Multifunktions-App Vereinfachung des Speditionsalltags durch die Implementierung einer Multifunktions-App

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1 Multifunktions-App Vereinfachung des Speditionsalltags durch die Implementierung einer Multifunktions-App 1. Status Quo 2. Lösungsansatz / Agenda 3. Geänderter Ablauf 4. Vorteile / Stakeholder Einreicher: Arbeitgeber: Tim Wäger Gebrüder Weiss GmbH Angerweg 2 Bundesstrasse Lauterach 6923 Lauterach tim.waeger@hotmail.com beatrix.pfanner@gw-world.com Seite 0

2 1.Status Quo: Bei Sammelgut-Waren werden beinahe alle Sendungen mithilfe einer Mobilen Datenerfassung, kurz MDE genannt, beim Abholen, Umschlag sowie der Zustellung gescannt. Mithilfe dieser bekannten Scannung kann sowohl Spediteur, als auch ein Großteil der Kunden nachverfolgen, wo sich die Sendung momentan befindet. Bei Teil- und Komplettladungen ist das Abrufen des Sendungsstatus jedoch viel umständlicher. Der Kunde sieht über das Nachverfolgungssystem nicht, wo sich seine Ware befindet und ob diese bereits zugestellt ist, siehe folgendes graphisches Beispiel: Seite 1

3 Daraufhin meldet sich der Kunde bei seinem zuständigen Spediteur und erkundigt sich wo sich die Ware befindet. Da oftmals ein Frachtführer eingesetzt wird, dessen LKW meistens nicht online geortet werden kann, muss der Spediteur den Frachtführer kontaktieren. Falls dieser noch einen Subfrächter im Einsatz hat, muss zuerst dieser erreicht werden, der vermutlich wiederum seinen Fahrer anrufen muss. Dieser Vorgang nimmt in unserer automatisierten Welt zu viel Zeit in Anspruch. Zeit in der sich ein Disponent eine neue Ladung suchen könnte, Zeit in der er wichtigere Aufgaben erledigen könnte, Zeit die er schlicht nicht übrig hat, denn Zeit ist Geld. Seite 2

4 2. Lösungsansatz / Agenda: Die Lösung für o.g. Problemstellung ist die Implementierung einer im Aufbau einfachen Handy App, die weitere nützliche Funktionen besitzt, die den Speditionsalltag erleichtern werden. Funktionen der Handy App: Einstieg mithilfe der Positionsnummer möglich Graphisch einfach gestaltet Kontaktaufnahme mit Disponenten möglich (short message) Dokumentieren von Schäden Papierlos auf dem Gerät unterschreiben Statusaktualisierung (z.b. bei Abholung, Zustellung) Fahrer kann voraussichtlichen Anliefertermin erfassen oder einbuchen (z.b. Aviso) GPS Ortung für Disponenten in verschiedenen Takten möglich (z.b. Aktualisierung alle 30s, alle 5 min, alle 30 min,.. ) Seite 3

5 Was ist dafür notwendig? - Ein Fahrer, der ein appfähiges Handy besitzt mit.. -..wenigen MB verfügbarem Datenvolumen oder ein WLAN (z.b. beim Absender) - Eine Positionsnummer Seite 4

6 3. Geänderter Ablauf: Abholung der Ware: Für die Stammkunden, die ohnehin mit unserem System verlinkt sind, ändert sich bei der Abholung für sie nichts. Der Fahrer kann mithilfe der im Vorhinein bekannt gegebenen Positionsnummer der Sendung in die App einsteigen. Beim Laden der Ware wird jeder Barcode von ihm mithilfe seines Smartphones gescannt. Durch das Scannen wird der Status der Ware auf Beladen gesetzt, was dem Disponent eine proaktive Rückmeldung übermittelt. Somit weiß der Spediteur bis wann der LKW bei der nächsten Ladestelle sein kann und hat die Möglichkeit ihn dort zu avisieren, ohne den ansonsten üblichen Mehraufwand für ihn. Umschlag Waren die im Speditionslager umgeladen werden, können vom Lagerpersonal ebenfalls mithilfe der App gescannt werden. Das bisher umständliche Herbeiholen einer Kamera im Schadenfall, der Upload auf den PC und das anschließende Senden an die jeweils zuständige Abteilung wird vermieden. Beim Scannen des Schadens (z.b. beschädigt entladen ) wird sofort ein Vorschlag für das Schießen eines Fotos an den jeweiligen Benutzer gesendet. Des Weiteren wird ein automatisches Mail an die zuständige Abteilung generiert, mit der Möglichkeit den Schaden anhand des Links bzw. der Positionsnummer online abzurufen. Zustellung der Ware / P.O.D.: Bei der Zustellung der Ware wird das Packstück gescannt, was dem Kunden, der Spedition und anderen Stakeholdern einen bedeutenden Vorteil liefert. Der Fahrer kann nicht nur den Barcode scannen, sondern auch den vom Empfänger bestätigten CMR fotografieren oder im Idealfall papierlos auf dem Touchscreen des Smartphones unterschreiben lassen. Damit kann sichergestellt werden, dass Ablieferbelege sofort nach Zustellung der Ware abrufbar sind. Seite 5

7 5. Vorteile / Stakeholder Wer zieht Vorteile daraus? Welche Vorteile sind das? Für den Absender, bei dem ich in diesem Fall vom Auftraggeber ausgehe, ist es insofern ein Vorteil, da er ein paar Minuten später im Internet den neuen Sendungsstatus sieht. Er spart sich schlussfolgernd den Anruf beim Spediteur und kann immer die aktuelle Statusinformation abrufen. Der Frachtführer erspart sich das Telefonat mit seinem Auftraggeber (Spediteur), dem Fahrer oder dem Subfrächter. Der Disponent bekommt eine proaktive Rückmeldung, die je nach Kunde ein- oder ausgeschaltet werden kann. Falls es hierbei zu Komplikationen kommt kann rechtzeitig agiert werden, anstatt immer nur nach dem Kundenanruf reagieren zu können. Somit kann Service Excellence bestmöglich gelebt werden. Auch für den Sachbearbeiter in der Spedition ist die Handy App ein riesiger Vorteil. Unter anderem profitiert der Sachbearbeiter bei der Vergütung der Stammfrächter. Hierbei wurden bis dato bergeweise Ablieferbelege gesammelt und sortiert. Hinzu kommen noch die etlichen fehlenden Ablieferbelege, die noch angefordert werden müssen. Durch die Umstellung auf die Handy App wird schlussfolgernd umgehend ein Ablieferbeleg vorhanden sein, was in Zukunft eine Menge Zeit einsparen wird. Desweitern ist es für die Verrechnung der Spedition eine Erleichterung. Bei Reklamationen (z.b. Unstimmigkeiten bei der Collianzahl) kann schnell auf den Ablieferbeleg zugegriffen werden, was folglich die schnellere Bezahlung der Speditions-Ausgangsrechnung bedeutet. Seite 6

8 Darüber hinaus kann die Barcode Scannung mittels Smartphone auch im Lager verwendet werden. Der Lagermitarbeiter wird sein eigenes Smartphone niemals auf dem Stapler oder einem anderen Lagerhilfsmittel deponieren, wie es bei den momentan verwendeten Geräten üblich ist. Somit kann das Hinunterfallen der MDE vermieden werden, was die überteuerten Instandhaltungskosten für die MDE hinfällig machen. Der Fahrer kann einen entstandenen Schaden umgehend via Handy App dokumentieren. Das Tragen der schweren MDE, sowie die umständliche Handhabung speziell für ältere Arbeitnehmer gehören damit der Vergangenheit an. Die Schadensabteilung kann den zuvor entstandenen Schaden, der mithilfe des Smartphones dokumentiert wurde, anhand der Positionsnummer online begutachten und gegebenenfalls (umgehend) bearbeiten. Stakeholder Internal & external Stakeholder Verrechnung Disposition div. Sachbearbeiter Absender Lager Auftraggeber Fahrer Frachtführer Schadensabteilung Seite 7