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1 sysplus.ch outlook - mail-grundlagen Seite 1/8 Outlook Mail-Grundlagen Posteingang Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um zum Posteingang zu gelangen. Man kann links im Outlook-Fenster auf die Schaltfläche "Eigene Verknüpfungen" klicken, dann auf Posteingang. Oder man kann in Outlook Heute unter "Nachrichten" auf Posteingang klicken - vorausgesetzt, dieser wird dort angezeigt. Am übersichtlichsten dürfte es aber sein, wenn man auf das Symbol links von der Adresse klickt, denn dadurch werden alle verfügbaren Ordner angezeigt. Wer will, kann im herunter geklappten Fenster oben auf den Pin klicken, dann bleibt diese Ordner-Ansicht permanent geöffnet. Auf der Ordnerliste wird auf "Posteingang" geklickt. Im Posteingang werden alle Mails (bzw. Nachrichten, wie sie in Outlook heissen) angezeigt, die empfangen werden. Achtung: Auch wenn man mehrere -Konten eingerichtet hat

2 sysplus.ch outlook - mail-grundlagen Seite 2/8 (also wenn man mehr als eine -Adresse hat), werden alle Mails nur in diesem Posteingang angezeigt. Wenn nicht alle Angaben sichtbar sind, weil die Spalten zu schmal sind: Einfach mit dem Mauszeiger zwischen die Spaltenüberschriften, bis ein Doppelpfeil erscheint, und dann bei gedrückter Maustaste die Spaltenbreite anpassen. Die Nachrichten können nach einer beliebigen Spalte sortiert werden. Beispiel: Ein Klick auf "Von", und schon sind sie nach dem Absender sortiert. Ein erster Klick sorgt immer für eine aufsteigende Sortierung (also von A bis Z). Wer eine absteigende Sortierung haben möchte, klickt einfach ein zweites Mal auf die Spaltenüberschrift und schon ist die Sortierung absteigend (von Z bis A). Diese Sortierung funktioniert bei allen Spalten. Die Vorschau der Mails im unteren Bereich des Outlook-Fensters ist zwar sehr praktisch, birgt aber auch Gefahren:

3 sysplus.ch outlook - mail-grundlagen Seite 3/8 Praktisch: Nicht nur der Inhalt der Mail wird angezeigt, sondern man sieht auch, welche Anlagen sie enthält. Ausserdem ist unter "An:" zu sehen, an welches Konto (also an welche -Adresse) sie gesandt wurde. Das ist dann wichtig, wenn man mehrere -Konten verwaltet und z.b. sowohl geschäftliche als auch private Nachrichten empfangen werden. Alle diese Angaben sind natürlich auch ohne Vorschaufenster verfügbar, indem man eine Nachricht mit einem Doppelklick öffnet. Gefahr: Eine Mail, die im Vorschaufenster angezeigt wird, gilt als geöffnet und lädt dadurch auch Bilder, die in die Nachricht als Link integriert wurden. Versender von Spam (unerwünschter Werbung) können so feststellen, dass diese Nachricht an einen Empfänger versandt wurde, der tatsächlich existiert und der erst noch die Nachrichten öffnet (auch wenn er sie danach gar nicht liest!). Und natürlich werden solche Empfänger weiterhin mit Spam beliefert. Es kann daher sinnvoll sein, das Vorschaufenster auszublenden. Dazu wird die Option "Vorschaufenster" im Menü "Ansicht" einfach mit einem Klick deaktiviert. Bei Bedarf kann das Vorschaufenster auf die gleiche Weise wieder aktiviert werden. Wenn keine Vorschau angezeigt wird, kann eine Nachricht einfach durch einen Doppelklick geöffnet werden. Nachrichten kennzeichnen Alle Nachrichten können mit einem Kennzeichen versehen werden, damit man weiss, dass noch etwas unerledigt ist. Dazu wird mit der rechten Maustaste auf die Nachricht geklickt, danach im Kontextmenü der Befehl "Zur Nachverfolgung..." gewählt.

4 sysplus.ch outlook - mail-grundlagen Seite 4/8 Im nun erscheinenden Dialogfenster kann die Art der Kennzeichnung aus der Liste ausgewählt werden. Die Nachricht wird dadurch mit einem roten Kennzeichen versehen. Die Art der Kennzeichnung wird im Vorschaufenster bzw. beim Öffnen der Nachricht in einem gelben Kästchen angezeigt.

5 sysplus.ch outlook - mail-grundlagen Seite 5/8 Anlagen speichern oder öffnen Anlagen (bzw. Anhänge, Attachments) können gespeichert werden, indem man mit der rechten Maustaste darauf klickt und im Kontextmenü "Speichern unter..." wählt. Durch diese Art können - wie das Kontextmenü zeigt - Anlagen auch direkt geöffnet oder kopiert werden. Absender zu den Kontakten hinzufügen Unter "Von:" wird der Absender der Nachricht angezeigt. Um diesen zu den Kontakten hinzuzufügen, kann mit der rechten Maustaste auf den Absender geklickt und dann "Zu den Kontakten hinzufügen" gewählt werden.

6 sysplus.ch outlook - mail-grundlagen Seite 6/8 Danach wird ein neues Kontaktfenster angezeigt, das die Angaben "Name" und " " enthält sowie die jeweiligen Ansichten dazu: "Speichern unter:" und "Anzeigen als:". Die Angaben können geändert und/oder ergänzt werden oder sie können so belassen werden. "Speichern und schliessen" führt zurück zum Posteingang, der neue Kontakt steht nun zur Verfügung. Neue Mit einem Klick auf das Symbol "Neue -Nachricht" wird ein neues -Fenster geöffnet. In die neue Mail kann auf einfache Art und Weise eine -Adresse eingefügt werden, wenn sie unter den Kontakten aufgenommen wurde. dazu klickt man auf "An...".

7 sysplus.ch outlook - mail-grundlagen Seite 7/8 Nun wird eine Liste der Kontakte angezeigt. In dieser Liste wird der gewünschte Empfänger markiert, dann mit "An->", "Cc->" oder "Bcc->" in die übernommen. An: Jede braucht mindestens einen Empfänger, an den sie geschickt wird. Cc: Bei Bedarf kann eine Kopie der an einen oder mehrere andere Empfänger geschickt werden. Der Empfänger unter "An" sieht, an wen eine Cc-Kopie geschickt wurde. Bcc: Empfänger, die unter "Bcc" eingetragen werden, erhalten ebenfalls eine Kopie der . Von Bcc-Kopien erfahren die Empfänger unter "An" und "Cc" jedoch nichts; sie werden dort nicht angezeigt. Sind alle Empfänger ausgewählt, wird auf "OK" geklickt. Natürlich müssen Empfänger nicht unbedingt aus den Kontakten übernommen, sondern können auch direkt eingetippt werden. Senden bei mehreren Konten Wer mehrere Konten eingerichtet hat, möchte vielleicht auch nicht alle Nachrichten vom gleichen Konto (Standardkonto) aus senden, sondern wählen, welches Konto als Absender angezeigt wird. Bei mehreren eingerichteten Konten wird neben dem Symbol "Senden" auch das Symbol "Konten" angezeigt. Hier kann gewählt werden, welchen Absender die haben soll.

8 sysplus.ch outlook - mail-grundlagen Seite 8/8 Der gewählte Absender wird direkt unter "Senden", "Konten" usw. in einem gelben Feld angezeigt (vgl. nächste Abbildung). Übrigens: Mehrere Konten beziehen sich hier immer auf die gleiche Person. Wenn mehrere Personen den gleichen PC verwenden, melden sie sich in der Regel unter verschiedenen Namen an. Outlook stellt dann natürlich allen BenutzerInnen eigene Konten zur Verfügung, die von den anderen BenutzerInnen nicht eingesehen werden können. Anlagen hinzufügen Ein Klick auf das Heftklammer-Symbol, und schon kann der eine Datei als Anlage hinzugefügt werden. Die gewählte Datei (oder mehrere Dateien) wird in einem neuen Feld "Anfügen..." angezeigt. Eine so angefügte Anlage kann natürlich vor dem Senden auch wieder entfernt werden: Einfach mit rechts auf die Anlage klicken und im Kontextmenü "Entfernen" wählen.

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