Statistiken und Kundenbearbeitung für Büroprofi V1.1

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1 HANDBUCH Statistiken und Kundenbearbeitung für Büroprofi V1.1 Stand: Autor: Markus Freudenthaler

2 Inhaltsverzeichnis 1. VORBEREITENDEN TÄTIGKEITEN KUNDENEINTEILUNG SORTIMENTSZUORDNUNG Erstellen und Bearbeiten von Sortimenten Zuordnen von Warengruppen und Artikel MONATLICHE AUSWERTUNGEN UMSATZVERGLEICH NACH KUNDE Analyse Ihrer A-Kunden QUARTALSWEISE AUSWERTUNGEN KUNDEN-DB-STATISTIK AUF SORTIMENTSEBENE

3 Grundsätzliches: Dieses Handbuch dient als Leitfaden für das Auswertungswesen in CIPS und beschreibt im Besonderen jene Auswertungen, die für Sie als Büroprofi-Partner wichtig sind. Dabei wird neben der Handhabung und den Selektionsmöglichkeiten vor allem der organisatorische Aspekt beschrieben. D.h. welche Auswertung sollte wann durchgeführt werden, welche Schlüsse können daraus gezogen werden bzw. was wären die nächsten Schritte. 1. Vorbereitenden Tätigkeiten CIPS bietet die Möglichkeit, Statistiken nicht nur quer über den gesamten Datenbestand zu ziehen, sondern an Hand verschiedener Kriterien wie z.b. Statistikcodes oder Sortimentszuordnungen differenzierter bzw. aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten. Hierbei sind vor allem folgenden Einstellungen interessant: - Kundeneinteilung (Statistikcode nach A-, B- und C-Kunden) - Sortimentszuordnung 1.1. Kundeneinteilung Um kundenbezogene Auswertungen gezielter Durchführen zu können, empfehlen wir Ihnen die Einteilung Ihrer Kunden in A-, B- und C-Kunden mittels Statistikcode. Bei Auswertung auf einen einzelnen Statistikcode wird nur auf diese Kunden abgefragt, wodurch Sie erheblich übersichtlichere Ergebnisse erhalten. Gehen Sie für die Kundeneinteilung wie folgt vor: A) Kunden-DB-Statistik der letzten 12 Monate: Menü CIPS: Auswertungen / Statistik / Kunden-DB Statistik 1. Zeitraum: Geben Sie als Zeitraum das ganze letzte Jahr ein. 2. Umsatz: Wählen Sie die gewünschte Umsatzart. Zielumsatz (Standardeinstellung). 3. Art: Die vorgeschlagene Option Kumuliert beibehalten, damit der Gesamtumsatz je Kunden ausgewiesen wird. 4. Sortierung: Wählen Sie Sortierung nach Umsatz. Starten Sie die Auswertung Aus der nun erstellten Gesamtliste arbeiten Sie Ihre jeweiligen Kundengruppen heraus und kategorisieren diese nach A-, B- und C-Kunden. Beispiel: - Top ~20 Kunden: A-Kunden (Statistikcode A ) - Top ~60 Kunden: B-Kunden (Statistikcode B ) - Restliche Kunden: C-Kunden (Statistikcode C ) Als nächstes ordnen Sie Ihren Kunden über die automatisierte Statistikcodevergabe den jeweiligen Statistikcode zu, um zukünftig gezielt auf diesen auswerten zu können. 3

4 B) Automatisierte Statistikcodevergabe (am Beispiel der A-Kunden): Nehmen Sie Ihre Kunden-DB-Statistik der letzten 12 Monate zur Hand und Grenzen an Hand dieser den Umsatzbereich Ihrer A Kunden (in diesem Beispiel Ihre Top ~20 Kunden) ein. Wie ersichtlich liegen in diesem Beispiel Ihre A-Kunden im Umsatzbereich > EUR 2000,00. Rufen Sie nun die automatisierte Statistikcodevergabe auf. Menü CIPS: Auswertungen / Marktbearbeitung / Automatisierte Statistikcodevergabe. Es erscheint folgende Maske: 4

5 Erläuterung Maske Statistikcode Vergabe: 1) Statistikcode alt Hier wählen Sie einen bestehenden Statistikcode aus, wenn Sie diesen durch einen neuen ersetzt möchten. Mit der Taste F5 verzweigen Sie in den Statistikcodestamm und können den zu ersetzenden Code auswählen. Anmerkung: Wenn Sie noch keinen Statistikcode bei Ihren Kunden eingetragen haben, wählen Sie als alten Statistikcode das Kürzel %. Sind bereits Statistikcodes gesetzt, und Sie möchten die Vergabe der Kundengruppe neue aufbauen, so müssen Sie den Statistikcode zuerst leeren. Gehen Sie dafür wie im Handbuch Eintragen von Statistikcodes in CIPS und Anwendungsmöglichkeiten beschrieben vor. Dieses finden Sie auf im Partnerbereich unter der Rubrik CIPS und Dokumentationen. 2) Statistikcode neu Der neue Statistikcode, welcher an der jeweiligen Stelle eingetragen werden soll. 3) Mit Umsatzeinschränkung Ist dieses Häkchen gesetzt, ist es möglich den Statistikcode vom Umsatz in einem bestimmten Zeitraum abhängig zu machen. Die Felder 4) und 5) werden aktiviert. 4) Zeitraum Zeitraum auf den sich die Umsatzeinschränkung bezieht. 5) Umsatz zwischen Befindet sich ein Kunde im Abfragezeitrum 4) innerhalb des hier gesetzten Umsatzes, so wird der neue Statistikcode 2) gesetzt. Ist dies nicht der Fall bleibt der Kunden unberührt. Vorgehensweise Automatisierte Statistikcodevergabe 1. Aufrufen Automatisierte Statistikcodevergabe (Menü CIPS) 2. Eingabe der gewünschten Selektion In diesem Bespiel: - Statistikcode alt: % - Statistikcode neu: A - Mit Umsatzeinschränkung: aktivieren - Zeitraum: bis Umsatz zwischen: 2000,00 bis ,99 3. Klick auf Starten Nach Beenden der Funktion erscheint folgende Bestätigungsmeldung: 5

6 Nun wurde der Statistikcode für Ihre A-Kunden gesetzt. Wiederholen Sie diesen Vorgang in weiterer Folge für Ihre B- und C-Kunden Sortimentszuordnung CIPS bietet die Möglichkeit einer Sortimentszuordnung. Bei dieser werden die Warengruppen in CIPS zu übergeordneten Sortimenten zusammengefasst. Beispiel: Sie fassen die Warengruppen 3333, 3803, 3804 und 3805 zum Sortiment Tinten und Toner zusammen und können nun gezielt auf dieses Sortiment auswerten. Der Vorteil besteht darin, dass Sie nicht mehr die einzelnen Warengruppen zusammenzählen müssen um z.b. Ihre Umsätze im Bereich Tinten und Toner auszuwerten. Eine Abfrage auf die Sortimentsgruppe ist ausreichend Erstellen und Bearbeiten von Sortimenten Im Menü CIPS: System / Firmendaten wählen Sie den Menüpunkt Sortimente. Es erscheint folgende Maske: Erläuterung Maske Sortimente bearbeiten: 1) ID Die laufende Nummer der angelegten Sortimente. Standardmäßig gibt es im System nur das Sortiment 1 Nicht zugeordnet. 2) Bezeichnung Bezeichnung der angelegten Sortimentsgruppe. 3) Wert/Fläche Nur für reines Ladengeschäft interessant. Ist hier ein Flächenwert (z.b. Regalmeter etc.) hinterlegt, kann im System optional eine Flächenanalyse durchgeführt werden. Diese stellt den Umsatz/DB einer Sortimentsgruppe ins Verhältnis zum Flächenwert. Vorgehensweise Anlage Sortimentsgruppen 1. Klick auf Ändern 2. Klick auf Anlegen 3. Geben Sie die Bezeichnung der Sortimentsgruppe ein. Optional können Sie noch einen Flächenwert hinterlegen. 4. Klick auf Abfragen Bestehende Sortimente können Sie mit der Option Ändern bearbeiten. Büroprofi empfiehlt die Anlage folgender Sortimentsgruppen und die Zuordnung der gelisteten Warengruppen: 6

7 ID Sortimentsbezeichnung Warengruppen 2 Kopierpapier WGR 25 3 Bürobedarf WGR 1, 2, 3, 6 4 Tinten und Toner WGR 3333, 3803, 3804, Haushalt und Hygiene WGR 5 6 Diverse Sortimente WGR 0, 4, 7, 8, Zuordnen von Warengruppen und Artikel Um Ihre nun angelegten Sortimentsgruppen mit Warengruppen zu versehen gehen Sie wie folgt vor: Menü CIPS: System / Firmendaten / Warengruppen Hier können Sie Ihre Sortimentsgruppen auf der 1-, 2- oder 4-stelligen Warengruppe einstellen. Es empfiehlt sich zuerst die einstellige Warengruppe einem Sortiment zuzuordnen und anschließend jene 2- bzw. 4-stelligen Warengruppen abweichenden Sortimentsgruppen zuzuweisen. Vorgehensweise Zuordnen von Sortimentsgruppen 1. Positionieren Sie sich auf der jeweiligen Warengruppe 2. Klick auf Ändern 3. Wählen Sie die die entsprechenden Sortimentsgruppe 4. Klick auf Abfragen - Standardmäßig wird vorgeschlagen, alle untergeordneten Artikel und Warengruppe der geänderten Warengruppe anzupassen. - Optional können Sie nur jene Artikel und Warengruppen ändern, denen dieselbe Sortimentsgruppe wie der geänderten Warengruppe zugewiesen ist. Wiederholen Sie diese Schritte für untergeordnete 2- bzw. 4-stellige Warengruppen, die Sie einem anderen Sortiment zuordnen möchten. Beispiel: 1. Die einstellige Warengruppe 3 ordnen sie dem Sortiment Bürobedarf zu. 2. Die Warengruppen 3333, 3803, 3804 und 3805 ordnen Sie dem Sortiment Tinte und Toner zu. 7

8 2. Monatliche Auswertungen 2.1. Umsatzvergleich nach Kunde Aus dieser Auswertung können Sie die Entwicklung Ihrer Kunden hinsichtlich Umsatz bzw. DB zwischen zwei Vergleichszeiträumen ablesen. Sie erkennen so schnell ob ein Kunde in einem bestimmten Warengruppenbereich (z.b. im Vergleich zum Vorjahr) mehr oder weniger kauft und können dies bis auf die Artikelebene zurückführen. Gehen Sie wie folgt vor: Um zeitgerecht auf ein geändertes Einkaufsverhalten Ihrer Kunden reagieren zu können, empfehlen wir Ihnen diese Auswertung auf jeden Fall monatlich durchzuführen. A) Analyse Ihrer A- und eventuell B-Kunden der letzten 12 Monate im Vergleich zum entsprechenden Vorjahreszeitraum B) Bei Kunden mit einem Umsatzrückgang > 10 % machen Sie eine Detailanalyse: - 1stellige Warengruppe - 2stellige Warengruppe - Artikelebene C) Ableiten von Maßnahmen Analyse Ihrer A-Kunden Menü CIPS: Auswertungen / Marktbearbeitung / Umsatzvergleich nach Kunde 1) Statistikcode Schränken Sie Ihre Auswertung auf Ihre A- Kunden ein. Sie können die angelegten Statistikcodes über die Taste F5 einsehen und auswählen. 2) Zeitraum/Vergleichs-Zeitraum: Geben Sie die letzten 12 Monate als Zeitraum sowie den entsprechenden Vorjahreszeitraum zum Vergleich ein. 3) Umsatz: Wählen Sie die Umsatzart Zielumsatz. 4) Anzeige: Der Detaillierungsgrad der Auswertung. Lassen Sie hier die Standardoption gesamt gesetzt. 5) Sortierung: Wählen Sie die Sortierung der Liste. Um einen schnellen Überblick über die Umsatzentwicklung zu erhalten, empfiehlt sich die Option %Abweichung. Starten Sie die Auswertung 8

9 Das System wertet nun die Kunden nach den von Ihnen vorgegebenen Kriterien aus: Prüfen Sie den Umsatzvergleich nun nach jenen Kunden, die einen Umsatzrückgang > 10 % verzeichnen und analysieren Sie diese im Detail. Hierfür gehen Sie wie folgt vor: Rufen Sie erneut den Umsatzvergleich nach Kunde auf. Schränken Sie die Auswertung jedoch nun auf einen jener Kunden ein, die eine Umsatzabweichung von > 10 % aufweisen: 1) Kunde Geben Sie hier die zu analysierende Kundennummer ein. Mit der Taste F5 können Sie in den Kundenstamm verzweigen und nach Kunden suchen. 2) Zeitraum/Vergleichs-Zeitraum: Geben Sie die letzten 12 Monate als Zeitraum sowie den entsprechenden Vorjahreszeitraum zum Vergleich ein. 3) Umsatz: Wählen Sie die Umsatzart Zielumsatz. 4) Anzeige: Wählen Sie die Option 1stellig WGR. 5) Sortierung: Wählen Sie die Option % Abweichung. Starten Sie die Auswertung 9

10 Das System wertet nun die Kunden nach den von Ihnen vorgegebenen Kriterien aus: Sie erstehen nun in der Auswertung welche 1stelligen Warengruppen vom Umsatzrückgang am stärksten betroffen sind. Machen Sie für diese Warengruppen erneut einen Umsatzvergleich nach Kunde: 1) Kunde Geben Sie hier die zu analysierende Kundennummer ein. 2) Warengruppe Geben Sie hier den zu analysierende Warengruppenbereich ein. Die Eingabe ist 4stellig erforderlich. 3) Zeitraum/Vergleichs-Zeitraum: Geben Sie die letzten 12 Monate als Zeitraum sowie den entsprechenden Vorjahreszeitraum zum Vergleich ein. 4) Umsatz: Wählen Sie die Umsatzart Zielumsatz. 5) Anzeige: Wählen Sie die Option 4stellig WGR. 6) Sortierung: Wählen Sie die Option %Abweichung. Starten Sie die Auswertung 10

11 Das System wertet nun die Kunden nach den von Ihnen vorgegebenen Kriterien aus: Nun sehen Sie die Detailwarengruppe, in welchem bei diesem Kunden die stärksten Umsatzrückgänge zu verzeichnen sind. Um auch die Artikelebene zu analysieren wiederholen Sie den Umsatzvergleich nach Kunde, schränken auf die Detailwarengruppe ein wie in diesem Beispiel z.b Kleberoller und Klebespender und setzen die Option Artikel. 1) Kunde Geben Sie hier die zu analysierende Kundennummer ein. 2) Warengruppe Geben Sie hier den zu analysierende Warengruppenbereich ein. Die Eingabe ist 4stellig erforderlich. 3) Zeitraum/Vergleichs-Zeitraum: Geben Sie die letzten 12 Monate als Zeitraum sowie den entsprechenden Vorjahreszeitraum zum Vergleich ein. 4) Umsatz: Wählen Sie die Umsatzart Zielumsatz. 5) Anzeige: Wählen Sie die Option Artikel. 6) Sortierung: Wählen Sie die Option %Abweichung. Starten Sie die Auswertung Sie sehen nun welche Artikel der Kunden nicht mehr bei Ihnen kauft: 11

12 Weitere Schritte: Erstellen Sie dem Kunden ein persönliches Angebot über die nicht mehr gekauften Artikel bzw. Warengruppen. Erstellen Sie ein IKM mit den nicht mehr gekauften Artikeln bzw. Warengruppen und kalkulieren Sie Sonderpreise für diesen Kunden. HINWEIS: Vergessen Sie nicht die Sonderpreise des Kunden auch in CIPS zu hinterlegen, damit diese korrekt bei der Fakturierung ziehen bzw. in den Webshop übertragen werden. Analysieren Sie ggf. noch Ihre B-Kunden nach dem gleichen Muster. 12

13 3. Quartalsweise Auswertungen 3.1. Kunden-DB-Statistik auf Sortimentsebene Um erkennen zu können welche Kunden welchen Sortimentsbereich bei Ihnen kaufen, empfiehlt es sich regelmäßig die Kunden auf Sortimentsebene zu analysieren. Eine solche Auswertung macht eher über einen größeren Zeitraum Sinn, daher sollten Sie diese zumindest quartalsweise durchführen. A) Analyse der A- und B-Kunden auf Sortimentsebene um die Sortimentsverteilung nach Kunden zu ermitteln. B) Ableiten von Maßnahmen. Gehen Sie wie folgt vor: CIPS Menü: Auswertungen / Statistiken / Kunden-DB Statistik 1. Sortiment: Ist das Häkchen für die Option Sortiment gesetzt, werden die im System angelegten Sortimente ausgewertet. 2. Statistikcode: Schränken Sie Ihre Auswertung auf Ihre A- Kunden ein. Sie können die angelegten Statistikcodes über die Taste F5 einsehen und auswählen. 3. Zeitraum: Geben Sie den Zeitraum Ihrer Auswertung ein. Empfohlen: Das ganze letzte Jahr. 4. Umsatz: Wählen Sie die Umsatzart Zielumsatz. 5. Sortierung: Wählen Sie die Sortierung der Liste nach Kunde 6. Kunde ohne Umsatz drucken: Wenn Sie diese Option setzen, werden auch jene Kunden ausgewiesen, die im Abfragezeitraum keine Umsätze gemacht haben. HINWEIS: Durch diese Option kann Ihre Auswertung erheblich umfangreicher werden. Starten Sie die Auswertung 13

14 Das System wertet nun die Kunden nach den von Ihnen vorgegebenen Kriterien aus: 1) Kunde: Kundennummer und Name. 2) StatistikCD: Der beim Kunden zugeordnete Code. 3) Sortiment: Die Sortimentsgruppe (ID und Bezeichnung). 4) Netto-Umsatz: Der jeweilige Netto-Umsatz den der Kunden je Sortimentsgruppe bei Ihnen tätigt. 5) Ums:GesU: Der Anteil des Umsatzes des jeweiligen Kunden am Gesamtumsatz. HINWEIS: Die Prozentuellen Anteile beziehen sich nicht auf die Kundennummer sonder immer auf den Gesamtumsatz aller Kunden. 6) DB: Deckungsbeitrag des Kunden in der jeweiligen Sortimentsgruppe. 7) DB: Deckungsgrad des Kunden in der jeweiligen Sortimentsgruppe. 8) DB:GesDB: Der Anteil des Deckungsbeitrags des jeweiligen Kunden am GesamtDB. HINWEIS: Die Prozentuellen Anteile beziehen sich nicht auf die Kundennummer sonder immer auf den Gesamtdeckungsbeitrag aller Kunden. 14

15 Nun Sehen Sie die Verteilung der jeweiligen Kundenumsätze je Sortiment. Wie aus der Auswertung ersichtlich ist, haben die rot markierten Kunden z.b. keine Umsätze im Sortiment Haushalt und Hygiene. Weitere Schritte: Erstellen Sie ein IKM das einen Querschnitt des entsprechenden Sortiments darstellt und kalkulieren Sie ggf. Sonderpreise für diese Kunden. HINWEIS: Vergessen Sie nicht die Sonderpreise des Kunden auch in CIPS zu hinterlegen, damit diese korrekt bei der Fakturierung ziehen bzw. in den Webshop übertragen werden. Analysieren Sie ggf. noch Ihre B-Kunden nach dem gleichen Muster 15