dikasse Rechnungskunden

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1 Kapitel 11 dikasse Rechnungskunden Benutzer- handbuch Programm-Version 4.4.x

2 Ansprechpartner für Rückfragen Name Geschäftsbereich Kontakt André Köhn Telefon: + 49 (4431) Mobil: +49 (172) Fax: + 49 (4431) Adressen Adresse NEV Systemzentrale GmbH IT-Abteilung Bargloyer Straße 62 D Wildeshausen Kontakt Telefon: + 49 (4431) Fax: + 49 (4431) Internet: Revisionshistorie Version Datum Bemerkung / Änderung Autor Erstellung des Dokumentes André Köhn Peter Menzel Seite 2 von 16

3 Inhaltsverzeichnis 1 RECHNUNGSKUNDEN (BAR, LIEFERSCHEIN, RECHNUNG) ALLGEMEINES KUNDEN AUSWÄHLEN BARVERKAUF LIEFERSCHEIN Lieferschein ohne Anzahlung Lieferschein mit Anzahlung Lieferschein bearbeiten Lieferschein in eine Rechnung wandeln Lieferschein in der Lieferscheinübersicht wandeln Lieferschein in der Rechnungsübersicht wandeln RECHNUNG Bar/EC Überweisung OFFENE POSTEN Ausbuchen offener Posten Peter Menzel Seite 3 von 16

4 1 Rechnungskunden (Bar, Lieferschein, Rechnung) 1.1 Allgemeines Mit dem Button Kunde steuern Sie Verkauf und Lieferung von Waren gegenüber Ihren Rechnungskunden. Diese werden von Ihnen im Programm dicommerce gepflegt. Siehe hierzu die Schulungsunterlage Kapitel 17 - dicommerce 1.2 Kunden auswählen Drücken Sie auf den Button Kunde. In dem sich öffnenden Fenster können Sie die Kundennummer im Eingabefeld eingeben oder über den Button Suche suchen. Im Suchfenster können Sie im Register Name den Namen des Kunden eingeben. Hier wird dann Feld Suchname nach Übereinstimmungen gesucht und die Treffer angezeigt. Im Register Adresse können Sie nach Postleitzahlen filtern. Peter Menzel Seite 4 von 16

5 Wählen Sie nun die Belegart aus. 1.3 Barverkauf Nachdem Sie die Belegart Barverkauf ausgewählt haben, können Sie das Vollgut eingeben und das Leergut verrechnen. Gehen Sie anschließend in den Bezahlmodus und kassieren den Betrag. Peter Menzel Seite 5 von 16

6 Den dazugehörigen Bonbeleg drucken Sie sich über den Button Beleg aus. Wenn die Adressdaten des Kunden gepflegt worden sind, werden diese auf dem Bonbeleg mit angedruckt. Somit wird dieser Beleg beim Finanzamt als eine ordentliche Rechnung anerkannt. 1.4 Lieferschein Lieferschein ohne Anzahlung Nachdem Sie die Belegart Lieferschein ausgewählt haben, Können Sie nun das Vollgut eingeben. Wenn Sie auch schon wissen, welches Leergut zurückgegeben wird, dann können Sie dieses ebenfalls erfassen. Sollte Sie nicht wissen, welches Leergut zurückgegeben wird, dann können Sie den Lieferschein bevor Sie die Rechnung erstellen noch um das Leergut ergänzen. Wählen Sie nun den Button Summen und anschließend den Button Gegeben. Im Abfragefenster Beleg drucken wählen Sie Ja. Nun können Sie wählen ob Sie den Lieferschein auf A4- oder auf Bondrucker drucken wollen. Auf dem Bonbeleg wird ein EAN Code mit angedruckt. Diesen kann man dann bei der weiteren Bearbeitung an der Kasse an scannen Peter Menzel Seite 6 von 16

7 Lieferschein mit Anzahlung Gehen Sie zunächst vor wie im Punkt beschrieben. Gehen Sie dann auf den Button Summe und geben im Eingabefeld den Anzahlungsbetrag ein. Schließen Sie mit Gegeben ab. Peter Menzel Seite 7 von 16

8 Drucken Sie nun den Beleg. Der Anzahlungsbetrag wurde von der Gesamtsumme abgezogen und Ihrem Barbestand in der Kasse zu gebucht Lieferschein bearbeiten Wählen Sie den Kunden aus und anschließend die Belegart Lieferschein. In dem sich öffnenden Fenster können der oder die Lieferscheine mit Hilfe des Buttons Auswahl ausgewählt werden. Dadurch ist es Ihnen auch möglich Sammelrechnungen zu erstellen. Drücken Sie nun OK. Im sich öffnenden Fenster Beleg wandeln drücken Sie den Button Nein. Peter Menzel Seite 8 von 16

9 Nun können Sie den Lieferschein bearbeiten. Um die Menge korrigieren zu können muss die Position gelöscht und eine neue Position mit der tatsächlichen Menge erzeugt werden. Es kann hier auch das zurückgegeben Leergut gegen gerechnet werden. Anschließend schließen sie den Beleg über die Button Summe, Gegeben und Beleg drucken ab Lieferschein in eine Rechnung wandeln Hier gibt es zwei Möglichkeiten dies zu tun. Einmal in der Lieferscheinübersicht und einmal in der Rechnungsübersicht. Beides führt zum selben Ergebnis Peter Menzel Seite 9 von 16

10 Lieferschein in der Lieferscheinübersicht wandeln Wählen Sie den Kunden aus und anschließend die Belegart Lieferschein. In dem sich öffnenden Fenster können der oder die Lieferscheine mit Hilfe des Buttons Auswahl ausgewählt werden. Dadurch ist es Ihnen auch möglich Sammelrechnungen zu erstellen. Bestätigen Sie mit OK. Im neuen Fenster Beleg wandeln bestätigen Sie mit Ja. Es werden nun beide Lieferscheine zu einer Sammelrechnung zusammengefasst. Peter Menzel Seite 10 von 16

11 Hier besteht nun grundsätzlich auch noch die Möglichkeit Änderungen vorzunehmen. In diesem Fall soll es dabei bleiben und die Rechnung abgeschlossen werden. Betätigen Sie hierzu den Button Summe. Im folgenden Fenster bekommen Sie nun noch einmal alle Positionen angezeigt. Außerdem wird vom Gesamtbetrag der angezahlte Betrag abgezogen. Nun müssen Sie nur noch die Zahlungsart (EC, Kredit oder Bar) wählen und dann ist aus dem Lieferschein eine Rechnung geworden. Peter Menzel Seite 11 von 16

12 Lieferschein in der Rechnungsübersicht wandeln Wählen Sie den Kunden aus und anschließend die Belegart Rechnung. In dem sich öffnenden Fenster können der oder die Lieferscheine mit Hilfe des Buttons Auswahl ausgewählt werden. Dadurch ist es Ihnen auch möglich Sammelrechnungen zu erstellen. Bestätigen Sie im Fenster Belegwandeln mit Ja. Verfahren Sie nun weiter wie im Punkt beschrieben. 1.5 Rechnung Bar/EC Gehen Sie wie im Punkt 1.3. beschrieben vor. Sollte der Kunde mit EC Karte bezahlen betätigen Sie (nach erfolgreichem Zahlungsvorgang am EC-Cashgerät) den Button EC. Peter Menzel Seite 12 von 16

13 1.5.2 Überweisung Wählen sie über den Button Kunde den Kunden aus und anschließend die Belegart Rechnung... und danach neuer Beleg Geben Sie nun die zu kassierenden Artikel ein und drücken anschließend auf den Button Summe. Nun wählen Sie den Button Kredit aus Ihrer Rechnung wurde nun eine Kreditrechnung gemacht. Peter Menzel Seite 13 von 16

14 Jetzt drücken Sie den Button Gegeben und es kommt die Abfrage Beleg drucken. Wählen Sie nun ob der Druck auf dem Bondrucker oder einem A4-Drucker gedruckt werden soll. 1.6 Offene Posten Hinweis: Alle Lieferscheine und Kredit- Rechnungen werden vom Kassensystem als offene Belege geführt und beim Tagesabschluss über den Bondrucker eine Übersicht angedruckt. Dies dient der Verfolgung offener Posten und müssen nach dem Zahlungseingang an der Kasse ausgebucht werden damit die Buchung abgeschlossen wird Ausbuchen offener Posten Lieferscheine sind auch eine Art offener Posten. Diese werden aber bei der Buchung in eine Rechnung als offener Lieferschein gelöscht und die daraus entstandene Kredit Rechnung als ein neuer offener Poster erzeugt. Die Zahlungen der offenen Rechnungen sind bei Ihnen eingegangen und diese sollen nun an der Kasse ausgebucht werden. Wählen Sie Ihren Kunden und dann die Belegart Rechnung aus. In der folgenden Übersicht wählen Sie die bezahlten Rechnungen aus und bestätigen mit OK. Peter Menzel Seite 14 von 16

15 In der nachfolgenden Ansicht erhalten Sie noch einmal die Übersicht der Verrechnung ausstehenden Rechnungen mit den entsprechenden Summen. Betätigen Sie nun den Button Summe und wählen die Zahlart Überweisung. Damit wird der Kasse signalisiert, dass die Rechnung überwiesen (bezahlt) worden sind. Wählen Sie nun noch den Drucker aus auf denen der Vorgang für Ihre Unterlagen ausgedruckt werden soll. Peter Menzel Seite 15 von 16

16 Hinweis: wenn sie nun den Kunden wieder aufrufen und die Belegart Rechnung wählen, werden Ihnen keine Rechnungen mehr angezeigt, da diese nun abgeschlossen sind und erscheinen somit auch nicht mehr beim Tagesabschluss. Peter Menzel Seite 16 von 16

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