Workforce Management im Handel mit GFOS

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1 Workforce Management im Handel mit GFOS E-Interview mit Gunda Cassens Name: Gunda Cassens Funktion/Bereich: Mitglied der Geschäftsleitung, Bereichsleiterin Zeitmanagement Organisation: GFOS mbh Liebe Leserinnen und liebe Leser, verschärfte Wettbewerbsbedingungen und zunehmender Kostendruck veranlassen Unternehmen zum Handeln. Wesentliche Erfolgsfaktoren hierfür sind: Arbeitsabläufe durch gezielten Personaleinsatz effizienter zu gestalten, potentielle Fehlerquellen zu reduzieren sowie Mitarbeiter durch attraktive Arbeitszeitmodelle zu motivieren. Ob im Handel, in der Industrie, im Dienstleistungssektor oder in Call Centern, in der Pflege und Medizin oder Logistikbranche: Die Managementaufgabe, Personalpräsenz zu planen und Mitarbeiter ihren Qualifikationen entsprechend einzusetzen, fordert täglich aufs Neue heraus. GFOS-Retail, die spezielle Workforce Lösung für den Handel, unterstützt Unternehmen dabei Ihre wertvollste Ressource Mitarbeiter richtig einzusetzen und sorgt dafür, dass genau dann Mitarbeiter mit entsprechenden Qualifikationen zur Verfügung stehen, wenn diese auch gebraucht werden. Wie diese Lösung im Einzelnen und speziell im Handel aussieht, klären wir in diesem Interview mit Gunda Cassens, Mitglied der Geschäftsleitung der Gfos mbh. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team Seite 1

2 Sehr geehrte Frau Cassens, Frageblock 1: Workforce Management mit Gfos Unter Workforce Management versteht man den bedarfsgerechten, transparenten und nachvollziehbaren Einsatz von Mitarbeitern. Was ist in diesem Zusammenhang besonders zu berücksichtigen? Wie unterstützt Gfos seine Kunden beim Einsatz von Mitarbeitern? Unser Ansatz ist, den Personaleinsatz noch genauer an die jeweiligen Erfordernisse im Unternehmen anzupassen, ohne dabei die Kosten in die Höhe zu treiben. Umsätze, Ereignisse, Projekterfordernisse, Wetterdaten und Kundenfrequenzen sind dabei nur einige Orientierungsgrößen. Der Bedarf bestimmt den Personaleinsatz. Hierzu sammelt GFOS alle relevanten Informationen, von der Qualifikation des Personals über zukünftige Zeitsalden sowie Verfügbarkeiten und dem errechneten oder wahrscheinlichen Kundenaufkommen. Diese werden bei der Personalbedarfsplanung dann ebenso automatisch berücksichtigt, wie individuell zu definierende Einsatzfaktoren, gesetzliche Regeln und Gerechtigkeitsbelange. Das Ergebnis: Die richtigen Kräfte zur richtigen Zeit am richtigen Ort punktgenaue, ressourcenoptimierte Planung. Die Anzahl der Qualifikationen sowie der Projekte, die in der Software berücksichtigt werden können, sind nahezu unbegrenzt. Ein positiver Nebeneffekt: Die Mitarbeiter fühlen sich gerecht behandelt, da nachvollziehbar ist, wer wann eingesetzt wurde. Betrachtet man das Kriterium Gerechtigkeit einmal genauer, muss man feststellen, dass es bei den Mitarbeitern einen immer größeren Stellenwert einnimmt. So hat beispielsweise im integrierten Wunschbuch jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, seine Wünsche etwa für die Schichteinteilung oder für feste freie Tage einzureichen. Diese werden dann innerhalb des Wunschbuches den entsprechenden Muss- und Kann-Bedingungen zugewiesen, die bei der automatischen Planung abgefragt und entsprechend einkalkuliert werden. Darüber hinaus erfolgt bei GFOS-Retail eine automatische Überprüfung der Plus- und Minusstunden, d.h. die Zeitkonten der Mitarbeiter mit gleicher Qualifikation werden miteinander verglichen. Auf diese Weise kann der weitere Einsatz des Angestellten Seite 2

3 mit den wenigsten Überstunden mit oberster Priorität und des Mitarbeiters mit den meisten Überstunden mit der niedrigsten Priorität geplant werden. Die Fixbedarfe werden auf Grundlage der entsprechenden saisonalen Besonderheiten errechnet, damit ein optimaler Tagessollbedarf entsteht. Aber auch standortbezogene Kennzahlen wie die Verkaufsfläche, Umsatzzahlen des Vorjahres, Umsatzplanzahlen, Ladenöffnungszeiten sowie das verfügbare Personal werden mit in die Planung einbezogen. Einen hohen Stellenwert nehmen dabei die gesetzlichen Rahmenbedingungen ein, die Mussbedingungen sind. So finden das Mutterschutzgesetz, das Jugendarbeitsschutzgesetz und die Arbeitszeitordnung selbstverständlich immer Berücksichtigung. Gerade bei Handelsunternehmen, die über ein sehr breit gefächertes Sortiment verfügen und ihre Kunden durch guten Service binden, ist neben der Motivation und der Anzahl der eingesetzten Mitarbeiter deren Qualifikation wichtig. Der Anspruch vieler Händler ist es, sich von der Konkurrenz durch günstige Preise und fachlich wie (zwischen-)menschlich einwandfreien Service abzusetzen. Hierzu führen die meisten Händler regelmäßig Schulungen durch. Um die so gewonnenen Qualifikation auch motivierend nutzen zu können, muss das Personal dann an der entsprechenden Stelle eingesetzt werden. Seite 3

4 Frageblock 2: Spezielle Anforderungen im Handel Das Ziel der Gfos mbh ist es, den Personaleinsatz noch genauer an die jeweiligen Erfordernisse im Unternehmen anzupassen, ohne dabei die Kosten in die Höhe zu treiben. Welche speziellen Erfordernisse sehen Sie im Handel und wie wird Ihre Lösung diesen Anforderungen gerecht? Wie schaffen Sie es trotzdem die Kosten niedrig zu halten? Grundsätzlich ist es das Ziel des Handels, so viel Personal bereitzustellen, wie gerade gebraucht wird, und dabei sollen die Qualifikationen der Mitarbeiter optimal eingesetzt werden. Das Problem: Der Bedarf schwankt stark je nach Tageszeit bzw. je nach Saison. Dabei muss der Personalplaner viele Variable unter einen Hut bringen. Neben den gesetzlichen, tarifrechtlichen und arbeitsvertraglichen Regeln gibt es Budgetvorgaben, Arbeitszeitkonten, vorhandene und erforderliche Qualifikationen sowie unterschiedliche Wünsche der Mitarbeiter, wann sie gerne arbeiten möchten. Durch die Berücksichtigung dieser Wünsche, steigt die Motivation der Arbeitnehmer und die Bindung ans Unternehmen wird erhöht. Ein modernes Workforce Management wie GFOS-Retail ermittelt konkrete Bedarfe durch Analyse und Prognose. Ausgewertet werden zum Beispiel Umsatzzahlen, Kundenfrequenzen, Positionen pro Kassenbon und die Anzahl der Kassenbons. Verbunden mit Prognose-Werkzeugen, welche etwa den Einfluss von Brückentagen, Ferienzeiten oder dem Wetter auf den Umsatz und damit auf den Personalbedarf kalkulieren, können Händler oder Filialleiter schneller auf Veränderungen reagieren. Die Einsparpotentiale, die sich ergeben, sind zahlreich. So lassen sich die verfügbaren Personalressourcen optimiert nutzen, Unter- bzw. Überbesetzungen weitgehend vermeiden und auch die erforderlichen Planungszeiten um bis zu 75 % reduzieren. Insbesondere die bedarfsorientierte Planung des Personals trägt dazu bei, Kosten zu vermeiden und die Leistungsbereitschaft zu steigern. Seite 4

5 Frageblock 3: Gfos-Retail Wie arbeitet Gfos-Retail? Können Sie Besonderheiten nennen, die Ihre Software von der Software anderer Anbieter unterscheidet? Kundenbindung und Kundengewinnung sind die Themen, die den Handel bewegen. Eine entsprechende Lösung im Hintergrund sorgt dafür, dass die richtige Fachkraft an der richtigen Stelle zur richtigen Zeit ist, trotz dünner Personaldecke und zahlreichen Aushilfen. Diese Aufgabe übernimmt GFOS-Retail. Der Personaleinsatz wird an für den Handel wichtige Entwicklungen angepasst. Geo- sowie Wetterdaten werden ebenso automatisch bei der Planung berücksichtig, wie Umsatz, Tageszeit, Beratungsintensität, besondere Ereignisse wie die Weihnachtszeit, Feiertage, verkaufsoffene Sonntage und Kundenfrequenzen. Nur wenn der Handel sich auf diese Faktoren entsprechend einstellt und frühzeitig reagiert, lassen sich die Kosten optimieren und gleichzeitig die Serviceverfügbarkeit steigern. GFOS-Retail berücksichtigt bei der Planung zudem die individuell zu definierenden Einsatzfaktoren (z. B. Mitarbeiterwünsche), gesetzliche Regeln und Gerechtigkeitsbelange. Das Ergebnis auf Knopfdruck: die richtigen Servicekräfte zur richtigen Zeit auf der richtigen Fläche. Die spezielle Retail-Lösung bietet zudem eine voll automatisierte Kassenplanung, die auf Knopfdruck eine Kassenbesetzung vorschlägt, in der sowohl Kassentypen als auch individuelle Kassenprioritäten berücksichtigt werden können. Durch die Berücksichtigung der Besonderheiten des jeweiligen Standortes (Geodatenintegration) ist die einzelne Filiale für den Kundenansturm gerüstet, der individuelle Bedarf vor Ort wird entsprechend befriedigt. Seite 5

6 Frageblock 3: Projektskizze: Einführung von Gfos-Retail Können Sie beispielhaft ein Projekt skizzieren, das die Einführung Ihrer Software-Lösung zeigt? Die Einführung eines Workforce Managements GFOS-Retail - im Handel sollte gut vorbereitet sein. Aus diesem Grund führen viele Händler ein solches Tool zunächst testweise beispielsweise in nur einigen Filialen oder Unternehmensteilen ein. Ein solcher Testbetrieb ermöglicht allen Beteiligten, die Software erst einmal in Ruhe kennen zu lernen und möglichen Änderungsbedarf zu erkennen. Erforderliche Anpassungen / Änderungen lassen sich so im Vorfeld ohne großen Aufwand durchführen. Die Art, wie ein solcher Testbetrieb in den Unternehmen erfolgt, kann sehr unterschiedlich sein. Manche Händler führen die Software in einigen Filialen als reine Stundenplanung oder Stundenerfassung, in anderen als automatische, in wieder anderen als manuell gesteuerte Planung ein. Die Erfahrungen daraus werden gesammelt und abgeglichen. Wenn sich Anpassungsbedarf ergibt, werden die Anforderungen umgesetzt, bevor der Roll out stattfindet. Auch die Nutzungsart der Software kann in jedem Unternehmen anders erfolgen. So setzen einige Händler auf eine zentrale Planung, andere dagegen haben beispielsweise an jedem Standort einen Planungsverantwortlichen, der die Planung seiner kompletten Filiale übernimmt. Dabei spielt es keine Rolle, wenn die Anzahl der zu planenden Mitarbeiter bei unterschiedlichen Größen der Standorte sehr verschieden ist. Da jedes Unternehmen anders aufgestellt ist, gibt es auch nicht die Einführung einer solchen Software, sondern immer nur den Weg, der sich in der jeweiligen Situation als der Beste heraus stellt. Seite 6

7 Frageblock 4: Ausblick und Pläne 2011 hat die Jahreshälfte fast erreicht: Was plant Gfos noch für dieses Jahr? Welche Trends und Entwicklungen erwarten Sie für den Markt des Workforce- Managements in den nächsten Jahren speziell im Handel? Im Bereich Workforce Management sehen wir die Entwicklung immer stärker in Richtung Bedarfsorientierung. Die Bedarfe des Marktes / des Händlers geben den Personaleinsatz vor. Nur die Händler, denen es gelingt, ihre Bedarfe möglichst exakt zu prognostizieren, sind in der Lage, sich kostenbewusst und kundenorientiert am Markt aufzustellen. Zudem muss ein Workforce Management der Zukunft immer stärker das Thema Work-Life-Balance der Zustand, in dem Arbeit und Privatleben miteinander in Einklang stehen berücksichtigen. Dies ist unabdingbar, wenn es um die Gewinnung und Bindung von Mitarbeiten geht. Hierauf müssen die Unternehmen reagieren. Es wird zunehmend schwieriger, qualifizierte Mitarbeiter zu finden und diese gleichzeitig zu binden. Daher ist ein gezieltes und ressourcensparendes Workforce Management unverzichtbar. Es reicht nicht mehr aus, Arbeitsplätze zu besetzen, sondern es müssen die richtig qualifizierten Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein. Für den Mitarbeiter ist die Gerechtigkeit zudem sehr wichtig. Nur, wenn er sich gerecht geplant sieht, ist er bereit, seine volle Leistung zu bringen. Seine Einsatzwünsche, die ihn z.b. in die Lage versetzen, Zeit mit seiner Familie zu verbringen, sind hierbei ein wichtiges Kriterium, das es zu berücksichtigen gilt. Somit wird die Schaffung einer Work-Life-Balance ein Wettbewerbsfaktor im Kampf um qualifizierte Arbeitnehmer im Handel. Hinzu kommt, dass der Handel seine Mitarbeiter weiterentwickeln muss und ihnen die Möglichkeit geben sollte, neue Aufgaben zu übernehmen. Dies ist gerade im Handel aufgrund des hohen Anteils an Teilzeitkräften und der langen Ladenöffnungszeiten nicht ganz leicht. Hier setzen wir im Rahmen unseres Workeforce Managements auf ein integriertes Qualifikationsmanagement als unterstützendes Instrument. Im Programm werden bereits übernommene Aufgaben sowie Qualifikationen sauber dokumentiert. Bei einem Planungsprozess Seite 7

8 berücksichtigt die Software automatisch all diese Kriterien und schlägt so entsprechend geeignete Mitarbeiter vor. Hinzu kommt, dass Weiterbildungsmaßnahmen ebenso automatisch vorgeschlagen werden können. Wichtiger wird zudem die möglichst genaue Prognose des Bedarfs. Hier arbeiten wir daran, weitere Bedarfstreiber im Handel zu erkennen und diese in unserer Software zu berücksichtigen. Je genauer die Prognose wird, desto besser ist der Händler heute für morgen aufgestellt. Vielen Dank für das Interview! Seite 8