Lessons Learnt von IT-Ausschreibungen

Transkript

1 Lessons Learnt von IT-Ausschreibungen Erfahrungen aus erfolgreichen / gescheiterten IT-Ausschreibungen

2 Zur Person Leo Condrau Projektleiter (PMP) Kontakt: Seite 2

3 Problemstellung Aktuelle Situation Mit zunehmender Sensibilisierung der Anbieter bezüglich öffentlichem Beschaffungswesen und steigendem Zeitdruck der Beschaffer erhöhen sich die Meldungen über inkorrekt verlaufene Beschaffungen. Fachabteilungen erstellen nach bestem Wissen die Beschaffungsunterlagen. Wegen mangelnden Kenntnissen der Beschaffungsvorschriften (Gesetz, Verordnung, interne Weisungen/Regeln) und fehlender Praxis gibt es immer wieder Beschwerden, welche zu Verzögerungen oder gar zum Abbruch eines Beschaffungsverfahrens führen. Dies kann auch hohe Kosten verursachen. Seite 3

4 Referat Projekterfahrungen mit dem neuen Compert Beschaffungsverfahren Seite 4

5 Projektstatistik? Projektübersicht (Budget/Ist-Kosten in %) in %) A B C D E F G H I J K L A B C D E F G H I J K L Projektbudget Projektbudget Ist-Kosten Ist-Kosten Seite 5

6 Beschaffungsprozess Bessere Projektergebnisse mit speziellem Beschaffungsprozess (Für Projekte F L wurde neuer Prozess angewendet) durch Entflechtung der Dokumente der Ausschreibung nach Fachkompetenz Abteilung Besteller Abteilung Anbieter Beschaffungsvorgehen Einkauf / Recht Verkauf Beschaffungsobjekt Besteller/Benutzer Technische Abteilung Seite 6

7 Abnahme Bewertung Pflichten- Heft Ausschreibungsbedingungen Komponenten einer Ausschreibung Beschaffer Anbieter Beschaffungsvorgang Angebotsbedingungen Gesetzliche Vorgaben Bestimmungen Beschaffer Bewertungskriterien Termine/Fristen Leistungsumfang Leistungsanforderungen Bewertung Zuschlag Vertragsabschluss mit Bezug auf Leistungsangebot Lösungsbeschreibung Leistungsangebot Preisangebot Vertrag Verpflichtung Offerte Vertrag Systemabnahme Leistungserbringung Leistung Seite 7

8 Dokumente Beschaffungsvorgang Ausschreibungsbedingungen Angaben zur Ausschreibung Gesetzliche Vorgaben Ausschreibungsverlauf Abwicklung und Termine Offertaufbau Gliederung und Dokumentation des Angebots Vertragswerk Werkvertrag, AGBs, Wartungsvertrag Seite 8

9 Dokumente Beschaffungsobjekt Pflichtenheft Vorstellung Beschaffer Ausgangslage Situationsanalyse Probleme, Verbesserungspotentiale Projektziele Lösungskonzept Anforderungskatalog Anforderungen für Leistungsangebot Seite 9

10 Angebot Lösungsbeschreibung Leistungsangebot Preisangebot Seite 10

11 Vertragswerk Werkvertrag Bestandteil Pflichtenheft Leistungsangebot AGB für Werkverträge Lizenzvertrag AGB für Lizenzverträge Wartungsvertrag AGB für Wartungsverträge Seite 11

12 Vorteile Vorteile des neuen Beschaffungsprozesses Nutzen Festlegen eines wiederverwendbaren Beschaffungsverfahrens (Vorlagen können von Einkauf/Recht gepflegt werden) Einfache und korrekte Abwicklung der Beschaffung mit Hilfe der Vorlagen (auch für sporadische Beschaffer) Auch für Anbieter getrennte Dokumente für Abwicklung und Leistungsobjekt Klare Grundlage für die Bewertung des Angebots Klare Grundlage für das Vertragswerk vor dem Zuschlag Klare Grundlage für Abnahme des Beschaffungsobjekts Bessere Projektergebnisse (Kosten und Leistung) Projektziele werden erreicht Seite 12

13 Finanzieller Nutzen Mehraufwand Ø = 25 % Projektübersicht (Budget/Ist-Kosten in %) { Einsparung = 25 % Mio. CHF A B C D E F G H I J K L Projektbudget Ist-Kosten Seite 13

14 Kontakt Zögern Sie nicht, optimieren auch Sie Ihren Beschaffungsprozess! Es lohnt sich bereits mit dem ersten Projekt Benötigen Sie Unterstützung? Lassen Sie sich beraten Seite 14

15 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Compert AG Rankhofstrasse 23 Postfach 2431 CH-6002 Luzern Tel. +41 (0)