Internet-Telefonie: VoIP für kleine und mittlere Unternehmen (HaufeIndex: ) Zusammenfassung

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1 Seite 1 von 8 Internet-Telefonie: VoIP für kleine und mittlere Unternehmen (HaufeIndex: ) Zusammenfassung An Internet-Telefonie führt langfristig kein Weg vorbei. Zumindest im Hintergrund rüsten die Netzbetreiber ihre Infrastrukturen nach und nach auf die IP-Technik um, sodass sich VoIP über kurz oder lang zum Standard entwickeln wird. Auch wenn die konventionelle Anschlusstechnik von dieser Änderung unberührt bleibt, so sprechen immer mehr Argumente auch für den Einsatz der VoIP-Technik beim Endanwender, zumal diese Technik in den letzten Jahren deutlich gereift ist. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen bietet VoIP dabei einige Vorteile. 1 VoIP: Große Fortschritte bei der Technik (HaufeIndex: ) Das Telefonieren via Internet (Voive over Internet Protocol, kurz VoIP) wurde erstmals 1996 bekannt: Die kleine israelische Softwarefirma VocalTec hatte ein Programm entwickelt, mit dem Anwender über ihren Internetanschluss kostenfreie Telefonate zu anderen Nutzern dieses Programms führen konnten. Angesichts der damals noch deutlich höheren Preise für Telefonate entwickelte sich dieses Angebot rasch zu einem großen Erfolg und innerhalb kürzester Zeit kamen viele ähnliche Produkte auf den Markt. Allerdings hatte die IP-Telefonie in ihren Anfangszeiten noch mit zahlreichen Problemen zu kämpfen. Es standen nur wenige Breitbandanschlüsse zur Verfügung, ohne die eine wirklich sinnvolle Nutzung der VoIP-Technik kaum möglich ist. Trotz effektiver Komprimierungsalgorithmen ließ die Sprachqualität bei Internetzugängen per Analogmodem oder ISDN einiges zu wünschen übrig. Eine wesentliche Einschränkung der ersten VoIP-Angebote lag auch darin, dass ausschließlich Telefonate von PC zu PC möglich waren. Um überhaupt telefonieren zu können, mussten die PCs der Gesprächspartner eingeschaltet sein und es musste jeweils eine aktive Verbindung zum Internet bestehen. Und schließlich setzten die Hersteller von VoIP-Programmen anfangs meist auf proprietäre Techniken, die nicht miteinander kompatibel waren. Folglich klappte die Kommunikation nur dann, wenn beide Gesprächspartner auch das gleiche Programm nutzten. IP-Telefonie heute Die Einsatzvoraussetzungen für VoIP haben sich ganz entscheidend gebessert. So ist insbesondere die nahezu flächendeckende Versorgung mit Breitbandanschlüssen für die VoIP-Nutzung von enormer Bedeutung. Abb. 1: Prinzip eines Gesprächs via IP-Telefonie (Quelle: Wikipedia) Über einen schnellen Breitbandanschluss können zahlreiche Anrufe parallel und in hoher Qualität erfolgen, ohne dass Beeinträchtigungen zu befürchten sind. Ein weiterer wichtiger Fortschritt war die weitgehende Etablierung eines einheitlichen Standards für VoIP in Form der SIP- Technik (Session Initiation Protocol). Zwar gibt es nach wie vor auch einige proprietäre VoIP-Techniken, allerdings haben diese mit Ausnahme des populären Skype-Systems keine größere Bedeutung mehr. SIP macht es dagegen jetzt nicht nur möglich, dass die Verbindung zwischen Nutzern unterschiedlicher VoIP-Systeme möglich ist, auch lassen sich VoIP-Endgeräte unabhängig vom jeweiligen Anbieter weiter nutzen.

2 Seite 2 von 8 Der einheitliche Standard hat auch dazu geführt, dass diese Hardware deutlich günstiger geworden ist. Schließlich gibt es bei VoIP natürlich längst keine Beschränkung mehr auf PC-zu-PC-Telefonate. Mit VoIP ist eine uneingeschränkte Verbindung auch von und zu Anschlüssen in konventionellen Fest- und Mobilfunknetzen möglich. Aktuelle Trends auf dem Telekommunikationsmarkt weisen die Zukunft Die zunehmende Bedeutung von VoIP lässt sich auch an zwei aktuellen Entwicklungen auf dem Telekommunikationsmarkt ablesen. Zum einen entscheiden sich immer mehr Verbraucher für die seit einiger Zeit erhältlichen entkoppelten DSL-Anschlüsse, bei denen sie auf den konventionellen Telefonanschluss verzichten und ausschließlich einen sogenannten Bitstream- Datenanschluss, also einen Breitband-Internetzugang, erhalten. Anstelle des Festnetzanschlusses gibt es hier dann ausschließlich die Option der Internet-Telefonie. Die Option, Telefonate auch über das Internet zu führen, ist zum anderen auch dafür verantwortlich, dass in Deutschland der Anteil der ISDN-Anschlüsse in den letzten Jahren wieder rückläufig ist. Denn die Vorteile von ISDN gegenüber analogen Anschlüssen verlieren aufgrund der vielen Optionen der Internet-Telefonie ebenfalls ihre Bedeutung. Selbst die Telekom legt mittlerweile einigen Kundengruppen mit ISDN-Standard-Anschlüssen einen Wechsel zu Breitbandanschlüssen mit VoIP nahe. 2 Vorteile von VoIP (HaufeIndex: ) Im Vergleich zur klassischen Telefonie und vor allem auch im Vergleich zum Einsatz konventioneller TK-Anlagen wird gleich eine ganze Reihe von Argumenten ins Feld geführt. 2.1 Kostensenkung (HaufeIndex: ) Lange Zeit waren vor allem die deutlich günstigeren Gesprächskosten das Hauptargument für die Nutzung von VoIP. Vor allem Gratistelefonate, die rund um die Welt möglich sind, üben bis heute einen nicht geringen Reiz aus. Allerdings sind diese kostenfreien Anrufe meist nur für die PC-zu-PC-Variante der Internet-Telefonie bzw. zwischen Teilnehmern eines bestimmten VoIP-Providers möglich. Für Unternehmen mit mehreren Standorten bedeutet die IP-Telefonie jedoch üblicherweise eine Kostensenkung für interne Gespräche zwischen den Standorten, da diese hierüber meist kostenfrei möglich sind. Andere Anrufe, z. B. zu Festnetz- oder Mobilfunkanschlüssen sowie zu VoIP-Teilnehmern bei anderen Anbietern, sind dagegen kostenpflichtig. Zwar sind die Gesprächskosten hier meist recht niedrig, doch angesichts des Preisverfalls bei den konventionellen Anschlüssen ist VoIP nicht zwangsläufig immer auch die jeweils günstigste Option. 2.2 Keine doppelten Verkabelungen (HaufeIndex: ) Durch die Zusammenlegung von Telekommunikations- und Dateninfrastruktur kann auch die bislang übliche doppelte Verkabelung der Arbeitsplätze mit Telefonanschluss einerseits und Netzwerkanschluss andererseits entfallen. VoIP-Telefone lassen sich direkt an einem standardmäßigen Netzwerkanschluss nutzen. Neben Hardwaretelefonen gibt es bei der Internettelefonie auch die Möglichkeit, den Arbeitsplatz-PC über ein Softwaretelefon als Telefonapparat zu nutzen, wobei diese Option sicher nicht immer und überall gewünscht ist. Gerade jedoch für Arbeitsplätze mit einem hohen Anteil telefonischer Aktivitäten sind derartige Lösungen oftmals sinnvoll. Hier wird allerdings noch zusätzlich ein Headset für die Gesprächsführung benötigt, in die Displays eingebaute Lautsprecher und Mikrofone sind nicht ausreichend. 2.3 Verbesserte Produktivität (HaufeIndex: ) Mit der Integration der Sprachkommunikation in die Datenwelt ergeben sich zudem zahlreiche Produktivitätsverbesserungen. So können beispielsweise umfangreiche Datensätze aus CRM-Programmen parallel zu den Anrufen auf dem Computerbildschirm angezeigt werden, um zusätzliche Informationen zum Gesprächspartner zu erhalten. Auch kann direkt auf andere Informationen zugegriffen werden, etwa um Angaben zum Lieferstatus einer Bestellung geben zu können. 2.4 Größere Flexibilität (HaufeIndex: ) Mit der Nutzung einer IP-Telefonanlage erhöht sich auch die Flexibilität im Hinblick auf Erweiterungen durch zusätzliche Arbeitsplätze oder auch bei internen Arbeitsplatzwechseln. Bei konventionellen Telefonanlagen ist schon die Anpassung einer Nebenstelle recht kompliziert. Gerade in Zeiten, in denen

3 Seite 3 von 8 Mitarbeiter immer öfter flexibel eingesetzt werden und daher häufiger mal an einem anderen Arbeitsplatz tätig sind, bietet die VoIP-Technik hier erhebliche Vorteile. Meist reicht es schon aus, wenn der Mitarbeiter ein VoIP-Telefon einfach am neuen Schreibtisch wieder mit dem LAN verbindet und schon ist er wie gewohnt telefonisch unter seiner alten Durchwahlnummer erreichbar. Direkte Durchwahl zum Home-Office Mehr Flexibilität bieten VoIP-Anlagen auch durch einfachere Erweiterungen. Zusätzliche Telefone können direkt hinzugefügt werden. Selbst Anschlüsse von Arbeitnehmern, die zeitweilig oder dauerhaft an einem Heimarbeitsplatz tätig sind, können eingebunden werden. Der Mitarbeiter ist dann auch daheim unter seiner Durchwahlnummer erreichbar oder es können Gespräche dorthin weitergeleitet werden. 2.5 Verzicht auf eigene Telefonanlage möglich (HaufeIndex: ) Die Verwendung einer eigenen, klassischen Telefonanlage ist gegenüber einer modernen VoIP-Anlage in vielerlei Hinsicht die ungünstigere Möglichkeit. Wie bereits erwähnt können die VoIP-Anlagen wesentlich flexibler auf Anforderungen aller Art reagieren. Softwarebasierte Anlagen bieten zudem eine vergleichsweise einfache Oberfläche und können in der Regel auch vom eigenen Personal bedient werden. Für die klassische Telefonanlage muss dagegen selbst bei vergleichbar einfachen Aufgaben meist ein Servicetechniker des Herstellers tätig werden. Mittlerweile gibt es auch immer mehr Angebote, bei denen ein völliger Verzicht auf die Telefonanlage vor Ort möglich ist. Bei den sogenannten virtuellen Telefonanlagen, die auch unter den Bezeichnungen IP Centrex oder VoIP PBX bekannt sind, übernimmt eine Software des Providers die Aufgaben der Telefonanlage vor Ort. Mit einer solchen Lösung lassen sich dann zudem auch ganz einfach Mobilfunkanschlüsse von Mitarbeitern in das eigene Netz einbinden. Die Kosten für die VoIP-Telefonanlagen, sei es nun beispielsweise eine softwarebasierte Version für einen Windows-PC vor Ort oder eine gemietete virtuelle Anlage beim Provider, sind üblicherweise deutlich niedriger als die Kosten der klassischen Telefonanlagen. Sowohl bei den monatlichen Mietgebühren als auch den durch Wartung und Service anfallenden Kosten machen sich diese Vorteile bemerkbar. Zudem setzen die meisten TK-Anlagenhersteller immer noch auf langfristige Mietverträge, aus denen ein frühzeitiger Ausstieg kaum möglich ist. Auch diesbezüglich sind die VoIP-Angebote meist deutlich flexibler. Abb. 2: Virtuelle Telefonanlagen sind meist deutlich günstiger als konventionelle TK-Anlagen (Quelle: Sipgate). 2.6 Vielfältigere Funktionen (HaufeIndex: ) Im Hinblick auf die Funktionsvielfalt und Erweiterbarkeit sind VoIP-Telefonanlagen den klassischen Anlagen mittlerweile meist sogar schon überlegen oder zumindest ebenbürtig. Noch vor wenigen Jahren hatten die Anbieter der konventionellen TK-Anlagen ihre Produkte mit dem überlegenen Leistungsumfang ihrer Produkte im Vergleich zu den VoIP-Angeboten beworden, inzwischen hat sich das Leistungsvermögen tendenziell umgekehrt.

4 Seite 4 von 8 3 Nachteile von VoIP (HaufeIndex: ) So sehr die Befürworter der VoIP-Telefonie auch für den Einsatz dieser Technik werben, so gibt es durchaus auch einige Nachteile dieser Telefon-Variante. Die meisten Nachteile beziehen sich dabei jedoch auf den Umstand, dass üblicherweise bereits konventionelle Telefontechnik im Unternehmen vorhanden ist und die Umstellung auf oder die zusätzliche Einführung von VoIP daher mit zusätzlichem Aufwand verbunden ist. 3.1 Zusätzliche Investitionskosten (HaufeIndex: ) Wird in einem Unternehmen mit bestehender TK-Infrastruktur die VoIP-Technik neu eingeführt, sind damit zusätzliche Investitionen notwendig. Oftmals muss das vorhandene LAN entsprechend erweitert werden, um zusätzliche Anschlüsse für SIP-Telefone nutzen zu können. Ebenso müssen mitunter vorhandene Netzwerkkomponenten modernisiert werden, etwa um sicherzustellen, dass VoIP- Daten innerhalb des Datenstroms priorisiert werden, damit eine möglichst hohe Sprachqualität gewährleistet ist und es nicht etwa aufgrund anderer Datenübertragungen plötzlich zu Aussetzern oder anderen Qualitätseinbußen kommt. Auch die SIP-Telefone selbst haben ihren Preis. Zwar können für VoIP prinzipiell auch vorhandene konventionelle Telefonapparate genutzt werden. Hierfür ist jedoch ein spezieller Adapter notwendig, der meist auch nicht wesentlich günstiger ist als ein neues SIP-Telefon. Abb. 3: Modernes IP-Telefon von sipgate (Quelle: 3.2 Höheres Ausfallrisiko (HaufeIndex: ) Während das konventionelle Telefonnetz auf einer seit Jahrzehnten bewährten, vergleichsweise einfachen und robusten Technik beruht, ist VoIP dagegen etwas komplexer. Neben den Datennetzen spielen hier auch verschiedene Server auf dem Übertragungsweg eine Rolle und diese Komplexität führt zu einer erhöhten Fehleranfälligkeit. Zwar rüsten die Provider ihre Netze weiter auf und sorgen durch jederzeit einsatzbereite Backup-Systeme für eine bessere Ausfallsicherheit, nach wie vor sind die VoIP-Anschlüsse jedoch störanfälliger als konventionelle Telefonanschlüsse. Gerade im Unternehmensumfeld ist eine hohe Verfügbarkeit der Telekommunikationsanlagen ein äußerst wichtiges Kriterium, sodass der Vorteil der konventionellen Technik auf diesem Gebiet eine besonders hohe Bedeutung hat. 3.3 Bandbreitenprobleme (HaufeIndex: ) VoIP setzt in jedem Fall eine ausreichend hohe Bandbreite voraus. Je mehr Gespräche parallel geführt werden, desto größer muss auch die Bandbreite sein. Zwar bieten schon Standard-ADSL-Anschlüsse vielerorts Geschwindigkeiten von 6 MBit/s oder mehr. Allerdings handelt es sich hierbei nur um die Downloadgeschwindigkeit, beim Upload sind deutlich niedrigere Geschwindigkeiten (z. B. 512 kbit/s) üblich. Für VoIP sind daher oftmals symmetrische DSL-Anschlüsse, bei denen Up- und Download mit derselben Geschwindigkeit erfolgen, die bessere Wahl. In vielen Regionen werden aber Breitbandanschlüsse gar nicht oder nur mit eher niedrigen Geschwindigkeiten angeboten.

5 Seite 5 von 8 Meistens sind Unternehmen in ländlichen Regionen betroffen, in denen auch keine brauchbaren Alternativen zur Verfügung stehen, etwa in Form von Kabelanschlüssen. Eigene Datenleitungen für den schnellen Internetzugang legen zu lassen, dürfte für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen jedoch auch nicht wirtschaftlich sein, sodass hier VoIP mitunter gar keine Alternative ist. 3.4 Sicherheit (HaufeIndex: ) Problematisch ist bei der Internet-Telefonie in jedem Fall die Sicherheit. Datennetze stehen seit jeher im Visier von Crackern, die hier eindringen und Informationen ausspähen oder sogar manipulieren wollen. Wenn nun auch Sprachinformationen über die Datennetze gesendet werden, sind diese damit ebenfalls angreifbar. Natürlich gibt es auch hier entsprechende Gegenmaßnahmen wie etwa eine effektive Verschlüsselung. Es gibt jedoch bislang noch keinen allgemein akzeptierten Standard in diesem Bereich. Stattdessen setzen einige VoIP-Anbieter wie etwa Skype auf proprietäre Verfahren. Auch angesichts der zunehmenden Verlagerung der Wirtschaftsspionage in das Internet sollte dem Sicherheitsaspekt ein größerer Stellenwert eingeräumt werden. Mit der zunehmenden Nutzung von VoIP wird wohl auch die Angriffsintensität steigen. Tatsächlich tauchen mittlerweile bereits spezielle Trojaner und andere Schadprogramme auf, die es gezielt auf VoIP-Daten abgesehen haben. Zugleich gibt es aber auch einen größer werdenden Markt mit speziellen Sicherheitslösungen für VoIP, die dann jedoch wieder zusätzliche Kosten verursachen. Schließlich könnte VoIP künftig ein ähnliches Schicksal drohen wie . Während bei Unmengen von unerwünschter Werbung (Spam) die Nutzung erschweren und die Systeme unnötig belasten, könnte bei VoIP der sogenannte Spit (Spam over Internet Telephone) für Belästigungen sorgen, wenn innerhalb des Internets zahllose unerwünschte, automatisierte Werbeanrufe erfolgen. 3.5 Eingeschränkte Fax-Funktionalität (HaufeIndex: ) Nach wie vor etwas eingeschränkt sind die Möglichkeiten beim Faxen per Internet. Sofern auf einen konventionellen Festnetzanschluss komplett verzichtet wird und ausschließlich ein Internetzugang für die Sprachkommunikation genutzt wird, greift man meist auf Sonderlösungen zurück, bei denen etwa die Dokumente als -Anhang verschickt werden. Es gibt zwar auch einen speziellen Übertragungsstandard für Fax over IP (T.38), allerdings sind bislang nur sehr wenige Geräte auf dem Markt, die diese Technik unterstützen und damit den direkten Fax-Versand und Empfang über das IP-Netz ermöglichen. Zu den wenigen Ausnahmen gehören etwa die Modelle IP Phonefax 43 und IP Phonefax 49 von Sagem. 4 VoIP-Optionen für KMUs (HaufeIndex: ) Für Unternehmen gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, VoIP zu nutzen. Für Kleinstbetriebe reicht z. B. bereits ein konventioneller DSL-Anschluss aus, an den dann über einen VoIP-fähigen DSL-Router entweder direkt die vorhandenen analogen oder ISDN-Telefone oder auch eine bereits vorhandene Telefonanlage angeschlossen werden können. Eine andere Möglichkeit stellt dagegen die Komplettumstellung auf eine VoIP-Anlage dar, die um entsprechende VoIP- Telefone ergänzt wird und bei der dann auch völlig auf einen konventionellen Telefonanschluss verzichtet werden kann. 4.1 Umstieg oder Migrationslösung? (HaufeIndex: ) Die konventionelle Telefonie hat gegenüber VoIP in den meisten Fällen einen erheblichen Startvorteil, der schlicht und einfach darin besteht, dass sie in den meisten Unternehmen bereits vorhanden ist und genutzt wird. Nur bei Unternehmensneugründungen oder bei einem Standortwechsel gibt es wirklich die Wahl zwischen der VoIP- Technik einerseits und der klassischen Telefonlösung andererseits. In den meisten anderen Fällen wird im Unternehmen bereits irgendeine Form der konventionellen Telefontechnik vorhanden sein. In diesen Fällen gibt es dann zwei Möglichkeiten: einen weitgehenden Bruch mit der alten Technik in Kauf zu nehmen und einen schnellen und kompletten Umstieg auf VoIP vorzunehmen oder VoIP eher behutsam einzusetzen und dabei möglichst viele Komponenten der vorhandenen Technik beizubehalten. Allein schon aufgrund des hohen Aufwands und der zusätzlich anfallenden Investitionskosten werden die meisten Unternehmen von einem radikalen Umstieg vor klassischer Telefonie zur VoIP-Technik zurückschrecken. Am ehesten dürfte ein solcher Schritt realistisch sein, wenn teure Mietverträge für komplexe TK-Anlagen auslaufen und das Unternehmen vor der Wahl steht, die Verträge zu erneuern oder auslaufen zu lassen. Je größer das Unternehmen und je mehr Anschlüsse umgestellt werden müssen, desto komplexer ist die Aufgabe und desto eher wird man eine radikale Lösung scheuen, bei der die alte Technik völlig ausrangiert wird und ein komplett neues VoIP- System eingeführt wird.

6 Seite 6 von 8 In den meisten Fällen wird daher in den Unternehmen eine Migrationslösung angesagt sein. Dieser behutsame Umstieg kann z. B. darin bestehen, dass vorhandene TK-Anlagen zunächst um VoIP-Funktionen erweitert werden, oder auch im Ersatz einer alten Anlage durch ein VoIP-System, wobei die vorhandenen Endgeräte weitergenutzt werden und der Festnetzanschluss beibehalten wird und nutzbar bleibt. Auf diese Weise können eingehende Gespräche nach wie vor über das Festnetz abgewickelt werden, während ausgehende Telefonate primär über die VoIP-Technik realisiert werden. 4.2 Einfache VoIP-Lösungen sind gefragt (HaufeIndex: ) Gerade für kleine und mittlere Unternehmen, die keine eigene IT-Abteilung besitzen bzw. mit sehr geringen Ressourcen für die Netzwerkadministration auskommen müssen, sollten auch die VoIP-Lösungen recht einfach aufgebaut und leicht zu konfigurieren sein. Zu solchen einfachen Lösungen, die etwa bis zu einer Größenordnung von 20 Arbeitsplätzen einsetzbar sind, gehört etwa das VoIP-Gateway 5188 von AVM. Dieses Gerät muss lediglich zwischen dem ISDN-Anschluss und der vorhandenen ISDN-Telefonanlage eingebunden werden. Bis zu acht Leitungen (vier S 0 -Schnittstellen) lassen sich hierüber parallel nutzen, die wahlweise per Internet oder über das Festnetz geführt werden können. Für einen höheren Bedarf - etwa bei Nutzung eines Primärmultiplex-Anschlusses, der eine Kapazität von 30 parallelen Verbindungen bietet - gibt es ähnliche Produkte von anderen Herstellern. Bei der ebenfalls für kleinere Unternehmen gedachten Lösung HiPath BizIP von Siemens handelt es sich dagegen um eine eigenständige VoIP-/TK-Anlage, die einerseits an den Festnetzzugang und den Breitband-Internetzugang, sowie andererseits an das vorhandene LAN angeschlossen wird. Bis zu 16 Endgeräte, bei denen es sich um proprietäre VoIP- Telefone der Siemens HiPath-Modellreihe handelt, können an die Anlage angeschlossen werden. Eine Erweiterung durch eine CTI-Software (Computer Telephony Integration) ist hier ebenfalls möglich, sodass Kommunikationsprozesse beschleunigt werden können. Wie bei den meisten anderen VoIP-Anlagen erfolgt bei diesem System die Administration über ein Web-Interface. 4.3 Virtuelle Telefonanlagen (HaufeIndex: ) Vor allem für kleine und mittlere Unternehmen interessant sind die seit einiger Zeit immer öfter angebotenen virtuellen Telefonanlagen, auch IP Centrex oder VoIP PBx genannt. Hierbei handelt es sich um softwarebasierte Lösungen, die direkt auf den Servern der VoIP-Provider laufen. Vor Ort im Unternehmen müssen also keine teure klassische TK-Anlage und auch keine VoIP-Anlage mehr vorhanden sein. Voraussetzung sind lediglich ein Breitbandanschluss und IP-fähige Telefone, etwa SIP-Telefone, oder auch Softphones für den PC. Auch Mobiltelefone lassen sich in diese virtuellen Telefonanlagen problemlos einbeziehen. Die Administration und Konfiguration der virtuellen Anlage ist dabei in der Regel einfach über ein Web-Interface direkt aus dem Webbrowser heraus möglich. Die meisten Oberflächen sind dabei relativ leicht zu bedienen, sodass auch ohne großen Schulungsaufwand Einstellungen vorgenommen oder geändert werden können. Die Vorteile Zu den wesentlichen Vorteilen dieser virtuellen Telefonanlagen gehört, dass Sie hier keine Anschaffungskosten für eine solche Hardware aufbringen müssen. Zudem müssen Sie sich nicht um Wartung oder eine unterbrechungsfreie Stromversorgung kümmern. Diese Aufgaben entfallen bei Ihnen vor Ort, da hierfür der Anbieter in seinem Rechenzentrum sorgt. Bei Störungen können zudem die Techniker des Anbieters im Rechenzentrum vor Ort direkt tätig werden, wodurch die Reaktionszeiten bei Störungen minimiert werden. Im Vergleich zu gemieteten bzw. geleasten TK-Anlagen sind Sie hier zudem wesentlich flexibler, da oft nur kurze Mindestvertragslaufzeiten und Kündigungsfristen vertraglich vereinbart werden. Die Nachteile Als nachteilig kann bei den virtuellen Telefonanlagen angesehen werden, dass es sich bei diesen Systemen um reine VoIP- Lösungen handelt. Die Nutzung von Festnetzanschlüssen ist hier nicht vorgesehen, sodass eine bereits vorhandene klassische TK-Anlage, aber auch konventionelle Festnetztelefone nicht weitergenutzt werden können. Konventionelle Telefone müssen entweder gegen VoIP-fähige Geräte ausgetauscht oder mit entsprechenden Adaptern VoIP-fähig gemacht werden, was entsprechend hohe Investitionen verlangt. Zudem muss, wie schon bei den Ausführungen zu Vor- und Nachteilen der VoIP-Telefonie erwähnt, eventuell die LAN- Technik des Unternehmens modernisiert werden und es muss am jeweiligen Firmenstandort auch ein entsprechend leistungsfähiger Breitbandanschluss vorhanden sein. 5 Fazit: VoIP oder kein VoIP? (HaufeIndex: ) Längerfristig gesehen wird an der VoIP-Technik kaum ein Weg vorbeiführen, gerade auch im Unternehmenseinsatz. Hier sind es vor allem die umfangreichen Möglichkeiten zur Integration von Daten- und Sprachkommunikation und die daraus

7 Seite 7 von 8 resultierenden Produktivitätsvorteile, die für diese Technik sprechen. Immer Anschluss unter dieser Nummer Auch die Möglichkeit, dass Mitarbeiter unter einer einheitlichen Rufnummer überall dort erreichbar sind, wo sie sich gerade aufhalten, spricht für diese Technik. Gespräche können bei der Internet-Telefonie problemlos an den Anschluss im Hotelzimmer, im heimischen Arbeitszimmer oder auf das Mobiltelefon weitergeleitet werden, ohne dass der Anrufer davon etwas mitbekommt. Mehr Funktionen Hinsichtlich der Sprachqualität, aber auch im Hinblick auf die Funktionalität hat die VoIP-Technik gegenüber der konventionellen TK-Anlage für das Festnetz aufgeholt und bei Letzte teilweise auch schon überholt. Selbst einfache VoIP-Systeme ermöglichen neben Grundfunktionen wie Anrufe halten, makeln oder vermitteln, der Anrufweiterleitung und -umleitung, oder der Einspielung von Wartemusik meist noch zahlreiche weitere Zusatzfunktionen. Obligatorisch sind etwa individuelle Anrufbeantworter für jeden Teilnehmer oder die Option für Telefonkonferenzen. Vor allem die Mietlösungen in Form der virtuellen Telefonanlagen stellen für kleine und mittlere Unternehmen eine Option dar, den umfassenden Leistungsumfang einer professionellen TK-Anlage, die sonst nur in Großunternehmen zum Einsatz kommt, zu bezahlbaren Preisen nutzen zu können. Kosten senken Kostenvorteile für Unternehmen durch VoIP entstehen durch den möglichen Verzicht auf teure TK-Anlagen, die durch deutlich günstigere virtuelle VoIP-Anlagen ersetzt werden können. Der Vorteil der günstigeren Gesprächskosten gegenüber dem Festnetzanschluss hat sich dagegen weitgehend nivelliert. Hier gilt es, genau zu vergleichen, welche Angebote beim jeweiligen Telefonverhalten tatsächlich am günstigsten sind. Da auch Sprachqualität und Verfügbarkeit der Internettelefonie in den letzten Jahren deutlich verbessert wurden, spricht im Grunde kaum noch etwas gegen den Einsatz dieser Technik. Stufenweiser Umstieg Allerdings empfiehlt sich in den meisten Fällen ein stufenweiser Umstieg, bei dem vorhandene Festnetzanschlüsse zunächst weiter genutzt werden und VoIP etwa mittels entsprechender Gateways nur als zusätzliche Option hinzukommt. Lediglich bei Firmen-Neugründungen, bei Umzügen oder bei einer ohnehin anstehenden Generalüberholung des Firmen-LANs dürfte auch ein Komplett-Umstieg auf VoIP infrage kommen. In der folgenden Tabelle haben wir noch einmal die wichtigsten Argumente für und gegen VoIP zusammengefasst (s. Tab. 1). In Tabelle 2 stellen wir eine Auswahl von VoIP-Anbietern vor. VoIP Argumente für VoIP Argumente gegen VoIP Pro und Contra Integration von Sprache und Daten bietet Möglichkeiten zur Erhöhung der Produktivität. Statt zweier Netze wird nur noch ein einheitliches Netz benötigt. Teure klassische TK-Anlage kann wegfallen. Einfache Administration der VoIP-Anlagen. Vorteile bei Gesprächskosten möglich. Einfachere Erweiterungen der VoIP-Anlagen sind möglich, sowohl in Bezug auf die Zahl der Nebenstellen als auch in Hinblick auf die Funktionen der Anlage. Größere Flexibilität, etwa bei Anbindung von Mobiltelefonen oder der Erweiterung um zusätzliche Funktionen. Zusätzlicher Investitionsbedarf, sofern bereits TK-Anlage vorhanden ist. Ausfallrisiko bei VoIP immer noch etwas höher als bei konventioneller Telefontechnik. Sicherheitsfragen bei VoIP teilweise nicht gelöst. Nutzung von VoIP setzt entsprechende Breitbandanschlüsse voraus. Tab. 1: Die wichtigsten Argumente für und gegen VoIP im Unternehmen Die Checkliste Einsatz einer Voice-over-IP-Anlage (s. Abb. 4) unterstützt Sie bei der Einführung der VoIP-Technik und bei Sicherheitsfragen zur Internet-Telefonie.

8 Seite 8 von 8 Abb. 4: Checkliste VoIP Anbieter Produkte / Dienstleistungen Internetadresse Avaya VoIP-Anlagen und Telefone Cisco IP-Telefone und Software Colt VoIP-Provider DeTeWe / Aastra VoIP-Anlagen und Telefone Grandstream VoIP-Telefone Interoute VoIP-Provider nfon VoIP-Provider Placetel VoIP-Provider QSC VoIP-Provider Siemens VoIP-Anlagen und Telefone Sipbase VoIP-Provider Sipgate VoIP-Provider Snom VoIP-Telefone Starface VoIP-Anlagen Tab. 2: Auswahl von VoIP-Anbietern Autor/in Andreas Hein, Bad Sooden-Allendorf

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