ABRECHNUNG. Frequently Asked Questions

Transkript

1 ABRECHNUNG Frequently Asked Questions

2 1. Allgemein Wie kann ich einer Tabelle ein individuelles Beschriftungsfeld hinzufügen? Wie kann ich einer Tabelle eine individuelle Beschriftungszeile hinzufügen? Wie erstelle ich eine Teillieferung? Wie erstelle ich eine Teilrechnung? Woran erkenne ich, ob zu einem Auftrag noch Lieferungen oder Rechnungen ausstehen? Wo wird die Menge der noch zu liefernden oder abzurechnenden Produkte angezeigt? Wie storniere ich eine Rechnung? Wie stelle ich Bruttopreise (z.b. EUR 99,99) in Rechnung?...7 Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2 von 7

3 1. Allgemein Nach den ersten Schritten in der Anwendung ABRECHNUNG, zeigen Ihnen die folgende FAQs weitere Anwendungsmöglichkeiten auf. So können Sie Tabellen nicht nur individuelle Beschriftungsfelder hinzufügen, auch das Erstellen von Teillieferungen und -rechnungen ist möglich. 2. Wie kann ich einer Tabelle ein individuelles Beschriftungsfeld hinzufügen? Möchten Sie in einer Rechnung, einem Auftrag etc. ein Feld hinzufügen dessen Bezeichnung nicht in der Auswahl vorhanden ist, wie bspw. Seriennummer, oder individueller Leistungszeitraum, können Sie dies tun, indem Sie die Felder Freitext1 oder Freitext2 in die Tabelle einfügen. Diese können Sie in der Tabelle durch Rechts-Mausklick auf die Spaltenbezeichnung einblenden. Fügen Sie in nun den von Ihnen verwendeten Word- oder OpenOffice-Vorlagen an der gewünschten Stelle einen entsprechenden Platzhalter mit dem Namen Freitext1 und/oder Freitext2 ein. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3 von 7

4 3. Wie kann ich einer Tabelle eine individuelle Beschriftungszeile hinzufügen? Sie können einer Position eine eigene Beschreibungsleiste und so bspw. eine längere Beschreibung, eine Überschrift oder eine Zwischensumme hinzufügen. 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenbezeichnung und blenden Sie die Spalte Typ ein. 2. In der Auswahlliste können Sie nun bestimmen, ob in der Zeile ein Produkt, eine Zwischensumme, eine Überschrift oder ein Freitext beschrieben werden soll. Im Unterschied zu dem Freitext aus Punkt 2 füllt der auf diese Art eingefügte Freitext nicht nur eine Zelle der Tabelle aus, sondern eine ganze Zeile. 3. Wählen Sie den gewünschten Typen aus und füllen Sie die neu entstandene Zeile mit den entsprechenden Informationen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4 von 7

5 4. Wie erstelle ich eine Teillieferung? 1. Erstellen Sie zunächst einen Auftrag oder markieren Sie einen bereits erstellten Auftrag in der Auftragsübersicht und klicken Sie auf [In Lieferschein überführen]. Es öffnet sich ein neues Formular mit dem Lieferschein. 2. Im Lieferschein sind alle Positionen und Mengen des Ursprungs-Auftrags vorhanden. Korrigieren Sie die Mengen und entfernen Sie ggf. komplette Positionen, so dass der Lieferschein mit Ihrer Teillieferung übereinstimmt. 3. Speichern Sie den Lieferschein. 4. Mit dem in den Schritten 1 bis 3 beschriebenen Verfahren können Sie zu einem späteren Zeitpunkt einen weiteren Teillieferschein erstellen. Die vorausgefüllten Positionen und Positionsmengen werden dabei von der Software automatisch auf verbleibende Mengen angepasst. Die bereits gelieferten Mengen werden in der entsprechenden Spalte angezeigt. 5. Wie erstelle ich eine Teilrechnung? 1. Erstellen Sie zunächst einen Auftrag oder einen (Teil-)Lieferschein und öffnen Sie diesen. 2. Klicken Sie auf [In Rechnung überführen]. Es öffnet sich ein neues Formular mit der Rechnung. Es werden alle noch nicht abgerechneten Positionen und Mengen automatisch ausgefüllt. 3. Korrigieren Sie die Positionen und Mengen in der Rechnung. 4. Speichern Sie die Rechnung. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5 von 7

6 6. Woran erkenne ich, ob zu einem Auftrag noch Lieferungen oder Rechnungen ausstehen? Öffnen Sie die Auftragsübersicht Menü > Abrechnung > Aufträge. Welche Vorgänge noch ausstehen können Sie den Spalten Lieferstatus und Rechnungsstatus entnehmen. 7. Wo wird die Menge der noch zu liefernden oder abzurechnenden Produkte angezeigt? Öffnen Sie einen Auftrag, zu dem Sie ausstehende Liefermengen bzw. Abrechnungsmengen einsehen möchten. Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf die Spaltenbeschriftungen der Tabelle. Es öffnet sich ein Kontext-Menü.Wählen Sie Menge (zu liefern) und Menge (abzurechnen). In der Positionstabelle werden nun auch diese Spalten angezeigt. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6 von 7

7 8. Wie storniere ich eine Rechnung? Öffnen Sie die Rechnungsübersicht Menü > Abrechnung > Rechnungen. 1. Selektieren Sie die zu stornierende Rechnung. 2. Klicken sie auf [Entfernen]. Hinweis: Sofern Sie Scopevisio ABRECHNUNG in Verbindung mit der FINANZEN Buchhaltung und Analysen Smart oder Business Edition einsetzen, wird beim Buchen einer Rechnung ein offener Posten in der Finanzbuchhaltung erstellt. Dieser offene Posten wird mit der Stornobuchung automatisch ausgeziffert. 9. Wie stelle ich Bruttopreise (z.b. EUR 99,99) in Rechnung? 1. Öffnen Sie die Rechnungsübersicht Menü > Abrechnung > Rechnungen. 2. Erstellen Sie eine Rechnung durch Klick von [Hinzufügen]. 3. Klicken Sie bei Preisangabe auf die Checkbox neben Brutto. Erfassen Sie wie gewohnt in der Positionstabelle die Produkte und geben Sie in der Spalte Einzelpreis (Brutto) die jeweiligen Brutto-Preise ein. Sollte diese Spalte nicht eingeblendet sein, so können Sie sie durch Rechts-Mausklick auf die Spaltenbezeichnungen einblenden Hinweis: Wenn Sie bereits Produkte in der Produktverwaltung angelegt haben, können Sie dort die Bruttopreise nachträglich ergänzen. Beim Erstellen können Sie so auf die Produkte zurückgreifen und die Bruttopreise werden dabei direkt ausgefüllt. Menü > Global > Stammdaten > Produkte anlegen und verwalten. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7 von 7