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3 Bürokosten und Projekterfolg Sie wissen, wie die einzelnen Projekte in ihrem Unternehmen im Moment laufen? Oder lieben Sie Überraschungen und wissen erst nach Projektende, ob die angelaufenen Kosten erwirtschaftet wurden? Sind Ihre Mitarbeiter wirklich immer ausgelastet? Wie führen Sie Ressourcen-Controlling durch? Die Stundenerfassung der Mitarbeiter erfolgt zuerst mühsam auf Papier, wird dann händisch am Computer erfasst und ausgewertet? Grundsätzlich besteht der Baustein aus folgenden Bereichen: Budgetierung: Aufbauend auf Aufträge und Projekttätigkeiten wird ein Projektbudget erstellt und eine Soll-Projektdauer ermittelt. Die Kostenerfassung: Ermittlung des Stundenaufwands der einzelnen Mitarbeiter über die Zeiterfassung, zugeordnet zu Projekten und Tätigkeiten: Erfassung und Verwaltung von Sach- und Gemeinkosten Führung eines Kassabuchs Büro- und Projektkostenverfolgung: Ermittlung der aktuellen Projekt- und Bürokosten mittels Vollkostenrechnung oder Teilkostenrechnung und der Berücksichtigung der Projekterlöse. BP Bürokosten und Projekterfolg Können Sie lückenlos und aktuell nachvollziehen, wenn sie zusätzliche Leistungen für Ihren Auftraggeber erbracht haben? Dann wird er Verständnis für eine Nachtragsforderung haben. Die Lösung ABK-Bürokosten und Projekterfolg ist ein Werkzeug für das Kostenmanagement und Projektcontrolling. Dieser Baustein ermöglicht die Zusammenschau der aktuellen Projektstände in unterschiedlichster Detailschärfe. So haben Sie ihr Unternehmen im Griff. Sie wissen jederzeit, mit nur einem Tastendruck, den aktuellen Projektstand: Der angelaufene Stundenaufwand, die verrechneten Sachkosten und der derzeitige Projektfortschritt sind immer bekannt. Sie steuern aktiv den Projektverlauf. Agieren statt reagieren ist die Devise. Damit wird die häufige Methode der Reaktion bei Bedarf (Notbremse) durch vorausschauende Planung ersetzt. Sie sind immer informiert, wie viele Arbeitsstunden bei einem Projekt anfallen dürfen und wie hoch der aktuelle Stundenaufwand ist. Der Zahlungsfluss zu einem Projekt und der Aufwand werden immer mit den aktuellsten Werten dargestellt. Seite 1 von 2

4 Bürokosten - Projekterfolg Kurz und bündig: ABK-BP Bürokosten und Projekterfolg ist ein wertvolles Instrument für das Kostenmanagement und ermöglicht die Zusammenschau der aktuellen Projektstände. Die Methode: Basierend auf eine Projektbudgetierung, der Beobachtung des laufenden Projektes, sowie der Analyse vergangener Projekte, wird die Projektsteuerung unterstützt. Die wesentlichen Einflussfaktoren sind Aufträge (Honorare), Rechnungen und Zahlungseingänge auf der einen Seite, Projektaufwendungen durch Mitarbeiter-, Sachund Gemeinkosten auf der anderen Seite. Wesentliche Funktionen Grundsätzlich werden 3 Teilaspekte behandelt: Budgetierung Kostenerfassung Büro- und Projektkostenverfolgung Budgetierung Basierend auf einem Auftrag werden das Projektbudget und eine zu erwartende Projektdauer ermittelt. Um eine detailliertere Planung zu ermöglichen, wird ein Projekt in einzelne Projekttätigkeiten (Leistungen) gegliedert. Für projektübergreifende Auswertungen werden diese Tätigkeiten in einem Katalog angelegt. Die Kostenverfolgung und Projektfortschrittsberechnungen erfolgen in verschiedenen Detailschärfen, bis auf die Ebene der Tätigkeiten. Kostenerfassung In der Mitarbeiterverwaltung werden sämtliche Stammdaten der Mitarbeiter verwaltet sowie das Arbeitszeitmodell und das Gehaltsschema festgelegt. Bei der Zeiterfassung - sie erfolgt entweder vom Mitarbeiter oder zentral werden angefallene Stunden Projekten und Tätigkeiten zugewiesen. An- und Abwesenheitsplanungen und Ressourcenplanungen setzen auf diese Angaben auf. Kosten für Reiseaufwendungen (Kilometergeld, Diäten) werden vom Mitarbeiter in der Spesenabrechnung erfasst und durch die HTML-Technologie über das Internet in die ABK-Datenbank integriert. Anschließend wird die Abrechung in das Kassabuch übernommen. Für die Berücksichtungen von Bürogemeinkosten werden die Methoden der Vollkostenrechnung und der Teilkostenrechnung unterstützt. Mit der Deckungsbeitragsrechnung wird noch zwischen unproduktiven Tätigkeiten und Sachkosten unterschieden. Büro- und Projektkostenverfolgung Die laufende Projektkostenverfolgung basiert auf die Mitarbeiterauslastung und dem Zahlungsfluss. Diese Angaben können zu jedem gewünschten Zeitpunkt aktuell mit den Sollvorgaben verglichen werden. Hierfür gibt es zur Steuerungsunterstützung diverse Abfragen, Übersichten und Vergleiche. BP Bürokosten und Projekterfolg Seite 2 von 2

5 Rechnungswesen Auftragsabwicklung mit Artikeln Kurz und bündig: Das ABK-Rechungswesen ist eine branchenneutrale Business-Lösung für die komplette Auftragsbearbeitung und Kundenbetreuung. Sie entlastet bei täglichen Routineaufgaben von der Fakturierung mit Auftragsverwaltung über Barverkauf, Artikelverwaltung, Bestellwesen bis zur Unternehmensanalyse durch jederzeit abrufbare Statistiken. Alle mit ABK7 auf Positionsebene erstellten Angebote, Kostenvoranschläge, Aufträge und Rechungen sind in dieser Anwendung integriert. Die Methode: Der Baustein ABK-RW Rechnungswesen ist die perfekte Verbindung von Rechnungswesen zum Controlling- Instrument ABK-BP Büroorganisation und Projekterfolg. Für Bauausführende stellt es ein unverzichtbares Element der Bauabrechung dar. Es werden alle Abläufe von der Angebotslegung bis zur Zahlung unterstützt. Gemäß dem Konzept einer integrierten Softwarelösung wird bei der Erfassung der Belege auf die Daten aller relevanten ABK-Anwendungen zurückgegriffen. Wesentliche Funktionen Auftragsverwaltung mit Artikeln Erstellung von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Ausgangsrechnungen und Lieferscheinen Erfassung und Kontrolle von Eingangsrechnungen Verwaltung von Teil- und Sammelrechnungen, Gutschriften, Rechnungsänderungen Offene Posten Verwaltung mit Zahlungskontrolle RW Rechnungswesen Es werden 5 wesentliche Bereiche unterschieden: Auftragsverwaltung mit Artikeln Artikelverwaltung Kunden- und Lieferantenverwaltung Kassabuch Unternehmensanalysen Belege können Projekten und Kostenarten zugeordnet werden Alle Rechnungen und Kassabelege werden für die Erfolgsrechnung den Projekten zugeordnet. Direktzugriff auf Kunden-, Lieferanten- und Artikeldaten Umsatz- und artikelbezogene Auswertungen nach frei wählbaren Selektionskriterien Druck aller Rechnungsarten, auch von Regierechnungen Seite 1 von 2

6 Bequeme Erstellung von Folgebelegen. Mit nur einem Tastendruck wird zb zu einem Auftrag ein Lieferschein erstellt Rechnungsjournal: Jede Rechung, Ein- wie Ausgangsrechnung, wird im Rechnungsjournal aufgelistet Belegdruck: Jeder Beleg für den Kunden kann ausgedruckt oder direkt übermittelt werden Artikelverwaltung Preisspeicher: pro Artikel sind zwei verschiedene Verkaufspreise (zb Großhandelspreis und Detailpreis) abrufbar Kundenrabatte werden berücksichtigt Es werden unterschiedlichste Artikelarten verwaltet Je Artikelart stehen unterschiedliche Preiskalkulationsmöglichkeiten zur Verfügung Kunden- und Lieferantenverwaltung: Verwaltung von Rechnungs- und Lieferanschrift Verwaltung beliebig vieler Ansprechpartner je Adresse Einblick in alle Rechnungsdaten des Kunden Einblick in alle offene Posten des Kunden Verwaltung von Kundenrabatten und Zahlungsbedingungen Verwaltung von Mahnschreiben RW Rechnungswesen DATANORM-Schnittstelle Zuordnung zu einer FIBU-Kontonummer ist die Grundlage des Datenaustauschs mit der Buchhaltung Kassabuch Verwaltung aller Kassa Ein- und Ausgänge Einträge werden Projekten und Kostenarten zugeordnet und belasten das Projektbudget Jeder Eintrag wird automatisch mit einer laufenden Nummer versehen Die Spesenabrechung der Mitarbeiter wird in das Kassabuch übernommen Unternehmensanalysen Erfolgsplanung auf Basis von Vorjahreswerten mit Vergleichen von Soll- und Ist-Werten. Auf einen Blick den Rohertrag Integrierte Liquiditätsberechung Seite 2 von 2

7 Artikelverwaltung Kurz und bündig: ABK-AT dient der Erfassung, Bearbeitung und Verwaltung von Artikeln und den damit zusammenhängenden Datenbeständen. Die Methode Artikel sind die Grundlage für viele ABK-Funktionen. Sie fließen in folgende ABK-Anwendungen ein: Stunden- und Sachkostenerfassung für Bürokosten und Projekterfolg Angebotserfassung Kalkulationsansätze Lieferschein- und Rechnungserfassung für die Fakturierung Wesentliche Funktionen Artikeldaten/Artikelkennungen ABK-AT verwaltet verschiedenen Artikelarten wie Löhne, Materialien, Geräte, und Fremdleistungen. Auch virtuelle Artikel, die als Textbausteine, Setartikel und Gruppenüberschriften Verwendung finden, können angelegt werden. ABK-AT kann beliebig viele Artikeldaten verwalten, die durch verschiedene Artikelkennungen (zb Artikel von verschiedenen Herstellern) unterschieden werden. Artikelstammdaten Je Artikel werden Stammdaten wie Bezeichnungen, Einheit, Herstellerdaten, Bilder, Einkaufs- und Verkaufsdaten, FIBU-Kontenzugehörigkeit sowie zusätzliche Suchkriterien (Matchcodes, EAN-Nummer etc.) und Gruppenzugehörigkeit (Warengruppen, Rabattgruppen, Mehrwertsteuergruppen) verwaltet. Preiskalkulation Je Artikelart stehen unterschiedliche Preiskalkulationsmöglichkeiten zur Verfügung: Löhne: aus den KV-Löhnen kann über diverse Zuschläge (Aufzahlungen, Lohnnebenkosten, Sondererstattungen, lohngebundene Kosten) der Mittellohn errechnet werden Materialien: vom Listeneinkaufspreis können über Einkaufsrabatt, Transportkosten, Manipulationskosten und Verluste die Herstellkosten berechnet werden Geräte: vom Neupreis können über Abschreibung/Verzinsung und Reparatur und Nutzungsjahre (zb ÖBGL-Werte) die Gerätekosten je Monat und Stunde ermittelt werden. Diese Kosten können anschließend über Gesamtzuschläge in mehrere mögliche Verkaufspreise umgerechnet werden. Set-Artikel Neben der "normalen" Artikelverwaltung steht auch die Möglichkeit eines "Artikel-Sets" zur Verfügung. Es können entweder an einen "Hauptartikel" beliebig viele "Nebenartikel" angehängt werden (zb Befestigungs- oder Betriebs- bzw. Verbrauchsmaterial) oder es können eigene unselbstständige - Set-Artikel gebildet werden. AT Artikelverwaltung Seite 1 von 1

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