Exklusiv 40 Jahre DIG mit Preisverleihung

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1 Die Wirtschaftsfachzeitschrift für professionelle Gemeinschaftsverpflegung D 7682 E Business Care Education 3/ International Der Star der Nordischen Küche Exklusiv 40 Jahre DIG mit Preisverleihung Messe Die Branche trifft sich zur Internorga

2 MANAGEMENT Andreas Kupper, Betriebsleiter des Familien- und Jugendgästehauses Bad Bergzabern beim Einkauf im Portal. Gemeinsam den Spagat schaffen Durch die Kooperation mit einem externen Einkaufsportal haben die Jugendherbergen der DJH-Landesverbände Rheinland-Pfalz und Saarland Beschaffungsprozesse optimiert und Einkaufskonditionen verbessert. Eine der größten Einkaufsgemeinschaften. Die Jugendherbergen in Deutschland haben in den vergangenen Jahrzehnten einen radikalen Wandel hinzufamilien-undjugendgästehäusern mit einem stetig steigenden Qualitäts- und Serviceanspruch vollzogen. Gleichzeitig erwartet die Zielgruppe mit Kindern, Jugendlichen und Familien dort weiterhin eine sehr günstige Unterkunft. Angesichts steigender Kosten für Lebensmittel, Energie und Personal heißt es, den Spagat zu schaffen zwischen dem Qualitätsanspruch der Gäste und dem Ziel, weiterhin preisgünstige Leistungen anzubieten. Am Beispiel der Jugendherbergen in Rheinland-Pfalz und im Saarland wirddeutlich,wiedaszukünftiggelingen kann. Durch die Kooperation mit einem externen Einkaufsportal konnten die Beschaffungsprozesse nachhaltig optimiert und signifikante Verbesserungen der Einkaufskonditionen erzielt werden. DiesverlangtauchzukünftigeineUnternehmensorganisation mit systemischer Arbeitsweise, perfekten Organisationsabläufen und klar definierten Aufgaben und Verantwortungsbereichen. Beim Landesverband der Jugendherbergen in Rheinland-Pfalz und im Saarland mit aktuell 43 angeschlossenenfamilien-undjugendgästehäusern hatte man das rechtzeitig erkannt Gäste mit Übernachtungen wurden in den Jugendherbergen im Jahr 2012 begrüßt. Etwa 989 Mitarbeiter gewährleisten täglich, dass sich die Gäste in einer freundlichen und herzlichen Umgebung innerhalb und außerhalb des Familien- und Jugendgästehauses wohlfühlen können. Die Jugendherbergen in Rheinland- Pfalz und im Saarland haben sich im Mai 2011 dem S&F-Einkaufsportal angeschlossen, das von S&F-Consulting in Zusammenarbeit mit dem EDV-Unternehmen Coptec entwickelt wurde und inzwischen mit bundesweit rund 270 Mitgliedshäusern und -verbünden zu den führenden Einkaufsgemeinschaften für FoodundNon-Food-ProdukteinDeutschlandzählt.SämtlichenS&F-EinkaufskundenwirdüberdiepreislichenVorteile einer Einkaufsgemeinschaft hinaus das internetbasierte S&F-Ein- 62 gv-praxis 3/2014 Fotos: privat

3 kaufssystem zur Verfügung gestellt. Damit ist es möglich, sämtliche regionalenundüberregionalenlieferanten auf einer Online-Bestellplattform zu hinterlegen. Die angeschlossenen Lieferanten übermitteln ihre Artikelund Preisdaten direkt in das internetbasierte S&F-Einkaufssystem, sodass die Kunden tagesaktuell auf diese Daten zugreifen können. Die Jugendherbergen in Rheinland- Pfalz und im Saarland gingen noch einen entscheidenden Schritt weiter: Unser wichtigstes Ziel war die Optimierung der Beschaffungsprozesse. Die Vorteile sollten sich jedoch nicht nur auf den reinen Bestellprozess beschränken, sondern bis in die Prozessoptimierung in den Verpflegungsbetrieben und das unternehmenseigene Das Einkaufsportal präsentiert sich farbenfroh im Internet. Gemeinsamer Artikelund Rezepturenstamm. Der Autor Oliver Schrock ist Diplom-Ökotrophologe (Univ.), Diplom-Betriebswirt (EBW) sowie Gesundheitsmanager (Univ.) und als Geschäftsbereichsleiter und Handlungsbevollmächtigter S&F-Buy/S&F-Sale für das Einkaufsportal verantwortlich. Controlling beziehungsweise die Finanzbuchhaltung greifen, erklärt Detlef Schmand, kaufmännischer Leiter des Landesverbandes. Preisliche Verbesserungen der Einkaufskonditionen sollten darüber hinaus nur unterausdrücklicherbeachtungunserer hohen Qualitätsstandards generiert werden. Diese Ziele wurden erreicht. Gemäß dem gemeinsam abgesteckten ProjektplanwurdenzunächstdasLeitbild und die Einkaufsphilosophie der Verpflegungsbetriebe der Jugendherbergen in Rheinland-Pfalz und im Saarland erfasst und auf dieser Basis ein gemeinsam entwickelter Artikel- und Rezepturenstamm im S&F-Einkaufsportal abgebildet, der die zentralen Qualitäts- und Budgetvorgaben sowie die betrieblichen Gegebenheiten vor Ort optimal berücksichtigt. Das heißt, für jedes Warensegment wurden Artikelspezifikationen im Sinne eines Systemansatzes definiert, die bestehenden Lieferanten sondiert sowie gegebenenfalls zusätzliche alternative Lieferanten der S&F-Einkaufsgemeinschaft angesprochen. Vom BäckerumdieEcke überdengrossisten biszumspezialistenfürarbeitsschutz wurdesodasgesamtefood-undnon- Food-Lieferantenspektrum der Einrichtungen im Einkaufsportal abgebildet. Über einen detaillierten Sach-

4 MANAGEMENT Detlef Schmand (l.), kaufmännischer Leiter, und Jacob Geditz (r.), Vorstandsvorsitzender des Landesverbandes der Jugendherbergen in Rheinland-Pfalz und im Saarland. Dienstleister-Checkliste Kundenindividuelle Abbildung der Einkaufsphilosophie Berücksichtigung der Folgekosten (z. B. Rechnungsbearbeitung) Integration des Einkaufssystems in die eigenen Betriebsprozesse bis zur Finanzbuchhaltung Berücksichtigung regionaler Lieferanten, kein Lieferantenzwang Hohe Benutzerfreundlichkeit (Küchenleiter ohne EDV- Kenntnisse!) Transparenz der Vergütung bester Lieferant für den Kunden? Einwandfreie Datenübernahme und -bereitstellung Individuelle Vereinbarung der Lieferbedingungen (z. B. Zahlungsziel, Logistik) Artikelspezifikation muss der tatsächlich geforderten Qualität entsprechen Begleitendes externes Controlling (Abgleich mit allgemeiner Marktentwicklung Bestellung geht per Knopfdruck raus. standsbericht wurden der Zentrale der Jugendherbergen die Einsparpotenziale des S&F-Einkaufsportals für jedes Warensegment und jeden Lieferanten explizit nachgewiesen. Hierzu wurden im Vorfeld entsprechende Ausschreibungen je Warensegment durchgeführt, die ausschließlich Artikel und Sortimente beinhalteten, die seitens der Jugendherbergen vorgegeben wurden. Diese kundenspezifischen Warenkörbe wurden seitens S&F-Consulting ausgeschrieben, ausgewertet und dem Kunden zur Entscheidungsfindung vorgelegt. Wichtig war uns, weiterhin alle Einkaufszügel in der Hand zu halten so Schmand. Wesentliche Verbesserungen resultierten in der ersten Stufe in hohem Maße aus einer Optimierung und Standardisierung der Beschaffungsprozesse. Beispielsweise konnte der Bestellprozess als solches durch die Verwendung sogenannter Einkaufslisten standardisiert und damit effizienter gestaltet werden. Wir rufen inzwischennurnochdiejeweiligeeinkaufsliste auf, geben die Bestellmenge ein und versenden die Bestellung per Knopfdruck schneller geht es nicht, sagt Andreas Kupper, Betriebsleiter des Familien- und Jugendgästehauses Bad Bergzabern. Viel Zeit und Geld spart auch die automatisierte Preisüberwachung, die den Anwender bei der Bestellung direkt zum günstigsten Lieferanten führt. Wichtig war uns hier, dass wir selbst festlegen können, welche Artikel verglichen werden. so Schmand. Die Prozessoptimierung geht noch wesentlich weiter und reicht von der Standardisierung von Betriebsprozessen im Sinne eines zentralen Systemansatzes über die deutlich vereinfachte Durchführung von Inventuren bis in das Controlling beziehungsweise die Rechnungsprüfung mit Schnittstellenanbindung an die Finanzbuchhaltung. So sind im S&F-System nur solche Rezepturen und Speisepläne hinterlegt, die den zentralen Qualitäts- und Budgetvorgaben genügen und damit einen gleichbleibend hohen Prozess- und Produktstandard in der täglichen Speisen- und Getränkeversorgung garantieren. Den Gästebedürfnissen und Ansprüchen unserer Gäste gerecht zu werden, bedeutet die Notwendigkeit, Qualitätsstandards zu definieren, für deren Umsetzung zu sorgen und die Standards hinsichtlich der Gästeansprüche weiterzuentwickeln. sagt Jacob Geditz, Vorstandsvorsitzender der Jugendherbergen in Rheinland-Pfalz und im Saarland. Ein umfassendes Berichtswesen sowie die laufende Erstellung sogenannter Marktpreisberichte durch den Einkaufsdienstleister zum Abgleich der Preisentwicklung im S&F-Einkaufsportal mit der aktuellen Marktpreisentwicklung laut Statistischem Bundesamt runden das Leistungsspektrum des S&F-Einkaufsportals ab. Dadurch wird sichergestellt, dass die Preisstellung der Lieferanten nicht nur zu Beginn einer Ausschreibung günstigausfällt,sondernauchdarüber hinaus mindestens marktkonform verläuft. Schließlich bestehen auch weitreichende Verknüpfungen des S&F-Einkaufssystems zum Statistiktool Clickview des Kunden. Über eine entsprechende Schnittstelle werden unter anderem Bestelldaten, Inventuren, Lieferantenangaben und Nutzungsdaten zu den Speiseplänen übermittelt. Somit wird ein ganzheitliches Controlling unter Einbezug sämtlicher Prozess- und Steuerungsebenen des Kunden ermöglicht. Doch wo liegen die Stolpersteine externer Einkaufsportale? Die häufig fehlende Transparenz der FinanzierungvonEinkaufsportalenisteinweit verbreitetes Problem. Kann sich der Kunde wirklich sicher sein, dass er die besten Lieferanten für sich vorfindet? Oder führen für den Kunden undurchsichtige oder gar unsichtbare Zahlungsströme(z.B.Listungsgebühren) dazu, dass eben nicht der wirtschaftlichste Lieferant für den Kunden, sondern nur der profitabelste Lieferant für das Einkaufsportal prä- 64 gv-praxis 3/2014

5 Einkaufsportal im Profil Marktführender Einkaufsverbund für Food- und Non- Food-Produkte in Deutschland (Stand 2013: rund 270 Einrichtungen bundesweit) Kundenspektrum: Gemeinschaftsverpflegung, Gastronomie, Hotellerie Kostenfreie Bereitstellung des internetbasierten S&F- Einkaufssystems für alle S&F- Einkaufskunden Nachweisliche Verbesserung der Einkaufskonditionen des Kunden (erfahrungsgemäß um 5 bis 10%) Umfassende Controlling- und Preisüberwachungsfunktionen entsprechend den qualitativen Kundenvorgaben Abbildung individueller Kernsortimente aller regionalen und überregionalen Lieferanten Automatisierte Preisaktualisierung und Bestellabwicklung nach dem Best-Practice-Prinzip Optional: Bereitstellung des S&F-Warenwirtschafts- und Nährwertberechnungssystems (kostenpflichtig) Durchführung und Auswertung von Ausschreibungen nach Vorgabe und in Abstimmung mit dem Kunden Externes Controlling der Preisentwicklung im S&F- Einkaufssystem im Abgleich mit dem Großhandelspreisindex des Statistischen Bundesamtes Einsparpotenzial wird von Anfang an transparent gemacht. feriert wird? Um das zu verhindern, werden den Kunden des S&F-Einkaufsportals von Anfang an die konkret zu erwartenden Einsparungen detailliert aufgelistet Da die Finanzierung des S&F-Einkaufsportals im Wesentlichen über die angeschlossenen Lieferanten erfolgt, ist es wichtig, dass die Finanzierungsregelungen gegenüber dem Kunden und den Lieferanten transparent gehalten werden. Auch kann eine umfassende Kostentransparenz über das eigene Beschaffungsmanagement nicht erzielt werden, wenn nicht alle erforderlichen LieferantenaufderEinkaufsplattform vertreten sind. Viele Einkaufsgemeinschaften scheuen jedoch den nicht unerheblichen Aufwand, auch den örtlichen Bäcker, Fleischerei- oder Getränkebetrieb einzubinden. Fazit: Internetbasierte Einkaufsportale on demand bieten eine Fülle an Möglichkeiten zur nachhaltigen Optimierung der eigenen Beschaffungsstruktur.

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