Im Anschluss an die Funktionsbeschreibungen folgt ein kurzer Ausblick auf die weitere Entwicklung KIS-DOPPIK.

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1 Funktionsübersicht KIS-DOPPIK Seite 1 von 5 Einführung KIS-Doppik ist ein Buchhaltungssystem gem. den Vorschriften des NKF für Nordrhein- Westfalen und NKR für Niedersachsen. Ferner werden zukünftige gesetzliche Regelungen bezüglich Doppik des Bundes, der Bundesländer Schleswig-Holstein und Mecklenburg- Vorpommern berücksichtigt. Es versetzt eine Gemeinde in die Lage, eine budgetierte Haushaltsplanung, Haushaltsbewirtschaftung und Rechnungslegung auf Grundlage von doppischen Ergebnis-, Bestands- und Finanzrechnungskonten tätigen zu können. KIS-Doppik ist vollständig in das Gesamtsystem KIS-Finanzen integriert. Eine Anlagenbuchhaltung ist in KIS-Finanzen nicht integriert. Sollte eine Gemeinde eine Anlagenbuchhaltungssoftware einsetzen wollen, so sind Datenübergaben bzw. übernahmen an und von einer extern per Schnittstelle angebundenen Anlagenbuchhaltungssoftware notwendig. Weitere Datenübergaben bzw. übernahmen sind nicht notwendig. Das Layout der Berichte ist in sehr vielen Fällen individuell gestaltbar. Eine Gemeinde kann also selbst bestimmen, wie ihre Berichte (z. B. Freigabedrucke, Buchungslisten) aussehen und welche Daten gedruckt werden sollen. Auch alternative Ausgabe-Formate (z. B. PDF, RTF, HTML usw.) sind möglich. Produktbeschreibung KIS-DOPPIK Zum besseren Verständnis der jeweiligen kurzen Funktionsbeschreibung sind zunächst einige allgemeine Aspekte des KIS darzulegen. Hierbei handelt es sich um Gesichtspunkte, die generell für alle Funktionen oder für mehrere Funktionen gelten. KIS-DOPPIK befindet sich derzeit noch in der Entwicklung. Eine erste Version (1.0) wird derzeit in der KAI-Kommune Rheine echt eingesetzt. Ab dem Planjahr 2007 steht es anderen KAI-Kommunen zur Verfügung. Im Anschluss an die Funktionsbeschreibungen folgt ein kurzer Ausblick auf die weitere Entwicklung KIS-DOPPIK. Allgemeine Aspekte KIS/KIS-DOPPIK: Die Funktionalität ist vollständig in das Gesamtsystem KIS integriert. Produktplan und Produktbeschreibungen, Haushaltsplanung, Bewirtschaftung, Haushaltsüberwachung bzw. Berichtswesen, Zahlungsabwicklung und STAB (Steuern und Abgaben) nutzen gemeinsame Objekte. Datenübergaben an die HÜL bzw. die Zahlungsabwicklung sind also nicht notwendig. Eine Anlagenbuchhaltung ist allerdings in KIS-Finanzen nicht integriert. Sollte eine Gemeinde eine Anlagenbuchhaltungssoftware einsetzen wollen, so sind Datenübergaben bzw. übernahmen an und von einer extern per Schnittstelle angebundenen Anlagenbuchhaltungssoftware notwendig. Die KIS-Seite dieser Schnittstelle ist bereits vorbereitet und wird von der KAI zur Verfügung gestellt. Weitere Datenübergaben bzw. übernahmen sind nicht notwendig. KIS ist vollständig mandantenfähig. Alle Bereiche des KIS, somit auch KIS-DOPPIK, arbeiten mit dem zentralen Personenmodell. In diesem System ist eine Person im Idealfall auch nur einmal vorhanden. Die

2 Funktionsübersicht KIS-DOPPIK Seite 2 von 5 Einwohnerdaten sind über vollautomatische Schnittstellen in das Personenmodell eingebunden. Jedes Produkt, bzw. Projekt kann in KIS-DOPPIK auf zwei verschiedenen Produktrahmenplänen referenziert werden. Der sog. Rahmen Land enthält den Produktrahmenplan des jeweiligen Bundeslandes. Der Rahmen Bund enthält die Produktebenen, die vom Statistischen Bundesamt vorgegeben werden. Man kann beim Ausdruck der Budgetseiten wählen, ob man entweder seine eigene Budgetstruktur drucken möchte oder alternativ eine Sortierung eines der o. g. Rahmen wünscht. Gleiches gilt für etwaige spätere Statistikanforderungen. KIS-DOPPIK hat umfangreiche Möglichkeiten, das Layout der Berichte/Drucke individuell anzupassen. Nur absolut statische Berichte sind nicht änderbar. Alle anderen Drucke des Systems können durch Nutzung des Berichtsgenerators List&Label individuell auf die Bedürfnisse der jeweiligen Kommune angepasst werden. Alle Berichte des KIS werden immer zunächst als Vorschau angeboten (Ein direkter Druck ist natürlich möglich). Weiterhin besteht neben der eigentlichen Ausgabe über den Drucker immer die Möglichkeit, den Bericht auch in anderen Formaten (PDF, RTF, HTML usw.) auszugeben. Funktionsbeschreibungen: Hier wird ein Überblick über die derzeit realisierten Funktionen gegeben. Gerade im Bereich KIS-DOPPIK wird noch eine Vielzahl von Funktionen benötigt, um das System rund zu machen. Diese werden derzeit nach und nach realisiert und dann auch hier beschrieben. Ansonsten wird auf den Bereich Ausblick am Ende dieses Dokumentes verwiesen. Stammdaten: ProPro verwalten: Pflege der Produkt/-Projektinformationen, die klassischerweise in einer Produktbeschreibung erscheinen. Darstellung der Hierarchiestruktur des Produktplans. In KIS-Doppik kann auf 5 Hierarchieebenen differenziert werden (Produktbereich, Produktgruppe, Produkt/Projekt, Leistung, Teilleistung). Definition von Kennzahlen zu Produkten/Projekten. ProPro-Typen verwalten: Verwaltung einer frei vergebbaren Typisierung in mehreren Hierarchiestufen (z.b. internes oder externes Produkt). Personenklassen verwalten: Stammdatenverwaltung der Zielgruppen und der Fachausschüsse für die Produktbeschreibung. Diverse Berichte für ProPro: Produktplan, Produktbeschreibung, Stichwortliste, etc. Budgets verwalten:

3 Funktionsübersicht KIS-DOPPIK Seite 3 von 5 Ein Produkt bzw. Projekt entspricht in KIS-Doppik immer einem Budget. Hier werden die Stamminformationen bezüglich Budgetierung gepflegt (Zuordnung zu Rahmeneinträgen Land und Bund, Druck im Plan -Kennzeichnung, Bestimmung eines/r Budgetsachbearbeiters/in und Kennzeichnung für Kostenrechnung und Umlageberechtigung. Ferner werden hier die Zugriffsrechte auf Budgets und die Schwellenwerte für das Berichtswesen definiert. Stellen-Typen verwalten: Stammdatendefinition zu Typisierung von Budgetstellen (z.b. einf. Dienst, mittlerer Dienst, etc.). Budget-Stellen verwalten: Pflege von Budgetstellen und deren prozentualen Anteil an einem Produkt/Projekteintrag. Konto-Rahmen verwalten: Mandantenunabhängige Darstellung des Kontorahmens der Kommune in 6 Hierarchiestufen (Kontenklasse, Kontengruppe, Kontenart, Konto, Unterkonto, Teilkonto). Folgende Bereiche stehen zur Verfügung: Bilanzkonten (Aktiv und Passiv), Ergebniskonten (Ertrag und Aufwand), Finanzkonten (Einzahlung und Auszahlung), Abschlusskonten und Konten ohne Bereich (gem. NKR). Diverse Kennzeichnungen von Konten für bestimmte Verarbeitungsregeln bei Planung, Ausführung und Berichtswesen. Ferner werden hier zu den mandantenunabhängigen Kontorahmeneinträgen für die Mandanten die Gemeindekonten angelegt und dafür die Zugriffsrechte verwaltet. Perioden-Konten verwalten: Pflege und Neuanlage von Perioden-Konten (Auflösung der Gemeindekonten hinsichtlich Budgets und Jahre), die für die Planung und für die Bewirtschaftung benötigt werden. Berichts-Zeilen verwalten: Pflege von Kontenzuordnungen zu Zeilen in den Berichten/Ausdrucken: Bilanz, Gesamtergebnisplan-/rechnung, Teilergebnisplan-/rechnung, Gesamtfinanzplan-/rechnung, Teilfinanzplan-/rechnung, Teilinvestitionsplan-/rechnung. Deckungs-Systeme verwalten: Pflege und Neuanlage von Deckungs-Systemen auf Ergebnis bzw. auf Finanzkonten. Haushaltplanung: Kennzahlen erfassen: Erfassung von Jahressollzahlen zu Kennzahlen. Kennzahlen vortragen: Übertragung von Planwerten zu Kennzahlen von einem Jahr in ein anderes Planjahr. Prognosewerte übertragen: Übertragung von überjährigen Prognosewerten im Rahmen eines Berichtswesens als neue Planwerte für die neue Haushaltsplanung.

4 Funktionsübersicht KIS-DOPPIK Seite 4 von 5 Kennzahlen verabschieden: Verabschiedung von Kennzahlen im Rahmen der Beschlussfassung des Haushaltsplanes. FIN-Ansätze planen: Haushaltsplanung für Einzahlungs- und Auszahlungsbuchungen, bei denen ein Finanzrechnungskonto betroffen ist (Buchungen werden von der Zahlungsabwicklung vereinnahmt oder ausgezahlt). VIR-Ansätze planen: Haushaltsplanung für Buchungen, die zu keiner Ein- oder Auszahlung führen (die Zahlungsabwicklung ist nicht betroffen). Hier sind beispielsweise die Leistungsverrechnung und die Aktivierung von Eigenleistungen zu nennen. div. Berichte zur Budgetplanung: Berichte für den Ausdruck der Planansätze bzw. Budgetplandrucke gem. Muster des NKF/NKR. Haushalt ausführen: Kennzahlen erfassen: Speicherung von Schwellenwerten für das Berichtswesen und Erfassung von Istwerten zu einem bestimmten Berichtszeitpunkt. div. Berichte zu Kennzahlen: Auswertungen für das Kennzahlenberichtswesen. FIN-Buchungen verwalten: Buchungsmaske für Einzahlungs- und Auszahlungsbuchungen, bei denen ein Finanzrechnungskonto betroffen ist (Buchungen werden von der Zahlungsabwicklung vereinnahmt oder ausgezahlt). FIN-Kostenrechnung erfassen: Erfassungsmaske von kostenrechnerische Aufteilungen auf Kosten- Erlösarten, Kostenstellen und Kostenträger zu Buchungspositionen, die Erfolgsrechnungskonten zugeordnet sind. Wenn ein Budget mit dem Schalter Kostenrechnung gekennzeichnet ist, wird der/die UserIn gezwungen, eine kostenrechnerische Aufteilung vorzunehmen. Es kann je Budget bestimmt werden, ob alle drei kostenrechnerische Aufteilungen (Kosten-Erlösart, Kostenstelle und Kostenträger) oder auch nur ein oder zwei verschiedene Aufteilungen (z.b. nur Kosten- Erlösart und Kostenstelle) zu machen sind. FIN-Bestätigungen verwalten: Maske zur elektronischen Bestätigung von FIN-Buchungen. Folgende elektronische Bestätigungen können geleistet werden: Rechnerisch richtig Sachlich richtig Freigabe der Buchung

5 Funktionsübersicht KIS-DOPPIK Seite 5 von 5 Örtliche Prüfung (Kenntnisnahme) In dieser Maske können auch dezentral das Budget, der Buchungskopf, der Betrag, der Verwendungszweck und das externe Kassenzeichen geändert werden. Ausblick: Zwar ist KIS-DOPPIK bereits in der KAI-Kommune Rheine im Echteinsatz; allerdings nur mit den wichtigsten Funktionen. Funktionen zur Bewirtschaftung von Buchungen, die nicht zu einer Ein- bzw. Auszahlung führen und diverse Auswertungen werden derzeit noch entwickelt bzw. stehen im Testverfahren. Die derzeitige Prioritätenliste (in Abstimmung mit der Kommune Rheine, die KIS-DOPPIK echt einsetzt) sieht die folgende Reihenfolge der Realisierung der noch benötigten Funktionen vor: FIN-Buchungen zuordnen (dezentrale Zuordnung von Budget und Betragsüberprüfung, dezentrale Umbuchungs- und Stornierungsmöglichkeiten) * Anlagenbuchhaltung Verfügbarkeitskontrollen Buchungsziele Vormerken und Umbuchen in den FIN-Buchungsmasken * Die Maske FIN-Buchungen zuordnen steht unmittelbar vor der Auslieferung (Anfang April 2006) Weitere Funktionen, die dann umgesetzt werden: Kostenrechnung verwalten (Stammdaten) Umlagen Interne Verrechnungen Bestandsbuchungen Auswertungen zur Haushaltsausführung

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