Die erechnung: Herausforderung und Chance für Kommunen

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1 Die erechnung: Herausforderung und Chance für Kommunen Projektbericht Pilotierung erechnung Ralf Bergmann, Bundesverwaltungsamt Seite: 1

2 Das BVA im Überblick rund Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter BVA-Haushalt ca. 247 Millionen pro Jahr (Einnahmen und Ausgaben) Verwaltung von Haushaltsmitteln für andere Institutionen in Höhe von ca. 8,2 Milliarden (2013) Seite: 2

3 Das BVA - Aufgabenschwerpunkte im Überblick Heute nimmt das BVA über 150 unterschiedliche Aufgaben wahr, z.b. aus den Bereichen Zuwendungsmanagement Öffentliche Sicherheit Zentralisierung von Personalkosten und Personalnebenkosten Zentralisierung weiterer Personalaufgaben (u. a. Personalgewinnung, elektronische Zeiterfassung) Zentraler IT-Dienstleister der Bundes Deutsche Auslandsschularbeit BAföG und Bildungskredit Verwaltungsmodernisierung (z. B. Organisationsberatung) Ausbildungsbehörde Vielfältige Fachaufgaben aus allen Bundesressorts Zukunftsprojekte Seite: 3

4 Das BVA Hauptsitz ist Köln Weitere Standorte Berlin Bonn Bramsche Düsseldorf Friedland Gießen Hamm Hannover Kiel München Nürnberg Oldenburg Strausberg Stuttgart Wiesbaden Zeuthen Seite: 4

5 MACH Software flächendeckend im Einsatz Ausgangslage im BVA o o o Abwicklung des Haushaltes, der Anlagenbuchhaltung, der Logistik und der KLR Einsatz der Technologien c/s und Web Verarbeitung Auszahlungen Prozessunterstützung in der Beschaffung und in der Rechnungsbearbeitung o Getrennte elektronische Beschaffungs- und Zahlungsvorgänge mit Unterstützung des MACH Marktplatzes, des MACH InformationManagers und MACH Finanzen Seite: 5

6 Ganzheitliche Workflow-Unterstützung: Beschaffung Beschaffungsworkflow Bedarfsmeldung Bündelung/ Freigabe Bestellung/ Mittelbindung Lieferschein Seite: 6

7 mit anschließender Rechnungsbearbeitung Beschaffungsworkflow Bedarfsmeldung Bündelung/ Freigabe Bestellung/ Mittelbindung Lieferschein Rechnungsworkflow Rechnungsempfang erechnung automatisierte Verarbeitung Prüfung Anordnung/ Buchung Seite: 7

8 bis zur Zahlung! Beschaffungsworkflow Bedarfsmeldung Bündelung/ Freigabe Bestellung/ Mittelbindung Lieferschein Rechnungsworkflow Rechnungsempfang erechnung automatisierte Verarbeitung Prüfung Anordnung/ Buchung Zahlung Seite: 8

9 Das Ziel ist Beschaffungsworkflow Bedarfsmeldung Bündelung/ Freigabe Bestellung/ Mittelbindung Lieferschein Rechnungsworkflow Rechnungsempfang erechnung automatisierte Verarbeitung Prüfung Anordnung/ Buchung Zahlung eine effiziente und EU-Richtlinien-konforme Rechnungsbearbeitung Seite: 9

10 Workflow-gestützte Rechnungsbearbeitung bisheriger Prozess Posteingang Rechnung scannen Belegerfassung Feststellung / Anordnung Buchung / Zahlungsüberwachung / Archivierung Fachbereich Feststellung Fachbereich Anordnung Zentrale Buchhaltung im DLZ Seite: 10

11 Manuelle Belegerstellung - bisheriger Prozess Seite: 11

12 ZUGFeRD-Rechnung Seite: 12

13 ZUGFeRD-Rechnung Seite: 13

14 ZUGFeRD-Rechnung Seite: 14

15 Neue Workflow-gestützte Rechnungsbearbeitung - Komponenten Seite: 15

16 Validierung und Belegerstellung Nutzen der Validierung Abgleich der Rechnungsdaten gegen die Bestell- und Stammdaten Optionale Übernahme, Verwerfung, Einrichtung der Partnerdaten Referenzierung auf Bestellung, Festlegung, Wareneingang Vorteile bei der Belegerstellung Übernahme der validierten Daten in die Belegerstellung Kein bzw. nur geringer manueller Erfassungsaufwand Seite: 16

17 Workflow-gestützte Rechnungsbearbeitung bisheriger Künftiger Prozess Posteingang Rechnung scannen Posteingang Belegerfassung Validierung Belegerstellung Feststellung / Anordnung Buchung / Zahlungsüberwachung / Archivierung Fachbereich Feststellung Fachbereich Anordnung Zentrale Buchhaltung im DLZ Seite: 17

18 Integration der erechnung Beschaffungsworkflow erechnung Rechnungsworkflow Seite: 18

19 Einsparpotenzial bei der Rechnungsbearbeitung Prozessschritte bei papierbasierter Rechnungsbearbeitung 1,93 min 2,68 min 6,60 min 9,03 min 6,60 min Gesamtdauer 26,84 min Posteingang Vorbereitung der Prüfung Formelle Prüfung Sachliche Prüfung Freigabe und Zahlung Prozessschritte bei elektronischem Workflow (Schätzung) 2,68 min 2,20 min 3,01 min 2,20 min PDF 10,09 min PDF + Kopfdaten PDF + Gesamtdaten 5,21 min 2,20 min *Quelle: BMI /Goethe Universität- Abschlussbericht des Projektes erechnung Dezember 2012 Seite: 19

20 Vorteile von strukturierten elektronischen Rechnungen Einsparung o Schnelle und effiziente Arbeitsabläufe o Reduzierung von Archivierungstätigkeiten und -flächen o Geringere Druck- und Portokosten o Weniger Posteingangs- und Scan-Tätigkeiten Qualitätssteigerung o Geringere Fehlerrate o Erhöhung der Transparenz o Einhaltung der Zahlungsziele Seite: 20

21 Die erechnung beim Bundesverwaltungsamt Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ralf Bergmann Tel.: Seite: 21

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