Kita ZET. Das optimale Zeiterfassungssystem für Personal in. - Kita - Hort - Kindergarten & vielen anderen - Einrichtungen. Stempeluhr.

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1 Kita ZET Das optimale Zeiterfassungssystem für Personal in Stempeluhr - Kita - Hort - Kindergarten & vielen anderen - Einrichtungen Anwendung

2 Inhalt Inhalt... 2 Stempeluhr und USB-Stick... 3 Grundprinzip... 3 Ausweiskarten... 3 USB-Schlüssel / USB Stick... 3 Stempeluhr... 5 Zeiterfassung / Stempeln... 5 Buchungen abholen... 5 Uhr stellen... 7 Sommer/Winterzeit Umschaltung... 8 Batterien austauschen... 8 Netzbetrieb... 9 Technische Spezifikationen Von der Stempeluhr angezeigte Hinweise Von der Stempeluhr angezeigte Fehler Codes Anwendung Los geht s Internet-Adresse aufrufen Einrichtung auswählen Anmelden Hallo Status Zeiten Upload Monat Jahr Urlaub Mitarbeiter Zeiten Anwesenheit Urlaub Stammdaten Vertrag Support News Kontakt Handbuch Seite 2 von 22

3 Stempeluhr und USB-Stick Grundprinzip Kita ZET ist ein System zur Erfassung von Arbeitszeiten für Mitarbeiter von betreuenden Einrichtungen aller Art. Das System verbindet dazu die einfach zu bedienende Stempeluhr mit einer online verfügbaren übersichtlichen Anwendung. Die Benutzung erfolgt in 3 Schritten: - Zeiten erfassen (Stempeln bei jedem Kommen und Gehen) - Übertragung mit USB-Stick in die Anwendung - Abrufen von Übersichten, Statistiken, Grafiken, etc., etc. Ausweiskarten Die Ausweise die mit der Stempeluhr geliefert werden, sind mit einem Barcode versehen. Es handelt sich hier um eine ausgereifte und robuste Technik die keinen Reibungskontakt mit dem Lesekopf erfordert (im Gegenteil zu Magnetkarten). Die Barcodes werden durch einen Lichtstrahl erfasst während der Ausweis durch den Schlitz gezogen wird. Damit die Ausweise nicht mittels Fotokopierer kopiert werden können, werden die Barcodes mit einer Spezialtinte maskiert. Der infrarote Lichtstrahl kann aber durch diese Maskierung hindurchsehen. Der Barcodeleser wird im Werk für die mit dem System gelieferten Ausweise eingestellt. Es besteht keinerlei Garantie, dass anderseitig bezogene oder hergestellte Ausweiskarten zufriedenstellend gelesen werden können. USB-Schlüssel / USB Stick Die Speicherkapazität eines Schlüssels ist für diese Anwendung unwichtig. Sogar Schlüssel mit sehr geringer Kapazität sind um das hundertfache überdimensioniert. Bedenken Sie nur: auf einem 128Mb Speicher könnten 4 Millionen Buchungen gespeichert werden! Im allgemeinen sind die USB-Schlüssel robuste Speicher. Es handelt sich aber immerhin um hochtechnische elektronische Geräte mit empfindlichen Bauteilen und eine gewisse Vorsicht in der Handhabung ist dringend empfohlen. Beachten Sie folgende Regeln und Ihr USB-Schlüssel wird viele Jahre gute Dienste leisten. 1) Wie alle elektronischen Geräte fürchten die USB-Schlüssel statische Entladungen. Befinden Sie sich in einer Umgebung die statische Entladungen fördert (niedrige Luftfeuchtigkeit, Teppichböden ) versuchen Sie möglichst eine Erde (Heizkörper, Metallpfeiler ) zu berühren ehe Sie den Schlüssel in eine Stempeluhr oder in einen PC einstecken. 2) Die USB-Schlüssel sind mit einer Kappe für den Stecker versehen. Wird der Schlüssel nicht benützt so lassen Sie stets die Kappe auf dem Stecker um Verschmutzung und Beschädigungen zu vermeiden. 3) Lassen Sie niemals einen Schlüssel auf die Erde fallen. 4) Setzen Sie den Schlüssel nicht extremen Temperaturen aus, indem Sie ihn z.b. in einem PKW in der prallen Sonne liegen lassen. Ein angemessener Temperaturbereich ist +10 C bis +40 C. 5) Bewahren Sie den Schlüssel an einem trockenem Ort auf. Vermeiden Sie hohe Feuchtigkeit. 6) Achten Sie beim Einstecken stets auf die Richtung (sie ist bei der Stempeluhr nicht die gleiche wie beim PC). Benützen Sie keine Gewalt! Seite 3 von 22

4 Benutzung des USB-Schlüssels mit der Stempeluhr Benützen Sie NIEMALS Ihren KitaZET USB-Schlüssel für andere Zwecke als Buchungen von einer Stempeluhr auf einen PC zu übertragen (z.b. um Dateien von einem PC auf einen anderen zu übertragen, oder Fotos zu speichern). Es ist möglich das daraufhin der Schlüssel nicht mehr in der Stempeluhr funktioniert. Ferner löscht die Stempeluhr alle fremde Dateien auf dem Schlüssel! Stecken Sie NIEMALS Ihren KitaZET USB-Schlüssel in einen anderen Rechner als einen Windows PC. Insbesondere, stecken Sie NIEMALS den Schlüssel in einen Mac. ). Es ist möglich das daraufhin der Schlüssel nicht mehr in der Stempeluhr funktioniert. Die Speicherung der Buchungen auf einem USB-Schlüssel ist mit Absicht etwas kompliziert gestaltet um zu vermeiden dass unbefugte mit einem im Handel erworbenen Schlüssel die Buchungen aus einer Stempeluhr entfernen könnten. Die Stempeluhr speichert die Buchungen in einer Textdatei mit dem Namen BKS_FILE.TXT. Diese Datei wird vom Hersteller auf jedem Schlüssel installiert. Sie dürfen unter keinen Umständen den Namen dieser Datei ändern, oder gar die Datei entfernen. Ist dies geschehen so zeigt die Stempeluhr beim Buchungen holen eine Fehlermeldung an und der Kopiervorgang wird nicht ausgeführt. Ist aus Versehen ein Schlüssel auf diese Weise unbrauchbar gemacht worden, oder haben Sie im Handel einen neuen Schlüssel erworben so gehen Sie wie folgt vor: 1) Schlüssel neu formatieren. Im Windows Explorer klicken Sie mit der RECHTEN Maustaste auf den externen Datenspeicher (z.b. Laufwerk E:\) der den Schlüssel darstellt und wählen Formatieren Daraufhin erscheint folgendes Fenster: Die angezeigte Speicherkapazität nicht ändern. Wählen Sie UNBEDINGT als Dateisystem FAT und nicht FAT32 die Stempeluhren können Schlüssel mit FAT32 Dateisystem NICHT beschreiben! Grösse der Zuordnungseinheiten nicht ändern Geben Sie UNBEDINGT in GROSSBUCHSTABEN die Volumebezeichnung BKS an. Schnellformatierung darf NICHT angekreuzt sein. Klicken Sie dann auf Starten. 3) Notepad starten und eine LEERE Datei mit Namen BKS_FILE.TXT (ALLES GROSS!) in irgendeinem Ordner auf Ihrem PC speichern. Kopieren Sie anschließend diese Datei mit dem Windows Explorer auf den USB-Schlüssel. WICHTIG: Nicht direkt die Datei von Notepad aus auf die Karte speichern! Seite 4 von 22

5 Stempeluhr Zeiterfassung / Stempeln Um bei Batteriebetrieb zu stempeln, muss die Stempeluhr vorher aufgeweckt werden indem man auf den roten Knopf drückt. Die Stempeluhr zeigt dann die Uhrzeit im 24-Std Format an: Bei angezeigter Uhrzeit kann ein Ausweis durchgezogen werden. Die Originalausweise sind beidseitig kodiert es ist also unwichtig, welche Seite des Ausweises benutzt wird. Bei erfolgreichem lesen ertönt ein Piepston, und die Stempeluhr zeigt Gut an: Bei Batteriebetrieb schaltet die Stempeluhr fünf Sekunden nach Lesen eines Ausweises wieder ab. Andere Mitarbeiter können sofort buchen, auch wenn die Stempeluhr noch Gut anzeigt (es muss nicht gewartet werden bis die Stempeluhr wieder abschaltet). Wenn die Stempeluhr nach Durchziehen eines Ausweises nicht piepst und nicht Gut anzeigt, so ist der Ausweis nicht korrekt gelesen worden. Der Benutzer muss seinen Ausweis noch mal durchziehen. Die möglichen Gründe für schlechtes lesen: - Der Mitarbeiter hat seinen Ausweis zu langsam durchgezogen. Es ist immer besser, den Ausweis ZÜGIG durchzuziehen. Ein zu schnelles Durchziehen ist beinahe unmöglich. - Der Mitarbeiter hat den Ausweis nicht komplett vor dem Lesekopf hergezogen. Der Lesepunkt befindet sich ca. 8cm vom unteren Gehäuserand (also etwas unterhalb der Mitte), und der Barcode auf den Ausweisen erstreckt sich beinahe über die Gesamtlänge des schwarzen Balkens. Es ist also wichtig, dass der Ausweis oben im Schlitz angesetzt wird, und bis unten komplett durchgezogen wird. Den Ausweis nicht im Schlitz anhalten oder herausheben. - Der Ausweis ist beschädigt und kann nur schlecht oder gar nicht mehr gelesen werden. Die Stempeluhr benutzt eine optische Lesetechnik (Barcode). Wenn die Oberfläche des Ausweises sehr stark zerkratzt ist, kann es sein dass der Barcode nicht mehr gelesen werden kann. Ersetzen Sie in diesem Fall den Ausweis. Wird der gleiche Ausweis mehrmals hintereinander durchgezogen, piepst die Stemepluhr jedes Mal und zeigt Gut an, aber nur die erste Buchung wird abgespeichert. Alle weiteren Buchungen werden ignoriert. Diese Funktionsweise verhindert, dass durch Spielereien der Speicher mit unnötigen Buchungen gefüllt wird. Nach Abschalten der Anzeige bleibt die Stempeluhr noch eine Sekunde lang eingeschaltet, für den Fall dass ein Benutzer seinen Ausweis gerade in dem Moment durchzieht in dem (scheinbar) abgeschaltet wird. Buchungen abholen Seite 5 von 22

6 AUF DIE RICHTUNG DES USB-SCHLÜSSELS BEIM EINSTECKEN ACHTEN. Das Timy Logo muss nach vorne (sichtbar) sein! Bei Batteriebetrieb: Stempeluhr ausgeschaltet (keine Uhrzeit in der Anzeige). Schlüssel einstecken und auf den roten Knopf drücken Bei Netzbetrieb: Schlüssel einfach bei eingeschalteter Stempeluhr einstecken. Ein grosser Vorteil des USB-Konzeptes ist dass die Geräte beim Ein- und Ausstecken eingeschlaltet bleiben können. Die Stempeluhr zeigt nun CoPY an um zu melden dass die Buchungen vom internen Speicher auf den Schlüssel übertragen werden: SEHR WICHTIG! ZIEHEN SIE NIEMALS EINEN SCHLÜSSEL AUS DER STEMPELUHR SOLANGE DIESE CoPY ANZEIGT! SIE KÖNNTEN DADURCH ALLE BUCHUNGEN VERLIEREN UND EVENTUELL DEN SCHLÜSSEL BESCHÄDIGEN! (Das wäre vergleichbar mit dem herausziehen einer Diskette während der PC gerade eine Datei darauf schreibt...). Wenn die Stempeluhr alle Buchungen übertragen hat, wird EndE angezeigt: und Sie können den Schlüssel entfernen. Wenn die Stempeluhr sofort EndE anzeigt (also ohne vorher CoPY anzuzeigen) bedeutet es dass sich in der Stempeluhr keine Buchungen befinden. Sie können die Buchungen aus mehreren Stempeluhren abholen, ohne zwischendurch den Schlüssel am PC zu entleeren. Für diese Anwendung kann man die Kapazität des Schlüssels als quasi unbegrenzt betrachten ein 128Mb Schlüssel könnte ca. 4 millionen Buchungen speichern... Die Stempeluhr kann ca Buchungen in ihrem internen Speicher abspeichern ehe ein entleeren über einen USB-Schlüssel erforderlich wird. Sollte der interne Speicher voll laufen, so zeigt Seite 6 von 22

7 die Stempeluhr SPEI beim Einschalten an und piepst zweimal. Es kann nicht mehr gestempelt werden bis die Stempeluhr entleert wird. Sollte die Stempeluhr nicht die Buchungen auf einen Schlüssel speichern können, wird ein Fehlercode, z.b. Er63 angezeigt: Die Fehlercodes sind in einer Er5x und einer Er6x Gruppe zusammengefasst. Ohne hier in die Einzelheiten zu gehen, bedeutet ein 5x Fehler ein Hardwareproblem mit dem Schlüssel, und ein 6x Fehler ein Formatierungsfehler. Die Originalschlüssel welche mit einem Timy-System verschickt werden sind vom Hersteller geprüft und formatiert. Benützen Sie einen im Handel erworbenen Schlüssel so kann es sein dass dieser aus verschiedenen Gründen (z.b. zu hoher Strombedarf) nicht mit der Stempeluhr funktioniert. Zeigt die Stempeluhr beim Einstecken eines Originalschlüssels einen 5x Fehler an so ist mit hoher Wahrscheinlichkeit der Schlüssel defekt, und muss ausgetauscht werden. Ein 6x Fehler kann durch folgende Gründe verursacht werden: - Es befindet sich keine Buchungsdatei (BKS_FILE.TXT) auf dem Schlüssel. - Die Buchungsdatei wurde entfernt und neu auf den Schlüssel kopiert, der Name abgeändert und wieder auf BKS_FILE.TXT umgeändert, oder der Dateiname besteht nicht aus GROSSBUCHSTABEN. - Der Schlüssel wurde nicht richtig formatiert - Der Schlüssel ist defekt Uhr stellen Die interne Uhr hat eine Ganggenauigkeit von Sekunden Abweichung pro Monat, in Abhängigkeit der Umgebungstemperatur (je mehr die Umgebungstemperatur von 25 C abweicht, je größer die Ungenauigkeit). Die angegebene Ganggenauigkeit gilt zwischen +5 C und +40 C. Um die Stempeluhr einzustellen, lesen Sie den Sonderausweis UHR EINSTELLEN. Ab diesem Moment bleibt die Uhr stehen (das ist wichtig wenn Sie nun lediglich die Werte durchprüfen und dann die Karte wieder lesen wird die Uhr um die Zeit zwischen den beiden Lesevorgängen nachgehen). Die Stempeluhr zeigt nun den Minutenstand an (da in den meisten Fällen nur die Minuten vor- oder zurückgestellt werden müssen). Die Anzeige kann keine richtigen Buchstaben darstellen und somit sind die Hinweise etwas dürftig aber durchaus verständlich. Ist z.b. die Uhrzeit 16:43, so würde die Minutenanzeige wie folgt aussehen: Wenn Sie nun KURZ auf den roten Knopf drücken, so wird der Minutenwert weitergestellt. Läuft die Uhr vor, so müssen Sie so oft (kurz) auf den Knopf drücken (nach 59 geht der Stand wieder auf 00 ) bis der richtige Wert angezeigt wird. Richten Sie es so ein dass der Minutenwert eine Minute in der Zukunft liegt, bezogen auf die richtige Zeit. Wenn die richtige Zeit den Minutenwert erreicht hat, ziehen Sie exakt beim Übergang die UHR STELLEN Karte wieder durch. Die Stempeluhr läuft nun ab diesem Zeitpunkt weiter (mit Sekunden auf 00 ). Sollte es aus irgendeinem Grund notwendig sein, die anderen Werte der Uhr (Stunden, Datum usw.) einzustellen, halten Sie den roten Knopf solange gedrückt bis der Zähler auf die nächste Rubrik schaltet. Die Einstellung ist jeweils immer gleich: KURZ drücken um den Wert weiter zu schalten, gedrückt halten um auf die nächste Rubrik zu schalten. ACHTUNG: wenn Sie beim Jahr sind und Seite 7 von 22

8 aus Versehen ein Jahr zu weit geschaltet haben, müssen Sie bis 99 schalten, um dann wieder bei 00 anzufangen. Beispiel: Steht die Uhr auf 16:43:56 den Freitag , so erscheinen die Werte: Minuten = 43 Sekunden = 00 die Sekunden werden immer auf 00 gestellt um die Einstellung zu erleichtern Jahr = 2004 Monat = 04 Tag = 30 Wochentag = Freitag Stunde = 16 Wenn Sie den Knopf noch mal gedrückt halten, fängt die Sequenz wieder von vorn mit Minuten an. Um die Ganggenauigkeit zu überprüfen, vergleichen Sie den genauen Zeitpunkt des Minutensprungs mit Ihrer Referenzuhr. Lassen Sie niemals eine Stempeluhr im Einstell-Modus sie schaltet dann niemals ab und die Batterien würden sich schnell entleeren. Im Übrigen kann nicht gestempelt werden. Sommer/Winterzeit Umschaltung Bei Lieferungen in den deutschsprachigen Raum werden die Stempeluhren vom Werk aus mit der automatischen Umschaltung aktiv geliefert. Wenn Sie aus irgendeinem Grund die automatische Umschaltung abschalten möchten, lesen Sie die mitgelieferte Karte SOMMER/WINTER=AUS. Wenn Sie anschließend die Funktion wieder aktivieren möchten, lesen Sie die Karte SOMMER/WINTER=EIN. Ist die Funktionsweise einmal programmiert, so ist sie permanent. Es ist unnötig, jeden Herbst bzw. Frühling die Karte mit der gewünschten Funktionsweise zu lesen. Batterien austauschen Vier handelsübliche AA Alkaline-Batterien (auch LR6 genannt) reichen für ca Buchungen. (Bei 20 Mitarbeitern die im Durchschnitt 4-mal am Tag stempeln = 80 Buchungen pro Tag = ca. 250 Seite 8 von 22

9 Arbeitstage = 10 Monate). Wenn Sie die Stempeluhr vom Netz betreiben möchten, bestellen Sie das Netzteil Werden die Batterien zu schwach, zeigt die Stempeluhr beim Einschalten (bzw. beim stempeln wenn Netzbetrieb) kurz BAtt an und dann die Uhrzeit. Ab diesem Zeitpunkt können noch 100 bis 300 Buchungen gemacht werden. Die Batterien sollten also unverzüglich ausgetauscht werden. Geben Sie entsprechende Anweisungen an Ihr Personal damit die Situation gemeldet wird. Werden die Batterien nicht ausgetauscht, schaltet die Stempeluhr beim drücken des roten Knopfes nicht mehr ein eventuell gespeicherte Buchungen sind aber in keiner Weise gefährdet. Diese werden in einem Flash-Speicher gespeichert, der keinerlei Energie benötigt. Sobald die Batterien ausgetauscht werden läuft alles weiter und die Buchungen können auf eine Speicherkarte kopiert werden. Die interne Uhr der Stempeluhr benötigt allerdings elektrische Energie. Wenn der Austausch zu lange hinausgezögert wird (länger wie 3 Minuten), wird die Uhr auf Null gestellt und muss nach dem Austauschen der Batterien neu gestellt werden. Die Batterien befinden sich in einer durch zwei Klipse befestigten Halterung die von oben herausgezogen werden kann. Um die Halterung zu entfernen, drücken Sie die beiden Klipse zusammen (diese sind recht steif nehmen Sie gegebenfalls einen kleinen Schraubenzieher zur Hilfe): Entfernen Sie die leeren Batterien und ersetzen sie diese durch neue Alkaline-Batterien (die +/- Polarisierung beachten) vom Typ AA (auch LR6 genannt). Die Stempeluhr hat eine Mindestgangreserve von 3 Minuten, in der sie ohne Batterien weiterlaufen kann Sie brauchen sich also nicht unnötig zu beeilen. Wenn Sie die Stempeluhr längere Zeit ohne Batterien lassen muss eventuell die Uhr neu gestellt werden. Halterung wieder in die Stempeluhr einschieben und auf Einrasten der Klipse (deutlicher Klick ) achten. Netzbetrieb Sie können Ihre Stempeluhr auch mit einem Netzteil betreiben. Benützen Sie nicht ein anderes Netzteil Sie könnten damit die Stempeluhr zerstören! ACHTUNG: Auch bei Netzbetrieb müssen die Batterien eingesetzt werden. In der Tat wird die interne Uhr der Stempeluhr IMMER von den Batterien versorgt auch bei Netzbetrieb. Sie müssen also auch bei Netzbetrieb die Batterien alle 2 bis 3 Jahre austauschen. Seite 9 von 22

10 Bei Netzbetrieb bleibt die Stempeluhr ständig eingeschaltet und ein Drücken der roten Taste beim Stempeln, bzw beim Buchungen holen erübrigt sich. Ist das Netzteil eingesteckt, so schaltet die Stempeluhr bei Netzausfall oder bei einer Panne des Netzteils automatisch um auf Batteriebetrieb. Technische Spezifikationen Gehäuse Polystyren-Plastik Computer-grau Abmessungen: H x B x T = 240x108x35 mm. Versorgung 4 AA Batterien (oder optionales Netzteil). Ein Satz Alkalin-Batterien reicht für ca Buchungen. Anzeige 4-stellige, 7-Segment LCD Anzeige für Uhrzeit-Anzeige im Format hh:mm, sowie einige Kurzmeldungen (z.b. batt bei schwache Batterien). Die 13mm Zeichenhöhe ermöglicht eine ausgezeichnete Lesbarkeit. Akustische Meldung Piepser bei Ausweis lesen und Fehlermeldungen. Ausweisleser Maskierter Barcode eine robuste, kontaktlose, verschleissfreie Technologie Interner Speicher Ausreichend für Buchungen zwischen Entleerungen. Uhr: Verwaltet Uhrzeit und Datum. Ganggenauigkeit ~ 15 Sekunden Abweichung pro Monat bei einer Umgebungstemperatur von +10 C bis +40 C. Automatische Sommer- Winterzeit Umschaltung (zentraleuropäische Regel) - kann durch Sonderausweis abgeschaltet werden. Uhreinstellung durch Sonderausweis + Druckknopf. Gangreserve bei Batteriewechsel : mindestens 3 Minuten. Buchungen auslesen Die Stempeluhr hat einen USB Anschluss für USB- Sticks (auch Memory Sticks genannt). Wird ein zulässiger Stick eingesteckt so werden die Buchungen automatisch auf den Stick übertragen. Übertragungsgeschwindigkeit: ca 600 Buchungen pro Sekunde. Unbefugte Sticks werden zurückgewiesen. Die Buchungsdatei auf dem Stick ist chiffriert um unbefugte Änderungen durch das Verwaltungspersonal zu vermeiden. Von der Stempeluhr angezeigte Hinweise AUS Warte auf Personalausweis (nach Lesen eines Zusatzausweises) batt Batterien schwach (bei Batteriebetrieb wenn auf den Knopf gedrückt wird; bei Netzbetrieb wenn ein Ausweis gelesen wird) Gut Ausweis gelesen CoPY Kopieren der Buchungen auf den USB-Schlüssel EndE Ende der Übertragung der Buchungen auf den USB-Schlüssel SPEI Der interne Speicher der Stempeluhr ist voll (mehr als Buchungen) USb USB-Schlüssel eingesteckt Von der Stempeluhr angezeigte Fehler Codes Er00 Er04 Er07 Er98 Er99 Er50 Er51 Er52 Er53 Er54 FlashRAM Speicher defekt (Stempeluhr austauschen) Ungültiger Ausweis (Format stimmt nicht) USB-Schlüssel Speicher voll FlashRAM Speicher nicht vollständig gelöscht (Lieferant kontaktieren) Nicht-reparierbarer interner Fehler (Stempeluhr austauschen) USB-Schlüssel ist nicht Full Speed Fehler während der Identifizierung des USB-Schlüssels Die USB-Einheit ist kein Speicher, oder die USB-Einheit ist nicht Bus Powered, oder Die USB-Einheit zieht mehr als 100mA Strom Fehler während Reset Recovery des USB-Schlüssels Fehler während Test Unit Ready des USB-Schlüssels Seite 10 von 22

11 Er55 Er56 Er57 Er58 Er59 Er60 Er61 Er62 Er63 Er64 Er65 Er66 Er67 Er68 Er69 Er70 Fehler während Inquiry des USB-Schlüssels Die USB-Einheit erlaubt keinen direkten Zugriff Fehler während Read Capacity des USB-Schlüssels Fehler während Lesen des Master Boot Record des USB-Schlüssels Das Master Boot Record des USB-Schlüssels ist ungültig Fehler während Lesen des FAT Boot Record des USB-Schlüssels Das FAT Boot Record des USB-Schlüssels ist ungültig Die Paramter des FAT in dem FBR sind ungültig Fehler während Lesen der Root Entries des USB-Schlüssels Fehler während des Formatieren des USB-Schlüssels Die Root Entries sind ungültig Fehler während Lesen der File Access Table (FAT) Die File Access Table (FAT) ist ungültig Fehler während des Schreibens auf dem USB-Schlüssel Fehler während Update der FAT auf dem USB-Schlüsel Fehler während Update der Root Entries auf dem USB-Schlüssel Seite 11 von 22

12 Anwendung Los geht s Internet-Adresse aufrufen Um die Anwendung zu starten, muss in einem Browser (z.b. Internet Explorer oder Firefox) die Internetadresse aufgerufen werden. Groß- und Kleinschreibung spielen dabei keine Rolle. Voraussetzung für die Nutzung der Software ist daher auch eine belastbare Internetanbindung, z.b. mit DSL-Anbindung. Der Standort des verwendeten PC oder Notebook spielt keine Rolle, es muss lediglich eine Verbindung zur o.g. Adresse hergestellt werden können. Einrichtung auswählen Zunächst wird eine Auswahl der Einrichtungen angeboten, die Kita ZET nutzen. Bitte wählen Sie hier Ihre Einrichtung. Anmelden Anschließend gelangen Sie zum Login Ihrer Anwendung. Tragen Sie Ihren Code sowie Ihr Kennwort in die entsprechenden Felder ein und klicken Sie auf anmelden. Seite 12 von 22

13 Hallo Status Die Statusseite wird in der Regel als erste Seite nach dem Login angezeigt. Hier erhält die Leitung der Einrichtung einen Überblick über die aktuelle Situation. Den Status der Zeitbuchungen aller aktiven Mitarbeiter im aktuellen Monat Angezeigt wird der jeweilige Status, d.h. ob die Buchungen eines Mitarbeiters für jeden Tag in Ordnung sind, oder Fehler vorliegen. Es liegen jeweils paarweise Stempelzeiten vor (min. 2, max. 5), die jeweils als Kommen und Gehen interpretiert werden können Es sind entweder eine ungerade Anzahl von Stempelzeiten für einen Tag (keine Interpretation als Kommen und gehen möglich) oder mehr als 5 Paare vorhanden U, K, Kürzel einer ganztägigen Avwesenheit, wie z.b. Urlaub oder Krankheit Der Gesamtstatus eines Mitarbeiters für einen Monat gilt dann als fehlerhaft, wenn 1 oder mehr Tage nicht in Ordnung sind. In der letzten Spalte ist die Abweichung vom Stundensoll bezogen auf die bereits erfassten Tage als Stundenwert sowie prozentual angegeben. Die Abweichung der Sollstunden ist größer als der im aktuellen Vertrag hinterlegte Wert für max. Überstunden. Der Hinweis wird analog auch für Unterstunden angezeigt. Ein Klick auf mehr springt zur Seite Zeiten/Monat die zusätzlich ein Blättern durch die Monate anbietet sowie eine Legende der Farben und Symbole bereithält. Den Urlaubstatus aller aktiven Mitarbeiter im aktuellen Jahr Angezeigt wird der Urlaubsstatus des aktuellen Jahres für alle aktiven Mitarbeiter, d.h. wer hat wann wie viele Urlaubstage genommen. Erkennbar ist außerdem der Gesamtanspruch hinter dem jeweiligen Namen sowie die noch verfügbaren Resttage in der letzten Spalte der Tabelle. Ein Klick auf mehr springt zur Seite Zeiten/Urlaub die zusätzlich ein Blättern durch die Monate anbietet. Seite 13 von 22

14 Einen Hinweis auf die letzte Zeiten-Einspielung Ein kurzer Hinweis auf die letzte Einspielung der Stempelzeiten aus der oder den Stempeluhren. Ein Klick auf mehr springt zur Seite Zeiten/Upload auf der direkt neue Stempelzeiten vom USB- Stick eingespielt werden können. Seite 14 von 22

15 Zeiten Der Hauptmenüpunkt Zeiten bietet verschiedene Übersichten jeweils für alle aktiven Mitarbeiter sowie den Upload der Stempelzeiten. Upload Das Einspielen neuer Stempelzeiten (Upload) ist sehr einfach und wird Schritt für Schritt erklärt. Monat Angezeigt wird der Status, d.h. ob die Buchungen eines Mitarbeiters für jeden Tag in Ordnung sind, oder Fehler vorliegen. Es liegen jeweils paarweise Stempelzeiten vor (min. 2, max. 5), die jeweils als Kommen und Gehen interpretiert werden können Es sind entweder eine ungerade Anzahl von Stempelzeiten für einen Tag (keine Interpretation als Kommen und gehen möglich) oder mehr als 5 Paare vorhanden U, K, Kürzel einer ganztägigen Avwesenheit, wie z.b. Urlaub oder Krankheit Der Gesamtstatus eines Mitarbeiters für einen Monat gilt dann als fehlerhaft, wenn 1 oder mehr Tage nicht in Ordnung sind. Andere Monate / Jahre können zur Ansicht gewählt werden. In der letzten Spalte ist die Abweichung vom Stundensoll bezogen auf die bereits erfassten Tage als Stundenwert sowie prozentual angegeben. Die Abweichung der Sollstunden ist größer als der im aktuellen Vertrag hinterlegte Wert für max. Überstunden. Der Hinweis wird analog auch für Unterstunden angezeigt. Anklicken des Symbols zeigt Detailinformationen. Ein Klick auf den Namen eines Mitarbeiters springt zur Seite Mitarbeiter/Zeiten, auf der eine exakte Monatsdarstellung erfolgt und auch Korrekturen möglich sind. Seite 15 von 22

16 Jahr Der Jahresstatus aller Mitarbeiter bietet die Zusammenfassung des Monatsstatus aller aktiven Mitarbeiter, d.h. die Darstellung erfolgt nicht mehr Taggenau. Andere Jahre können zur Ansicht gewählt werden. Ein Klick auf den Namen eines Mitarbeiters springt zur Seite Mitarbeiter/Zeiten, auf der eine exakte Monatsdarstellung erfolgt und auch Korrekturen möglich sind. Urlaub Angezeigt wird der Urlaubsstatus eines beliebigen Jahres für alle aktiven Mitarbeiter, d.h. wer hat wann wie viele Urlaubstage! genommen. Erkennbar ist außerdem der Gesamtanspruch hinter dem jeweiligen Namen sowie die noch verfügbaren Resttage in der letzten Spalte der Tabelle. Andere Jahre können zur Ansicht gewählt werden. Ein Klick auf den Namen eines Mitarbeiters springt zur Seite Mitarbeiter/Urlaub, auf der eine Jahresübersicht der Abwesenheiten dargestellt ist. Mitarbeiter Im Bereich Mitarbeiter können jeweils Daten eines einzelnen Mitarbeiters eingesehen oder ggf. eingegeben, ergänzt oder korrigiert werden. Seite 16 von 22

17 Zeiten Detaillierte Übersicht über einen Monat eines Mitarbeiters. Dargestellt werden sämtliche Stempelzeiten, aus denen sich die Anwesenheiten im linken Bereich der Tabelle ergeben, sowie alle von der Einrichtungsleitung eingetragenen Abwesenheiten im rechten Bereich. Andere Monate / Jahre können zur Ansicht gewählt werden. Abwesenheit Die Schaltfläche Abwesenheit (rechts oben) ermöglicht das Eintragen von ganztägigen Abwesenheiten. Die Eintragung erfolgt an allen Tagen zwischen Von und Bis aber nicht an Samstagen oder Sonntagen. Auf diese Art kann sehr einfach zum Beispiel ein 3-wöchiger Urlaub eingetragen werden. Die Eintragung erfolgt immer als Stundenwert. Für einen kompletten Tag errechnet sich der Stundenwert aus dem jeweils gültigen Vertrag des Mitarbeiters: z.b. bei 30 Wochenstunden und 5 Arbeitstagen sind das 30/5 = 6,0 Stunden pro Tag. Für Mitarbeiter mit weniger als 5 Arbeitstagen je Woche müssen längere Abwesenheiten jeweils z.b. als 3x3 Tage für 3 Wochen Urlaub eingetragen werden, da sonst vom System 15 Tage Urlaub verbraucht würden. Seite 17 von 22

18 Tagesansicht Die Schaltfäche Tagesansicht zeigt alle Buchungen eines Mitarbeiters an einem Tag an, sowohl Stempelzeiten als auch Abwesenheiten. Auch ein Klick in die Zeile eines bestimmten Tages zeigt die Tagesansicht. Hier können sowohl Stempelzeiten als auch stundenweise Abwesenheiten eingetragen, korrigiert oder gelöscht werden. Stempelzeiten dürfen nur paarweise vorkommen hier kann z.b. ein vergessener Stempelvorgang eines Mitarbeiters entsprechend nachgetragen werden. Es sind max. 10 Stempelzeiten (5 x Kommen und Gehen) sowie max. 2 Abwesenheiten für einen Tag möglich. Andere Tage können zur Ansicht und Bearbeitung gewählt werden. Die Schaltfläche Monatsansicht führt zurück zur Seite Mitarbeiter/Zeiten. Tages-Abwesenheit Die Schaltfläche Tages-Abwesenheit hinzufügen erlaubt die Eingabe stundenweiser Abwesenheiten für den aktuellen Tag. Seite 18 von 22

19 Anwesenheit Die Grafik zeigt die Anwesenheitszeiträume eines Mitarbeiters für einen kompletten Monat. In der Zeittafel sind alle Anwesenheitszeiträume in Form farbiger Balken (blau) dargestellt. Wenn man mit dem Mauszeiger direkt über einen Balken fährt, erhält man zusätzliche Informationen zu dem gewählten Zeitraum. Dargestellt werden die Zeiträume zwischen 6:00 Uhr und 20:00 Uhr, darüber hinaus gehende Anwesenheiten (vor 6:00 Uhr und nach 20:00 Uhr) sind zwar nicht sichtbar, werden aber in den Detailinformationen aufgeführt und auch rechnerisch berücksichtigt. Es ist eine ungerade Anzahl von Stempelzeiten für einen Tag vorhanden, daher keine Darstellung der Zeiträume möglich Die Zeile Abwesenheiten zeigt in Form des entsprechenden Kürzels (A, U, K, etc.) die Tagesabwesenheiten an. Wenn man mit dem Mauszeiger direkt über ein Kürzel fährt, erhält man zusätzliche Informationen zu den Tagesabwesenheiten. Unterhalb der Zeittafel sind Überstunden (grün) und Unterstunden (rot) des jeweiligen Tages dargestellt. Links davon wird die Summe der Abweichungen angezeigt. Die Abweichung wird nur für Tage berechnet, an denen mindestens ein Anwesenheitszeitraum vorliegt. Bitte beachten Sie, dass die Anwesenheiten natürlich erst nach der Übertragung der Stempelzeiten in die Anwendung dargestellt werden können. In der ersten Spalte ist die Abweichung vom Stundensoll bezogen auf die bereits erfassten Tage als Stundenwert sowie prozentual angegeben. Die Abweichung der Sollstunden ist größer als der im aktuellen Vertrag hinterlegte Wert für max. Überstunden. Der Hinweis wird analog auch für Unterstunden angezeigt. Anklicken des Symbols zeigt Detailinformationen. Unterhalb der Grafik ist zur Erläuterung das Tagessoll des gewählten Mitarbeiters aufgeführt, das sich aus der Formel Wochenstunden / Wochenarbeitstage des jeweils aktuellen Vertrages ergibt. Ein Klick auf eine Tagesspalte in der Grafik führt zur Seite Mitarbeiter/Zeiten direkt zur Tagesansicht des gewählten Tages. Seite 19 von 22

20 Urlaub Dargestellt ist die Jahresübersicht des Urlaubs eines Mitarbeiters. Innerhalb der Tabelle sind auch andere Abwesenheiten durch entsprechende Kürzel eingetragen. Die Schaltfläche Legende erläutert Farben und Kürzel. Die Schaltfläche PDF erzeugt eine PDF-Datei die anschl. zum Download angeboten wird. Die Erstellung der PDF-Datei kann einige Zeit in Anspruch nehmen hier ist u.u. etwas Geduld von Vorteil. Seite 20 von 22

21 Stammdaten Einige wenige Stammdaten sind für jeden Mitarbeiter zwingend erforderlich: Nachname Code gemeint ist der Code auf der Karte des Mitarbeiters, die für die Stempeluhren benötigt wird. Dieser Code ist zugleich Benutzername für die Anmeldung an der Software Aktiv hiermit kann Mitarbeiter vorübergehend deaktiviert werden Rolle entscheiden für die Zugriffsrechte innerhlab der Software Vertrag Neben den Stammdaten ist ein sog. Vertrag für jeden Mitarbeiter erforderlich. Dieser Vertrag besteht lediglich aus den wenigen im Formular zu erkennenden Daten und wird benötigt um Urlaubsansprüche, Tagessollstunden u.ä. zu berechnen. Achtung Jeder Vertrag gilt für einen definierten Zeitraum, wobei das Ende offen gelassen werden kann. Wenn sich die Daten für einen Mitarbeiter aufgrund von Absprachen oder tatsächlich geänderten Vertragsverhältnissen ändern, muss unbedingt einer neuer Vertrag mit einem neuen Gültigkeitszeitraum erstellt werden. Bitte nicht nachträglich vorhandene Verträge ändern die korrekte Berechnung der Urlaubstage ist dann z.b. nicht mehr möglich. Vertragszeiträume dürfen sich nicht überschneiden - vor der Neuanlage eines Vertrages ist es daher notwendig, im bisherigen Vertrag ein Ende-Datum einzutragen, falls dieses noch offen ist. Jahreswechsel Zum Jahreswechsel sollte für alle Mitarbeiter, die noch Resturlaub aus dem Vorjahr übrig haben, ein neuer Vertrag angelegt werden. Bearbeiten Sie dazu zunächst den aktuellen Vertrag und beenden diesen am des endenden Jahres. Legen Sie danach einen neuen Vertrag mit Beginn des neuen Jahres sowie allen Daten aus dem vorherigen Vertrag an. Lediglich das Feld Resturlaub wird im neuen Vertrag mit dem tatsächlich verbliebenen Resturlaub aus dem Vorjahr abweichend ausgefüllt dann kann das System auch im neuen Jahr wieder korrekte Urlaubsstatistiken berechnen und anzeigen. Seite 21 von 22

22 Support News Auf der Newsseite werden System-Informationen übermittelt, z.b. die Benachrichtigung über ein Update mit neuer Programmversion, neuen Funktionen usw. Die Nachrichten werden systemseitig erstellt und individuell für die Benutzer des Systems angezeigt. Wenn Sie eine Nachricht gelesen haben, können Sie diese löschen, wenn Sie möchten. Sobald und solange eine individuelle Nachricht für Sie vorliegt, gelangen Sie nach dem Login direkt auf die Newsseite (normalerweise die Startseite) damit sichergestellt ist, dass die Nachricht Sie auch erreicht. Kontakt Auf der Kontaktseite kann jederzeit eine Frage, Anregung oder Fehlermeldung eingetragen werden. Die Daten werden direkt per an das Support-Team geschickt, das sich dann kurzfristig mit der Anfrage befassen kann. Handbuch Unter Support/Handbuch kann immer die aktuellste Version des Handbuchs im PDF-Format heruntergeladen werden. Seite 22 von 22

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