Kalkulation der IT-Kosten

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1 Kalkulation der IT-Kosten ag Räffelstrasse Zürich by, 2014, Slide 1

2 ag Markus Elsener Konrad Risch Reto Jaeggi Bruno Felix Kernkompetenzen Gründung Inhaber Anzahl Mitarbeiter Kunden by, 2014, Slide 2 Januar 2002 Markus Elsener und Konrad Risch 5 mittlere und grössere Firmen aus allen Branchen IT-Services (SLA) IT-Prozesse IT-Kostenverrechnung Benchmarking Outsourcing Benutzerzufriedenheit IT-Strategie 65 Firmen, PC Thomas Frei 40 Projekte 15 Projekte 17 Projekte 14 Projekte 25 Firmen, User 14 Projekte

3 Kerngeschäft von IT-Strategie: Erarbeitung der IT-Strategie bei 14 Unternehmen. Herausarbeitung und Klärung der in der Firma vorhandenen kontroversen Fragestellungen bezüglich der IT-Strategie. Outsourcing: Unterstützung und Beratung beim Outsourcing von IT-Leistungen in insgesamt 14 Projekten. IT-Prozesse: Einführung, Review und Optimierung der Servicemanagement-Prozesse gemäss ITIL bei 17 Unternehmen. Servicemanagement: Erarbeitung, Definition, Gestaltung und Implementation von Informatik- Services inkl. Preiskalkulation und Beschreibung in Service Level Agreements. Transparente Darstellung der Leistungen und Kosten zur verursachergerechten Verrechnung und Kostensenkung bei 40 Kunden mit insgesamt über Benutzern. Servicemanagement Circle: Im Service Management Circle der treffen sich regelmässig die IT-Leiter, IT-Infrastrukturverantwortliche, Verantwortliche für IT-Servicemanagement und IT-Controller von 24 Firmen. Benchmarking: Benchmarking des Gebietes Electronic Workplace und SAP inkl. Aufzeigen von Optimierungspotenzial bei 65 Firmen mit insgesamt über Arbeitsplätzen. Anwenderzufriedenheit: Erhebung der Anwenderzufriedenheit mit der standardisierten Kundenumfrage Nase im Wind inkl. Aufzeigen von Verbesserungspotential aus Kundensicht bei 26 Firmen mit insgesamt über Benutzern. by, 2014, Slide 3

4 Vorgehensmodell Kostenkalkulation Servicearchitektur Arbeitsplatz Intern Arbeitsplatz Extern Optionen Umzug Entsorgung Restore Re-Installation Regiestunden Kapazität Projektlaufwerk Zusatzkapazität H Kapazität G Zusatzmailbox Peripherie Laserdrucker Grafikdrucker Spezialperipherie Applikationen Basispakete Endgeräte Arbeitsplatz Dritte Kernapplikationen Alpha Beta Gamma SAP-Applikationen FI/CO MM SD SAP Basis SAP-Basis für FI/CO, MM, SD,... HR System Applikations-Server A Applikation P400 Z-Time Applikation B PC Applikationen MS-Project Mindmap Corel Draw Basispaket Standard darin enthaltene Basisleistungen: Helpdesk & Support File- & Printservices & Kalender Basissoftware Internet Zugang Basispaket Remote darin enthaltene Basisleistungen: Helpdesk & Support File- & Printservices & Kalender Basissoftware Internet Zugang zusätzlich enthalten: Security Token Externer Zugang Firmennetz Basispaket Dritte darin enthaltene Basisleistungen: Helpdesk & Support zusätzlich enthalten: Security Token Externer Zugang Firmennetz Thin Client Fat Client Notebook Fremdgerät Fremdgerät Basisleistung Netzwerk Festanschluss Externer Internetanschluss Externer Internetanschluss Servicehierarchie 1. Stufe Servicekategorien Applikationen Electronic Workplace Shared Services weitere 2. Stufe Servicegruppen Kernapplikationen SAP Applikationen SAP Basis HR-Systeme Applikationsserver PC Applikationen Basisleistungen Endgeräte, Peripherie Optionen Netzwerk Storage Services Oracle Server Windows Server Systemsmanagement RZ Infrastruktur 3. Stufe Services (bestellbare Leistung) Applikation Alpha, Applikation Beta, Branchenpaket x, SAP FI/CO, SAP MM/SD, SAP FI/CO, SAP MM/SD, P400, Z-Time, Plattformbetrieb (für kleine Applikationen) MS Projekt, Mindmap, Corel Draw, Basispaket Standard, Remote und Dritte Desktop, Notebook, Laserdrucker, Grafikdrucker, Zusatzmailbox, Zusatzkapazität H-Drive, LAN, WAN, Internet Access, Remote Access Level-1, Level-2, Level-3 (z.b. Qualitätsstandards) Oracle Standard, Zusatzkapazität, Virtual Server, Blade Server, Dedizierter Server Monitoring, Logfiles, Server Housing, Budget Personalkosten CHF Interne Personalkosten 4'240'000 AHV, EO, ALV 233'200 BVG 381'600 Sonstige Personalkosten 212'000 Ausbildung 115'500 Externe Personalkosten 817'700 Total Personalkosten 6'000'000 Sachkosten Abschreibungen HW 1'220'000 Abschreibungen SW 1'130'000 Wartung HW 190'000 Softwarewartung 220'000 Supportvertrag 85'000 Outsourcing 55'000 Total Sachkosten 2'900'000 Gemeinkosten 100'000 Total by, 2014, Slide 4 9'000' Stufe Personalkosten Sachkosten Totalkosten Anteil in % Kernapplikationen Applikation Alpha 3 815' '500 1'005' Applikation Beta 3 371' ' ' SAP System SAP Applikationen 2 561'982 30' ' SAP Basis 2 264' ' ' Applikationsserver Plattformbetrieb 3 211' ' ' Electronic Workplace Basispakete 2 650' ' ' Endgeräte, Peripherie 2-1'000'000 1'000' PC Applikationen 2 20'000 32'000 52' weitere / Projekte 2'620'250 79'225 2'699' Shared Services LAN 3 67'000 80' ' WAN & Security 3 100' ' ' Windows Server ' ' ' Storageservices 2 86' ' ' Systems Management 2 64'000 45' ' RZ Infrastruktur 2 82'000 40' ' Gemeinkosten - 100' Summen 6'000'000 2'900'000 9'000' Vorgehen: 1. bestimmen 2. Personalkosten zuweisen 3. Sachkosten zuweisen 4. Zuordnung Querschnittskosten (z.b. Shared Services) 5. Verteilung der Gemeinkosten 5

5 1 bestimmen Beschreibung: Problematik: Aus dem erarbeiten Serviceportfolio und der Servicehierarchie lassen sich geeignete bestimmen Es ist kaum sinnvoll für jeden Service einen zu definieren Stufe Empfehlung: Kernapplikationen Applikation Alpha 3 Applikation Beta 3 SAP System SAP Applikationen 2 SAP Basis 2 Applikationsserver Plattformbetrieb 3 Electronic Workplace Basispakete 2 Endgeräte, Peripherie 2 PC Applikationen 2 Für jeden kostenintensiven Service einen Kostenträge definieren (Stufe 3) Für kleinere Services den auf Stufe 2 (Servicegruppe) oder falls nötig auf Stufe 1 (Servicekategorie) bilden Querschnittskosten Umlagen by, 2014, Slide 5 weitere / Projekte Shared Services LAN 3 WAN & Security 3 Windows Server 2 Storageservices 2 Systems Management 2 RZ Infrastruktur 2 Gemeinkosten - Diese Leistungen werden von mehreren n genutzt und müssen später noch auf diese verteilt werden zur Summierung von nicht zugewiesenen Gemeinkosten

6 2 Personalkosten zuweisen Beschreibung: Optionen: Methode um Personalkosten den n zuzuweisen Zuordnung über rapportierte Stunden aus Vorjahr oder %-Angaben (Schätzungen) Tabelle zeigt einen Auszug mit zwei Kostenstellen und Zuordnung über %-Angaben Person / FTE (Full Time Equivalent) Kosten p/jahr (Salär inkl. Nebenkosten) Einheit / Kontrolle (=100) A (Applikation Alpha) Kostenstelle 200 % % % % % % % Muster Hans ' Schweizer Peter ' Müller Hubert ' Zürcher Heinz ' Muster Anna ' B (Applikation Beta) CHF 171' '500 81'900 61'050 26' '000 34'250 Summen KST '000 FTE Kostenstelle 210 % % % % % % % Albert Fritz ' Berger Hanspeter ' Held Susanne ' Lehmann Georg ' Meienberg Hans ' CHF 157'550 45'650 61' '300 43' '350 97'050 Summen KST '000 FTE C (HR-Systeme) D (SAP Applikation) E (SAP Basis)...weitere Projekte Summen weitere KST '870'400 CHF 487' ' ' '816 1'168'896 2'435'200 FTE Gesamtsummen by, 2014, Slide 6 6'000'000 CHF 815' ' ' ' '766 1'409'246 2'566'500 FTE

7 3 Sachkosten zuweisen Beschreibung: Methode um Sachkosten auf den n zuzuweisen Tabelle zeigt Auszug aus der Zuordnung der Budgetpositionen über %-Angaben Kosten / by, 2014, Slide 7 Budget Kontrolle (=100) A (Applikation Alpha) B (Applikation Beta) Querschnitt-KTR (Windows Server) weitere Beschreibung 2007 % Kosten % Kosten % Kosten % Kosten % Kosten Abschreibung Hardware Server B ' ' ' ' Server B ' ' '000 - weitere 1'143' ' ' '300 Wartung Hardware Wartung Server B ' ' weitere 172' ' ' '075 - Abschreibung Software Lizenz Alpha 100' ' Lizenz Beta 87' ' Lizenz P400 56' ' '890 - weitere 886' ' ' '860 Wartung Software Wartung Alpha 32' ' Wartung Beta 17' ' weitere 171' ' ' '300 externe Verträge Vertrag Nr. 432 Firma C 18' ' Outsourcing xy 55' '000 - weitere 66' ' ' '590 - Summen 2'900' ' ' ' '715' '460 Projekte

8 Zwischenresultat Kalkulation Resultat: Was fehlt noch? Personal- und Sachkosten pro sind bekannt Die Verteilung der Querschnittskosten (Shared Services) sowie die Zuordnung der Gemeinkosten Stufe Personalkosten Sachkosten Totalkosten Anteil in % Kernapplikationen Applikation Alpha 3 815' '500 1'005' Applikation Beta 3 371' ' ' SAP System SAP Applikationen 2 561'982 30' ' SAP Basis 2 264' ' ' Applikationsserver Plattformbetrieb 3 211' ' ' Electronic Workplace Basispakete 2 650' ' ' Endgeräte, Peripherie 2-1'000'000 1'000' PC Applikationen 2 20'000 32'000 52' weitere / Projekte 2'620'250 79'225 2'699' Shared Services LAN 3 67'000 80' ' WAN & Security 3 100' ' ' Windows Server 2 85' ' ' Storageservices 2 86' ' ' Systems Management 2 64'000 45' ' RZ Infrastruktur 2 82'000 40' ' Gemeinkosten - 100' Querschnittskosten Gemeinkosten Summen 6'000'000 2'900'000 9'000' by, 2014, Slide 8

9 Umgang mit Querschnitts- und Gemeinkosten Definition Querschnittskosten: Leistung wird für die Erbringung eines Services direkt benötigt Wiederverwendung: mehrere Services nutzen diese Leistung Beispiele: Shared Services wie Netzwerk, RZ Infrastruktur, zentraler Storage, etc. Kosten auf die betroffenen Services verteilen (leistungsabhängig) Definition Gemeinkosten: Kosten, die nicht direkt durch die Erbringung eines Service entstehen Beispiele: HR Umlagen, Management Umlagen, Raumkosten Büros, etc. Kosten auf Personalkosten umlegen (kopfabhängig) by, 2014, Slide 9

10 4 Zuordnung Querschnittskosten Beschreibung: Querschnittskosten können mit der gleichen Methode zugewiesen werden, wie die Zuordnung der Sachkosten zu den erfolgt ist Tabelle zeigt Auszug aus der Zuordnung Querschnittskosten / Sach- Total- Kontrolle (=100) A (Applikation Alpha) B (Applikation Beta) C (HR-System) weitere Projekte Personal- Position kosten kosten kosten % Kosten % Kosten % Kosten % Kosten % Kosten Shared Services LAN 67'000 80' ' ' '300 - WAN & Security 100' ' ' ' '000 - Windows Server 85' ' ' ' '873 Storageservices 86' ' ' ' ' ' '592 Systems Management 64'000 45' ' ' ' ' ' '450 RZ Infrastruktur 82'000 40' ' ' '600 - weitere Summen 484' '865 1'363' ' ' ' '004' '323 Übertrag der Querschnittkosten (im Beispiel Shared Services ) aus Tabelle Zuweisung auf, welche Querschnittsleistungen beziehen by, 2014, Slide 10

11 5 Verteilung Gemeinkosten Beschreibung: Option: Summierung aller Gemeinkosten und Verteilung auf die Personalkosten Als Verteilschlüssel eignen sich z.b. die Anzahl FTE oder die Kosten pro FTE Es können auch IT interne Kosten als Gemeinkosten behandelt werden (z.b. CIO) Gemeinkosten (Total wird Anhand der Anzahl FTE verteilt) Raumkosten Büros Drucksachen / Büromaterial Reisespesen Total Gemeinkosten Kosten pro Jahr 75'000 14'200 10' '000 Person / FTE (Full Time Equivalent) Kosten p/jahr (Salär inkl. Nebenkosten) Kostenanteil Umlagen Kosten Jahr inkl. Anteil Umlage Einheit / Kontrolle (=100) Kostenstelle 200 % % % % % % Muster Hans '000 2' ' Schweizer Peter '000 2' ' Müller Hubert '000 2' ' Zürcher Heinz '000 1' ' Muster Anna '000 2' ' Summen KST '000 10' '909 A (Applikation Alpha) B (Applikation Beta) C (HR-Systeme) D (SAP Applikation)...weitere CHF 174' '227 83'036 61' '814 34'705 FTE Projekte Summen weitere KST '373'000 89'091 5'462'091 CHF 600' ' '000 1'292'727 2'372'727 FTE Gesamtsummen '000' '000 6'100'000 CHF 774' '227 83' '959 1'442'541 2'407'432 FTE by, 2014, Slide 11

12 Schlussresultat Kalkulation Resultat: Alle Kosten sind den definierten n zugewiesen Was fehlt noch? Kostenkalkulation auf Stufe Service bei n Stufe 3 Stufe Personalkosten Sachkosten Querschnittskosten Totalkosten Anteil in % Kernapplikationen Applikation Alpha 3 815' ' '377 1'141' Applikation Beta 3 371' '410 98' ' SAP System SAP Applikationen 2 561'982 30' ' SAP Basis 2 264' '000 95' ' Applikationsserver Plattformbetrieb 3 211' ' ' ' Electronic Workplace Basispakete 2 650' ' '000 1'050' Endgeräte, Peripherie 2-1'000'000-1'000' PC Applikationen 2 20'000 32'000-52' weitere, Projekte 2'720' ' '965 3'492' Shared Services LAN 3 WAN & Security 3 Windows Server 2 Storageservices 2 Systems Management 2 RZ Infrastruktur 2 Gemeinkosten - by, 2014, Slide 12 5'615'654 2'225'500 1'158'846 9'000'

13 Kostenkalkulation auf Stufe Service 1. Stufe Servicekategorien Applikationen Electronic Workplace 2. Stufe Servicegruppen Kernapplikationen SAP Applikationen SAP Basis HR-Systeme Applikationsserver PC Applikationen Basispakete Endgeräte, Peripherie Optionen 3. Stufe Services (bestellbare Leistung) Applikation Alpha, Applikation Beta, Branchenpaket x, SAP FI/CO, SAP MM/SD, SAP FI/CO, SAP MM/SD, P400, Z-Time, Plattformbetrieb (für kleine Applikationen) MS Projekt, Mindmap, Corel Draw, Basispaket Standard, Remote und Dritte Desktop, Notebook, Laserdrucker, Grafikdrucker, Zusatzmailbox, Zusatzkapazität H-Drive, Die Kosten sind nun für alle grün markierten Bereiche bekannt. Da in unserem Beispiel mindestens für die Stufe 2 je ein definiert wurde, sind somit die Stufen 1 und 2 bekannt. Shared Services Netzwerk Storage Services Oracle Server Windows Server Systemsmanagement RZ Infrastruktur LAN, WAN, Internet Access, Remote Access Level-1, Level-2, Level-3 (z.b. Qualitätsstandards) Oracle Standard, Zusatzkapazität, Virtual Server, Blade Server, Dedizierter Server Monitoring, Logfiles, Server Housing, weitere Vorgehen zur Kostenkalkulation auf die Stufe 3 - Services Fall 1: Fall 2: Kalkulierte Kosten auf Stufe 2 (Servicegruppe) betragen z.b. < 7 % der Gesamtkosten Variante 1: Stehen lassen, für die Preiskalkulation Annahmen treffen Variante 2: Detailkalkulation je Service, z.b. mit Kalkulationsmatrix Service Kalkulierte Kosten auf Stufe 2 (Servicegruppe) betragen z.b. > 7 % der Gesamtkosten Variante 1: verfeinern und Kosten detaillierter zuweisen Variante 2: Detailkalkulation je Service, z.b. mit Kalkulationsmatrix Service Grundsatz: Aufwand im Verhältnis zum Nutzen stellen by, 2014, Slide 13

14 Kalkulationsmatrix Service Beschreibung: Vorteile: Nachteile: Eignung: Option: Service / Basis sind benötigter Gebiete wie Plattform Windows, Plattform Linux, Storagefarm, etc. Zuordnung zu den einzelnen Services über Faktor oder Menge Einfache Zuordnung über die Matrix, sehr flexibel für Modellrechnungen Änderungen einzelner Parameter verändern die gesamte Kalkulation für kleinere und mittelgrosse Services Aufteilung eines Services auf mehrere Kunden ist direkt möglich Plattform Windows Plattform Linux Storagefarm zentrale Oracle DB Zusätzlicher Manpower Budget 250'000 Budget 150'000 Budget 350'000 Budget 185'000 Budget 160'000 Faktor Kosten Faktor Kosten GB belegt Kosten GB belegt Kosten Stunden Kosten Total Kosten Applikation A 1 14' ' ' '586 Applikation B 2 29' ' '017 Applikation C 4 58' '824 Appl D Kunde ' ' ' ' ' '870 Appl D Kunde ' ' ' ' '228 78'581 Appl D Kunde ' ' ' ' ' '929 Applikation E 1 14' ' '180 Applikation F 4 58' ' ' '576 Applikation G 1 14' ' ' '760 Appl H Kunde ' ' ' '901 Appl H Kunde ' ' ' ' '776 Summen ' '000 1' ' '000 1' '000 1'095'000 by, 2014, Slide 14

15 Fazit Grundsätze und Empfehlungen für die Kostenkalkulation: Aufwand für die Kalkulation sollte verhältnismässig sein Kalkulation gegenüber internen Kunden transparent offen legen Jeder aus dieser Kalkulation wird in der Buchhaltung zur direkten Kontierung als eröffnet Kosten Genauigkeit Transparenz Zeitaufwand by, 2014, Slide 15

16 by, 2014, Slide 16

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