Aufbewahrungsfristen aktuell (ab )

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1 Fit im Office Aufbewahrungsfristen aktuell (ab ) Ab dem ersten Januar können Sie wieder eine ganze Reihe Unterlagen getrost entsorgen, weil die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Was Sie dazu wissen müssen: Wie lange die Aufbewahrungsfrist für unterschiedliche Dokumente dauert und ab wann die Frist beginnt zu zählen. Gemäss Handelsgesetzbuch (HGB) sind Kaufleute verpflichtet, ihre Geschäftsunterlagen aufzubewahren, denn bereits abgeschlossene Geschäftsvorgänge können bei Rechtsstreitigkeiten auch später nochmals Bedeutung erlangen, sofern die Verjährungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Aus diesem Grund müssen beweispflichtige Vorgänge dokumentiert und archiviert werden. Eine Aufbewahrungspflicht besteht nicht nur aus handelsrechtlichen Gründen, sondern auch aus steuerrechtlichen Gründen. Generell gilt: Sechs Jahre Aufbewahrungspflicht Nach 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB sind empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben (Kopien, Durchschriften) abgesandter Handelsbriefe, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung sechs Jahre aufzubewahren. Zehn Jahre Aufbewahrungspflicht Nach 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 HGB sind Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach 325 Abs. 2a HGB, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen zehn Jahre aufzubewahren. Das gilt auch für Buchungsbelege zu den nach 238 Abs. 1 HGB zu führenden Büchern. Eingangs- und Ausgangsrechnungen sind ebenfalls zehn Jahre aufzubewahren ( 14b Umsatzsteuergesetz). Dauerwert Dauerwert ist ein Begriff aus der öffentlichen Verwaltung. In der Wirtschaft gibt es aus handels- und steuerrechtlicher Sicht keine Aufbewahrungsfristen über zehn Jahre hinaus. Doch ist es allgemein üblich und sinnvoll, Gesellschaftsverträge, Grundstückunterlagen, Baupläne, Patente, Gerichtsurteile oder Personalakten dauerhaft aufzubewahren. Auch andere Regelwerke bestimmen mit, welche Akten wie lange aufbewahrt werden müssen, etwa aus steuerrechtlichen Gründen oder das Einsichtsrecht in Personalakten.

2 Vorsicht bei der Berechnung von Aufbewahrungsfristen! Die Aufbewahrungsfrist für den Jahresabschluss und aller zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Jahresabschluss erstellt worden ist. Wenn in Ihrem Unternehmen also der Jahresabschluss für das Jahr 2013 im Frühjahr 2014 erstellt wird, dann beginnt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist erst ab dem Jahr 2015 zu zählen! Diese Unterlagen sollten sie nicht vor dem 1. Januar 2025 vernichten. Diese Unterlagen können Sie ab dem vernichten aus dem Jahr... und früher Aufbewahrungsfrist Abrechnungsunterlagen Abtretungserklärungen Änderungsnachweise der EDV-Buchführung Akkreditive Aktenvermerke wenn Bilanzunterlagen oder Buchungsbelege relevant) Angebote (eigene und fremde mit Auftragsfolge) Angestelltenversicherung (Buchungsbelege) Anhang zum Jahresabschluss ( 264 HGB) Anlagevermögensbücher und -karteien Anträge auf Arbeitnehmersparzulage Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung) Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV- Dokumentation Auftragsbestätigungen Ausfuhrgenehmigungen und -unterlagen Ausgangsrechungen Außendienstabrechnungen Bankbelege Bankbürgschaften (nach Vertragsende) Bedienungshandbücher Rechnerbetrieb Beitragsrechungen der Sozialversicherungsträger Belegformate Belege mit Buchfunktion Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlagen Betriebskostenrechnung Betriebsprüfungsberichte (Steuerliche Außenprüfung) Bewertungsunterlagen Bewirtungsunterlagen 2 Bilanzen (Jahresbilanzen) und Bilanzunterlagen Blockdiagramme soweit Verfahrensdokumentation Buchungsbelege Darlehensunterlagen (nach Vertragsende) Dateiverzeichnisse und Beschreibungen der Dateien Datensätze (Beschreibung und Aufbau) Datensicherungsregeln Dauerauftragsunterlagen Debitorenlisten Depotauszüge EDV-Buchführung (Änderungsnachweise/Arbeitsanweisungen/Fehlerproto kolle/organisationsunterlagen/speicherbelegungsplan

3 Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen, Lizenzen, Zollunterlagen, etc.) Eingangsrechnungen einschliesslich Berichtigungsbelege Einheitswertunterlagen Einnahmen-Überschuss-Rechnung Essenmarkenabrechnungen Exportunterlagen Fahrtkostenerstattungsunterlagen Frachtbriefe Gehaltslisten Geschäftsberichte Geschäftsbriefe Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) Geschenknachweise Grundbuchauszüge Grundstücksverzeichnis (Inventar) Gutschriften (falls Buchungsbeleg) Handelsbriefe Handelsbücher Handelsregisterauszüge Hauptabschlussübersicht (an Bilanz-Stelle) Hypothekenbriefe Investitionszulage (Unterlagen) Inventurunterlagen Jahresabschlusserläuterungen Journale für Hauptbuch und Kontokorrent Kalkulationsunterlagen Kassenberichte Kassenbücher und blätter Kassenzettel (wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden, müssen keine Kassenzettel aufbewahrt werden) Kontenpläne und Kontenplanänderungen Kontenregister Kontoauszüge Konzernabschlüsse Konzernlageberichte einschließlich Arbeitsanweisungen Kostenvoranschläge Kreditunterlagen Lagerbücher Leasingverträge Lieferscheine (falls keine Buchungsunterlagen) Lohnbelege als Buchungsbelege Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen Lohnsteueranmeldungen Magnetbänder mit Buchfunktion Mahnbescheide (falls keine Buchungsunterlagen) Mietunterlagen Nachnahmebelege Nebenbücher Offene-Posten-Listen Pachtunterlagen Portokassenbücher

4 Postscheckbelege Preislisten wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen Programmablaufbeschreibungen Programmverzeichnisse Protokolle (als Handelsbrief) Protokolle (über die Gewährung von Prämien für Verbesserungvorschläge) Provisionsabrechungen und -unterlagen Prozessakten Prüfungsberichte des Abschlussprüfers Quittungen Rechnungen an Unternehmer Rechnungen an Nichtunternehmer im Zusammenhang mit Jahre Grundstücken (Hinweispflicht) Reisekostenabrechnungen Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) Sachkonten Saldenbilanzen Schadensunterlagen Scheck- und Wechselunterlagen als Buchungsbeleg Schriftwechsel Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung Spendenbescheinigungen (falls keine Buchungsunterlagen) Steuererklärungen und Steuerbescheide Systemhandbücher Telefonkostennachweise Überstundenlisten, wenn Lohnbelege Umsatzsteuervoranmeldungen Unterlagen von Bedeutung für die Besteuerung Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) Verkaufsbücher Vermögensverzeichnis Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen) wenn Buchungsbelege Versand- und Frachtunterlagen wenn Buchungsbelege Versicherungspolicen nach Ablauf der Versicherung Verträge Wareneingangs- und -ausgangsbücher Wechsel Wertberichtigungsunterlagen Zahlungsanweisungen Zollbelege Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahrs)

5 Dieser Artikel stammt aus der Dezember-Ausgabe 16/2013 von Sekretärinnen Service. Bestell-Hotline Wir freuen uns auf Ihren Anruf unter 08233/ Bestellung per Erreichbar Mo.-Fr. Bestellung per Fax: zwischen 9.00 und Uhr 08233/

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