Teuto-Glasveredelung GmbH & Co. KG. Gesetzkonformes

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1 Teuto-Glasveredelung GmbH & Co. KG Gesetzkonformes -Management mit nscale

2 Anforderungen: Gesetzeskonformes Vorhalten von s umsetzung eines Web- Portals für den Kundenservice digitalisierung der vorherrschenden analogen Geschäftsprozesse Lösung: nscale Desktop nscale Imaging nscale Office Integrator nscale for Microsoft Exchange scanner von Fujitsu und Gestetner Erfolge: reduzierung des täglichen Papierbedarfs zeitersparnis im Bereich der Ablage optimierung der Arbeitsabläufe rechtskonforme Archivierung der Unternehmens- s

3 Über Teuto-Glasveredelung Gmbh & Co.kg 1980 entstand ein Industrieunternehmen, das sich - mit modernen Mitteln - auf die Veredlung von Glas spezialisierte: Teuto-Glasveredelung GmbH & Co. KG feierte Das traditionsgeführte Familienunternehmen sein 25-jähriges Jubiläum. Teuto- Glasveredelung GmbH & Co. KG. legt großen Wert darauf, den Wünschen der Kunden gerecht zu werden. Offenheit, Schnelligkeit, Flexibilität und die Wendigkeit der Belegschaft sich auf kurzfristig wechselnde Anforderungen einzustellen, zeichnen das Unternehmen aus. Gesetzeskonform und sicher Das gesetzeskonforme Vorhalten von s und die Digitalisierung der vorherrschenden analogen Geschäftsprozessen das waren die Anforderungen des Industrieunternehmens Teuto-Glasveredelung GmbH & Co. KG an ein einzuführendes Dokumentenmanagement-System. Im Sommer 2008 entschied sich das traditionsgeführte Industrieunternehmen für nscale von Ceyoniq. Die Reduzierung des täglichen Papierbedarfs und das Einsparungspotential von Zeit im Bereich der Ablage standen dabei im ersten Schritt im Mittelpunkt. Nach kurzer Projektlaufzeit waren der Rechnungseingangsworkflow, die Archivierung der Ausgangsrechnungen sowie die -Archivierung produktiv auf nscale-basis implementiert.

4 Optimierte prozesse Alle Eingangsrechnungen werden mit den jeweiligen Dokumenten sofort nach dem Eintreffen per nscale Imaging gescannt. Sodann wird die notwendige Verschlagwortung (Rechnungsnummer, Standort, Lieferant und Betrag) vorgenommen. Anhand der hinterlegten Zuständigkeit beim Lieferanten wird das Dokument per nscale Pipeliner sofort zur Freigabe an den jeweiligen Sach bearbeiter weitergeleitet, der Status auf freigegeben/ nicht freigegeben festlegt. Sobald das Dokument freigegeben wurde, erfolgt die Weiterleitung an die Buch haltung zur Bezahlung. Dort werden zudem die restlichen Daten (Beleg nummer, Konto, gebucht am und bezahlt am) eingegeben. Auf diese Weise kommen die Rechnungen viel schneller im Einkauf an, und Skonti können ausgeschöpft werden.

5 Service, Flexibilität und Qualität sind wesentliche Merkmale unserer Arbeitsweise, die es stets auszubauen gilt. Für die IT-Unterstützung bei der Umsetzung unseres Anspruchs waren nscale und Ceyoniq perfekt, weil sie alle Eigenschaften mitbringen, die unserer Arbeitsweise entsprechen. Jörn Weiler, Assistent der Geschäftsführung bei Teuto-Glasveredelung GmbH & Co. KG

6 Archivierung der Ausgangsrechnung Alle Ausgangsrechnungen werden in nscale archiviert. Nach dem PDF Druck erfolgt zunächst eine zwischenspeicherung auf dem Server. Es folgt die Ablage der Rechnungen per Pipeliner in nscale. Die Zuordnung der Rechnungen zum Verzeichnis (Standort) wird durch eine automatische Prüfung anhand von Dateinamen vorgenommen. Vorteile: Der Anwender muss die Rechnungen nicht mehr manuell ablegen, und Papierordnerarchive, die Platz kosten, gehören der Vergangenheit an. Im Auskunftsfall sind die Rechnungen leicht wiederzufinden auch das spart Zeit.

7 Gesetzeskonforms Verhalten vom s Für das gesetzeskonforme Vorhalten der Unternehmens- s nutzt Teuto-Glasveredelung GmbH & Co. KG die Komponente nscale for Microsoft Exchange. Sämtliche s, die älter als 30 Tage sind, werden in nscale archiviert. Nach weiteren 30 Tagen ersetzt nscale die bereits archivierten s durch Links. Der Anwender merkt davon nichts und hat weiterhin vollen Zugriff auf seine s.

8 Über die Ceyoniq Technology GmbH Ceyoniq Technolgy GmbH Boulevard Bielefeld Tel.: Fax: Die Ceyoniq Technology GmbH ist der Premiumhersteller der Informationsplattform nscale 7 vecto. Diese Plattform umfasst Softwarelösungen vom branchenübergreifend einsetzbarem Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management bis hin zu intelligenten Systemen zur Verarbeitung komplexer Geschäfts- und Kommunikationsprozesse ( -Management, Rechnungseingangsverarbeitung, etc.). Am Hauptsitz in Bielefeld und den Standorten in Berlin, Hamburg, Nürnberg und Wien sind über 100 Mitarbeiter beschäftigt.

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