Projekt Landeseinheitliche, optimierte Geschäftsprozesse - ProLoG - Protokoll der Sitzung der Entscheidungsinstanz am ; Status: endgültig

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1 Projekt Landeseinheitliche, optimierte Geschäftsprozesse - ProLoG - Protokoll der Sitzung der Entscheidungsinstanz am ; Status: endgültig Seite 1

2 Tagesordnung TOP 1: Begrüßung und Einführung TOP 2a): Elektronische Unterstützung der Geschäftsprozesse in den Berliner Sozialämtern (Sozialhilfeportal) 2b): Vorgehenskonzept zur Nachnutzung vorhandener IT-Basiskomponenten und Portalinfrastrukturen des Landes Berlin (Beschluss (1) siehe Folie 9) TOP 3: Abnahme der Projektergebnisse des Teilprojekts Beihilfe online (Beschluss (2) siehe Folie 17) TOP 4: Ableitung von Erkenntnissen für ein nachhaltiges Geschäftsprozessmanagement im Land Berlin (Beschluss (3) siehe Folie 20) TOP 5: Projektabschluss (Beschluss (4) siehe Folie 21) TOP 6: Sonstiges Seite 2

3 TOP 1: Einführung Ziele von ProLoG (Auszug aus dem Projektauftrag): - Die beteiligten Verwaltungsbereiche kennen ihre Prozesse und sind für eine prozessorientierte Steuerung vorbereitet - Das Geschäftsprozessmanagement auf landesweiter Ebene weiterentwickeln Berichtspflichten aus ServiceStadt Berlin Programm an StS-Ausschuss Verwaltungsmodernisierung und an Parlamentsausschüsse Prozessoptimierung und -standardisierung vor und durch Digitalisierung Seite 3

4 Top 2a: Projekt Elektronische Unterstützung der Geschäftsprozesse in den Berliner Sozialämtern (Sozialhilfeportal) Ausgangslage in den Berliner Sozialämtern komplexe Geschäftsprozesslandschaft breites Feld interner und externer administrativer und privater Dienste technische und personelle Mangelausstattung Projektziele Optimierung der Geschäftsprozesse Entlastung des Personals Ausbau IT-gestützter Bearbeitungsverfahren Entwicklung, Erprobung in drei Pilotbezirken - spätere Übertragung auf alle SozÄ Inhaltliche Wirkungsebenen Verbesserte Kommunikation zwischen den internen und externen Akteuren (Portallösungen) Transparente, vereinheitlichte Geschäftsprozesse bzw. Prüfverfahren (Fallmanagement, IT-Workflow) Optimierung von Steuerungsaufgaben, verbesserte Controllingverfahren (IT-Verknüpfung mit Standardverfahren, Erschließung von Datenquellen) Seite 4

5 Top 2a: Projekt Elektronische Unterstützung der Geschäftsprozesse in den Berliner Sozialämtern (Sozialhilfeportal) Technische Anforderungen aus Praxissicht Komplexe, wandlungsunterworfene, arbeitsintensive Geschäftsprozesslandschaft Flexibilität und Funktionalität der IT Komponentenlösung (!) Verknüpfte Projektfelder IT-Plattform: Nachnutzung vorhandener genutzter Basiskomponenten und Portalinfrastrukturen im Land Berlin Geschäftsprozess-Plattform Geschäftsprozesstableau der Sozialämter Standardbausteine der Geschäftsprozesse Mustergeschäftsprozess Hilfe zur Pflege -HzP- (alle GP-Bausteine) Referenzgeschäftsprozess Hilfe zur Überwindung besonderer sozialer Schwierigkeiten -HzÜ- Seite 5

6 Top 2a: Projekt Elektronische Unterstützung der Geschäftsprozesse in den Berliner Sozialämtern (Sozialhilfeportal) Projektrealisierung Prototyping (am Beispiel des Geschäftsprozesses HzP) Identifizierung der Grenzen, Potenziale und Anpassungsbedarfe Entwicklung einer real übertragbaren prototypischen Lösung HzP Ablaufplanung 0. Beauftragung DL 1. Entwicklung Fachkonzept, Datenmodell, Lösungsarchitektur HzP (HzÜ) 2. Prototypische Umsetzung nachnutzbarer Komponenten 3. Erprobung und Test der prototypischen Lösung 4. Ergebnisbericht zur Vorlage Entscheidungsinstanz (Umsetzung Echtbetrieb) (technische, konzeptionelle, finanzielle Rahmenbedingungen) Projektinstanzen EI: SenGesSoz; BÄ BzBm/Dez (TS, CW, FK); AI: SenGesSoz; SenInnSport; BÄ: TS, CW, FK; BBDI, PersV, Seite 6

7 Top 2b: Vorgehenskonzepts zur Nachnutzung vorhandener IT-Basiskomponenten und Portalinfrastrukturen des Landes Berlin (1): Die Prüfung von Möglichkeiten und Rahmenbedingungen für die Nachnutzung von Komponenten und Infrastrukturen, die in der Berliner Verwaltung bereits zentral bereitgestellt werden, stand im Mittelpunkt des Projektes. Im Ergebnis der Abstimmung mit der Senatsverwaltung für Inneres und Sport wird eine Lösungsarchitektur vorgeschlagen, die es ermöglicht, zentral (über Landeslizenzen) verfügbare und mit vertretbarem Aufwand auf die Fachlichkeit anpassbare Verfahrenskomponenten und Infrastrukturen nach zu nutzen. Das minimiert zugleich die technischen, organisatorischen und wirtschaftlichen Risiken sowie notwendige Aufwendungen für die Anpassung, den Betrieb und die Pflege des zukünftigen Sozialhilfeportals Seite 7

8 Top 2b: Vorgehenskonzepts zur Nachnutzung vorhandener IT-Basiskomponenten und Portalinfrastrukturen des Landes Berlin (2): nachnutzbare Komponenten generisch (Portal) Dienste ITDZ Telefon 115_Fax_Mail Antragsmanagement Zentrales Identmanagement Beteiligungsworkflow Formulare Antragsassistenten ZUFI_RBS nachnutzbar Fallmanagement nicht vorhanden Komponente techn. vorhand. fachlich nicht Fallakte (Falldaten) Fallcontrolling (DWH, Kristall, Greinertool) Interfacemanager (Standardschnittstellen) E Akte (Dokumente) OPEN PROSOZ Abrechnungsplattform für Pflegedienste Seite 8

9 Top 2b: Vorgehenskonzepts zur Nachnutzung vorhandener IT-Basiskomponenten und Portalinfrastrukturen des Landes Berlin Beschluss einstimmig (1): Die Entscheidungsinstanz nimmt das Vorgehenskonzept zur Nachnutzung vorhandener IT-Basiskomponenten und Portalinfrastrukturen des Landes Berlin zustimmend zur Kenntnis und bittet das Folgeprojekt Sozialhilfeportal, die Ergebnisse (IT-Komponentenlösung) aufzugreifen und innerhalb des Folgeprojekts zu überprüfen und als Prototyping zu realisieren. Ebenso wie die Abstimminstanz in ihrer Sitzung vom weist auch die Entscheidungsinstanz auf den Beschluss des Staatssekretärsausschuss zur Verwaltungsmodernisierung vom hin: Zur Sicherstellung der gesamtstädtischen Steuerung und einer einheitlichen Umsetzung in Berlin wird die Senatsverwaltung für Gesundheit und Soziales gemäß ihrer Zusage vom 21. Januar 2013 für den Betrieb des Verfahrens (Phase Run ) die Verfahrensverantwortung für die zu entwickelnde IT-Lösung übernehmen. Die genauen Modalitäten sind Bestandteil des im Rahmen des Projekts zu erarbeitenden Geschäfts- und Finanzierungsmodells. Seite 9

10 TOP 3: Beihilfe Online : der Ist-Prozess (1) Ausgangslage: Ein mit ca Vorgängen papierbasierter Massenprozess Die gegenwärtigen organisatorischen Abläufe sind in den letzten Jahren mit viel Engagement hochgradig optimiert worden Spielräume für Effizienzverbesserungen auf der Basis der gegenwärtigen technischen Ausstattung sind nicht zu erkennen Die Durchlaufzeit (15 18 Tage) gilt gegenwärtig als akzeptabel Es ist nicht zu erwarten, dass sie bei der derzeitigen Steigerung des jährlichen Antragsaufkommens (ca. 2,8 %) aufrechterhalten werden kann Arbeitszeit/Antrag -> 20 Min -> berlinweit ca Std./Jahr Arbeitskosten/Antrag -> 16 -> berlinweit ca /Jahr Seite 10

11 TOP 3: Beihilfe Online : der Ist-Prozess (2) Struktur und Mengengerüst der Beihilfe: Betrachtungsgegenstand (Stichtag ) Anzahl Anzahl beihilfeberechtigte Personen ca Eingereichte Beihilfeanträge ca Jährlicher Zuwachs der Beihilfeanträge ca. 2,8 % Eingereichte Belege (Kopien Rezepte, Rechnungen, etc.) ca. 2,5 Mio. Mitarbeiter in der Beihilfestelle 150 Seite 11

12 TOP 3: Beihilfe Online : der Soll-Prozess (1) Handlungsempfehlung: Reduzierung der Zeit für die manuelle Erfassung und Übertragung der Antrags- und Belegdaten in die Sachbearbeitung (ca. 80 % des Arbeitsaufwandes) Realisierung in drei Stufen: Prio 1 Online-Antragstellung, Online-Bescheidung Prio 2 Hybrid-Lösung (Online Antrag -> ausdrucken und Barcode erzeugen-> Antrag und Belege einschicken -> Barcode scannen) Prio 3 erkennendes/frühes Scannen aller Papieranträgen Seite 12

13 TOP 3: Beihilfe Online : der Soll-Prozess (2) Funktionskomponenten: In out zentrales Identmanagement In Antragsteller Web-Plattform Antragsformular ausfüllen Belege hochladen Beihilfebeschei d annehmen Fachservice Bescheid zustellen Stammdaten (Personen und Beihilfe) Sachbearbeiter Fachverfahren Beihilfeantrag einreichen benutzt benutzt benutzt Beihilfeantrag verteilen benutzt Antrag bearbeiten benutzt Beihilfebescheid erstellen benutzt benutzt Zahlung Beihilfebescheid anordnen Antragsmanagement Formularmanagement BABSY Fachservice Fachverfahren BABSY+ nachnutzbar neu vorhanden Seite 13

14 TOP 3: Beihilfe Online : der Soll-Prozess (3) Technische Architektur: Seite 14

15 TOP 3: Beihilfe Online Nächste Schritte: Erarbeitung eines fachlichen und technischen Feinkonzeptes Beauftragung der Realisierung des Beihilfeantrages-Online unter Nachnutzung der vorhandenen Komponenten sowie der Lösung aus Baden-Württemberg Einführung der Lösung o Pilotierung in 3 Stufen: LVwA SenInnSport Pilot-Bezirk o berlinweite Einführung nachfolgend: Realisierung, Pilotierung und Einführung der Hybridlösung Realisierung, Pilotierung und Einführung des erkennenden Scannens Seite 15

16 TOP 3: Beihilfe Online Kostenschätzung: AP Gegenstand Personentage ca. Preis 1 Fachkonzept Fachservice inkl. technische Spezifikation 2 Evaluierung und Anpassung der Erfassungsdialoge Baden- Württemberg (prototypisches Vorgehen mit 2 bis 3 Workshops) Umsetzung Szenario A bis zur Probebetriebsreife Summe Seite 16

17 TOP 3: Beihilfe Online Beschluss einstimmig (2): Die Entscheidungsinstanz, nimmt den Ergebnisbericht zur Machbarkeitsstudie Beihilfeantrag online einschließlich der durch die Abstimminstanz abgenommenen Handlungsempfehlungen zustimmend zur Kenntnis, empfiehlt dem LVwA, zügig in die Umsetzung der Priorität 1 einzusteigen und den Zeitplan für die Prioritäten 2 und 3 zu konkretisieren. Frau Dreher (SenInnSport) kündigt an, die Maßnahme Beihilfe online einschl. einem Finanzierungsantrag über die vorgenannten zum StS-Ausschuss zur Verwaltungsmodernisierung im Juni 2014 anzumelden. Seite 17

18 TOP 4: Ableitung von Erkenntnissen für ein nachhaltiges Geschäftsprozessmanagement im Land Berlin Projektziele/-auftrag (1): -> Evaluierung des Standard-Vorgehensmodells zur Geschäftsprozessoptimierung erkannte Fortschreibungsbedarfe: -> (genauere) Klärung der Projektziele und Erwartungen erforderlich -> vorhandene Standards (fachliche Standards vs. organisatorische St.) aufklären und deren Wirksamkeit prüfen -> Erstellung von bereichsbezogenen Prozesslandkarten generell sinnvoll -> Erweiterung um die Prüfung der Nachnutzbarkeit vorhandener IT-Basiskomponenten sinnvoll. Diese Prüfung ist durch einen Beschluss des StS-Ausschusses zur Verwaltungsmodernisierung auch verpflichtend. Seite 18

19 TOP 4: Ableitung von Erkenntnissen für ein nachhaltiges Geschäftsprozessmanagement im Land Berlin Projektziele/-auftrag (2): -> Abgleich der Prozessportale und ggf. Vorschläge zur Weiterentwicklung Ergebnis: -> Entwicklungsstand der Nationalen Prozessbibliothek als Kollaborationsplattform entsprach im Projektzeitraum noch nicht den Anforderungen des Projekts -> Die Projektergebnisse (Modelle, Prozesssteckbriefe) wurden in die Nationale Prozessbibliothek eingestellt Frau Schipmann hinterfragt die Einstellung von Projektergebnissen in die NPB. Nach Diskussion wird seitens der Projektleitung zugesichert, dass SenBJW als ersten Schritt die in die NPB überführten Materialien zugesandt bekommt. Seite 19

20 TOP 4: Ableitung von Erkenntnissen für ein nachhaltiges Geschäftsprozessmanagement im Land Berlin Beschluss einstimmig (3): Die Entscheidungsinstanz, nimmt den Ergebnisbericht Dachdokument - zu Ableitung von Erkenntnissen aus den exemplarischen Prozessuntersuchungen für ein nachhaltiges Prozessmanagement im Land Berlin zustimmend zur Kenntnis und bittet die SenInnSport, den Leitfaden Standardvorgehen zur Geschäftsprozessanalyse und Entwicklung einer Sollkonzeption um diese Erkenntnisse fortzuschreiben. Seite 20

21 TOP 5: Projektabschluss Beschluss einstimmig (4): Die Entscheidungsinstanz beschließt: Das Projekt ProLoG ist nach Vorlage des noch ausstehenden Abschlussberichts abgeschlossen. Die Entscheidungsinstanz entlastet die Projektmitglieder von der Projektarbeit und bedankt sich bei allen Projektmitwirkenden für die engagierte Arbeit. Die Projektleitung wird gebeten, den Projektabschlussbericht zu erstellen und den Mitgliedern der Entscheidungsinstanz zur Kenntnis zu geben. Seite 21

22 TOP 6: Sonstiges Bericht über den Beschluss des RdB vom zur Einrichtung einer Geschäftsstelle GPM (Geschäftsprozessmanagement) bei der Geschäftsstelle Produktkatalog Bericht zum Abschluss von ProLoG mit Ausblick auf die weitere Umsetzung an den StS-Ausschuss zur Verwaltungsmodernisierung zu dessen Juni-Sitzung geplant Seite 22

23 Liste der Teilnehmer/innen: An der 3. Sitzung der Entscheidungsinstanz haben teilgenommen als Mitglieder: Frau Dreher (SenInnSport, ZS AbtL (V), i.v. für StS Statzkowski), Frau BzStR in Keil (BA Pankow), Frau Dr. Stephan (BA Tempelhof-Schöneberg, StD L i.v. für BzBm in Schöttler), Frau Schipmann (SenBJW, III D), Herr Schültke (SenGesSoz, II A) als Gäste: Herr Merckens (BA Tempelhof-Schöneberg), Herr Braune (LVwA) Herr Dr. Giesenhagen (Projektdienstleister KLS), Herr Dreher (Projektdienstleister EITCO), Frau Dube (SenInnSport) Projektleitung: Herr Brockmann (SenInnSport) stellv. Projektleitung: Frau Stapf-Finé (SenInnSport) Seite 23

24 Im Projekt mitwirkende Bereiche: Teilprojekt Ambulante Hilfe zur Pflege : Sozialämter Tempelhof-Schöneberg, Friedrichshain-Kreuzberg, Mitte sowie SenGesSoz Teilprojekt Pflegekinderdienst : Jugendämter Pankow, Charlottenburg-Wilmersdorf, Neukölln, Steglitz-Zehlendorf sowie SenBJW Teilprojekt Beihilfeantrag-Online : Landesverwaltungsamt Berlin, BA Pankow, SenInnSport sowie die Steuerungsdienste der Bezirke Tempelhof-Schöneberg und Pankow Projektdienstleister: KnowLogy Solutions AG, EITCO GmbH Projektleitung: SenInnSport Seite 24

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