Rechnungsanforderungen im Umsatzsteuerrecht

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1 Infothek Rechnungsanforderungen im Umsatzsteuerrecht Stand: 12/2013

2 Rechnungsanforderungen im Umsatzsteuerrecht Die Konsequenzen unrichtiger oder unvollständiger Rechnungsangaben sind leider vielseitig. Sie führen zu mehr Arbeitsaufwand durch Rechnungsberichtigungen oder -ergänzungen, aber auch zur Versagung des Vorsteuerabzugs bei Eingangsrechnungen oder der Versagung von Steuerbefreiungen. Im Folgenden deshalb die wichtigsten Bestimmungen, um den betrieblichen Ablauf zu optimieren und steuerliche Nachteile zu vermeiden. 1. Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen In bestimmten Fällen ist der Unternehmer innerhalb eines begrenzten Zeitraums zur Rechnungstellung verpflichtet. Richtet sich der Unternehmer nicht an diese Vorgaben, so droht Bußgeld bis zu einem Betrag von Folgende Fristen sind zu beachten: Werklieferung oder sonstige Leistung an im Zusammenhang mit einem Grundstück Leistungserbringung an einen Unternehmer Leistungserbringung an Nichtunternehmer Erbringung einer in einem anderen Mitgliedstaat steuerbaren sonstigen Leistung an Unternehmer Im Inland steuerbare und steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen Grundsätzlich Rechnungsstellung innerhalb von 6 Monaten 6 Monate nach Leistungserbringung Keine zwingende Verpflichtung zur Rechnungserteilung Zwingend bis zum 15. Tag des Folgemonats, der der Lieferung oder sonstigen Leistung folgt Zwingend bis zum 15. Tag des Folgemonats, der der Lieferung oder sonstigen Leistung folgt Unabhängig vom Zeitpunkt der Rechnungsstellung entsteht die Umsatzsteuer bereits regelmäßig mit Ablauf des Monats, in dem die Leistung erbracht wurde (bei Versteuerung nach vereinbarten Entgelten) oder mit Zahlungseingang (bei Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten). Es ist also für die Entstehung der Umsatzsteuer unerheblich, ob eine Rechnung geschrieben wurde. 2. Die Rechnungsvorschriften welches Landes sind bei der Rechnungserstellung zu beachten? Grundsätzlich sind die Rechnungsstellungsgrundsätze des Landes maßgeblich, in dem der ausgeführte Umsatz steuerbar ist. Schuldet jedoch der Leistungsempfänger bei grenzüberschreitenden Umsätzen die Steuer, so sind die Rechnungspflichtangeben des Landes maßgeblich, in dem der leistende Seite 2

3 Unternehmer seinen Sitz hat. Maßgeblich sind also in diesem Fall die Bestimmungen des Ansässigkeitsstaates des leistenden Unternehmers. Dies gilt nicht bei Gutschriften. Hier gilt das maßgebliche Recht des Staates, in dem der Umsatz bewirkt wird. 3. Rechnungsstellung- was ist zu beachten? Eine Rechnung ist nach Umsatzsteuergesetz jedes Dokument, mit dem über eine Leistung abgerechnet wird. Dabei kommt es nicht auf die Bezeichnung an. Auch kann eine Rechnung aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die Rechnungsangeben insgesamt ergeben. Wichtig ist, dass in diesem Dokument alle übrigen Dokumente bezeichnet werden, aus denen sich die restlichen Pflichtangeben ergeben. Rechnungen können in jedem Format erstellt werden. Egal, ob elektronisch oder in Papierform. Elektronischen Rechnungen hat der Rechnungsempfänger zuzustimmen. Die Zustimmung kann auch durch Stillschweigen erfolgen. Der Rechnungsempfänger hat die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnungen zu prüfen. Dies wird vom Gesetzgeber als internes Kontrollverfahren bezeichnet. Dabei sind die Rechnungen auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit zu prüfen. 4. Rechnungspflichtangaben: Rechnungen haben die im Folgenden aufgezählten Pflichtangaben zu enthalten. Fehlt es an einer der unten genannten Rechnungspflichtangaben, so ist die Rechnung nicht vollständig. Der Vorsteuerabzug wird in diesem Falle versagt. a) Vollständiger Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers Grundsätzlich muss sich die Identität der Beteiligten einwandfrei feststellen lassen. Abkürzungen, Buchstaben, Zahlen und Symbole sind erlaubt, wenn die Identität der Beteiligten über die gesamte Aufbewahrungsfrist eindeutig feststellbar ist. Wird die Rechnung nicht an den Leistungsempfänger selbst, sondern an einen Dritten (z. Bp. c/o) adressiert, sollte der Leistungsempfänger in der Rechnung noch einmal mit Name und Anschrift erwähnt werden, um Probleme zu umgehen. b) Die dem Leistenden erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer- Identifikationsnummer Der leistende Unternehmer hat in seinen Rechnungen die Ihm erteilte Steuernummer, oder die Umsatzsteuer- Identifikationsnummer aufzunehmen. Dient ein Vertrag als Rechnung, so ist im Vertrag die Steuernummer oder die Umsatzsteuer- Identifikationsnummer aufzunehmen. Seite 3

4 c) Ausstellungsdatum Als Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum) gilt der Tag, an dem die Rechnung geschrieben wird. Wird eine Rechnung berichtigt, so ist der Tag anzugeben, an dem die Rechnungsberichtigung geschrieben wird. Das Datum der ursprünglichen Rechnung ist nicht maßgeblich. d) Fortlaufende Rechnungsnummer Der Rechnungsaussteller hat zur Identifizierung der Rechnung eine einmalig verwendete, fortlaufende Rechnungsnummer zu vergeben. Die Verwendung mehrerer Zahlen- und Rechnungsreihen, Kombinationen von Zahlen und Buchstaben sind zulässig. Auch Nummernkreise für zeitliche, geografische oder organisatorisch abgrenzbare Bereiche (Filialen, Betriebsstätten) dürfen verwendet werden. Alle Verträge, die nach dem abgeschlossen wurden und als Rechnung gelten, haben eine einmalige Vertragsnummer zu enthalten. Dies gilt nicht für Altverträge, die vor diesem Datum abgeschlossen wurden. Sollte der Vertrag allerdings aufgrund einer Anpassung des Steuersatzes (2007) ergänzt wurden sein, so ist auch hier eine Rechnungsnummer zu vergeben. e) Menge und Art der Leistung (handelsübliche Bezeichnung) Die Angabe der Menge und Art soll die Identifizierung der Leistung sicherstellen. Damit möchte der Gesetzgeber die Möglichkeit mehrfacher Abrechnungen umgehen. Schon Ungenauigkeiten können zur Versagung des Vorsteuerabzuges führen. Ergeben sich die Angaben aus dem Lieferschein, so wird der Lieferschein Bestandteil der Rechnung. Er ist dann mit der Rechnung aufzubewahren. Zu beachten ist ebenso, dass in der Rechnung Bezug auf den ergänzenden Lieferschein ( mit Angabe der Lieferschein- Nummer) zu nehmen ist. Die Leistungsbeschreibung hat leicht und eindeutig die erbrachte Leistung wiederzugeben. Allgemeine Bezeichnungen sind nicht ausreichend. f) Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung Eine Rechnung hat grundsätzlich den Tag zu enthalten, an dem die Leistung erbracht wurde. Aus Vereinfachungsgründen reicht aber auch die Angabe des Leistungsmonats. Seite 4

5 Zeitpunkt der Leistungserbringung: Bewegte Lieferungen Ruhende Lieferungen Sonstige Leistungen Anzahlungen Beginn der Beförderung oder Versendung des Gegenstandes Zeitpunkt, an dem die Verfügungsmacht am Gegenstand verschafft wird Zeitpunkt, an dem die Leistung vollendet wird (z.bp. Abnahme) Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgeltes Wird die Rechnung am Tage des Leistungszeitpunktes gestellt, so sind auch die Angabe der Rechnungsdatums und des Leistungsdatums notwendig. In diesem Fall reicht aber ein Vermerk, dass das Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum überein stimmt. Nicht ausreichend ist die Angabe des Lieferschein-Datums. Soll sich das Leistungsdatum aus dem Lieferschein ergeben, so ist entweder das Leistungsdatum gesondert im Lieferschein zu vermerken, oder die Angabe auf der Rechnung erforderlich, dass das Leistungsdatum dem Lieferscheindatum entspricht. Eine weitere Besonderheit besteht bei Dauerleistungen (wie zum Beispiel Mietverträge) zu beachten. Der Leistungszeitraum ergibt sich hier aus Zahlungsbelegen oder Kontoauszügen, wenn die Miete regelmäßig gezahlt wird und keine Einzelrechnung gestellt wird. Bei unregelmäßigen Zahlungen ist darauf zu achten, dass sich der Leistungszeitraum aus einen gesonderten Dokument ergibt. g) Das nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt In der Rechnung ist das Netto- Entgelt nach Steuersatz und Steuerbefreiungen aufzuschlüsseln. Teilentgelte können aufsummiert werden, wenn sie den gleichen Steuersatz haben. Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgeltes sind anzugeben. Bei Skonti ist die Angabe des Prozentsatzes ausreichend, der Ausweis des Betrages ist nicht erforderlich. Ein allgemeiner Hinweis auf eventuell bestehende Vereinbarungen reicht nicht aus. Auf jeden Fall ist Schriftform erforderlich. Die Angaben müssen leicht und eindeutig Nachprüfbar sein. h) Der anzuwendende Steuersatz und den, auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag Auf der Rechnung sind zwingend der Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag anzugeben. Wird über eine steuerfreie Leistung abgerechnet, so ist auf die Steuerbefreiung hinzuweisen. Die Angabe der genauen Steuerbefreiungsvorschrift ist zwar nicht erforderlich, jedoch soll auf den Grund der Steuerbefreiung hingewiesen werden. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen legt der Gesetzgeber allerdings Wert auf die Bezeichnung steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung. Seite 5

6 Wird eine Rechnung in fremder Währung erstellt, so ist der Steuerbetrag in Euro umzurechnen. Auch bei Dauerleistungen (z. Bp. Mietverträgen) ist zu beachten, dass sich diese Angaben aus den Dokumenten zu ergeben haben. i) Hinweis auf Aufbewahrungsverpflichtungen Wird über eine Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück gegenüber einer Privatperson oder einem Unternehmer für den privaten Bereich abgerechnet, ist auf der Rechnung auf die zwei jährige Aufbewahrungsrist hinzuweisen. Dies gilt nicht, wenn die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht oder bei Kleinbetragsrechnungen. 5. Ausgewählte zusätzliche Pflichtangaben in besonderen Fällen In den folgenden Fällen sind zusätzliche Pflichtangaben in Rechnungen zu vermerken: a) Sonstige Leistungen an Unternehmer in anderen Mitgliedstaaten/ innergemeinschaftliche Lieferungen In den Fällen, in denen der Unternehmer über eine Leistung abrechnet, die in einem anderen Mitgliedsstaat steuerbar ist, ist in der Rechnung neben der eigenen Umsatzsteuer- Identifikationsnummer auch die Umsatzsteuer- Identifikationsnummer des Kunden zu vermerken. Dies gilt auch für Innergemeinschaftliche Lieferungen. b) Reverse- Charge- Verfahren Wird in einer Rechnung über eine Leistung abgerechnet, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet, ist künftig exakt folgender Hinweis zu vermerken: Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Das BMF stellt klar, dass auch andere Amtssprachen verwendet werden dürfen. Daneben bestehen noch zusätzliche Pflichtangaben bei innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften, Reisedienstleistungen und Differenzbesteuerung, auf die hier nicht gesondert eingegangen wird. Auch diese Pflichtangaben dürfen in anderen Amtssprachen erbracht werden. Seite 6

7 6. Kleinbetragsrechnungen Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150 nicht übersteigt. Abweichend zu den o.a. Rechnungspflichtangaben hat der Gesetzgeber bei Kleinbetragsrechnungen eine Vereinfachung vorgesehen. Folgende Pflichtangeben sind auf Kleinbetragsrechnungen zu vermerken: Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers Ausstellungsdatum Art und Menge der gelieferten Gegenstände oder Art der sonstigen Leistung Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe Anzuwendende Steuersatz Im Falle einer Steuerbefreiung den Hinweis auf die Steuerbefreiung Die Vereinfachungsregelungen für Kleinbetragsrechnungen ist nicht anzuwenden bei: Innergemeinschaftlichen Versandhandel Innergemeinschaftlichen Lieferungen Reverse-Charge- Verfahren Praxistipp Liegen die Voraussetzungen einer Kleinbetragsrechnung nicht vor, benötigen Sie für den Vorsteuerabzug eine Rechnung mit allen gesetzlichen Bestandteilen. Dazu werden Sie zum Beispiel in Kaufhäusern nach oftmals unter Zeitdruck nach Namen und Anschrift gefragt. Schneller geht es, wenn Sie dem Verkäufer Ihre Visitenkarte geben und ihn bitten, diese an die Rechnung zu heften und so abzustempeln, dass sowohl die Karte als auch die Rechnung vom Stempel abgedeckt sind. Der Verkäufer muss die Karte nur noch unterschreiben und Sie können die Vorsteuer geltend machen, wenn die Rechnung die restlichen üblichen Rechnungsbestandteile besitzt. Seite 7

8 Haben Sie spezielle Fragen zu diesem Thema, die Ihnen im Vorherigen nicht klar beantwortet wurden, rufen Sie uns an. Wir helfen Ihnen gerne weiter. Ihre Ansprechpartnerin: Nadine Franke Steuerfachwirtin Tel.: / Hinweis: Die in diesem Fachartikel enthaltenen Beiträge sind nach bestem Wissen und Kenntnisstand verfasst worden. Sie dienen nur der allgemeinen Information und ersetzen keine qualifizierte Beratung in konkreten Fällen. Eine Haftung für den Inhalt dieses Informationsschreibens kann daher nicht übernommen werden.

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