E L E A S E B E S C H R E I B U N G E Inhaltsverzeichnis. 1. Senden der Sendebestätigung entfällt beim Vollautomatischen Programmupdate...

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1 Neuer Releasestand Fakturierung BRST DAM-EDV E.1.15 Inhaltsverzeichnis 1. Senden der Sendebestätigung entfällt beim Vollautomatischen Programmupdate Anzahl Druck Lieferscheine/Barverkäufe je Artikelhauptgruppe Neue Abfrage im Programm 53: Preisfixierung Lieferscheine Spezialsuche für manuelle Lieferadressen Neue Abfragen im Programm 273: Kopieren Lieferscheine für Zentrale Neu: Programmnummer in den Kopfzeilen von Ausdrucken IBAN und BIC der eigenen Bankverbindung auf Druck Fakturen Elektronische Rechnung (E-Rechnung) an den Bund a. Allgemeines b. Basisschalter im Firmenstamm c. Absender E-Rechnung im Firmenstamm d. Rechnungsteller E-Rechnung im Werkstamm Fakturierung e. Bankverbindung in der Finanzbuchhaltung f. E-Rechnung am Kundenstamm g. E-Rechnung wird beim Druck automatisch erstellt h. Upload der erstellten E-Rechnungen mit Handysignatur Seite 1

2 8i. Upload der erstellten E-Rechnungen mit USP-Kennung j. Bestätigung vom Empfänger über Erhalt der E-Rechnung k. E-Rechnungen auf formale Richtigkeit prüfen Neues Programm 421: EDM Prüfen Lieferscheine Neues Programm 422: EDM Export Excel Lieferscheine Neues Programm 423: EDM Import Excel Lieferscheine Neues Programm 425: EDM Meldung XML über Excel EDM XML Datei auf formale Richtigkeit prüfen Upload XML Datei Daten für Erstellen XML-Meldung Kunde hat Personen GLNR a Keine Lieferadresse b Fixe Lieferadresse c Manuelle Lieferadresse Standort GLNR Keine Personen GLNR a Keine Lieferadresse b Fixe Lieferadresse c Manuelle Lieferadresse Seite 2

3 1. Senden der Sendebestätigung entfällt beim Vollautomatischen Programmupdate Programm 295: Utilities 99 = Programmupdate DAM-EDV Internet Download 100 = Update Beschreibung Datenbanktabellen Das Absenden der Sendebestätigung durch die Schritte: Klick auf Senden Schließen des Browsers entfällt ab dem nächsten Update. Das Programm stellt die Sendebestätigung direkt auf den FTP-Server von DAM-EDV, wo diese automatisch in unserer Kundendatenbank eingelesen und aktualisiert wird. Seite 3

4 2. Anzahl Druck Lieferscheine/Barverkäufe je Artikelhauptgruppe Ab sofort ist es möglich die Anzahl der zu druckenden Lieferscheine/Barverkäufe je Artikelhauptgruppe festzulegen. en. Programm 12: Verwalte Stammdaten 2 = Artikelhauptgruppen (17) Anzahl Druck Lieferscheine/Barverkäufe Die Eingabe wird in den folgenden Programmen berücksichtigt: 61: Druck Lieferscheine Beton 62: Druck Lieferscheine Schotter 63: Druck Lieferscheine Sonstiges 64: Druck Lieferscheine Recycling 71: Druck Barverkaufsrechnungen Beton 72: Druck Barverkaufsrechnungen Schotter 73: Druck Barverkaufsrechnungen Sonstiges 74: Druck Barverkaufsrechnungen Recycling 81: Druck Barverkaufsgutschriften Beton 82: Druck Barverkaufsgutschriften Schotter 83: Druck Barverkaufsgutschriften Sonstiges 84: Druck Barverkaufsgutschriften Recycling 3. Neue Abfrage im Programm 53: Preisfixierung Lieferscheine Ab sofort gibt es die neue Abfrage: (14) EDM Daten prüfen? J/N 4. Spezialsuche für manuelle Lieferadressen Bei der Funktion : F2 = Suche manuelle Lieferadressen gibt es nun die Möglichkeit nach der Eingabe des Suchbegriffes mittels F1 = Spezialsuche nur diese Lieferadressen zu bekommen, die diesen Suchbegriff beinhalten, unabhängig ob Groß- oder Kleinschreibung. Seite 4

5 Beispiel: Suchbegriff: PFAFFENHOFEN Diese Möglichkeit gibt es in den Programmen: 397: Verwalten manuelle Lieferadressen 51: Erfassen Bestellungen/Lieferscheine/Barverkäufe 52: Nachbearbeiten Bestellungen/Lieferscheine/Barverkäufe 59: Schnellerfassung mit Druck 65: Schnellerfassung Schotter/Recycling 67: Schnellerfassung Firma Koller Lieferscheine 69: Schnellerfassung Firma Pronat Seite 5

6 5. Neue Abfragen im Programm 273: Kopieren Lieferscheine für Zentrale Ab sofort gibt es die neuen Abfragen: ( 8) von Kundennummer ( 9) bis Kundennummer 6. Neu: Programmnummer in den Kopfzeilen von Ausdrucken Bis jetzt wurden in den Kopfzeilen eines Ausdruckes der Programmname mname angeführt z.b. bet34 oder bzz62. Dieser wurde nun ersetzt durch die Programmnummer. Beispiele: Alt Neu Programme aus dem Hauptmenü: Programme aus dem Zusatzmenü: Programme aus dem Zusatzmenü-1: Programme aus dem Zusatzmenü-2: bet34 bez12 bzz62 bsz13 Pg34 Pg212 Pg362 Pg IBAN und BIC der eigenen Bankverbindung auf Druck Fakturen In den Programmen: 221: Druck Sofortfakturen 222: Druck Sofortfakturen-1 223: Druck Vorschau Sofortfakturen 251: Druck Fakturen 264: Druck Sofortfakturen-2 wird automatisch die Bank mit der Nummer 1 aus der Finanzbuchhaltung gelesen. Die Bank wird in der Finanzbuchhaltung angelegt im Programm: 19: Verwalten Stammdaten 1 = Verwalten Banken Die Variablen für das entsprechende Drucklistbild sind: F_BAN$[1]*40* für den Namen der Bank F_BAN$[9]*14* für den BIC der Bank im Druckformat F_BAN$[0]*42* für den IBAN der Bank im Druckformat Seite 6

7 8. Elektronische Rechnung (E-Rechnung) an den Bund 8a. Allgemeines Ab müssen Rechnungen bzw. Gutschriften an den Bund in elektronischer Form übermittelt werden. 8b. Basisschalter im Firmenstamm Ob für einen Betrieb grundsätzlich E-Rechnungen erstellt werden en sollen, wird im Firmenstamm festgelegt. Programm 11: Verwalten Firmenstamm (18) E-Rechnung Sollen für diesen Betrieb E-Rechnungen erstellt werden? J = Ja Es werden automatisch folgende Ordner angelegt: Laufwerk Daten\ erster Ordner der Daten DAM-EDV\ e_rechnung\ betrieb_7777\ 7777 = Betriebsnummer jahr_9999\ 9999 = Jahr wenn Kalenderjahr z.b = Beginn/Ende Jahr wenn nicht Kalenderjahr z.b wenn Beginn Wirtschaftsjahr 01/04/2013 ar\ Ordner für Rechnungen ag\ Ordner für Gutschriften Die abgelegten E-Rechnungen bzw. E-Gutschriften haben die Namen: Rechnungsnummer +. xml bzw. Gutschriftsnummer +.xml Beispiel-1: Betrieb 2401 Beginn Wirtschaftsjahr 01/01/2014 Daten auf Laufwerk f: und erster Ordner ist usr Rechnungsnummer 127 Gutschriftsnummer 4041 f:\usr\e_rechnung\betrieb_2401\jahr_2014\ar\127.xml f:\usr\e_rechnung\betrieb_2401\jahr_2014\ag\4041.xml4041.xml Seite 7

8 Beispiel-2: Betrieb 0144 Beginn Wirtschaftsjahr 01/09/2013 Daten auf Laufwerk g: und erster Ordner ist usr Rechnungsnummer 127 Gutschriftsnummer 4041 g:\usr\e_rechnung\betrieb_0144\jahr_1314\ar\127.xml127.xml g:\usr\e_rechnung\betrieb_0144\jahr_1314\ag\4041.xml4041.xml 8c. Absender E-Rechnung im Firmenstamm Wird unter Punkt 8b J = Ja eingegeben, so erscheint das folgende Fenster: Seite 8

9 8d. Rechnungsteller E-Rechnung im Werkstamm Fakturierung Im Programm 12: Verwalten Stammdaten 1 = Werksbezeichnungen gibt es den Punkt (15) E-Rechnung Rechnungsteller? J = Ja 8e. Bankverbindung in der Finanzbuchhaltung Finanzbuchhaltung 19: Verwalten Stammdaten 1 = Banken Das Programm verwendet die Bank mit der Nummer 1. Benötigt werden IBAN und BIC: Seite 9

10 8f. E-Rechnung am Kundenstamm Für Kunden die eine E-Rechnung erhalten sollen, gibt es die folgenden Eingaben im Programm 14: Verwalten Kunden (18) E-Rechnung? J = Ja 8g. E-Rechnung wird beim Druck automatisch erstellt Wird in der Fakturierung eine Rechnung/Gutschrift gedruckt, so wird automatisch im Hintergrund die E-Rechnung im XML-Format in dem Ordner, wie unter Punkt 8b beschrieben, erstellt. Dies gilt für die Programme: 221: Druck Sofortfakturen 222: Druck Sofortfakturen-1 264: Druck Sofortfakturen-2 Seite 10

11 8h. Upload der erstellten E-Rechnungen mit Handysignatur Anmelden Klick auf Handy Eingabe der Mobiltelefonnummer beginnend mit +43 und ohne der ersten 0 Eingabe des bei der Registrierung selbst gewählten Passwortes Klick auf Identifizieren Seite 11

12 Eingabe der auf dem Handy empfangenen TAN Nummer Klick auf Signieren Klick auf E-RECHNUNG.GV.AT Seite 12

13 Klick auf Rechnung hochladen Klick auf Durchsuchen Auswahl der gewünschten E-Rechnung Klick auf e-rechnung abschicken Seite 13

14 8i. Upload der erstellten E-Rechnungen mit USP-Kennung Anmelden Klick auf Teilnehmer Identifikation Eingabe der Teilnehmer-Identifikation Eingabe der Benutzer-Identifikation Eingabe PIN Klick auf Anmelden Seite 14

15 Klick auf E-RECHNUNG.GV.AT Seite 15

16 Klick auf Rechnung hochladen Klick auf Durchsuchen Auswahl der gewünschten E-Rechnung Klick auf e-rechnung abschicken Seite 16

17 8j. Bestätigung vom Empfänger über Erhalt der E-Rechnung Nach dem erfolgreichen Upload erhalten Sie eine Bestätigung per , plus die übermittelte E-Rechnung als PDF-Rechnung: Mail: Betreff: [ERB] Ihre E-Rechnung mit der Rechnungsnummer wurde angenommen Ihre E-Rechnung mit der Rechnungsnummer wurde erfolgreich angenommen. Unsere interne Dokumentennummer ihrer Rechnung lautet: P2HCLNT100: Verwenden Sie diese interne Dokumentennummer wenn Sie Rückfragen zu der e-rechnung haben. Mit freundlichen Grüßen, Ihr ER>B-Team, E-Rechnung als PDF: Seite 17

18 8k. E-Rechnungen auf formale Richtigkeit prüfen Es besteht die Möglichkeit die erstellte E-Rechnung vor dem Upload auf seine formale Richtigkeit zu überprüfen: Test-Upload (extern) Klick auf Durchsuchen und Auswahl der gewünschten E-Rechnung Klick auf e-rechnung testen Seite 18

19 Wenn Sie alles richtig gemacht haben, dann erhalten Sie die folgende Bestätigung: Seite 19

20 9. Neues Programm 421: EDM Prüfen Lieferscheine Mit Hilfe dieses Programmes werden alle Lieferscheine hinsichtlich der Richtigkeit der EDMender Ausgabe eines Fehlerprotokolles. Folgende Vorgaben sind Daten von Kunde und Artikel überprüft mit anschließender vorgesehen: Beispiel Fehlerprotokoll: Seite 20

21 10. Neues Programm 422: EDM Export Excel Lieferscheine Mit Hilfe dieses Programmes werden alle EDM-relevanten Lieferscheine nach Excel exportiert. Dieser Export kann auf 2 Arten wieder verwendet werden: a. Die Lieferadressen können in Excel korrigiert und mit Hilfe des Programmes 423: Import Excel Lieferscheine wieder importiert werden. Dies ist jedoch nur für noch nicht fakturierte Lieferscheine möglich. b. Der Export kann bearbeitet und als Grundlage für die EDM Meldung mit Hilfe des Programmes 425: EDM Meldung XML über Excel verwendet werden. Folgende Vorgaben sind vorgesehen: Seite 21

22 R E L E A S E B E S C H R E I B U N G E.1.15 Beispiel eines Exportes: Teil-1: Teil-2: FAKTURIERUNG BRST Seite 22

23 11. Neues Programm 423: EDM Import Excel Lieferscheine Mit Hilfe dieses Programmes können alle EDM-relevanten Lieferscheine, die in Excel korrigiert worden sind (siehe Punkt 10a), wieder importiert werden. Folgende Vorgaben sind vorgesehen: 12. Neues Programm 425: EDM Meldung XML über Excel Mit Hilfe dieses Programmes können alle EDM-relevanten Lieferscheine die in Excel korrigiert worden sind (siehe Punkt 10b) für die EDM Meldung verwendet werden. Das Programm erwartet sich die Informationen in Excel wie folgt: Spalte A : Kunde GLNR Spalte B : Kennzeichen Personen/Standort GLNR Spalte C : Kunde Branchencode Spalte D : Kunde Land Spalte E : Kunde Bundesland Seite 23

24 Spalte F : Kunde Name Spalte G : Kunde Straße Spalte H : Kunde Postleitzahl Spalte I : Kunde Ort Spalte K : Artikel Schlüsselnummer Spalte L : Artikel Spezifizierung Spalte M : Artikel RD-Code Spalte Q : Straße Spalte R : Postleitzahl Spalte S : Ort Spalte V : Verbleib Lagerort Im Verbleib Lagerort kann die Katastralgemeinde und die Grundstücksnummer angegeben werden. Das Programm erwartet die Abkürzungen: GSTNR: KG: Spalte W : Verbleib GLNR Lagerort Folgende Vorgaben sind vorgesehen: Seite 24

25 Beispiel XML-Datei: Seite 25

26 13. EDM XML Datei auf formale Richtigkeit prüfen Es besteht die Möglichkeit die erstellte XML Datei vor dem Upload auf seine formale Richtigkeit zu überprüfen: XML - Validator Klick auf Durchsuchen Auswahl der gewünschten XML Datei ebilanzen auswählen Klick Prüfen Wenn alles richtig ist, so erhalten sie die folgende Meldung: Seite 26

27 14. Upload XML Datei Anmelden / Login Bilanzen Neue XML Datei in privaten Bereich stellen Seite 27

28 Datei hinzufügen Datei auswählen Nach der Auswahl Klick auf Upload abschließen und weiter Klick auf: an Behörde Seite 28

29 Klick auf Ja Klick auf Meldung übermitteln Behördenbereich Eingebrachte Meldungen Seite 29

30 Status: an Behörde übermittelt 15. Daten für Erstellen XML-Meldung 15.1 Kunde hat Personen GLNR 15.1a Keine Lieferadresse Gemeldet wird: Kunde Kunde Kunde Kunde Kunde Kunde GLNR Land Bundesland Name Straße Postleitzahl Kunde Ort Kunde GLNR Kunde Land Kunde Bundesland Kunde Name Kunde Straße Kunde Postleitzahl Kunde Ort = Name von Personen GLNR vom EDM-Portal = Straße von Personen GLNR vom EDM-Portal = Postleitzahl von Personen GLNR vom EDM-Portal = Ort von Personen GLNR vom EDM-Portal Seite 30

31 Straße Postleitzahl Ort Straße Postleitzahl Ort = Verwalten Kunden Seite-1 Straße = Verwalten Kunden Seite-1 PLZ/Ort = Verwalten Kunden Seite-1 PLZ/Ort 15.1b Fixe Lieferadresse Gemeldet wird: Kunde Kunde Kunde Kunde Kunde Kunde GLNR Land Bundesland Name Straße Postleitzahl Kunde Ort Kunde GLNR Kunde Land Kunde Bundesland Kunde Name Kunde Straße Kunde Postleitzahl Kunde Ort = Name von Personen GLNR vom EDM-Portal = Straße von Personen GLNR vom EDM-Portal = Postleitzahl von Personen GLNR vom EDM-Portal = Ort von Personen GLNR vom EDM-Portal Straße Postleitzahl Ort Straße Postleitzahl Ort = Verwalten Kunden Straße Lieferadresse = Verwalten Kunden PLZ/Ort Lieferadresse = Verwalten Kunden PLZ/Ort Lieferadresse Seite 31

32 15.1c 1c Manuelle Lieferadresse Gemeldet wird: Kunde Kunde Kunde Kunde Kunde Kunde GLNR Land Bundesland Name Straße Postleitzahl Kunde Ort Kunde GLNR Kunde Land Kunde Bundesland Kunde Name Kunde Straße Kunde Postleitzahl Kunde Ort = Name von Personen GLNR vom EDM-Portal = Straße von Personen GLNR vom EDM-Portal = Postleitzahl von Personen GLNR vom EDM-Portal = Ort von Personen GLNR vom EDM-Portal Straße Postleitzahl Ort Straße Postleitzahl Ort = Verwalten Lieferscheine Straße Lieferadresse = Verwalten Lieferscheine Postleitzahl Lieferadresse = Verwalten Lieferscheine Ort Lieferadresse Seite 32

33 15.2 Standort GLNR Gemeldet wird die Standort GLNR ohne Adresse Keine Personen GLNR 15.3a Keine Lieferadresse Gemeldet wird: Kunde Kunde Kunde Kunde Kunde Kunde Branchencode Land Bundesland Name Straße Postleitzahl Kunde Ort Kunde Branchencode Kunde Land Kunde Bundesland Kunde Name Kunde Straße Kunde Postleitzahl Kunde Ort = Verwalten Kunden Seite-1 Name = Verwalten Kunden Seite-1 Straße = Verwalten Kunden Seite-1 PLZ/Ort = Verwalten Kunden Seite-1 PLZ/Ort Straße Postleitzahl Ort Straße Postleitzahl Ort = Verwalten Kunden Seite-1 Straße = Verwalten Kunden Seite-1 PLZ/Ort = Verwalten Kunden Seite-1 PLZ/Ort Seite 33

34 15.3b Fixe Lieferadresse Gemeldet wird: Kunde Kunde Kunde Kunde Kunde Kunde Branchencode Land Bundesland Name Straße Postleitzahl Kunde Ort Kunde Branchencode Kunde Land Kunde Bundesland Kunde Name Kunde Straße Kunde Postleitzahl Kunde Ort = Verwalten Kunden Seite-1 Name = Verwalten Kunden Seite-1 Straße = Verwalten Kunden Seite-1 PLZ/Ort = Verwalten Kunden Seite-1 PLZ/Ort Straße Postleitzahl Ort Straße Postleitzahl Ort = Verwalten Kunden Straße Lieferadresse = Verwalten Kunden PLZ/Ort Lieferadresse = Verwalten Kunden PLZ/Ort Lieferadresse Seite 34

35 15.3c Manuelle Lieferadresse Gemeldet wird: Kunde Kunde Kunde Kunde Kunde Kunde Branchencode Land Bundesland Name Straße Postleitzahl Kunde Ort Kunde Branchencode Kunde Land Kunde Bundesland Kunde Name Kunde Straße Kunde Postleitzahl Kunde Ort = Verwalten Kunden Seite-1 Name = Verwalten Kunden Seite-1 Straße = Verwalten Kunden Seite-1 PLZ/Ort = Verwalten Kunden Seite-1 PLZ/Ort Straße Postleitzahl Ort Straße Postleitzahl Ort = Verwalten Lieferscheine Straße Lieferadresse = Verwalten Lieferscheine Postleitzahl Lieferadresse = Verwalten Lieferscheine Ort Lieferadresse Seite 35