Erstellung von Vorgangsbelegen für Geschäftskunden

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1 Erstellung von Vorgangsbelegen für Geschäftskunden easyfilius - Version 4 Stand: Geschäftskunden / Version 1.1 /Seite 1 von 12

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 2 Erstellung von Vorgangsbelegen für Geschäftskunden Lieferschein und Rechnung Angebot und Auftrag Gutschriften Verwaltung offener Posten Mahnwesen Sammeldruck Belegtypen Geschäftskunden / Version 1.1 /Seite 2 von 12

3 Erstellung von Vorgangsbelegen für Geschäftskunden 1.1 Lieferschein und Rechnung Handel Lieferschein/Rechnung Tastenkürzel: Strg+Alt+Umschalttaste+F / Strg+Alt+Umschalttaste+C Es können mehrere Vorgangsbelege erzeugt werden. Bei den Vorgangsbelegen wird zwischen Ein- und Ausgangsseite unterschieden. Lieferscheine und Rechnungen gehören zum Typ der Ausgangsbelege. Diese Belege werden erstellt, um einen Geschäftskunden zu bedienen. Schrittfolge zur Erstellung eines Lieferscheines: Kunden auswählen oder neu anlegen über im Feld Partnernummer die Artikelpositionen hinzufügen Menge, Verkaufspreis und Seriennummern eintragen bzw. übernehmen Mit einem Klick auf Manuell gebucht setzen oder Drucken wird der Lieferschein verbucht Der Lieferschein kann über die Funktion Beleg umwandeln im filius center zu einer Rechnung gewandelt werden, welche anschließend geprüft und ausgedruckt werden kann. Die Belegtypen Lieferschein und Rechnung sind lagerbuchende Belege. Bei einem Lieferschein und einer Rechnung wird mit dem Verbuchen der entsprechende Bestand ausgebucht. Darüber hinaus findet bei Rechnungen die Finanzbuchhaltung statt.diese können im Kassensystem unter offene Posten abkassiert werden. Geschäftskunden / Version 1.1 /Seite 3 von 12

4 1.2 Angebot und Auftrag Handel Angebot/Auftrag Tastenkürzel: Strg+Umschalttaste+O / Strg+Alt+Umschalt+A Es können ebenfalls die Ausgangsbelege Angebot und Auftrag erstellt werden. Über die Menüleiste Angebot Neu oder in der Angebotsübersicht mit Klick auf den Button Neu wird die Maske für ein neues Angebot geöffnet. Kunden auswählen oder neu anlegen über im Feld Partnernummer Artikelpositionen hinzufügen Menge, Verkaufspreis und Artikel-Rabatt eintragen Details hinterlegen wie z.b. Zahlungsbedingungen, Rabatte, Lieferbedingungen und Versandweg Zusätzlich können einem Beleg Positionen verschiedenen Typs hinzugefügt werden: Artikel über Artikelsuche fügt Artikel über die Standartsuchfunktion hinzu Artikel ohne Lagerbuchung für Erstellung von Ausgangsbelegen, bei denen keine Lagerbewegung stattfindet Freier Artikel Dummyartikel für Artikel welche sich nicht im Bestand befinden Versandpauschale kann in den Programmoptionen mit entsprechendem Wert definiert werden Kommentarposition zu einer Position kann ein Kommentar hinterlegt werden Gruppierposition fügt Unterpositionen zum gewählten Artikel hinzu, ohne vorab eine Stückliste zu definieren Freischaltposition fügt eine Freischaltung hinzu Wartungsauftrag Im easyfilius ist es möglich einen sogenannten Wartungsauftrag zu erstellen. Ein Wartungsauftrag ist ein Auftrag, welcher in regelmäßigen Abständen eine Aufgabe auf der Startseite anzeigt, dass ein Folgebeleg erstellt werden soll. Geschäftskunden / Version 1.1 /Seite 4 von 12

5 Diese Option ist nützlich, wenn man in vordefinierten Abständen beispielsweise eine immer gleiche Rechnung an den immer gleichen Kunden ausstellt. Wenn dieser Wartungsauftrag fällig ist, kann der Auftrag umgewandelt werden der Beleg verbucht werden. Zudem ist es möglich die Positionen in den Aufträgen nachträglich zu verändern. In dem Untermenü Wartungsauftrag in Aufträgen kann man die notwendigen Einstellungen hinterlegen. Dabei legt man fest in was für einem Abstand diese Aufgabe auf der Startseite erscheint, wie lang diese Serie dauern soll und in welchen Folgebeleg dieser Auftrag immer wieder umgewandelt werden soll. Geschäftskunden / Version 1.1 /Seite 5 von 12

6 1.3 Gutschriften Handel Gutschrift Tastenkürzel: Strg+Alt+Umschalttaste+G Rechnungen können zu einer Gutschrift umgewandelt werden. Wenn sich ein lagerführender Artikel in der Gutschrift befindet, wird dieser beim Drucken bzw. Verbuchen zurück ins Lager gebucht. Um eine Rechnung zur Gutschrift abzurufen geht man wie folgt vor: Rechnung in der Übersicht auswählen und öffnen Beleg umwandeln (im filius center) Belegtyp wählen Gutschrift Erzeugte Gutschrift speichern und drucken Gutschriften können analog zur Rechnung in der Kasse unter offene Posten ausgezahlt werden. Gutschriften können auch analog zu den anderen Ausgangsbelegen erzeugt werden. Zum einen erfolgt das über die Menüleiste Gutschrift Neu, zum anderen wirdin der Gutschriftübersicht mit dem Button Neu die Maske für eine neue Gutschrift geöffnet. Geschäftskunden / Version 1.1 /Seite 6 von 12

7 1.4 Verwaltung offener Posten Finanzen Offene Posten Tastenkürzel: Strg+Umschalttaste+P In der Verwaltung der offenen Posten werden alle Rechnungen und Gutschriften aufgelistet. Diese Belege werden inklusive der offenen oder ausstehenden Zahlungen dargestellt. Mit der Funktion Sammeldruck können die Belege gebucht und ausgedruckt werden. Es gibt verschiedene Varianten einen offenen Posten zu erledigen.im Vorfeld ist es dafür jedoch wichtig unter easyfilius Einstellungen Allgemein Finanzen Offene Posten die richtigen Einstellungen zu treffen. Vollständig, ältester OP zuerst Gutschriften werden mit dem ältesten offenen Posten verrechnet. Nur Gutschrift mit Rechnung Gutschriften werden immer mit der dazugehörigen Rechnung ausgeziffert. Nie Alle Gutschriften werden manuell ausgeziffert. Geschäftskunden / Version 1.1 /Seite 7 von 12

8 Zur Abwicklung der offenen Posten stehen 4 Varianten zur Verfügung. Variante 1 öffnet den offenen Posten mit Doppelklick in der Übersicht. Unter Zahlungen kann die Option Hinzufügen Bankzahlung hinzufügen gewählt werden. Wurde die Zahlung falsch erfasst oder per Lastschrift zurückgezogen, dann kann eine Korrekturbuchung bis zu sechs Wochen durchgeführt werden. Ist dem Kunden auf der Rechnung Skonto gewährt, so kann zusätzlich die Option Bankzahlung mit Skonto gewählt werden. Variante 2 ist das sogenannte Ausziffern von Rechnungen gegen Gutschriften. Unter dem Punkt Auszifferung sucht easyfilius automatisch alle Rechnungen/Gutschriften und bietet auch einen Auszifferungsvorschlag an. Diese Variante besteht jedoch nur, wenn unter den Einstellungen bei der Automatischen Auszifferung Nie eingestellt worden ist. Variante 3 kann den offenen Posten über das Kassensystem abkassieren. Im Kassensystem sind alle offenen Rechnungen und Gutschriften unter offene Posten zu finden. Variante 4 hält in den Details der Rechnungen und Gutschriften eine Registerkarte für Zahlungen. Dabei können die Zahlungen direkt in den Belegen vermerkt und der offene Posten somit erledigt werden. Zusätzlich gibt es im filius center die Funktion Forderungsausfall. Kann eine Rechnung/Forderung des Kunden nicht mehr erfüllt werden, entsteht ein Forderungsausfall. Der offene Posten wird geschlossen und der Betrag an das entsprechende Verlustkonto übertragen. Die letzte Variante entspricht dem Status Erledigt ohne Zahlung. Bei dieser Option wird der offene Posten manuell geschlossen und der Debitor bleibt weiterhin im Soll. Ein Zahlungseingang kann jederzeit noch hinzugefügt werden. Geschäftskunden / Version 1.1 /Seite 8 von 12

9 1.5 Mahnwesen Finanzen Offene Posten Tastenkürzel: Strg+Umschalttaste+P Das Mahnwesen bildet die überfälligen offenen Posten in drei Stufen ab. Für jede Mahnstufe können in den Programmeinstellungen entsprechende Gebühren sowie Textvorlagen hinterlegt werden. Folgende Einstellungen sind mit Beispielen unter easyfilius Einstellungen Allgemein Finanzen Offene Posten Mahnungen vordefiniert: Erstellungszeitpunkt Mahngebühren Text der Zahlungserinnerung Überschrift der Mahnungen Wann wird eine entsprechende Mahnung aktiv Die Mahngebühren sind in Netto ausgewiesen Textvorlage wird auf dem Ausdruck der Mahnung aktiv Hinterlegung einer Überschrift für den entsprechenden Mahnbeleg Hinweis: Eine Mahnstufe wird nach dem Zahlungsziel einer Mahnung erstellt. Soll ein offener Posten eines Debitors vorläufig nicht gemahnt werden, so besteht die Option einer Mahnsperre. Diese befindet sich im filius center unter Aktionen. Solange die Mahnsperre aktiv ist, wird der offene Posten bei einem Mahnungslauf nicht berücksichtigt. Eine Mahnsperre kann jederzeit wieder aufgehoben werden. Die Option Mahnsperre aufheben befindet sich ebenfalls unter den Aktionen im filius center und erscheint erst dann, wenn eine Mahnsperre aktiv ist. Geschäftskunden / Version 1.1 /Seite 9 von 12

10 1.6 Sammeldruck Der Sammeldruck bietet die Funktion mehrere Belege in einem Durchlauf zu drucken. Häufigstes Anwendungsbeispiel ist das Mahnwesen sowie die Erzeugung von Rechnungen. In den Sucheinstellungen wird eine Vielzahl von Vorgangsbelegen angezeigt. Alle Vorgangsbelege markieren welche zum Druck bereit stehen (STRG + linke Maustaste) Die Funktion Drucken betätigen Der Sammeldruck wird automatisch gestartet Bei der Sammeldruckfunktion werden die Belege der Reihe nach abgearbeitet. Kann ein Beleg nicht gedruckt werden, wird dieser übersprungen. In der Druckerwarteschlange können Name, Status, Datum und Bemerkungen eingesehen werden. 1.7 Belegtypen Alle in easyfilius 4 bekannten Belegtypen können verwaltet werden. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, auch eigene Belegtypen zu erstellen, welche sich wiederrum automatisch in das Menüband einklinken. Diese Funktionalitäten findet man über das Menü im Punkt Belegtypen : Geschäftskunden / Version 1.1 /Seite 10 von 12

11 Hier hat man in den Details des jeweiligen (oder neu angelegten) Belegtyps die Möglichkeit, dessen Eigenschaften zu ändern. Bezeichnung: Gibt den Namen des Belegtyps an, der auch im Menüband angezeigt wird. Warenrichtung: Steuert, ob und wenn ja in welche Richtung die Ware bei positiver Menge das Lager verlässt/erreicht. Partner-Einschränkung: Gibt an, ob Kunde und oder Lieferant als Partner zu einem Beleg dieses Typs hinzugefügt werden darf. Steuert damit auch die Detailsuche bei der Auswahl eines geeigneten Partners. Gruppe: Steuert, in welcher Gruppe im Menüband, nämlich in Ein- oder Ausgangsbelegen, der neue Belegtyp angezeigt werden soll. Position in Belegfolge: Gibt an, welche Stelle in der Belegfolge der Belegtyp einnimmt, also aus welchem Belegtyp heraus er erzeugt und in welchen er gewandelt werden kann. Umwandlung unverbuchter Belege: Steuert, ob bei Umwandlungen der Status des Belegs geprüft wird und falls ja, bei unverbuchtem Beleg eine Warnung erscheinen oder der Vorgang abgebrochen werden soll. Umsatzbuchung: Gibt an, ob ein Beleg dieses Typs umsatzseitigen Einfluss hat und falls ja Aufwand oder Erlös bedeutet. Anzahl Druckkopien: Steuert, wieviele Kopien beim Druck automatisch mit gedruckt werden, bzw. in der Druckvorschau eingestellt sind. Geschäftskunden / Version 1.1 /Seite 11 von 12

12 Berechtigungsgruppe: Gibt an, welche Berechtigungsgruppe für den Belegtyp zuständig ist. Hierbei muss immer beachtet werden, welcher Benutzer welche Gruppe dann letztendlich verwalten soll. Entsprechend müssen die Berechtigungen für den Benutzer bzw. eine seiner Benutzergruppen gesetzt sein. Versteckt: Steuert, ob der Belegtyp im Menüband angezeigt wird oder nicht. Archivierbar: Gibt an, ob der Beleg in das auf dem Dateisystem befindliche Belegarchiv gespeichert werden soll. Damit Wareneingänge auch nach erfolgtem Druck oder erfolgter Buchung noch weiter verwendet und somit bearbeitet werden können, darf dieser Haken nicht gesetzt sein. Ungedruckt löschbar: Steuert, ob ein Beleg dieses Typs gelöscht werden kann, wenn er noch nicht gedruckt oder verbucht wurde. Gedruckt löschbar: Gibt an, ob ein Beleg dieses Typs auch dann gelöscht werden kann, wenn er bereits gedruckt oder gelöscht wurde. Geschäftskunden / Version 1.1 /Seite 12 von 12

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