAN (CAC, QoS) PKI Firewalls Soft Challenges Management Attention Projekt-Stakeholder Compliance Security Betriebsrat User Helpdesk Benutzer-Training Telefonie

10 Technische Anforderungen vs. Soft Challenges Mythos Sprachqualität: Wann klingt s gut und wann nicht? Und warum? Telefonie-Sozialisierung Die Auswirkung des RTAudio Codec

11 Technische Anforderungen vs. Soft Challenges Benutzer-Anforderungen berücksichtigen Projekt-VIPs identifizieren Endgeräte-Auswahl Benutzerprofile definieren

12 Agenda Ist Ihr Unternehmen Ready for Lync? Technische Anforderungen vs. Soft Challenges Projektbericht: UC bei einer kirchlichen Pensionskasse; Alexander Kellmann (CIO), KZVK Das richtige Vorgehen im Projekt: Vom Piloten zur produktiven UC Plattform

13 Vorstellung Die Kirchlichen Versorgungskassen Allgemein Anstalten des öffentlichen Rechts mit Sitz in Dortmund ca. 200 Mitarbeiter Technisch Sternverkabelung (CAT 6) mit POE Funktion Active Directory Exchange Server 2010 (DAG) Clients überwiegend auf Windows OCS, 2011 Lync, 2013 Lync 2013 jeweils mit redundanter Auslegung

14 Motivation der KVK Motivation für Microsoft UC-Lösung Anschaffungskosten ca. 40% günstiger Laufende Kosten ca. 75% günstiger Vergleichbar kostengünstigere Redundanz möglich Sonstige Aspekte Herstellerunabhängige Telefone Einbindung Heimarbeitsplätze Einbindung in Outlook Einbindung mobiler Arbeitsplätze Eigene Administration und Pflege über IT möglich

15 Migration Migrationsweg Testinstallation 25 Mitarbeitende Nicht redundante Lösung Produktivumgebung Redundanter Ausbau Parallelbetrieb Telefonanlage/Lync für 4 Monate Harte Migration Schulung der Mitarbeiter Rückbau der Telefonanlage

16 Probleme Probleme bei der Einführung Fehlende Akzeptanz (bei ca. 50%-60% der Beschäftigen) Communicator USB-Endgeräte Präsenzanzeige Kein Besetztzeichen Probleme nach der Einführung bis heute Fehlende Akzeptanz (bei ca. 15%-20% der Beschäftigten) Alt war alles besser USB-Endgerät und Communicator Tendenz: langsam fallend

17 Fakten Aktuelle Fakten Fehler (< 0,1 % bei ca Gesprächen im Monat) Mangelnde Sprachqualität ( 0,43% ~ 400 Gespräche ) Hall, zu Leise, zu Laut, Latenzen -> hauptsächlich Fehler am Endgerät Zwölf Federations mit anderen Unternehmen Tendenz: steigende Anzahl von Unternehmen mit Lync und weitere Möglichkeiten zur Einsparung von Telefonkosten Einsparung im Vergleich zur vorherigen Lösung beträgt im Jahr ca Tendenz: steigende Einsparung im Lync-Umfeld durch eigenes Know-How

18 Summa Summarum Würden Sie die gleiche Entscheidung für Lync nochmals treffen? Ja, auch nach Abwägung und dem Wissen um die Probleme. Was würden Sie ändern? Entscheidung USB-Geräte überdenken (evtl. IP Telefon) Mitarbeitende aktiver begleiten (Zufriedenheit, Kümmerer, etc.) sanftere Migration Was würden Sie sich wünschen? In Lync integriertes Besetztzeichen Intuitivere Weiterleitung Erweiterte Analysetools, zur Rückverfolgung bis zum Client um technische Probleme aufspüren zu können. Die Standardtools sind hier zu grob. Mehr Standardreports und Auswertungstools

19 Kontakt Kontaktdaten Kirchliche Versorgungskassen KZVK und VKPB Anstalt des öffentlichen Rechts Schwanenwall Dortmund Tel.: +49 (231)

20 Agenda Ist Ihr Unternehmen Ready for Lync? Technische Anforderungen vs. Soft Challenges Projektbericht: UC bei einer kirchlichen Pensionskasse; Alexander Kellmann (CIO), KZVK Das richtige Vorgehen im Projekt: Vom Piloten zur produktiven UC Plattform

21 Das richtige Vorgehen im Projekt: Vom Piloten zur produktiven UC Plattform Preisindikation Gesamtprojekt Verifikation Konzept (Analyse) Readiness Check (LAN/WAN, Microsoft- und Voice-Infrastruktur) Festlegung der Einsatzszenarien / Benutzerverhalten Systemdesign, Funktionsumfang, Integrationskonzept, Sicherheit, Kostenkalkulation Kostenkalkulation Realisierung Einbindung von Pilotgruppen und Validierung des Konzepts (Proof of Concept) Phasenweiser Aufbau der Plattform / Integration (Staged Migration) Schrittweise Erweiterung des Funktionsumfangs Schulung Anwendergruppen bezogene Einführung Expertenschulungen (spezielle Anwendergruppen und/oder Administratoren) Richtlinien für UC Nutzung (Betriebs-Vereinbarung) Betrieb Abnahme und Übergabe des Lync-Systems an den Betrieb Service und Support sowie proaktive Wartung Fortlaufender Optimierungsprozess und Integration bestehender Systeme

22 Danke für die Aufmerksamkeit! arvato Systems GmbH Heiko Steinweg Senior Consultant UC Rheinlanddamm Dortmund Phone:

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