Datenschutzrichtlinie

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1 Stand: Im Zuge der Novellierung der Datenschutzgrundverordnung zum 25. Mai 2018 hat die Fliegergruppe Heubach e.v. ihre von 2013 überarbeitet und nachfolgend neu formuliert. Inhaltsverzeichnis 1. Datenerhebung Datenverarbeitung Weitergabe von Daten an Dritte Datenübermittlung an den Landesverband Veröffentlichung von Mitgliederdaten im Internet und öffentl. Medien Weitergabe von Mitgliederdaten an Vereinsmitglieder Recht am eigenen Bild Löschung der Daten Schlussbestimmungen Datenerhebung Zur Erfüllung der Zwecke und Aufgaben des Vereins werden unter Beachtung der Datenschutzgrundverordnung und dem Bundesdatenschutzgesetz personenbezogene Daten über persönliche und sachliche Verhältnisse der Mitglieder im Verein gespeichert, übermittelt und verändert. Mit dem Antrag auf Mitgliedschaft erhebt die e.v. (nachfolgend Verein genannt) personenbezogene Daten. Diese Informationen werden in dem Portal Vereinsflieger.de gespeichert. Jedem Vereinsmitglied wird dabei eine Mitgliedsnummer durch den Landesverband (siehe 3.1) zugeordnet. Die personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Der entsprechende Vertrag der Auftragsdatenverarbeitung mit Vereinsflieger.de liegt vor. Nachfolgende personenbezogene Daten werden durch den Verein erhoben: Name Adresse Geburtsdatum Telefonnummer adresse Bankverbindung Kontaktdaten Angehöriger Berufsstand (Schüler / Student) Diese personenbezogenen Daten benötigt der Verein für die Meldung bei übergeordneten Luftfahrtverband Zuordnung Gebührenstatus (insbes. Berufsstand) Benachrichtigung Angehöriger im Notfall

2 2. Datenverarbeitung Die unter 1. genannten Informationen werden im EDV-System Vereinsflieger.de gespeichert. Weiterhin werden die personenbezogenen Daten durch die technischen und organisatorischen Maßnahmen des Vereins vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Bei aktiven Mitgliedern mit gültigem Luftfahrerschein, die vereinseigene Fluggeräte nutzen möchten, werden aus Gründen der Vorstandshaftung von den betreffenden Piloten eingefordert, Scans vom Lizenz und Medical im Portal Vereinsflieger.de hochzuladen. Nur auf diese Weise kann eine gesetzlich geforderte kontinuierliche Prüfung seitens des Vorstands erfolgen. Zusätzlich werden auch vom technischen Personal die gültigen technischen Ausweise als Kopie eingefordert. Personenbezogene Daten von Nichtmitgliedern werden vom Verein intern grundsätzlich nur dann verarbeitet, wenn sie im Rahmen des Vereinszweckes notwendig sind. Zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben haben die Funktionsträger im dafür erforderlichen Umfang Zugriff auf die Mitgliederdaten. Jeder Betroffene hat: das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DS-GVO, das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DS-GVO und das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DS-GVO

3 3. Weitergabe von Daten an Dritte Den Organen des Vereins und allen Mitarbeitern des Vereins oder sonst für den Verein Tätigen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als den zur jeweiligen Aufgabenerfüllung gehörenden Zwecken zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht für die oben genannten Personen über das Ausscheiden aus dem Verein hinaus Datenübermittlung an den Landesverband Als Mitglied des Baden-Württembergischen Luftfahrtverband e.v. (BWLV) ist der Verein verpflichtet, seine Mitglieder an den Verband zu melden. Übermittelt werden dabei: Name Adresse Geburtsdatum Mailadresse Telefonnummer Zugehörigkeit Sparte Bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben (z.b. Vorstandsmitglieder, Werkstattleiter und Fluglehrer) werden zusätzlich weitere Daten wie Bezeichnung der Funktion im Verein und Daten zu Lizenzen und Berechtigungen (z.b. technischer Ausweis) übermittelt Veröffentlichung von Mitgliederdaten im Internet und öffentl./soz. Medien Im Zusammenhang mit seinem Betrieb sowie sonstigen satzungsgemäßen Veranstaltungen veröffentlicht der Verein personenbezogene Daten, Texte, Fotos und Filme seiner Mitglieder auf seiner Homepage und übermittelt diese Daten zur Veröffentlichung an Print- und Telemedien sowie sozialen Netzwerken. Dies betrifft insbesondere erfolgreiche Einzelleistungen, gemeinsame Veranstaltungen, sowie bei sonstigen Veranstaltungen anwesende Vorstandsmitglieder und sonstige Funktionäre. Die Veröffentlichung / Übermittlung von Daten beschränkt sich hierbei, neben Fotos und Filmen, auf Namen, Vereinszugehörigkeit (ggf. Abteilungszugehörigkeit), Funktion im Verein und soweit aus sportlichen Gründen (z.b. Einteilung in Wettkampfklassen) erforderlich Alter oder Geburtsjahrgang. Ein Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand der Veröffentlichung von Einzelfotos seiner Person widersprechen. Ab Zugang des Widerspruchs unterbleibt die Veröffentlichung / Übermittlung und der Verein entfernt vorhandene Fotos von seiner Homepage. Auf seiner Homepage und elektrischen Medien berichtet der Verein auch über Ehrungen, Geburtstage und weitere persönliche Ereignisse und Erfolge seiner Mitglieder. Hierbei werden Fotos von Mitgliedern und personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht. Berichte über Ehrungen nebst Fotos darf der Verein unter Meldung von Name, Funktion im Verein, Vereins- sowie Abteilungszugehörigkeit und deren Dauer auch an andere Print- und Telemedien sowie sozialen Netzwerken übermitteln. Im Hinblick auf diese Veröffentlichungen kann das betroffene Mitglied jederzeit gegenüber dem Vorstand schriftlich allgemein oder für einzelne Ereignisse widersprechen. Der Verein entfernt dann die Daten und Einzelfotos des

4 widersprechenden Mitglieds von seiner Homepage und verzichtet auf künftige Veröffentlichungen / Übermittlungen. Der Verein weist hiermit darauf hin, dass ausreichende technische Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes getroffen wurden. Dennoch kann bei einer Veröffentlichung von personenbezogenen Mitgliederdaten im Internet ein umfassender Datenschutz nicht garantiert werden. Daher nimmt das Vereinsmitglied die Risiken für eine eventuelle Persönlichkeitsrechtsverletzung zur Kenntnis und ist sich bewusst, dass die personenbezogenen Daten auch in Staaten abrufbar sind, die keine der Bundesrepublik Deutschland vergleichbaren Datenschutzbestimmungen kennen. Ferner ist nicht garantiert, dass: die Daten vertraulich bleiben die Integrität (Unverletzlichkeit) der Daten beibehalten bleibt die inhaltliche Richtigkeit fortbesteht die Daten nicht verändert werden können Das Vereinsmitglied trifft die Entscheidung zur Veröffentlichung seiner Daten im Internet freiwillig und kann seine schriftlich erklärte Einwilligung jederzeit widerrufen 3.3. Weitergabe von Mitgliederdaten an Vereinsmitglieder Die Weitergabe von Mitgliederdaten an Vereinsmitglieder, die keine Funktionen bekleiden, ist stark reglementiert. Sie beschränken sich auf nachfolgende Ausübungen (und zugehörenden personenbezogenen Daten) in aktiven Vereinsbetrieb: Startschreiber und Flugleiter (Name) Erstellung und Verteilung Dienstelisten, Tausch von Diensten (Name) Dokumentation der Bordbücher (Name) Für den Fall eines Erwirkens einer außerordentlichen Hauptversammlung muss zwecks Kontaktaufnahme dem betroffen Mitglied nachfolgende Daten zur Verfügung gestellt werden: Name Adresse adresse Alle aktiven Mitglieder verpflichten sich mittels Unterzeichnung einer Erklärung die personenbezogenen Daten nur zum Vereinszweck zu nutzen und nicht an Dritte weiterzugeben.

5 4. Recht am eigenen Bild Im Rahmen der Tätigkeit im Verein können von einzelnen Vereinsmitgliedern oder durch Dritte im Auftrag des Vereins sowohl Bild- als auch Tonaufzeichnungen von einem Mitglied angefertigt werden. Dies können z.b. Bilder zur Illustration von Informationsbroschüren oder für die Veröffentlichung auf der Internetseite des Vereins sein. Das einzelne Mitglied willigt für alle gegenwärtigen und zukünftigen Medien in die unentgeltliche Verwendung seines Bildes und seiner Stimme für Fotografien, Live- Übertragungen und/oder Aufzeichnungen von Bild und/oder Ton, die von Vereinsmitgliedern oder durch Dritte im Auftrag des Vereins im Zusammenhang mit der Vereinstätigkeit erstellt werden, ein. Die Einwilligung des Mitglieds erstreckt sich auch auf die Vervielfältigung und Benutzung seines Bildes/ seiner Stimme in üblicher und angemessener Weise im Namen des Vereins, sofern deren Aussage bzw. Inhalt nicht rufschädigend, beleidigend oder anderweitig ehrenrührig sind und dies nicht im Widerspruch zur Vereinssatzung steht. Der Verwendung und Verbreitung kann im Einzelfall schriftlich widersprochen werden. In diesem Fall verpflichtet sich der Verein ab dem Zeitpunkt des Widerspruchs gem. 3.2 unverzüglich zu löschen. 5. Löschung der Daten Beim Austritt, Ausschluss oder Tod des Mitglieds werden Name, (Mail-)Adresse, Telefonnummer und Geburtsdatum des Mitglieds aus der Mitgliederliste gelöscht. Personenbezogene Daten des betreffenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt. Der Verein kündigt in den oben genannten Fällen auch die BWLV-Mitgliedschaft des betreffenden Mitglieds. Personenbezogene Daten von Nichtmitgliedern werden gem. 2 nach zwei Jahren gelöscht, ausgenommen, den Daten, die die Kassenverwaltung betreffen und gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre aufzubewahren sind.

6 6. Schlussbestimmungen Die Funktionäre des Vereins verpflichten sich, die Daten nur zu den in der Vereinssatzung genannten Zwecken und Aufgaben zu verarbeiten und/oder weiterzugeben. Die Funktionäre verpflichten sich weiterhin gemäß der Novellierung der Bundesdatenschutzverordnung bei einer anderweitigen Verarbeitung und/oder Weitergabe von personenbezogenen Mitgliederdaten zuerst das Einverständnis der betroffenen Personen einzuholen. Ausscheidende Funktionäre verpflichten sich, alle Unterlagen, Datenträger etc. an den Nachfolger zu übergeben und die Dateien auf privaten PCs unwiederbringlich zu löschen. Eine Weitergabe von Mitgliederdaten an Vierte ist unzulässig, kann aber von Seiten des Vereins nicht kontrolliert werden.