Wir führen Akten Wer beim Kanton Luzern arbeitet, hat vom Beginn bis zum Ende seiner Tätigkeit Akten zu führen.

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1 GEVER Grundlagen 1

2 Wir führen Akten Wer beim Kanton Luzern arbeitet, hat vom Beginn bis zum Ende seiner Tätigkeit Akten zu führen. 9. Juli

3 GEVER Geschäftsverwaltung (GEVER) als System 9. Juli

4 Prozess/Ablaufsteuerung Interoperabilität durch Standards 9. Juli

5 GEVER regeln Registraturplan Organisationsvorschriften Aktenzeichen Betreff Dossierbildung Interne Verantwortlichkeit Federführung Vertraulichkeit Zugriffsrechte Datenschutz Standort Massgebliches Dossier Aufbewahrungsfrist Archivwürdigkeit Restakten Status Zugriffsrechte Standort Aufbewahrungsfrist Archivwürdigkeit Restakten Organigramm Leistungsauftrag Papierablage Elektronische Ablage (CMI-Konsul) Elektronische Ablage (MS Explorer) Archivierung (StALU) Datenhaltung (DIIN) 9. Juli

6 Akten führen ist nur Bürokratie? Nachvollziehbare und transparente Geschäftstätigkeit Internationale Norm zur rechtssichere Aktenführung (ISO Records Management, ISO 9000) Archivgesetz SRL 585 Informationen werden wieder gefunden Wissen kann weitergegeben werden Vorgänge bleiben aus dem Geschäftskontext verständlich Erstellung und Änderungen an Dokumenten ist dokumentiert Akten haben Beweiskraft 9. Juli

7 egov und ech Standards: ech AGR GEVER 9. Juli

8 GEVER und BPM Dienststelle A - GEVER Start Geschäft XY Ende Mitarbeiter 1 zur Genehmigung Mitarbeiter 2 zur Bearbeitung Mitarbeiter 3 zur Stellungnahme zur Kenntnis zur externen Bearbeitung Dienststelle B - Black Box 9. Juli

9 GEVER flächendeckend Generische Geschäftsabwicklung für 80% aller Fälle 9. Juli

10 GEVER-Organisationsprozess 9. Juli

11 Akten führen im Dossier In einem Dossier fassen Sie alle Akten zu einem Geschäft (Projekt, Fall, Person, Gesuch ) zusammen. Dossiers können geführt werden in Papierform elektronisch hybrid 9. Juli

12 Geschäft = Dossier als Basis Geschäftskontrolle Prozesssteuerung Aktenführung/ Records Management 9. Juli

13 GEVER-Geschäft 9. Juli

14 Akten im GEVER-Prozess Anfrage Überweisung Auftrag Auftrag Kantonsrat Antwort Erledigung Erledigung Regierungsrat Departement Dienststelle 9. Juli

15 ohne GEVER kein Egov externe Stellen Aktenbildner der Kantonsverwaltung interne Stellen Verwaltungen (G2G) Bund, Gemeinden Organisationen (G2O) Firmen, NGOs etc. Schnittstellen Public Services GEVER Schnittstellen intern Andere Aktenbildner (im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit) Bürger (G2C) Staatsarchiv (Langzeitarchivierung) Web-Publikation von Geschäftsinformationen GEVER als Schaltstelle des egovernment Verfügbar Juli

16 Bund und Kantone: ech 9. Juli

17 Kanton: 9. Juli

18 Registraturplan: Aufbau 2101 Aufgabenbereich Staatskanzlei Aufgabengruppe Strukturposition Aufgabe Strukturposition Teilaufgabe Ablageposition, Rubrik Dossier Dossier Subdossier Subdossier 9. Juli

19 Registraturplan zur Ablage Dienststelle Gliederung Organisation Gliederung Gliederung nach Aufgaben Prozesskategorie Prozess Ablage Dossier (Geschäft) Subdossier Aufgaben Record Datenobjekte Dokumente 9. Juli

20 Was tut ein Registraturplan? Ermöglicht eine strukturierte Ablage entsprechend den Aufgaben einer Verwaltungseinheit (Prozessorientierung) Fasst die zur Erfüllung einer Aufgabe notwendigen Informationen/Dokumente in einem Dossier/Subdossier zusammen (Dossierverantwortlichkeit) Regelt den Zugriff auf die Dokumente über die dem Dossier hinterlegten Kontextinformationen/Metadaten (z.b. Aufbewahrungsfrist, Datenschutz, Archivwürdigkeit) Element des Records Management Basis für Organisationsvorschriften 9. Juli

21 Registraturplan: Aufbau Aufgabengruppe 0 Übergreifende und von Aussen gesteuerte Aufgaben Aufgabengruppe 1 Management und Support Aufgabengruppen 2-9 Fachaufgaben Regierungsrat und Staatsschreiber Administration Kantonsrat Information Amtsdruckschriften, Beglaubigungen, Bibliothek Offizielle Anlässe Rechtskonsulent Datenschutz Kantonale Infrastruktur 9. Juli

22 3. Organisationsvorschriften In Organisationsvorschriften wird die Organisation der Aktenführung und die Verantwortlichkeiten verbindlich geregelt. Sie enthält: gesetzlicher Rahmen der Aktenführung Anleitung zu Dossierbildung, Eröffnung und Abschluss Aktenfluss Ablage, Vernichtung und Archivierung Sie müssen durch die Verantwortlichen der Verwaltungseinheit laufend nachgeführt und regelmässig auf ihre Einhaltung hin überprüft werden. Element des Records Management 9. Juli

23 Verantwortlichkeiten Sachbearbeitung Sekretariat Staatsarchiv 9. Juli

24 Der generische Prozess Vereinheitlichen und vereinfachen von Prozessen: Anstoss (eröffnen) Bearbeiten Abschliessen, aufbewahren Bewirtschaften (aussondern) (GEVER Geschäftsmodell Bund, P019) Reduktion von Fachanwendungen Generische Geschäftsabwicklung für 80% aller Fälle 9. Juli

25 GEVER Erfolgsfaktoren GEVER stellt Überblick über sämtliche Geschäfte einer Dienstsstelle und deren Status sicher (Geschäftskontrolle) ermöglicht durchgängige Prozesse und einen elektronischen Austausch von Geschäften ohne Schnittstellen vereinfacht das Aktenhandling (Suchen und Finden von Geschäften und Dokumenten) vereinheitlicht die Büroautomation (elektronischer Schreibtisch: einheitliche Office-Tools, inkl. s etc.) 9. Juli

26 GEVER Erfolgsfaktoren GEVER mit CMI Konsul ist einfach in der Handhabung Windows Look & Feel Arbeit mit den gewohnten Office-Produkten Teamwork 9. Juli

27 Registraturplan zur Steuerung 9. Juli

28 GEVER einführen 9. Juli

29 Fragen & Diskussion Danke, dass Sie Akten führen Staatsarchiv des Kantons Luzern 9. Juli

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