Planen & Organisieren

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1 Planen & Organisieren

2 Einleitung Diese (online) Einleitung gibt Ihnen einen ersten Überblick über die Hauptaufgaben bei der Planung & Organisation Ihres EU Projekts Die Einleitung dauert etwa 15 Minuten. Zögern Sie nicht, Fragen und Themen auf der PACE Plattform zu diskutieren. Weitere Information finden Sie in der PACE Library

3 Kontext Nach dieser Einleitung werden Sie besser verstehen: welche Aspekte Sie in Ihren Projektplan für den Antrag und die Startphase aufnehmen sollten, welche wichtigsten Punkte Sie für einen erfolgreichen Projektantrag bedenken sollten, welche Planungsschritte Sie in welcher Projektphase unternehmen sollten.

4 Inhaltsverzeichnis Was wird untersucht? 1.Planung im Projektmanagement 2.Bedarfsanalyse & Machbarkeitsprüfung 3.Detaillierte Planung 4.Grundlegende Planungsinstrumente 5.Das Projekt auf den Weg bringen

5 1. Planung im Projektmanagement Planung ist ein wesentlicher, wenn nicht der wichtigste Teil des Managements eines multilateralen Projekts. Man braucht sie nicht nur in der Antragsphase, sondern während aller Phasen des Projekts. Erste Planung Projektplan und Antrag Vorphase des Projekts Überarbeitung Update/Erweiterung des Projektplans Ständige Verbesserung Updates der Planungswerkzeuge Implementierungsphase Planung während verschiedener Phasen des Projekts (Quelle: Survival Kit)

6 1. Planung im Projektmanagement Übersicht über Planungsaspekte in multilateralen Projekten: Planung des Projektinhalts Projektziele definieren Ergebnisse und Produkte definieren Qualitätsindikatoren festlegen Strategien für Monitoring und Evaluation ausarbeiten

7 1. Planung im Projektmanagement Planung des Projektumfelds Projektumfeld analysieren Marketingstrategien entwerfen Verbreitungsaktivitäten planen Lernen wie und wann eine Stakeholderanalyse zu nutzen ist Planung der Projektorganisation Hauptaktivitäten strukturieren Funktionen festlegen Aufgaben zuweisen und koordinieren Zeitplan erstellen

8 1. Planung im Projektmanagement Planung zwischenmenschlicher Interaktion Teammitglieder auswählen; Teams bilden Schaffung einer gemeinsamen Projektkultur Aufbau eines internen Kommunikationssystems Konfliktmanagement Planung der Projektauswirkungen Entwicklung einer Förder- und Verbreitungsstrategie Einbeziehung der Akteure planen Verwertungsplan erstellen

9 1. Planung im Projektmanagement Planung des Managementsystems Managementaufgaben und -organe bestimmen Entscheidungsprozesse festlegen Planung des Budgets und der Verwaltung Kosten und Ressourcen planen Vertragsvereinbarungen festlegen Berichtssysteme und -verfahren bestimmen

10 2. Bedarfsanalyse & Machbarkeitsprüfung Bei der Bedarfsanalyse (BA) geht es darum, zur richtigen Zeit die richtigen Fragen zu stellen. Die BA sollte die Bedürfnisse aller am Projekt beteiligten Partnerländer widerspiegeln. Ziele der Bedarfsanalyse (BA): Identifizierung der Bedarfe Eine Vorstellung entwickeln, wie angemessen auf diese Bedarfe reagiert werden kann

11 2. Bedarfsanalyse & Machbarkeitsprüfung Nach der BA sollte das Projekt definiert werden, um folgende Fragen zu klären: Absichten und Ziele: Was will das Projekt erreichen? Ergebnisse und Produkte: Was wird das Projekt entwickeln? Aktivitäten: Wie wird das Projekt dies erreichen? Partner: Welche Expertise ist für die Umsetzung des Projekts nötig? Einschätzung der Ressourcen: Was braucht das Projekt für die Durchführung?

12 2. Bedarfsanalyse & Machbarkeitsprüfung Eine minimale Machbarkeitsprüfung am Anfang sollte folgende Elemente beinhalten: Analyse der Anforderungen von EU- Förderprogrammen und der entsprechenden EU-Richtlinien Bestandsaufnahme der aktuellen Situation Kapazitätsprüfung des Personals und der Institution Risikoanalyse

13 3. Detaillierte Planung Element eines soliden Projektplans: Begründung Ziele Ergebnisse Aktivitäten Arbeitsplan Budget Managementsystem Kommunikationssystem Qualitäts- & Evaluierungsplan Verbreitungsstrategie Verwertung & Nachhaltigkeit

14 3. Detaillierte Planung Der Projektantrag muss dahingehend argumentieren, dass es ein wesentliches ungelöstes Problem oder eine Herausforderung im betroffenen Bereich gibt Er muss berücksichtigen, was andere vorher getan haben Der europäische Stand der Forschung oder vorangegangene Projekte sollten untersucht werden Die Bedarfsanalyse hilft, den aktuellen Status zu unterstreichen, und zeigt, wie konkrete Ziele und Absichten auf eine aktuelle Situation reagieren können

15 3. Detaillierte Planung Projektziele Projektabsichten zeigen die im speziellen Feld geplanten Veränderungen im Hinblick auf die Probleme/Herausforderungen, die die Bedarfsanalyse offenbart hat Projektziele beschreiben den konkreten Nutzen für die Zielgruppe genauer Gute Projektziele sind: Präzise Messbar Realisierbar Relevant Zeitlich festgelegt

16 3. Detaillierte Planung Projektergebnisse Projektergebnisse Europäische Förderprogramme betonen die Bedeutung konkreter, materieller Produkte. Die Greifbarkeit und die Ausführlichkeit der Produktbeschreibungen sind ein wichtiger Aspekt produktorientierter Projekte. Entscheiden Sie zuerst über die endgültigen Produkte und arbeiten Sie sich von dort rückwärts zu den Projektaktivitäten und -zielen!

17 3. Detaillierte Planung Projektaktivitäten Projektaktivitäten Der Projektplan sollte folgende Fragen beantworten: WER macht WAS WANN mit WELCHEM (Zwischen-)ERGEBNIS und WELCHEN RESSOURCEN?

18 3. Detaillierte Planung Projektbudget Projektbudget Bei der Festlegung des Projektbudgets sollten vier Regeln befolgt werden: Angemessenheit Transparenz Stimmigkeit Fairness Weitere Informationen zum Projektbudget finden Sie unter dem Thema Administration!

19 4. Grundlegenden Planungsinstrumente Es gibt vier grundlegende Instrumente, die bei der Planung eines multilateralen Projekts helfen können: 1.Projektstrukturplan 2.Netzdiagramm 3.Gantt-Diagramm 4.Meilensteine Beispiele finden Sie unter: _Kit_EN.pdf, Seite 29-30

20 5. Das Projekt auf den Weg bringen In den ersten Monaten eines Projekts muss der Projektkoordinator eine Reihe Entscheidungen treffen, die sich auf die zukünftige Arbeit auswirken. Wie kann man mit dem ursprünglichen Projektplan Schritt halten, mit der Projektorganisation, der Zuteilung der Funktionen und Verantwortlichkeiten, dem Projektumfeld und Management- & Kommunikationssystemen? Was gehört zu einem reibungslosen Projektverlauf?

21 5. Das Projekt auf den Weg bringen Überarbeitung des Projektplans: Zu Beginn fast aller Projekte muss der ursprüngliche Projektplan überarbeitet, angepasst und weiterentwickelt werden. Es ist wichtig, sich genauer anzusehen: Projektziele Geplante Produkte Projektbudget Zuteilung der Aufgaben

22 5. Das Projekt auf den Weg bringen Analyse des Projektumfelds: Soziale und sachliche Faktoren müssen analysiert und bewertet werden Einfluss- Form des Art des Wichtigkeit des Nötige Schritte nehmende Einflusses Einflusses Einflusses von 1-5 Person/ Institution/ Faktoren Bewertung der einflussnehmenden Faktoren, Quelle: Survival Kit Die SWOT Analyse kann eine weitere Alternative sein!

23 5. Das Projekt auf den Weg bringen Organisation der Projektgruppe: Festlegung der Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt Aufteilung der Arbeit in Arbeitsgruppen oder Untergruppen Einsatz eines Managementsystems und von Managementmethoden Aufbau eines Kommunikationssystems Organisation eines (Kick-off)Treffens

24 Zusammenfassung Das Survival Kit Management Multilateraler Projekte in Programmen des Lebenslangen Lernens liefert detaillierte Informationen zu allen Planungs- und Organisationsprozessen sowohl für LLP Projekte als auch andere europäische Programme! Sie finden die Publikation in der PACE Library oder können sie downloaden unter:

25 Zusammenfassung Weitere nützliche Instrumente für die Planung & Organisation Ihres Projekts finden Sie in der PACE Library. Wir wünschen Ihnen einen guten und erfolgreichen Start in Ihr Projekt!

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