Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder setzt bei ihren operativen Prozessen komplett auf SAP

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1 2014 SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder setzt bei ihren operativen Prozessen komplett auf SAP

2 Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder Branche Public Services Produkte und Services Rentenzusatzversicherung für den öffentlichen Dienst Website SAP -en und -Services SAP-en für Versicherungen, SAP ERP HCM, SAP CRM, SAP NetWeaver Partner ppp4its GmbH, IDS Scheer Consulting, SAP Consulting, CGI Logica Im Rahmen des Programms Phoenix ersetzte die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) ihre selbst entwickelten operativen Systeme durch eine neue einheitliche Plattform komplett auf der Basis von SAP-Anwendungen. Mit ihrer neuen IT-Landschaft unterstützt die VBL ihre zielstrebig verfolgte Transformation hin zu einem kunden- und serviceorientierten Dienstleister mit schlanken, flexiblen und effizienten Prozessen. 2 / SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten.

3 Von der Anstalt zum Dienstleister Die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder, gegründet 1929 in Berlin und seit 1952 in Karlsruhe beheimatet, ist die größte deutsche Zusatzversorgungseinrichtung des öffentlichen Dienstes. Zu ihren Leistungen zählen Alters-, Erwerbsminderungs- und Hinterbliebenenrenten im Rahmen der tarifrechtlich vorgesehenen Pflichtversicherung sowie Versicherungsprodukte auf freiwilliger Basis für die zusätzliche kapitalgedeckte Altersvorsorge. Die VBL betreut etwa 4,4 Mio. Versicherte und zahlt an derzeit ca. 1,2 Mio. Leistungsempfänger monatlich über 390 Mio. Euro aus. Mit einem verwalteten Vermögen von 25 Mrd. Euro ist die VBL einer der größten institutionellen Kapitalanleger in Deutschland. Nach der Reform des Rentensystems und der Zusatzversorgung 2001 hatte sich die VBL im Rahmen des Projekts VBL 2005 einer umfassenden Neuausrichtung unterzogen. Ein neuer Geschäftszweig mit Produktangeboten für die freiwillige Versicherung wurde aufgebaut, und die Geschäftsprozesse wurden effizienter, flexibler und kundenfreundlicher gestaltet. Die VBL wollte nicht länger als Anstalt agieren, sondern als kunden- und service orientierter Dienstleister, erläutert der IT-Leiter der VBL, Thomas Bönig: Außerdem benötigten wir mehr Flexibilität bei der Umsetzung von gesetzlichen Vorgaben und von Änderungen bei Produkten und Prozessen. Um das zu erreichen, war auch eine Umgestaltung der kompletten IT- Landschaft der VBL unumgänglich. 390 Mio. Euro Auszahlungen pro Monat; 4,4 Mio. Versicherte 3 / SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten.

4 Moderne Systemlandschaft für die operativen Prozesse Die im Projekt VBL 2005 neu definierten dynamischen Prozesse waren mit unserer historisch gewachsenen, komplexen hostbasierten Systemlandschaft nicht wirtschaftlich abbildbar, erläutert Thomas Bönig. Weil wir nach der Reform der Zusatzversorgung sehr schnell die neuen Anforderungen umsetzen mussten, hatten wir noch Anfang 2007 getrennte Applikationen für Pflichtversicherung und freiwillige Versicherung, die auf verschiedenen Plattformen mit teilweiser doppelter Datenhaltung betrieben wurden. Unsere IT war heterogen, unübersichtlich und unflexibel und erforderte einen hohen Wartungs- und Kontrollaufwand. Deshalb sollte im Rahmen des Phoenix getauften Programms als Nachfolgeprojekt von VBL 2005 eine integrierte Systemlandschaft für sämtliche Leistungsbereiche der VBL geschaffen werden, die die neuen kundenorientierten VBL-Prozesse unterstützen konnte. Auch mehr Effizienz und Flexibilität gehörten zu den n: Die VBL muss ihre Produkte und Prozesse immer wieder an veränderte Vorgaben durch die aktuelle Gesetzgebung und Rechtsprechung anpassen, sagt Dr. Tim Habermann, Geschäfts führer der VBL-Tochterfirma ppp4its GmbH, der maßgeblich an der Programmkoordination für Phoenix beteiligt war. Früher hat das jedes Mal eine Menge Wartungsaufwand erzeugt. Mit Phoenix wollten wir eine moderne, einheitliche IT- Plattform mit einem hohen Standardisierungsgrad aufbauen, mit der wir effiziente, prozessorientierte Verfahren umsetzen und Anpassungskosten reduzieren konnten. Von einer komplexen zu einer einheitlichen Systemlandschaft 4 / SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten.

5 Die beste Alternative hieß SAP Für ihre administrativen Prozesse hatte die VBL bis 2007 bereits eine Reihe von SAP-en eingeführt, darunter SAP ERP für Finanzbuchhaltung und Materialwirtschaft und SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM) für das Personal- und Organisationsmanagement. Aufgrund der guten Erfahrungen mit SAP-Software und des bereits aufgebauten Know-hows kamen auch zur Unterstützung der operativen Kernprozesse SAP-Anwendungen in die engere Wahl. Als Bestandteil ihres sportfolios für die Versicherungsbranche bietet SAP mit SAP Claims Management und SAP Collections and Disbursements for Insurance leistungsfähige Anwendungen für die Vertrags- und Leistungsprozesse von Versicherungsunternehmen an. Eine sorgfältige Bewertung der zur Verfügung stehenden Alternativen ergab, dass die SAP-en für uns den größten Nutzen versprachen, kommentiert IT-Leiter Thomas Bönig. Wir wollten für so viele Abläufe wie möglich Standardsoftware einsetzen, und SAP hat zahlreiche Bausteine im Angebot, die sich zur Abdeckung der VBL-spezifischen Kernprozesse nutzen lassen. Mit SAP-Software konnten wir den größten Standardisierungsgrad erzielen, ergänzt Tim Habermann von ppp4its. Zudem waren wir so in der Lage, eine einheitliche IT-Plattform zu schaffen, mit der sich Synergien nutzen ließen. Heute decken wir den Großteil unserer Prozesse mit Ausnahme des Input- und Outputmanagements mit SAP-en ab. Heute decken wir den Großteil unserer operativen Prozesse mit SAP-en ab. Tim Habermann, Geschäftsführer der VBL-Tochterfirma ppp4its GmbH 5 / SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten.

6 Komplexes Projekt erfolgreich gemeistert Das Projekt Phoenix startete Zunächst wurde bis Oktober 2008 SAP Customer Relationship Management (SAP CRM) zur Unterstützung des Kunden- und Partnermanagements eingeführt. Danach wurden schrittweise die VBL-Leistungen und die Anwartschafts- und Zulageverfahren im System abgebildet. Zudem implementierte das Projektteam 2011 einen elektronischen Workflow für die durchgehend digitale Bearbeitung eingehender Rentenanträge. Phoenix war ein sehr komplexes Projekt mit vielen Beteiligten und lief natürlich nicht immer reibungslos. Deshalb war eine straffe Steuerung und Koordination sehr wichtig, erinnert sich Tim Habermann. Weil es zahlreiche Prozesse so nur bei der VBL gibt, musste vieles von uns selbst entwickelt werden. wurden Abrechnung und Auszahlung an 1,2 Millionen Rentenempfänger über eine Kombination der beiden SAP-Standardkomponenten SAP Claims Management und SAP ERP HCM durchgeführt. SAP Consulting hat hier Pionierarbeit geleistet, lobt Thomas Bönig. Wir haben aber auch viel Wert darauf gelegt, eigene Kompetenzen für Systembetrieb und Entwicklung aufzubauen. Die Eigenentwicklungen, mit denen die SAP-Anwendungen exakt auf die Anforderungen der VBL zugeschnitten wurden, stammten maßgeblich von der neu gegründeten Tochtergesellschaft ITAS GmbH. Die Migration erfolgte jeweils im laufenden Betrieb, so dass altes und neues System über mehrere Jahre parallel betrieben wurden. Im März 2013 konnte das alte Host-System endgültig abgeschaltet werden. Die Berater von SAP unterstützten die VBL vor allem bei der Abbildung der Rentenberechnung und Steuerung der Rentenzahlungen. Weltweit erstmalig 6 / SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten.

7 Eine Plattform für alle operativen Prozesse Die neue Plattform spiegelt die neue Organisationsstruktur der VBL mit ihrer Gliederung der operativen Abteilungen in die zwei Bereiche Front-Office und Back-Office wider. Der Front-Office-Bereich ist für Kundenmanagement und Kundenbetreuung zuständig, das Back-Office produktübergreifend für das Vertrags- und Leistungsmanagement. Die operativen Kernsysteme für Anwartschaft und Leistung basieren nun komplett auf SAP-en: Die Mitarbeiter im Front-Office arbeiten mit SAP CRM; im Back-Office unterstützen SAP Claims Management und SAP ERP HCM kombiniert mit VBL-Eigenentwicklungen die Abwicklung der Leistungen. Über den Postrentenservice, SAP Collections and Disbursements for Insurance und das Finanzmodul von SAP ERP erfolgt der komplette Zahlungsverkehr. Zulageverfahren und Vertragsverwaltung werden ebenfalls durch Eigenentwicklungen in der SAP-Programmiersprache ABAP sowie Java abgedeckt. Als Middleware kommen zahlreiche Komponenten der Technologieplattform SAP NetWeaver zum Einsatz, darunter SAP Process Integration, SAP NetWeaver Business Warehouse und SAP NetWeaver Folders Management. Das neue System verarbeitet jährlich mehr als Rentenanträge samt Anlagen und ca. 3,5 Millionen Arbeitgebermeldungen, berichtet Thomas Bönig. Dabei reicht die Performance aus, um auch saisonale Spitzenbelastungen sicher zu meistern, etwa gegen Ende des ersten Quartals, wenn pro Monat bis zu einer Million Arbeitgebermeldungen eintreffen. Mehr als Rentenanträge werden pro Jahr bearbeitet. 7 / SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten.

8 Flexibilität, Effizienz und Kundenorientierung Früher mussten Rentenanträge einschließlich Anlagen entgegengenommen, in die Akten eingeheftet und zum zuständigen Sachbearbeiter geschickt werden. Heute werden eingehende Anträge gescannt und dann komplett elektronisch weiter bearbeitet. Das spart nicht nur Papier, sondern auch Arbeitszeit. Im Gegensatz zu früher, als noch Aktenstapel abgearbeitet werden mussten, ist jetzt sozusagen eine Verarbeitung in Echtzeit möglich geworden, freut sich Thomas Bönig. Vor allem aber haben wir jetzt eine einheitliche, zukunftssichere IT-Plattform. Zudem reduziert die Integration von Standardkomponenten den Wartungsaufwand an vielen Stellen. Die Integration von Standardkomponenten vereinfacht bestimmte Wartungsaufgaben deutlich. Zum Beispiel wird die Einarbeitung neuer steuerrechtlicher Regelungen im Rahmen der regelmäßigen Systemwartung durch SAP abgedeckt. Wir haben zudem auch in der VBL viel SAP-Know-how und eine schlagkräftige Entwicklermannschaft aufgebaut, berichtet Tim Habermann. Dieses Know-how kann die VBL über ihre Tochterfirma ppp4its jetzt auch extern vermarkten. Denn wir gehören zu den ersten öffentlichen, die vollständig SAP einsetzen. Gemeinsam mit SAP und den beteiligten Partnern haben wir die Herausforderung der Systemablösung gut gemeistert. Mit der SAP-Plattform ist die VBL jetzt sehr gut für die Zukunft aufgestellt. Richard Peters, Präsident der VBL 8 / SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten.

9 Company Schritt für Schritt optimiert Noch in 2013 soll die letzte verbliebene Übergangslösung im Bereich Anwartschaft, die Freiwillige Versicherung, abgelöst werden. Dann steht als nächster Schritt die Optimierung des Systems auf der Agenda. Das System läuft jetzt stabil und wird nun Schritt für Schritt optimiert. Bis Ende 2014 wollen wir Prozesslaufzeiten und Effizienz weiter verbessern und unsere Kernprozesse stärker automatisieren, kommentiert Thomas Bönig. Außerdem sollen mittelfristig noch eine Reihe weiterer SAP- Anwendungen unter anderem für das Haushaltsmanagement eingeführt werden. Thomas Bönig ist aber schon jetzt sehr zufrieden: Unsere einheitliche und komplett SAP-basierte Systemlandschaft unterstützt nachhaltig unseren Wandel zum effizienten, flexiblen und kundenfreundlichen Dienstleistungsunternehmen. CMP27453 (14/02) 2014 SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. 9 / SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten.

10 2014 SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen nicht gestattet. SAP und andere in diesem Dokument erwähnte Produkte und Dienstleistungen von SAP sowie die dazugehörigen Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG (oder von einem SAP-Konzernunternehmen) in Deutschland und verschiedenen anderen Ländern weltweit. Weitere Hinweise und Informationen zum Markenrecht finden Sie unter Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte können Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. Die vorliegenden Unterlagen werden von der SAP AG oder einem SAP-Konzernunternehmen bereitgestellt und dienen ausschließlich zu Informationszwecken. Die SAP AG oder ihre Konzernunternehmen übernehmen keinerlei Haftung oder Gewährleistung für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. Die SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen steht lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in der Vereinbarung über die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen ausdrücklich geregelt ist. Keine der hierin enthaltenen Informationen ist als zusätzliche Garantie zu interpretieren. Insbesondere sind die SAP AG oder ihre Konzernunternehmen in keiner Weise verpflichtet, in dieser Publikation oder einer zugehörigen Präsentation dargestellte Geschäftsabläufe zu verfolgen oder hierin wiedergegebene Funktionen zu entwickeln oder zu veröffentlichen. Diese Publikation oder eine zugehörige Präsentation, die Strategie und etwaige künftige Entwicklungen, Produkte und/oder Plattformen der SAP AG oder ihrer Konzernunternehmen können von der SAP AG oder ihren Konzernunternehmen jederzeit und ohne Angabe von Gründen unangekündigt geändert werden. Die in dieser Publikation enthaltenen Informationen stellen keine Zusage, kein Versprechen und keine rechtliche Verpflichtung zur Lieferung von Material, Code oder Funktionen dar. Sämtliche vorausschauenden Aussagen unterliegen unterschiedlichen Risiken und Unsicherheiten, durch die die tatsächlichen Ergebnisse von den Erwartungen abweichen können. Die vorausschauenden Aussagen geben die Sicht zu dem Zeitpunkt wieder, zu dem sie getätigt wurden. Dem Leser wird empfohlen, diesen Aussagen kein übertriebenes Vertrauen zu schenken und sich bei Kaufentscheidungen nicht auf sie zu stützen.

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