Lastenheft. Inhalt. Allgemeine Dinge... 2 Übersicht... 6 Artikel... 6 Dokumente... 7 Kunde... 8

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1 Lastenheft Inhalt Allgemeine Dinge... 2 Übersicht... 6 Artikel... 6 Dokumente... 7 Kunde... 8

2 Allgemeine Dinge Hier wird beschrieben was der Service an Grundfunktionen bieten soll Firma bearbeiten o Kundennummer (wird automatisch von mir vergeben) o Firma/Bezeichnung o Anrede o Vorname o Nachname o Straße o PLZ o Ort o Bundesland/Bezirk/Region o Land (Auswahlmöglichkeit) o Telefon o Mobil o Fax o E Mail o Adresse der Webseite / Homepage o Bankverbindungen BLZ Bankname SWIFT/BIC IBAN o Steuernummer o Ust Id Nr Sprache und Zeitzone festlegen o Deutschland o Österreich o Schweiz Währung / Darstellung (In deiner Standard Währung werden alle Auswertungen, Statistiken und Diagramme angezeigt.) o Euro o Dollar o Schweizer Franken o Pfund o Ohne Währung o Mit Währungssymbol o Abkürzung der Währung (EUR, USD,...) o Währungsnamen (Euro, US Dollar,...) Standardwerte (Für viele Dokumente (Angebote, Rechnungen) musst Du viele Daten eingeben, welche sich aber nur selten ändern.

3 Lege hier die Standard Werte für diese Daten fest, dann müssen diese beim Anlegen eines Dokumentes nicht mehr angepasst werden. (Aber natürlich kannst Du diese noch anpassen, wenn Du möchtest.) o Steuer Bezeichnung Bezeichnung des Standard Steuersatzes Steuer Satz (Wenn Du standardmäßig keinen MwSt Satz auf Deinen Rechnungen ausweisen willst, trage "0" ein.) Skonto Satz (Wenn Du standardmäßig kein Skonto gewähren willst, trage "0" ein.) o Skonto Zeitraum ab Rechnungsdatum o Fälligkeit ab Rechnungsdatum Präfixe (Präfixe werden vor die laufende Nummer des jeweiligen Datensatzes gesetzt. Die Einstellungen, die du hier vornimmst, gelten für alle Datensätze, die du in Zukunft anlegst.) o Artikelnummer o Rechnungsnummer o Angebotsnummer o Kundennummer Freitexte (Manche Texte sind auf jedem Dokument gleich. So z.b. der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung des UStG. Diese Texte können hier hinterlegt werden und werden automatisch für jedes neue Dokument übernommen. Natürlich können die Texte bei der Erstellung noch geändert und angepasst werden.) o Rechnungen: Einleitungstext o Rechnungen: Anmerkung o Angebote: Einleitungstext o Angebote: Anmerkungen

4 Briefpapier (Gestalte das Aussehen Deiner gedruckten PDF Dateien.) o Wählbar zwischen eigener und Mustervorlage o Trennbar zwischen Angebot und Rechnungsvorlage o Siehe Anlage 1 (Momentan soll es nur möglich sein Standardvorlagen zu wählen, diese aber dann selbst zu verändern mit soganannten Platzhalter für alle möglichen Dinge wie Kundennummer soll wo anders stehen usw.) E Mail Vorlagen o E Mail Vorlage Angebot Betreff Angebotstext (auch hier mit Platzhalter) o E Mail Vorlage Rechnung Betreff Angebotstext (auch hier mit Platzhalter) SMTP Server (Die Möglichkeit seine eigenen SMTP Daten einzugeben, sollte der Kunde das nicht wollen müssen Standardparameter eingetragen werden das die Daten über den eigenen Server laufen) o Host o Verschlüsselung o Port (Leer lassen für Standard Port (25 für TLS, 465 für SSL) o Benutzername o Passwort Abo und Tarife o Übersicht der aktuellen Tarife und des Verbrauchten Kontingents Möglichkeit des Upgrades + Kündigung des Accounts (Abos) Rechnungsarchiv (Für die Rechnungen der Kosten des Accounts) Neue Mitarbeiter anlegen (eigene Firma um den Server nutzen zu können) o Vorname o Nachname o E Mail (mit Zusendung eines Passworts) Kunden anlegen o Kundennummer (wird automatisch von mir vergeben oder eigene) o Firma/Bezeichnung o Anrede o Vorname o Nachname o Straße o PLZ o Ort o Bundesland/Bezirk/Region o Land (Auswahlmöglichkeit) o Telefon o Mobil o Fax o E Mail o Adresse der Webseite / Homepage o Bankverbindungen

5 o o o BLZ Bankname SWIFT/BIC IBAN Steuernummer Ust Id Nr Notiz

6 Übersicht Sobald der Kunde sich angemeldet hat soll er eine Übersicht erhalten was momentan passiert Artikel Hier soll der Kunde seine Artikel anlegen können Funktionen Artikel anlegen o Artikelnummer (Standard aufsteigend oder eigene) o Bezeichnung o Preis o Währung o Beschreibung Artikel löschen Einheiten anlegen (Stunden usw.) Einheiten löschen

7 Dokumente Übersicht der vorhandenen Angebote und Rechnungen + die Möglichkeit hier die Angebote und Rechnungen zu erstellen und eine Auswertung zu haben wie viele Angebote offen sind, wie viele Rechnungen offen sind, welche überfällig bzw. storniert wurden. Rechnung erstellen o Historie (wer hat was gemacht) Rechnungen abschließen (keine Möglichkeit mehr Rechnungen zu ändern) Rechnung drucken (bevor es abschlossen ist als Vorschau drucken) Rechnung drucken (nachdem diese abschlossen ist nur als PDF) Rechnung digital Signieren (nur als PDF) Rechnung stornieren Rechnung löschen (Hinweis das die Rechnung besser storniert werden soll da es sonst keine Vorlagen dem Finanzamt gegenüber existieren.) Verknüpfungen (damit nachvollzogen werden kann auf welches Angebot die Rechnung erfolgt ist.) Rechnungen als empfangen markieren (bezahlt) Skonto einstellen (in der Rechnung wie viel Skonto ich gewähren will) Fälligkeit (wie die Zahlungsmodalität aussieht) Angebot erstellen Angebot abschließen o Als gewonnen markieren o Als verloren markieren Angebot kopieren Angebot stornieren Angebot löschen Verknüpfungen (damit nachvollzogen werden kann auf welches Rechnung das Angebot erfolgt ist)

8 Skonto einstellen (in der Rechnung wie viel Skonto ich gewähren will) Kunde Übersicht der angelegten Kunden mit der Funktion Kunden hinzufügen bzw. zu bearbeiten oder zu löschen. Kunden anlegen o Kundennummer (wird automatisch von mir vergeben oder eigene) o Firma/Bezeichnung o Anrede o Vorname o Nachname o Straße o PLZ o Ort o Bundesland/Bezirk/Region o Land (Auswahlmöglichkeit) o Telefon o Mobil o Fax o E Mail o Adresse der Webseite / Homepage o Bankverbindungen BLZ Bankname SWIFT/BIC IBAN o Steuernummer o Ust Id Nr o Notiz

9 Infos wie viele Angebote für den Kunden geschrieben wurden + welche Rechnungen