Wir in Westfalen. Doxis4 in Process. An den Besten orientieren. Dokumentenmanagement im Tagesgeschäft Beispiel Auftragsbearbeitung

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1 Wir in Westfalen An den Besten orientieren Doxis4 in Process Dokumentenmanagement im Tagesgeschäft Beispiel sbearbeitung

2 Beispielszenario -sbearbeitung Rheinwerk Group GmbH Bremer Warenhaus GmbH Produzent & Entwickler von weißer Ware Weltweit tätig Kunden sind: Möbelhäuser, Küchenhandel, Technikmärkte Warenhaus für große Elektroartikel In Niedersachsen und Schleswig Holstein mit 12 Warenhäusern vertreten Geschäftsfall: Bremer Warenhaus GmbH bestellt 10 Weinkühlschränke vom Typ MegaCooler 2005 bei der Rheinwerk Group 2

3 Prozessbeteiligte Frau Schneider, Empfang Frau Meiers, Geschäftsführerin Herr Berg, sbearbeitung Herr Lemann, Vertrieb 3

4 Doxis4 ERP sbearbeitungsprozesses in Doxis4 sprüfung sfreigabe sbestätigung snummer Kundenakte Angebot Dokumentation s sakte sbestätigung Lieferschein Rechnung Vorlagen Kundenkorrespondenz 4

5 sbearbeitungsprozesses in Doxis4 sprüfung Angebotsfreigabe sbestätigung Verschlagworten des es und Archivieren Automatische Ablage des es in Kundenakte Automatische Zuordnung des es zum sbearbeitungs-workflows in den Sammelpostkorb Automatisches Starten eines neuen Vorganges im sbearbeitungs-workflows 5

6 sbearbeitungsprozesses in Doxis4 sprüfung sfreigabe sbestätigung aus dem Sammelpostkorb für die Bearbeitung starten Kundenakte und Angebot aus Kundenakte recherchieren und in die Dokumentenliste des sbearbeitungs- Workflows verknüpfen Nach Prüfung des es (Angebot, Zahlungsbedingungen ) -> weiter zur Angebotsfreigabe 6

7 sbearbeitungsprozesses in Doxis4 sprüfung sfreigabe sbestätigung Prüfen des es (Konkret: Erinnerung an Kunden -> kritische Liefertermine ) aus Kundenakte (aus Workflow-Dokumentenliste) öffnen -> Vermerk verfassen zurück an die sbearbeitung 7

8 sbearbeitungsprozesses in Doxis4 sprüfung sfreigabe sbestätigung snummer wird im ERP generiert -> wird im ERP angelegt snummer wird bei den auftragsrelevanten Dokumenten nachindiziert (Angebot, Lieferantenbeleg) Automatische Generierung der sakte Automatische Verknüpfung der sakte mit der Kundenakte 8

9 sbearbeitungsprozesses in Doxis4 sprüfung sfreigabe sbestätigung Automatisches generieren des Dokumentes sbestätigung Automatisches generieren des Lieferscheines Automatisches generieren der Rechnung 9

10 sbearbeitungsprozesses in Doxis4 sprüfung sfreigabe sbestätigung Auskunftsfähigkeit mittels Kunden- bzw. sakte Recherche in der Kunden- und sakte nach sbestätigung und Lieferschein Erstellen eines Kundenanschreiben mit Vorlage und einmischen der Kunden-Metadaten in die Vorlage 10

11 Auf Wiedersehen See you again Au revoir Arrivederci Do widzenia Adiós! Questions and answers Zusammenkommen ist der Anfang. Zusammenarbeit ist ein Erfolg! 11