GNP-Kostenrechnungsprogramm für Klein- und Mittelbetriebe

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1 Handbuch Dipl.oec. Otmar Fink GNP-Kostenrechnungsprogramm für Klein- und Mittelbetriebe Management und Beratung, Kostenrechnungssysteme, Finanzanalyse, Finanzplanung, Investitions- und Wirtschaftslichkeitsrechnungen, betriebswirtschaftliche Seminare Copyright by: Otmar Fink, Diplom-Ökonom Hochreute Hörbranz Tel:

2 Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeines zu GNP Aufbau des Programmsystems Starten des Programmes Hilfefunktion bei der Eingabe Eingaben Stammdaten Kostenstellenstamm Spartenstamm Auftragsarten Kalkulantenstamm Lohnarten Kontenstamm Fixkostenpersonalkonto Kundenstamm Statusvergabe Materialgruppenstamm Materialstamm Personalstamm Arbeitszeitmodell nach Stunden Arbeitszeitmodell von bis Planung Geschäftsjahr Personalplan Fixkostenpersonal Personalplan Leistungskosten Planung der Gemeinkosten pro Kostenstelle Stundensatzermittlung Leistungskostenstellen Verteilung der Stunden auf Sparten Spartenplanung Gewinnplanung Mindestundenplanung Mindestumsatzplanung Variantenplanung Planung kopieren Planung prüfen Personalplanung drucken Auftragsverwaltung Auftragsdaten Vorkalkulation Planstundenerfassung Materialerfassung...44

3 DB-Kalkulation Angebotskalkulation Deckungsbeitrags-Analyse Nachkalkulation Materialerfassung Erlöserfassung Stundenerfassung DB-Analyse Nachkalkulation Soll-DB-Kontrolle Stundenübersicht Lohnart Datum Stundenübersicht Lohnart Stundenübersicht nach Datum Stundenübersicht Datum ohne LF Stundenübersicht mit Bemerkung Stundenübersicht nach Mitarbeiter Stundenübersicht MA/Jahr Stundenübersicht mit Lohnartenauswahl Hauptauftragsverwaltung Hauptauftragsauswertung Lohnarten Soll-Ist Vergleich Vergleich mit Vorkalkulation Angebotsübersicht (Status 0) Übersicht angenommene Aufträge (Status 1) Übersicht laufende Aufträge (Status 2) Übersicht abgeschlossene (Status 9) Halbfertigenbewertung Übersicht laufende Aufträge mit Umsatzbericht Statusauswahl Stundenerfassung Stundenerfassung nach Personalnummer Stundenerfassung nach Auftragsnummer Urlaubsstand zu Periodenbeginn Erfassung neuer Urlaubsansprüche Zeitausgleichsstand zu Periodenbeginn Stundenwartung Stundenerfassungsformulare drucken Stundenübernahme Stundendatei überprüfen Stundenauswertungen Mitarbeiterauswertungen Stundenverteilung auf Sparten ZA-Liste Urlaubsliste Stunden SOLL-IST Mitarbeiter Km/Diäten Lohnartenauswertung Lohnartenauswahl Stunden Soll-Ist Vergleich...67

4 6.9. KST-Mitarbeiterübersicht MA Stundenauswertung Auswertung IB-Stunden KER- und DB-Analysen Kurzfristige Erfolgsrechnung Liquiditätsübersicht Auftrags Hitlisten Kunden Hitlisten Mitarbeiter Hitlisten GNP Partner Info Abschluss/ Sonstiges Jahresabschluss Kostenkontrolle Benutzerverwaltung Alle Dateien leeren Stundenprüfung Auftragsdatei prüfen Erweiterungen Prämiensystem...78

5 1. Allgemeines zu GNP Das Programmpaket GNP Gewinn nach Plan wurde für den auftragsbezogen fertigenden Betrieb konzipiert, um diesem eine ständig aktualisierte Übersicht über den Stand der Zielerreichung zu geben. Oberstes finanzielles Ziel eines Betriebes ist die Gewinnerreichung. Dieses Ziel wird durch die Planung im Programmsystem GNP Gewinn nach Plan fixiert. Die Planung führt zielgerichtet zum Gewinnplan. Der Gewinnplan stellt eine Abstimmung zwischen dem externen Möglichen (Was gibt der Markt her?) und dem intern Notwendigen (Was muss erzielt werden, um die Fixkosten und den Gewinn abzudecken?) dar. Zusammen mit der Planung werden die Zielwerte in Form von Soll Deckungsbeiträgen (für die Abdeckung von Fixkosten und Gewinn) festgelegt. Gleichzeitig können die Grundlagen für eine parallele Vollkostenkalkulation fixiert werden. Diese sind dann bei jedem Auftrag individuell veränderbar. Die Planung ist die Grundlage für den folgenden Soll-Ist-Vergleich. Das Programmsystem GNP Gewinn nach Plan gibt Ihnen dabei bei jeder Entscheidung (Auftrag, Angebot), die Sie datenmäßig erfassen, die Auswirkung auf das Gesamtziel bekannt. Damit können Sie jede Entscheidung mit Wissen auf die Auswirkung treffen! Dabei ist ein Schwerpunkt im Programmsystem GNP Gewinn nach Plan das Aufzeigen der Wirkungen einer Entscheidung v o r dem Treffen der tatsächlichen Entscheidung. Das bedeutet, dass schon in der Kalkulation eines Auftrages die voraussichtliche Auswirkung der eingegebenen Daten (Material, Materialaufschlag, Stunden, Stundensatz, etc.) auf das bisher erreichte Ergebnis ausgewiesen werden. Auch die erhaltenen, aber noch nicht durchgeführten bzw. laufenden Aufträge, werden in diese Gesamtsicht miteinbezogen. Der Grundsatz des Programmsystems GNP Gewinn nach Plan lautet daher: Alle im Betrieb vorhandenen ergebnisbestimmenden Einzelinformationen werden zu einer Gesamtergebnisinformation verdichtet und die Einflüsse jedes Auftrages aufgezeigt. Das Ziel des Programmsystems ist: Der Unternehmer soll durch GNP Gewinn nach Plan seine täglichen Entscheidungen unter dem Gesichtspunkt bestmöglicher Sicherheit über die Auswirkung dieser Entscheidung treffen können. In diesem Sinne Viel Erfolg mit GNP Gewinn nach Plan

6 1.1. Aufbau des Programmsystems Das Programmsystem besteht aus folgenden Komponenten. Stammdaten Planung Auftragsverwaltung Stundenerfassung Stundenauswertung KER (Kurzfristige Erfolgsrechnung) und DB(Deckungsbeitrags)-Analysen Prämiensystem (Erweiterung) Abschluss/Sonstiges Die einzelnen Programmteile werden im vorliegenden Handbuch detailliert beschrieben.

7 2. Stammdaten Der Menüpunkt Stammdaten dient in Gewinn nach Plan der Erfassung von grundlegenden Daten ihres Betriebes. Hier werden ihre Sparten (d.h. ihre Leistungseinheiten), ihre Kostenstellen, die Auftragsarten, ihre Mitarbeiter und einiges mehr erfasst. Diese Daten sind notwendig um die Planung für ihren Betrieb durchzuführen. In diesem Menüpunkt haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten: Die einzelnen Menüpunkte werden im Folgenden beschrieben Kostenstellenstamm Bei einer Kostenstelle handelt es sich um eine leistende Einheit (Stundenleistung). Als Grundsatz für die Kostenstellenbildung gilt: Es sollen möglichst gleichartige Leistungen in einer Kostenstelle zusammengefasst werden. Die Kostenstelle stellt einer oder mehreren Sparten ihre Arbeitsleistung (Stunden) zur Verfügung. Es erscheint folgendes Untermenü:

8 Der Kostenstellenstamm dient zur Erfassung Ihrer Kostenstellen. Sie müssen mindestens eine Leistungskostenstelle und eine allgemeine Fixkostenstelle anlegen. Der Leistungskostenstelle werden die produktiven Mitarbeiter und die variablen Gemeinkosten zugeordnet. Die allgemeine Fixkostenstelle dient zur Erfassung der Fixkosten des gesamten Betriebs (Miete, Büropersonal, ). Außerdem gibt es die Möglichkeit, Spartenfixkostenstellen anzulegen, dies ist jedoch nur sinnvoll, wenn sie mehr als eine Sparte angelegt haben und Sie Kosten (z.b. eigenes Fixkostenpersonal, eigene Räumlichkeiten, ) dieser Sparte sinnvoll zuordnen können. Die Spartenfixkosten scheinen direkt in der Spartenplanung auf, die allgemeinen Fixkosten hingegen sind nur in der Gewinnplanung ersichtlich. Eingabe: Es wird die erste eingegebene Nummer vorgeschlagen. Sie können diese entweder überschreiben oder eine neue Kostenstellennummer eingeben. Geben Sie dann die Bezeichnung für die Kostenstelle an und wählen Sie den Typ aus. Bestätigen Sie Ihre Eintragungen mit der ENTERTaste oder durch Anklicken des Buttons in der Befehlszeile. Mit oder F6 erscheint eine Übersicht über die bereits vorhandenen Kostenstellen und mit können Sie sich die Übersichtsliste ausdrucken lassen....

9 3. Planung Die Planung dient dazu, eine Vorgabe für das Planjahr zu erstellen und nach durchgeführter Planung haben sie die Möglichkeit, Ihre Vorgaben (die Planungswerte) laufend mit den Ist-Werten der nachkalkulierten Aufträge zu vergleichen. Sie können die Planung auch während des Jahres anpassen und somit Änderungen z.b. des Personalstandes sofort erfassen und die Folgen überprüfen. Die einzelnen Menüpunkte der Planung werden hier in der Reihenfolge vorgestellt, wie sie durchgeführt werden sollten....

10 4. Auftragsverwaltung Im Menüpunkt Auftragsverwaltung können Sie Aufträge anlegen, verändern, vorkalkulieren nachkalkulieren, etc. Außerdem können Sie sich hier eine Übersicht über laufende und abgeschlossene Aufträge verschaffen.

11 4.1. Auftragsdaten Hier sehen Sie das zentrale Formular zur Erfassung der Auftragsdaten. Der Balken rechts zeigt die Sollstundenerreichung an, d.h. hier sehen Sie auf einen Blick, wieviel Prozent der geplanten Stunden bereits geleistet wurden und können so frühzeitig Maßnahmen setzen und Probleme erkennen. Jedem Auftrag wird eine Sparte und eine Auftragsnummer zugeordnet. Wenn Sie den Menüpunkt Auftragsdaten anwählen, erscheint das obige Formular leer. Sie können nun mit Hilfe der Übersicht eine Sparte und eine Auftragsnummer auswählen oder eingeben. Wenn Sie einen bestimmten Auftrag suchen wollen, geben Sie im Feld Auftragsnummer den Namen des gesuchten Kunden oder die ersten Buchstaben seines Namens ein. Nachdem sie diese Eingabe mit ENTER oder Tabulator bestätigt haben erscheint folgende Übersicht: Hier müssen Sie nun den entsprechenden Auftrag auswählen, und mit der ENTER- Taste oder mit Doppelklick auf die entsprechende Zeile gelangen Sie zurück zum Auftragsformular.

12 Falls Sie eine neue Auftragsnummer eingeben, erscheint folgender Dialog um sicherzugehen, dass nicht versehentlich ein falscher Auftrag angelegt wird: Wenn Sie nun mit Ja bestätigen haben Sie einen neuen Auftrag angelegt. Nun zu den einzelnen Feldern:...

13 9. Erweiterungen 9.1. Prämiensystem Das Prämiensystem im Programmpaket GNP Gewinn nach Plan basiert auf folgenden Grundgedanken: 1. Zielvereinbarung mit den Mitarbeitern Mit den Mitarbeitern werden folgende Ziele vereinbart: 1. Zu erbringende Kundenauftragsstunden im Jahr 2. Zu erzielender Soll-Deckungsbeitrag pro Stunde (dieser kann separat definiert werden und muss mit dem in der Spartenplanung angesetzten Wert nicht identisch sein). Für den Fall, dass die Kundenauftragsstunden erreicht werden, wird der den definierten SollDB pro Stunde übersteigende Betrag an die Mitarbeiter als Prämie ausgeschüttet. 2. Wie erfolgt die Prämienermittlung? Für den abgerechneten Auftrag wird folgende Rechnung durchgeführt:...