EUROPÄISCHES PARLAMENT

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1 EUROPÄISCHES PARLAMENT Der Generalsekretär 7. Dezember 2004 AUFZEICHNUNG FÜR DIE MITGLIER S PRÄSIDIUMS Betrifft: Bedarf an Büros und Lagerräumen in Brüssel Gebäude 30/50 rue Wiertz Anmietung von zwei Etagen Unterirdische Lagerräume Ankauf ZUSAMMENFASSUNG Angesichts des zunehmenden Bedarfs an Büros und Lagerräumen hält die Verwaltung Folgendes für zweckmäßig: die Anmietung von zwei Etagen des Gebäudes 30/50 rue Wiertz, das neben dem ASP-Komplex gelegen ist; den Ankauf von der SEL gehörenden Lagerräumen, die an den ASP-Komplex angrenzen. 1. Bürobedarf Befimmo, der Eigentümer des Gebäudes 30/50 rue Wiertz, hat angeboten, zwei Etagen (2. und 3.) des Gebäudes ab dem für einen Mindestzeitraum von drei Jahren nach der klassischen Mietvertragsformel 3/6/9 zu vermieten. 2. Lagerraumbedarf Die SEL besitzt dem Bedarf des Parlaments entsprechende unterirdische Lagerräume, deren Ankauf eine funktionellere Bewirtschaftung der Materialbestände in Brüssel ermöglichen würde. Im Anschluss an die Verhandlungen zwischen dem Europäischen Parlament und dem Eigentümer hat dieser ein Verkaufsangebot vorgelegt, dessen Preis dem Wert der Immobilie entspricht. Da jedoch für die effektive Nutzung der Immobilie zu Lagerzwecken Ausbauarbeiten unerlässlich sind, ist vor einem etwaigen Ankauf die Erteilung einer städtebaulichen Genehmigung erforderlich. - o - Mit dieser Aufzeichnung werden die Mitglieder des Präsidiums gebeten: sich zum Grundsatz der Anmietung von zwei Etagen des Gebäudes rue Wiertz 30/50 für einen Mindestzeitraum von drei Jahren mit einem Mietvertrag des Typs 3/6/9 zu äußern; sich zum Grundsatz des Ankaufs der von der SEL angebotenen unterirdischen Lagerräume zu äußern; und, im Falle einer positiven Stellungnahme: den Generalsekretär zu beauftragen 1. die Formalitäten für die Erteilung der städtebaulichen Genehmigung für die Ausführung der Ausbauarbeiten der Lagerräume zu erledigen; 2. den Haushaltsausschuss gemäß Artikel 179 Absatz 3 der Haushaltsordnung um seine Stellungnahme zu den finanziellen Aspekten der beiden Transaktionen zu ersuchen; dem Präsidenten und dem Generalsekretär das Mandat zu erteilen, alle Formalitäten, die für die Unterzeichnung des Mietvertrags für zwei Etagen des Gebäudes rue Wiertz 30/50 sowie des Kaufvertrags für die Lagerräume vorbehaltlich der vorherigen Erteilung der Baugenehmigung für die Lagerräume zu erledigen. NT\ doc PE /BUR

2 I. Vorgeschichte A. Bürobedarf Auf Wunsch des Generalsekretärs hat Mitte 2003 eine aus Vertretern der Fraktionen und des Generalsekretariats bestehende Task force die Auswirkungen der Erweiterung hinsichtlich des zusätzlichen Bürobedarfs eingehend geprüft. Am wurde dem Generalsekretär ein endgültiger Bericht unterbreitet (Anlage 1). In diesem Bericht wurde insbesondere dargelegt, dass die Anmietung der Gebäude Montoyer 63 (damals frei) und Montoyer 75 (damals von der Kommission genutzt) dem Bedarf, der damals von den Fraktionen und den Generaldirektionen angegeben wurde, entsprechen würde. Gegen Ende 2003 stellte sich heraus, dass die Kommission als Nutzer des Gebäudes Montoyer 75 dieses Gebäude nicht vor der Jahresmitte 2004 räumen konnte. Da dieser Zeitpunkt für die Übernahme des Gebäudes als zu spät angesehen wurde, musste eine Alternativlösung gefunden werden. Zu diesem Zweck nahm das EP unverzüglich Verhandlungen mit dem Eigentümer und dem Mieter des (an Atrium II angrenzenden) Gebäudes Remard auf; daraufhin mietete das Europäische Parlament das Gebäude an, das im Februar 2004 bereitgestellt wurde. Allerdings beträgt die Bürofläche des Gebäudes Remard nur m² gegenüber m² für das Gebäude Montoyer 75, was einen Fehlbetrag von 60 bis 80 Arbeitsplätzen bedeutet; außerdem stellte sich heraus, dass die von Mitte 2003 stammenden Zahlenangaben für die Gesamtbelegung wesentlich zu niedrig angesetzt waren. Die derzeitige Situation (Ende November 2004) lässt sich wie folgt zusammenfassen: die Büros in Brüssel bieten keinen Platz mehr für Neuankömmlinge. Daher hat der Generalsekretär die Generaldirektion INFI beauftragt, ein möglichst nahe an den Hauptgebäuden gelegenes Gebäude zu suchen, das eine Aufnahmekapazität von etwa 100 Arbeitsplätzen bietet. Auf jeden Fall ist eine Aktualisierung des Berichts des Generalsekretärs vom erforderlich, um zu gewährleisten, dass einerseits die Auswirkungen der Aktion Die Zeit drängt und andererseits die Aufstockung des Stellenplans 2005 im Vergleich mit 2004 durch die Bereitstellung der Gebäude D4-D5 abgedeckt werden können; im gegenteiligen Fall müsste die Auswahl des erforderlichen zusätzlichen Gebäudes unter angemessenen Bedingungen geprüft werden. Diese Aktualisierung ist derzeit im Gange. B. Lagerraumbedarf Die Nachfrage nach Lagerräumen für verschiedenes Material (Informatik, Telekommunikation, Büromaterial, Büromöbel usw.) sowie nach Räumlichkeiten für die Aufbewahrung von Dokumenten nimmt ständig zu. Es ist festzustellen, dass an verschiedenen Stellen der Gebäude die Verwendung der Gänge als Lagerflächen das ordnungsgemäße PE /BUR 2/5 NT\ doc

3 Funktionieren des Dienstbetriebs verhindert, dass die Kontrolle des gelagerten Materials erschwert wird und dass aufgestapelte Dokumente die Sicherheit der Personen im Falle einer Räumung der Gebäude beeinträchtigen. Infolge der Ausweitung der Gesetzgebungstätigkeit lässt sich voraussehen, dass dieser Bedarf an Lager- und Archivräumen weiter zunehmen wird. Die vorhandenen Lagerräume reichen nicht mehr aus. Ein unterirdisches Bauwerk, das am Ende des Gebäudes ASP, genauer gesagt unter der Zugangsrampe der Bodenplatte in der rue Wiertz, gelegen ist und sich als möglicher Lageroder Aufbewahrungsraum für Material eignet, ist derzeit verfügbar. II. Vorschlag für die Anmietung und den Ankauf A. Die Verwaltung hat im September 2004 die Möglichkeiten einer Anmietung von Büroflächen von bis m², die etwa 100 Arbeitsplätzen in den in der Nähe der derzeitigen Gebäude des Europäischen Parlaments gelegenen Gebäuden entsprechen, geprüft. Als Lösung wird die Anmietung von zwei Etagen des Gebäudes 30/50 rue Wiertz vorgeschlagen. Dieses Gebäude liegt in der Verlängerung des Gebäudes ASP am oberen Abschnitt der rue Wiertz. Die beiden freien Stockwerke können zwischen dem und dem bereitgestellt werden. Nach harten Verhandlungen hat der Eigentümer einen Mietvertrag des Typs 3/6/9 akzeptiert, was es dem EP ermöglicht, dieses Gebäude nach drei Jahren, d.h. zum Zeitpunkt des Bezugs der Gebäude D4/D5, zu räumen. Es umfasst eine Fläche von m² zu einem Preis von 250 /m²/jahr. Falls diese Lösung gewählt wird, muss möglichst rasch entschieden werden, welche Dienststellen dort untergebracht werden, damit die für den Dienstbetrieb erforderlichen Aufteilungs- und Ausbauarbeiten ausgeführt werden können. B. Was die Lagerräume angeht, so hatte die Firma SEL dem Europäischen Parlament Mitte 1999 einen Vorschlag für den Ankauf von an das Gebäude D3 angrenzenden Lager- und Archivräumen zu einem Preis von vorgelegt, den das Europäische Parlament wegen der hohen Kosten abgelehnt hatte. Im Rahmen der Verhandlungen über das Projekt D4-D5 hatte der Bauträger ein neues Verkaufsangebot zum Preis von ,70 vorgelegt, der die vorstehend genannten Ausbauarbeiten nicht einschließt (siehe Schreiben der SEL vom Anlage 2). Im Rahmen der anschließenden Verhandlungen konnte die Verwaltung diesen Preis auf , ohne die vorgenannten Ausbauarbeiten, drücken, was dem tatsächlichen Wert der Immobilie entspricht (siehe Schreiben der SEL vom Anlage 3). Das Gebäude, dessen Ankauf geplant ist, bietet folgende unbestreitbare Vorzüge im Hinblick auf eine Nutzung als Lagerraum für Material: - die Nähe zu den anderen Gebäuden, die vom Parlament in Brüssel genutzt werden; - einen leichteren Zugang von Außen durch den Eingang zur Tiefgarage des Gebäudes ASP auf der der rue Wiertz zugewandten Seite; - bessere Sicherungsmöglichkeiten (einziger Eingang); NT\ doc 3/5 PE /BUR

4 - die Möglichkeit, Verbindungen zu den Gebäuden des Parlaments auf der Ebene der Tiefgaragen herzustellen; - eine recht große Fläche von etwa 2000 m 2, die dem Bedarf der Institution entspricht; - die Möglichkeit, eine private Kabelverbindung zwischen dem ASP-Komplex und dem Gebäude rue Wiertz 30/50 herzustellen, da die Lagerräume zwischen beiden Gebäuden liegen. Aus diesen Gründen kann dieser Ankauf, der eine leichtere Bewirtschaftung der Lagerbestände ermöglicht, für die Institution nur von Vorteil sein. Allerdings sei darauf hingewiesen, dass Ausbauarbeiten in diesem Bereich ausgeführt werden müssen, damit er zu Lagerzwecken effektiv genutzt werden kann. Die Ausführung derartiger Arbeiten erfordert jedoch unbedingt die Erteilung einer städtebaulichen Genehmigung. Vorbehaltlich der Erteilung dieser Genehmigung und für den Fall, dass sich die Mitglieder des Präsidiums positiv zu diesem Ankauf äußern sollten, müsste zunächst einmal der Haushaltsausschuss ersucht werden, seine Stellungnahme zu den finanziellen Aspekten dieser Transaktion abzugeben. Danach wird das klassische Verfahren eingeschlagen, das zunächst die Unterzeichnung eines Kaufvorvertrags und sodann eines notariell beurkundeten Kaufvertrags vorsieht. Zu diesem Zweck muss der Generalsekretär das erforderliche Mandat erhalten, um alle erforderlichen Schritte einleiten zu können. III. Finanzielle Auswirkungen A. In dem letzten Angebot vom des Eigentümers des Gebäudes Rue Wiertz 30/50, der Firma Befimmo, das als Anlage beigefügt ist (Anlage 4), werden die Mietkosten der beiden Etagen (2. und 3. Etage) wie folgt beziffert: Büros m² zu 250 /Jahr = Archiv 470,50 m² zu 86 /m² = Parkflächen 59 Plätze zu /Pl./Jahr = Die dinglichen Belastungen sind vom Mieter zu übernehmen. B. In Bezug auf die Lagerräume beläuft sich das bisher letzte Angebot des Bauträgers auf , die sich wie folgt verteilen: - Preis des Gebäudes: ,00 - Preis des Grundstücks: 1,00 Im Übrigen wurden die Kosten der technischen Studien und der noch auszuführenden Arbeiten von den zuständigen Dienststellen auf veranschlagt (siehe Finanzbogen - Anlage 5), und die Ausführungsfristen wurden auf 18 Monate geschätzt. Von unseren technischen Sachverständigen, der Vereinigung CAPE, die auch an den Verhandlungen über das Projekt D4-D5 beteiligt ist, wurde eine Stellungnahme eingeholt, deren Ergebnisse in Anlage 6 zusammengefasst sind. Nach Auffassung unserer Sachverständigen sind die Arbeiten, die zur Vorbereitung dieser Räume für die Lagerung von PE /BUR 4/5 NT\ doc

5 Material erforderlich sind, auf zu veranschlagen, während die Dienststellen der Verwaltung dafür vorgesehen haben. C. Falls das Europäische Parlament beschließen sollte, einen Teil des Gebäudes Rue Wiertz 30/50 anzumieten und die angebotenen Lagerräume zu kaufen, ist die Tatsache von Interesse, dass die Informatik- und Telekommunikationsverbindungen durch von unseren Diensten angebrachte private Kabelsysteme des EP ersetzt werden können. Die drei genannten Gebäude grenzen in der Tat aneinander, und diese Verbindung würde es ermöglichen, auf die Anmietung von öffentlichen Kabeln zu verzichten, die auf drei Jahre etwa kosten dürften (d.h. die Hälfte des für die unterirdischen Lagerräume angebotenen Kaufpreises). IV. Schlussfolgerung Anhand dieser Ausführungen werden die Mitglieder des Präsidiums gebeten: sich zum Grundsatz der Anmietung von zwei Etagen des Gebäudes rue Wiertz 30/50 für einen Mindestzeitraum von drei Jahren mit einem Mietvertrag des Typs 3/6/9 zu äußern; sich zum Grundsatz des Ankaufs der von der SEL angebotenen unterirdischen Lagerräume zu äußern; und, im Falle einer positiven Stellungnahme: den Generalsekretär zu beauftragen 1. die Formalitäten für die Erteilung der städtebaulichen Genehmigung für die Ausführung der Ausbauarbeiten der Lagerräume zu erledigen; 2. den Haushaltsausschuss gemäß Artikel 179 Absatz 3 der Haushaltsordnung um seine Stellungnahme zu den finanziellen Aspekten der beiden Transaktionen zu ersuchen; dem Präsidenten und dem Generalsekretär das Mandat zu erteilen, alle Formalitäten, die für die Unterzeichnung des Mietvertrags für zwei Etagen des Gebäudes rue Wiertz 30/50 sowie des Kaufvertrags für die Lagerräume vorbehaltlich der vorherigen Erteilung der Baugenehmigung für die Lagerräume zu erledigen. Julian PRIESTLEY Verzeichnis der Anlagen: Anlage 1 : Abschließender Bericht vom : Nutzung der Gebäude Anlage 2 : Verkaufsangebot der SEL vom Anlage 3 : Neues Angebot der SEL vom Anlage 4 : Angebot der Firma Befimmo vom Anlage 5 : Finanzbogen Anlage 6 : Stellungnahme der externen technischen Sachverständigen CAPE NT\ doc 5/5 PE /BUR

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