Erfahrungen bei der Einführung elektronischer Archivsysteme im Gesundheitswesen

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1 Erfahrungen bei der Einführung elektronischer Archivsysteme im Gesundheitswesen Hannöversche Archivtage 17. Juni 2005 Dipl.-Wirtsch.Ing. Michael Röhl

2 advice IT Consulting GmbH Herstellerunabhängiges und -neutrales Beratungsunternehmen mit 12 Beratern, Firmensitz ist Bielefeld; Alle Berater sind auch Gesellschafter; 90% des Umsatzes mit Beratungsleistungen, 10% mit Handelsware (Lizenzen, Hardware) Schwerpunkte der Beratungsleistungen auf elektronischer Archivierung und Dokumentenmanagement Istaufnahmen und Sollkonzepte Implementierungen Systemwechsel (Migration) Betriebsunterstützung Branchen: Gesundheitswesen, Energieversorgung, Finanzdienstleister und Industrie S. 2 advice IT Consulting GmbH

3 advice IT Consulting S. 3 advice IT Consulting GmbH

4 Bildung der Projektgruppe Kassen Träger der Einrichtung Administration Verwaltung / Abrechnung EDV / Betrieb Archiv Klinisches Personal Ärztlicher Dienst Pflegedienst Therapeuten KIS EPA Betriebsrat Datenschutzbeauftragter Mitarbeiter Arbeitssicherheitstechnischer Dienst Patienten S. 4 advice IT Consulting GmbH

5 Interessenslage und -konflikte Verwaltung Kosten- / Nutzenverhältnis Amortisationszeitraum Produktivitätserhöhung der Kliniker Reduktion der Verweildauer Image in der Öffentlichkeit Haftungsentlastung Mitarbeiterzufriedenheit EDV Abteilung Auslastung der Ressourcen Zeitgemäße Systeme Budgetvereinbarung Anwenderzufriedenheit KIS Betriebsrat Durchsetzung von Mitarbeiterinteressen in direktem Projektzusammenhang Veränderung von Arbeitsinhalten Personalabbau ohne Projektzusammenhang Durchsetzung von Eigeninteressen EPA Klinisches Personal Arbeitsentlastung hohe Verfügbarkeit kurze Antwortzeiten gezielter Zugriff auf wesentliche Informationen Einfache Bedienung bei Recherche und Erfassung Vereinfachte Erfüllung der Dokumentationspflicht Unterstützung im Qualitätsmanagement Haftungsentlastung Datenschutzbeauftragter Einhaltung der gesetzlichen Forderungen zum Schutz der Patientendaten Schutz der Mitarbeiterdaten S. 5 advice IT Consulting GmbH

6 : Aspekte langfristiger Archivierung Bei der Einführung eines elektronischen Archivs sollte die Ablösung seiner Hard- und Softwarekomponenten und die Konsequenzen der Ablösung des KIS bedacht werden. Archivierungsfristen: 30 Jahre und mehr. Standzeit der Datenträger ist kein Problem; Standzeit der Speicherhardware ist mit Sicherheit deutlich kleiner als die der Datenträger; Ablösung der Archivlösung wegen Zusammenschluß von Kliniken Verlagerung des IT-Betriebs in Rechenzentren neuen oder geänderten Anforderungen Wartungs- und Pflegekosten Einstellung des Supports oder der Pflege durch den Softwarehersteller Stellen Sie nicht nur funktionale Aspekte in das Zentrum der Entscheidungsfindung! S. 6 advice IT Consulting GmbH

7 : Referenzbesuche Teilen Sie dem besuchten Haus vorab mit, welche Details Sie besonders interessieren; Vergleichen Sie das besuchte Krankenhaus mit Ihrem Haus hinsichtlich: Fachabteilungen: Bettenkapazität, Verweildauer, Komplexität der Fälle, Frequenz und Häufigkeit von wiederkehrenden Patienten, Umfang extern erstellter Befunde etc; technischer Ausstattung; EDV-Infrastruktur; Befundgebende Systeme; Dokumenterfassung; organisatorischer Unterschiede: Archivorganisation vor Einführung der EPA; Formularwesen; Schreibdienst; Aktenführung; Abrechnung; S. 7 advice IT Consulting GmbH

8 Projektaufwände Projektleitung Entscheidungsfindung / Abstimmung (66%); Koordination (24%); Dokumentation (10%); Projekttätigkeiten Bereitstellung eines Testsystems (25%); Bereitstellung von Testdaten (25%); Tests und Konfigurationsänderungen (50%); S. 8 advice IT Consulting GmbH Implementierung Erfassung der Papierdokumente Analyse des Materials / Klärung der rechtlichen Zuständigkeit (50%); Organisation der Papierlogistik (20%); Organisation der Aufbereitung (20%); Auswahl der Scanner-Hardware (10%); Installation Schulung Geringe Schulungs- und Einarbeitungszeit für klinisches Personal, viele Mitarbeiter betroffen ; Längere Schulungs- und Einarbeitungszeit für Scanpersonal, wenig Mitarbeiter betroffen; Produktivschaltung Vorlauf für Scanpersonal (u.u. Doppelbelastung); abteilungsweise Freischaltung (Koordinationsaufwand); Erprobung der organistatorischen Maßnahmen;

9 Kritik Kritik vom medizinischen Fachpersonal: Unübersichtlichkeit der elektronischen Akte; Darstellungsqualität bei schwierigem Papiergut; Inkonsistenz der elektronischen Akte; Mehrbelastung durch organisatorische Änderungen; Bedenken hinsichtlich der Zulässigkeit des Verfahrens; Kritik aus den Reihen der Verwaltung / Abrechnung: Zwang zu organisatorischen Änderungen; Auftrennen von großformatigen Blättern in mehrere (digitale) Seiten behindert Auswertung; Sorgen des Archivpersonals / Erfassungsteams: Schwierigkeiten mit geänderten Arbeitsinhalten; Kaum technologiebedingte Kritik; Kritik an der Qualität des Papiergutes; Organisatorische Probleme hinsichtlich Papiergutlogistik und Qualitätssicherung; Und aus der IT-Abteilung: Verwaltung der Zugriffsberechtigungen; Ausnahmeregelungen hinsichtlich Zugriffsberechtigungen; Mehrbelastung vor allem bei der Systemeinführung; S. 9 advice IT Consulting GmbH

10 Erfolge Schnelle Verfügbarkeit der Patientenakten; Automatisches Archivieren von Briefen und Befunden; Qualitative Verbesserung der Aktenführung; Personal- und Raumkostenreduktion; Mehr Flexibilität hinsichtlich der Raumnutzung; Imagegewinn bei (neuen) ärztlichen Mitarbeitern und Fachbesuchern; S. 10 advice IT Consulting GmbH

11 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Für weitere Informationen stehe ich gerne zur Verfügung. Kontakt:

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