Neuorganisation der EDV-technischen Abwicklung aktivierender Leistungen (Maßnahmen) im Kreis Steinfurt

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1 Neuorganisation der EDV-technischen Abwicklung aktivierender Leistungen (Maßnahmen) im Kreis Steinfurt Maßnahmemanagement mit LÄMMkom Christiane Meinert Kreis Steinfurt

2 Was wird beschrieben? Organisation Schnittstellen Ausgangssituation und Probleme Problemlösungen und Ziele Darstellung der Abläufe im Programm LÄMMkom Träger und Maßnahme Kosten der Maßnahme Plan und tatsächliche Kosten Übergabe von Stunden an das Finanzwesen (1-Euro)

3 Organisation im Kreis Steinfurt Die zentrale Steuerung aller SGB II-Aufgaben obliegt der Gruppe STARK = Steinfurter Arbeitsförderung kommunal. Dazu gehört auch die Maßnahmeplanung. Alle passiven Leistungen werden durch den kommunalen, persönlichen Ansprechpartner begleitet und bewilligt. Zuständig für alle aktivierenden Leistungen im Kreis Steinfurt ist die Integrationsfachkraft, im 1-Euro-Job- Bereich der Brückenjobkoordinator. Qualifizierungsmaßnahmeträger führen die entsprechenden aktivierenden Leistungen = Maßnahmen durch.

4 Schnittstellenbeschreibung Persönliche Ansprechpartner = passive Leistungen Integrationsfachkraft = Integration in Arbeit und alle aktivierenden Leistungen Maßnahme-Träger Gruppen-MN, Einzel-MN, Sprach-MN, Maßnahmen nach 16a, 1-Euro-Koordinator =betreut 1-Euro-Jobber

5 EDV-Schnittstellenbeschreibung Persönliche Ansprechpartner arbeitet mit ÄMMkom Integrationsfachkraft arbeitet mit ÄMMkom Controlling, Planung und gesetzliche Meldung über Maßnahme-Träger transportiert Infos über verschiedenste Wege 1-Euro-Koordinator arbeitet mit ÄMMkom

6 Problembeschreibung Der Maßnahmeträger arbeitet nicht auf der gemeinsamen EDV-Plattform. Die Informationen fließen zögerlich und sind fehleranfällig. Der gesetzlichen Meldepflicht nach XSozial-Standard kann so nicht vollständig nachgekommen werden. Anwesenheitszeiten der Teilnehmer, die Grundlage für Abrechnungen bilden (Fahrtkosten, Kinderbetreuungskosten) finden nicht in das System. Datenschutz die Art der Übertragung, z.b. per - ist nicht Datenschutz-konform

7 Problemlösung / Ziele LÄMMkom als zentrale Informationsplattform Vollständige,zeitnahe Datenerfassung automatische XSozial-Meldung Einheitlichkeit der Erfassung - Gruppen-MN, Euro-Job, Einzelmaßnahmen, Maßnahmen nach 16a SGB II. Verbindung Kosten:Maßnahme Berichtswesen Information der zuständigen Fachkraft: Wo steht mein Kunde jetzt?

8 Kurzübersicht der Abläufe Gruppen-MN/ 1-Euro-MN Planung, Ausschreibung, Entscheidung Anlage des Trägers Anlage der Maßnahmen Vergabe der Berechtigungen für Träger Einladung potentieller Teilnehmer Buchung der Teilnehmer Beginn- und Endedat. Im 1-Euro-Bereich Übergabe Regiekosten aus Std-Erfassung TN verlässt MN Ende setzen und Verbleib Ergebnisdokument. über Berichtswesen Vergleich von Plan und tatsächlichen Kosten Evaluation der MN Automatische XSozial- Meldungen auf allen Buchungsebenen Verbindung zwischen Zahlungen und Maßnahme Möglichkeit der Überwachung in allen Prozessphasen Erzeugen von Vorschlägen Wer soll teilnehmen? Berichte zur Anwesenheit = Basis für Zahlungen Nutzung von Kennzahlen für MN-Planung auf allen Ebenen nutzbar

9 Ausschreibung der Qualifizierungs-MN Prüfung und Entscheidung aus Träger-Angeboten ermitteln Festlegen der Info-Daten für die EDV Vorlauf ohne LÄMMkom Suchbegriff Träger Bezeichnung MN MN-Aktenzeichen Festlegung von sprechenden Bezeichnungen und Kürzeln. en über Excel

10 en Der Träger wird mit allen Detaildaten angelegt. über Excel

11 en Der Träger kann in diesem Beispiel auf das System LÄMMkom zuzugreifen. Technisch gesehen gibt es hierzu verschiedene Möglichkeiten. Im Kreis Steinfurt wird die Anbindung über Citrix vollzogen. Die Berechtigungen werden in LÄMMkom gesetzt. über Excel

12 Der Träger verfügt über gesteuerte Zugriffsrechte auf das System LÄMMkom. Externen Benutzer können zentral und von einem Träger Administrator angelegt werden. Daten, sprich Notizen, Vorlagen, Bemerkungen etc. können in LÄMMkom in den sogenannten hinterlegt werden. Dies ist auf allen Ebenen möglich und durch Berechtigungen zu steuern. Hierzu ein Beispiel: Im Kreis Steinfurt wird im System zu jedem 1-Euro-Job- Träger eine Träger-Akte gespeichert, die alle notwendigen gesetzlichen Vorgaben dokumentiert. Die Unterlagen werden eingescannt und gezielt zum Träger gespeichert. Nachweise, die innerhalb festgelegter Fristen erneuert werden müssen, können über das interne Terminsystem auf Wiedervorlage gesetzt werden. en über Excel

13 en über Excel

14 Die Maßnahme wird mit allen Detaildaten erfasst. Der gewünschte Träger wird ausgewählt. Die Art der wird festgelegt. Der Maßnahme-Koordinator wird zugewiesen. XSozial-Grundlagen werden erfasst und später bei der der Kandidaten automatisch gezogen. en über Excel

15 Aus der Maßnahme ist im Programm LÄMMkom ein Direktzugriff auf den dazugehörigen Träger möglich. Hier können alle angelegten Maßnahmen zu diesem Träger eingesehen werden. Ein Trägeradministrator kann selber Benutzer zum Träger anlegen und Berechtigungen auf spezielle Maßnahmen vergeben. Alle Trägerbenutzer können auch zentral durch den Kreis Steinfurt verwaltet werden. en über Excel

16 Ein Träger kann nur die eigenen Stammdaten und Maßnahmen sehen aber nicht verändern. Ein Träger kann nur die eigenen und hinterlegten Dokumente sehen. Kommunale Mitarbeiter und Integrationsfachkräfte können je nach Anlage der Berechtigungen alle des Trägers einsehen. Kommunale Mitarbeiter und Integrationsfachkräfte können sdaten, Anwesenheitszeiten und Entwicklungsstadien überwachen. en über Excel

17 Die werden auf Basis der Träger- Angebote, verbunden mit splänen etc. ermittelt und entsprechend eingegeben. Dies Einträge können stets verändert werden. Mit der Zahlung von Leistungen aus dem System LÄMMkom ist eine ständige, aktuelle Überwachung (Soll-Ist-Vergleich) möglich. en über Excel

18 Der Maßnahmevorschlag wird durch die Integrationsfachkraft vorgenommen: en kann auch wie Warteliste verwaltet werden Serienbrieffunktion Listendruck Zugriff auf gefilterte Personendaten Anlage von zur Person über Excel

19 Buchung der tatsächlichen Teilnahmedaten: dies übernimmt der Träger en Liste drucken Serienbrieffunktion Sortierung nach Status (=freie Liste) über Excel

20 = Modul 13 - Eintrag = Modul 11 - Eintrag = Modul 14 - Eintrag en Xsozial-Vorgaben werden aus der MN-Stelle gezogen. Die Buchung bewirkt verschiedenen Automatiken im Hintergrund: Modul 13 (Förderung), Modul 11 (Lebenslauf), Modul 14 (Arbeitslosigkeit bei Maßnahmen über 15 Wochenstunden). über Excel

21 Im Bereich der Gruppenqualifizierungsmaßnahmen erfolgen die en in der Regel täglich. Die Anwesenheitszeiten sind Grundlage für z.b. Fahrtkostenabrechnungen. Aus der Erfassung der 1-Euro-Jobs kann die Überweisung der Regiekosten aus der generiert werden. Letztlich entscheidet jedoch der persönliche Ansprechpartner der Kommune über die Zahlung, da er die Zahlungsfreigabe über das 4-Augen-Prinzip generiert. Der sstatus kann in den Stammdaten erfasst werden und mit der Möglichkeit einer automatischen Benachrichtigung verbunden werden Beispiel: Kandidat fehlt unentschuldigt bei Eingabe dieses Status wird eine automatische Benachrichtigung an den Fallmanager/Vermittler ausgelöst. en über Excel

22 en Hier: Maßnahme mit mehreren Teilnehmern - Automatisch und individuell zu befüllen - pro Tag für alle Teilnehmer - gewählter Status löst ggf. eine Auto- im System aus über Excel

23 und Übergabe der Zahlung an Träger Hier: für einen Teilnehmer werden die gesamten geleisteten Stunden des Monats erfasst Korrekte bestätigen Übergabe an Zahlung (Regiekosten für Träger) Vier-Augen-Prinzip = Freigabe durch zuständigen Sachbearbeiter en über Excel

24 Um die Kosten zu einer Maßnahme jederzeit korrekt überwachen zu können, besteht die Möglichkeit Überweisungen an Teilnehmer und Maßnahme zu knüpfen: Maßnahmeplanung Schüler / Kunde/IN Zahlung/Kosten Maßnahmeträger Qualifizierungsmaßnahme über Excel

25 Überweisungen an den Bürger: Aus der Antragssteller / Leistungsempfängermaske wird die Überweisung einer Eingliederungsleistung veranlasst. über Excel

26 Überweisungen an den Bürger: Zeitrahmen der Eingliederungsleistung und die gewünschte Person aus der Bedarfsgemeinschaft werden ausgewählt. über Excel

27 Überweisungen an den Bürger: Mit Festlegen der gewünschten Person stehen alle Maßnahmen zur Verfügung, an denen diese teilgenommen hat oder aktuell teilnimmt. über Excel

28 Mit der Übergabe an das Finanzwesen bzw. Rechenlauf findet sich die Zahlung in den Kosten zur Maßnahme wieder (Plan-Ist- Vergleich) über Excel

29 Verlässt ein Teilnehmer eine laufende Maßnahme wird: Das Endedatum eingetragen Das Maßnahmeergebnis erfasst Die Modulpflege wird fällig (11,13,14) Um die Maßnahme abschließend besser bewerten zu können, werden zum Teilnehmer weitere Daten zum Verbleib erfasst. Z.B. Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigung, mit oder ohne Befristung, betriebliche oder überbetriebliche Ausbildung, usw. Die Erfassung erfolgt durch den Träger über Excel

30 Das Endedatum der Maßnahme und das Maßnahmeergebnis werden durch den MN-Träger eingesetzt. Beide Informationen finden automatisch den Weg in die XSozial-Meldung. über Excel

31 erweiterte Abfragen Zum Verbleib des Teilnehmers werden weitere Details ermittelt. Die Felder korrespondieren untereinander und sind in den Stammdaten frei zu erfassen. über Excel

32 Stammdatenerfassung: über Excel Die Arten der Verbleibserfassung können in den Stammdaten frei festgelegt werden.

33 und die dazugehörigen Berichte Ergebnisse und Berichte Alle Daten zur Abmeldung und zum Verbleib können über das Berichtswesen ausgewertet werden. Eine abschließende Bewertung der Maßnahme ist somit möglich. Eine Verbindung der Personendaten (Altersgruppierungen, Geschlecht, Daten zur Schul- und Ausbildung, usw.) mit den Verbleibsdaten kann vielfältige Auswertungen möglich machen. Die gesetzlichen Meldepflichten auf Basis xsozial werden automatisch in den passenden Modulen ausgelöst. über Excel

34 Ende der Qualifizierungsmaßnahme Ist das geplante Ende der Qualifizierungsmaßnahme erreicht, ist sicher zu stellen: Sind alle Ausgaben zur Maßnahme erfasst? Die Prüfung erfolgt durch den zuständigen Kreismitarbeiter. Abschluss der Maßnahme Folgende Prüfungen werden automatisch in LÄMMkom durchgeführt: Verbleibserfassung Ggf. Fehlerprotokoll für den Träger über Excel

35 Abschlussprüfung Mit Durchführung der Abschlussarbeiten werden verschiedene Prüfungen im Programm durchgeführt. über Excel

36 Zunächst kann der Kreis-Mitarbeiter die bisher durchgeführten Zahlungen prüfen. Pro Person (Einzelfälle), zur Maßnahme.. über Excel

37 Mit Aktivierung des Abschluss wird und Verbleib der Teilnehmer auf Vollständigkeit geprüft. über Excel Prüfung mit Protokoll der fehlenden Erfassungen.

38 zum, Kosten und Meldungen Mit dem Abschluss der Arbeiten werden die Zusatzstatistiken gefüllt. Unter anderem findet die Berechnung der Kosten zur Maßnahme statt: Zahlungen an die Person werden dieser auch direkt im Modul 13 (Xsozial-Förderung) zugeordnet. Darüber hinaus werden die Gesamtkosten der Maßnahme auf Basis der geleisteten Stunden auf die Teilnehmer verteilt. Plan und Ist- Vergleich kann über die Maßnahme selbst kontrolliert werden oder über eine vorgefertigte Auswertung. über Excel

39 über Excel Im Kreis Steinfurt werden große Träger über Citrix eingebunden und arbeiten direkt in LÄMMkom. Dies sind überwiegend Träger mit großen Gruppenmaßnahmen. Die Betreuung einzelner Teilnehmer kann über vorgefertigte Excel-Tabellen erfolgen. Diese Lösung wird vor allem im 1-Euro-Bereich genutzt. Z.B. bei Sportvereinen, die sich nur einen Teilnehmer kümmern. Der Import-Prozess kann automatisiert durchgeführt werden. über Excel

40 Matching Zu jeder Maßnahme können Stellenvoraussetzungen definiert werden. über Excel

41 Matching Auf Basis der festgelegten Attribute kann ein Pool von geeigneten Bewerbern ermittelt werden, da über die Suche im Bereich der Vermittlung in den Personendaten nach Übereinstimmung gesucht wird. Beispiel: -< nur Frauen - Wohnort: Rheine über Excel

42 Diese Funktion kann sinnvoll sein um Maßnahmen testweise anzulegen und den Bedarf in Abhängigkeit verschiedener Personen-Attribute zu ermitteln. Maßnahmen ohne en könnten vollständig gelöscht werden, alternativ können natürlich die Attribute angepasst werden. über Excel

43 Personen-Profiling Das Profiling kann auch dazu genutzt werden um ergebnisorientiert Status festzuhalten. Beispiel: Im Verlauf der Maßnahme werden festgesetzte Entwicklungen durchlaufen. Diese werden durch den Maßnahmeträger pro Schüler festgehalten: Aufruf der gewünschten Stelle Aufruf der dazugehörigen Teilnehmer Auswahl der gewünschten Person Klick auf Profiling zur Person über Excel

44 Profiling Der Träger gibt zu festgesetzen Zeitpunkten den Teilnehmerstatus ein. Hierdurch wird die wichtigste Zielsetzung sicher gestellt, nämlich die Info für die zuständige Integrationsfachkraft: Wo steht mein Teilnehmer jetzt? über Excel

45 Dokumente, Notizen, Vorlagen = Ein Formular ausfüllen. Ein vorgefertigtes Dokument aufrufen. Ein bereits existierendes Dokument zuordnen.(beispiel: Stellenbeschreibung, Lebenslauf etc.) Eine Notiz erfassen. Eine Notiz mit Termin erfassen, die im Terminkalender als Wiedervorlage genutzt werden kann. über Excel

46 Dokumente, Notizen, Vorlagen Auf allen Ebenen können erfasst werden. Ein Maßnahmeträger kann nur die eigenen sehen, nicht aber die der Kreis- und kommunalen Mitarbeiter. über Excel

47 Dokumente, Notizen, Vorlagen hinterlegte Formularen Das Formular wird zentral durch den Kreis Steinfurt angelegt und den entsprechenden User-Gruppen zur Verfügung gestellt. Das Formular kann z.b. durch die Integrationsfachkraft aufgerufen, ausgefüllt, ausgedruckt und gespeichert werden. über Excel

48 e / Bildungsgutscheine Die Eingabe erfolgt aus der Fallmanagementmaske zur Person über Excel

49 e / Bildungsgutscheine Gutscheinverwaltung und Übersicht Gültigkeiten überwachen Anzahl überwachen Usw. über Excel

50 e / Bildungsgutscheine Verschiedene Gutscheinarten Die Gutscheinarten können über die Stammdaten frei definiert werden und somit jederzeit erweitert werden. über Excel

51 Überprüfung der Ziele: Gemeinsame Plattform für alle Systembeteiligen. Die Form der MN-Abwicklung ist in allen Bereichen gleich. Überwachung der Plan- und Ist-Kosten. Berichtswesen als Grundlage für MN-Evaluation.. Automatisches Generieren der gesetzlichen Meldungen Information der zuständigen Fachkraft auf allen Entwicklungsebenen.

52 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit