Reisekosten-Reform (Teil 1)

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1 Reisekosten-Reform (Teil 1) Sie werden jetzt sicherlich denken oh, schon wieder eine Serie? Richtig! Ich werde in den nächsten Editorials versuchen, Ihnen das neue Reisekostenrecht, welches durch die verabschiedete Reisekosten-Reform ab 2014 anzuwenden ist, näher zu erläutern. Wie Ihnen aus meinen bisherigen Editorials bekannt, werde ich auch in dieser Ausgabe bei Gelegenheit hilfreiche Tipps bzw. Gestaltungsüberlegungen geben. Die neue gesetzliche Definition der ersten Tätigkeitsstätte Der für das bisherige steuerliche Reisekostenrecht zentrale Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte wird ab 2014 durch das erstmals gesetzlich definierte Tatbestandsmerkmal der ersten Tätigkeitsstätte ersetzt. Was folgt daraus: Es kann höchstens eine erste Tätigkeitsstätte je Dienstverhältnis geben. Diese bestimmt sich zunächst nach den dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen durch den Arbeitgeber. Fehlt eine solche Festlegung oder ist sie nicht eindeutig, sind zukünftig allein quantitative Kriterien maßgeblich. Was ist unter arbeits- und dienstrechtliche Festlegungen zu verstehen? Nach gegenwärtiger Rechtslage richtet sich die Höhe der abziehbaren Werbungskosten danach, wo ein Arbeitnehmer beruflich tätig wird, nämlich an einer regelmäßigen Arbeitsstätte oder auswärts. Folge: Von dieser Unterscheidung hängt unter anderem ab, ob die Aufwendungen durch den Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden können.. Der Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte ist bislang gesetzlich nicht definiert. Die Auslegung obliegt damit stets der Rechtsprechung. Aus diesem Grund ist es grundsätzlich zu begrüßen, dass es ab 2014 eine gesetzliche Definition gibt. Der bisherige Begriff regelmäßige Arbeitsstätte wird durch die neutralere Formulierung erste Tätigkeitsstätte ersetzt. Wie sieht denn nun die neue Regelung aus (in 9 Abs. 4 EStG)? Im EStG steht nunmehr klipp und klar: Je Dienstverhältnis hat der Arbeitnehmer höchstens eine erste Tätigkeitsstätte. Steuerkanzlei Weichselbaum Juni 2013 SEITE 1 / 5

2 Als solche kommt nur eine ortsfeste betriebliche Einrichtung in Betracht entweder des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten. Bemerkenswert ist die Tatsache, dass als erste Tätigkeitsstätte auch die ortsfeste betriebliche Einrichtung eines verbundenen Unternehmens oder die eines Dritten, wenn vom Arbeitgeber bestimmt, in Betracht kommt. Bisher hatte der BFH mehrfach entschieden, dass die betriebliche Einrichtung des Kunden des Arbeitgebers ausnahmsweise nur dann eine regelmäßige Arbeitsstätte sein kann, wenn der Arbeitgeber dort über eine eigene Betriebsstätte verfügt unabhängig von der Dauer des Einsatzes. Doch in der Tat, das ist künftig so. Zukünftig kann die betriebliche Einrichtung eines verbundenen Unternehmens oder auch die betriebliche Einrichtung eines Dritten (beispielsweise Ihres Kunden) eine erste Tätigkeitsstätte sein. Das ist allerdings nur möglich, wenn Sie als Arbeitgeber ihren Arbeitnehmer einer solchen Tätigkeitsstätte ausdrücklich zuordnen. Maßgeblich ist dabei, was im Vorhinein festgelegt wird. Es kommt also auf die Prognose an. Weichen durch unvorhergesehene Ereignisse die tatsächlichen Verhältnisse später von der vereinbarten Festlegung ab, hat dies keine Auswirkungen! Konsequenzen in speziellen Fällen: Für Zeit- und Leiharbeitnehmer bedeutet dies, dass diese im Normalfall keine erste Tätigkeitsstätte beim Entleiher haben. Etwas anderes gilt nur in speziellen Sonderfällen. Zum Beispiel, wenn von Anfang an festgelegt wurde, dass der Arbeitnehmer beim Entleiher oder beim Kunden länger als 48 Monate tätig werden soll. Bei beruflicher Tätigkeit außerhalb von ortsfesten betrieblichen Einrichtungen (z.b. auf Fahrzeugen) gilt folgendes. Grundsätzlich ist ein Abzug der Fahrtkosten in tatsächlicher Höhe oder ein steuerfreier Ersatz durch Sie als Arbeitgeber möglich. Geldwerte Vorteile bei der Nutzung eines Dienstwagens sind nicht zu erfassen. Das gilt zum Beispiel für Bus- oder LKW-Fahrer. Beachtenswert ist hierbei, dass dies für Beifahrer im weitesten Sinne genauso gilt. Sie üben ihre berufliche Tätigkeit auf Fahrzeugen aus und sind somit mangels ortsfester Einrichtung auswärtig tätig. Der Arbeitnehmer muss einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung dauerhaft zugeordnet sein. Von zentraler Bedeutung ist dabei der folgende Satz: Die Zuordnung wird durch die dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen bestimmt sowie durch die diese ausfüllenden Absprachen und Weisungen. Steuerkanzlei Weichselbaum Juni 2013 SEITE 2 / 5

3 Maßgebend ist also nicht mehr, ob die Arbeitsstätte regelmäßig aufgesucht wird. Auch spielt die Frage, wo der qualitative Schwerpunkt der beruflichen Tätigkeit liegt keine Rolle mehr. Es kommt künftig primär nur noch auf die arbeits- und dienstrechtlichen Festlegungen des Arbeitgebers an. Die typischen Fälle einer dauerhaften Zuordnung zu einer ersten Tätigkeitsstätte werden im Gesetz aufgezählt. Dazu gehören insbesondere 1. Der Arbeitnehmer wird unbefristet einer Tätigkeitsstätte zugeordnet. 2. Die Zuordnung erfolgt für die Dauer des Dienstverhältnisses oder 3. über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus. Wird dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber eine bestimmte Tätigkeitsstätte arbeits- oder dienstrechtlich als erste Tätigkeitsstätte dauerhaft zugeordnet, dann folgt daraus: Es ist unerheblich, in welchem Umfang der Arbeitnehmer seine berufliche Tätigkeit an diesem Ort ausüben soll. Die Frage, ob dort ein qualitativer Schwerpunkt der Tätigkeit liegt, ist nicht mehr entscheidend. Dem umfassenden Direktionsrecht des Arbeitgebers wird steuerlich Rechnung getragen. Auf die Bezeichnung kommt es übrigens nicht an. Ob erste Tätigkeitsstätte, Haupttätigkeitsstätte oder Stammdienststelle ist ohne Belang. Was ist unter quantitative Kriterien zu verstehen? Haben Sie sich als Arbeitgeber festgelegt, dann gibt es nach dem Gesetzeswortlaut keine weiteren Diskussionen. Die von Ihnen als Arbeitgeber bestimmte betriebliche Einrichtung ist auch für die Finanzverwaltung als erste Tätigkeitsstätte maßgeblich. Der Gesetzgeber hat natürlich auch daran gedacht was gilt, wenn keine dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung auf eine Tätigkeitsstätte erfolgt ist, oder diese nicht eindeutig definiert ist. Dann wird eine weitere Prüfung notwendig. Bei dieser Prüfungsstufe sind zukünftig allein quantitative Kriterien maßgeblich. Hierbei kommt es darauf an, in welchem zeitlichen Umfang ein Arbeitnehmer an welchem Ort tätig wird. Im Gesetz heißt es hierzu Die erste Tätigkeitsstätte ist die betriebliche Einrichtung, an der der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich tätig werden soll. Oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit. Steuerkanzlei Weichselbaum Juni 2013 SEITE 3 / 5

4 Im Ergebnis sind damit drei Fälle zu unterscheiden: 1. Ein Arbeitnehmer soll an einer Tätigkeitsstätte mindestens ein Drittel der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden. Dann ist dies die erste Tätigkeitsstätte. 2. Ein Mitarbeiter soll an keiner Tätigkeitsstätte mindestens ein Drittel seiner Arbeitszeit verbringen. Dann hat er keine erste Tätigkeitsstätte. 3. Ein Arbeitnehmer soll an mehreren Tätigkeitsstätten mindestens ein Drittel der Arbeitszeit tätig werden. In diesem Fall bestimmt der Arbeitgeber, welche dieser Tätigkeitsstätten die erste ist. Hat der Arbeitgeber keine Festlegung getroffen, dann gilt zu Gunsten des Arbeitnehmers: es wird die Tätigkeitsstätte zugrunde gelegt, die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt. Abweichend von der derzeitigen Rechtsprechung des BFH ist es ab 2014 völlig ohne Bedeutung, wo der qualitative Schwerpunkt einer beruflichen Tätigkeit liegt. Andererseits ist ein arbeitstägliches Aufsuchen der betrieblichen Einrichtung allein nicht ausreichend. Maßgeblich sind die Vorgaben von Ihnen als Arbeitgeber. Im Ergebnis entsprechen die Kriterien der ersten Tätigkeitsstätte nicht den Anforderungen, die die Finanzverwaltung zuletzt Ende 2011 für die regelmäßige Arbeitsstätte festgelegt hatte. Das heißt: Sie müssen als Arbeitgeber prüfen, ob sich ab 2014 Änderungen ergeben im Hinblick auf die Erstattung von Fahrtkosten an die Mitarbeiter und die Versteuerung von Firmenwagen. Hier noch ein kurzer Hinweis auf die neue gesetzliche Regelung zu Bildungseinrichtungen. Im Gesetz heißt es nunmehr wörtlich: Als erste Tätigkeitsstätte gilt auch eine Bildungseinrichtung, die außerhalb eines Dienstverhältnisses aufgesucht wird zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitigen Bildungsmaßnahme. Voraussetzung für die Behandlung einer Bildungseinrichtung als erste Tätigkeitsstätte ist, dass die Bildungsmaßnahme nicht durch ein bestehendes Dienstverhältnis veranlasst ist. Da der Bundesfinanzhof erst vor kurzem seine Rechtsprechung dahingehend geändert hat, dass eine Bildungseinrichtung nicht als regelmäßige Arbeitsstätte anzusehen ist, muss festgestellt werden, dass mit der Reisekosten-Reform die alte Rechtslage wieder gesetzlich festgeschrieben wird. Man kann das Gesetz insoweit auch ein Nichtanwendungsgesetz nennen. Folge: Die Aufwendungen für die Fahrten zu der Ausbildungsstätte sind wieder mit der Entfernungspauschale anzusetzen. Steuerkanzlei Weichselbaum Juni 2013 SEITE 4 / 5

5 Soviel einstweilen zur Reisekosten-Reform. Im nächsten Editorial setze ich den Überblick fort. Wenn Sie dann wieder dabei sind, freut es mich sehr. Sollten Sie zu diesen oder anderen Themen bereits oder noch Fragen haben so wird Ihnen das Team der Steuerkanzlei Weichselbaum die bestmögliche Beantwortung liefern. Mit freundlichen Grüßen aus dem Merian Forum Gerhard Weichselbaum vereidigter Buchprüfer, Steuerberater Steuerkanzlei Weichselbaum Juni 2013 SEITE 5 / 5

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