DW Zukunftspreis der Immobilienwirtschaft Profes s ion fürs Wohnen

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1 DW Zukunftspreis der Immobilienwirtschaft Profes s ion fürs Wohnen N r. W e ttb e w e rb s - b e itra g : 2 0 Einsatz von Methoden und Tools für Unternehmenssteuerung und Controlling Teilnehmer Firma HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbh Straße Ferdinand-Schultze-Straße 71 PLZ, Stadt Berlin Telefon, Telefax 030/ , 030/ boc@howoge.de Bearbeiter / Bearbeiterin Herr Steffen Tersch, Leiter Betriebswirtschaft und Controlling 1

2 Einsatz von Methoden und Tools für Unternehmenssteuerung und Controlling Wettbewerbsbeitrag der HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbh, Berlin zum DW Zukunftspreis

3 Vorstellung des Unternehmens und seiner Ziele Unternehmenssteuerung durch Wertorientierung Einsatz von unterstützenden Tools: Management Informationssystem 3

4 Vorstellung des Unternehmens Mit ca Wohnungen im eigenen Bestand gehört die HOWOGE zu den großen Wohnungsunternehmen der Region Berlin/ Brandenburg. Der Wohnungsbestand wurde seit Mitte der neunziger Jahre komplett saniert, das Wohnumfeld neu gestaltet. Durch hohe Servicestandards und qualitativ hochwertigen Wohnraum setzt sich die HOWOGE von Mitwettbewerbern ab. Mit geringen Leerstandsquoten, stetig sinkender Verschuldung und dauerhaft positiven Jahresüberschüssen gehört die HOWOGE zu den wirtschaftlich erfolgreichen Unternehmen. 4

5 Vorstellung der unternehmerischen Ziele Die HOWOGE wird wertorientiert unter Berücksichtigung der unternehmerischen Risiken und Chancen gesteuert. Die zentrale Aufgabe der wertorientierten Steuerung besteht darin, den Wertbeitrag von Strategien und Unternehmensbereichen zu messen und jene Strategien und Bereiche zu fördern oder auszuwählen, die den Unternehmenswert erhöhen. Als strategische Spitzenkennzahl wurde der Unternehmenswert, als operative Spitzenkennzahl der Return on Capital Employed (ROCE) definiert. Die Unternehmenssteuerung ist somit auf die Steigerung des Eigenkapitalwertes des Unternehmens ausgerichtet. Durch ein effektives Controlling mit integriertem Risikomanagement wird dauerhaft sichergestellt, den Unternehmenswert und ROCE zu steigern. 5

6 Unternehmenssteuerung Durch die regelmäßige Berichterstattung werden Management und Entscheider über Entwicklungen und Erreichtes informiert. Die HOWOGE nutzt ein dafür geeignetes Management-Informationssystem. Durch das Gegenüberstellen von Plan und Istzahlen werden Zielerreichungsgrade kontrolliert. Information Kontrolle Planung Steuerung Planung ist die gedankliche Vorwegnahme zukünftigen Handelns. Sie ist die Entwicklung einer Handlungsabfolge, um von einem Ausgangs- zu einem Endzustand zu kommen, dem Ziel. Entwickeln von Handlungsalternativen und Durchführen von geeigneten Maßnahmen um ein Ziel trotz Zielabweichung oder geänderten Rahmenbedingungen erreichen zu können. 6

7 Unternehmenssteuerung durch Wertorientierung Planungsbausteine: Information Planung Kontrolle Steuerung Die Manifestation der wirtschaftlichen Auswirkungen der strategischen Unternehmensausrichtung erfolgt durch die langfristige Unternehmens- planung (10 Jahre vorausschauend). Top-Kennzahl: Unternehmenswert Teil der Langfristplanung ist die Wirtschaftsplanung (Untersetzung in 12 Monate), diese reflektiert aktuelle Entwicklungen und steckt den operativen Handlungsrahmen ab. Top-Kennzahl: ROCE Die Plan/Ist-Analysen werden quartalsweise und gemäß Verantwortung durch qualifizierte Trendrechnungen unterlegt. Darauf aufsetzend werden Gegensteuerungsmaßnahmen entwickelt. 7

8 Unternehmenssteuerung durch Wertorientierung Unternehmenswert (in Anlehnung an IDW S1): Die zentrale Erfolgsgröße bei der Ermittlung des Unternehmenswertes und des ROCE ist der Free Cashflow: Der Free Cashflow ist der Einnahmeüberschuss, der zur Ausschüttung an die Eigenkapitalgeber und zur Bedienung der Fremdkapitalgeber zur Verfügung steht. Die Summe der zukünftig kapitalisierten Free Cashflows entspricht dem Unternehmenswert: 8

9 Unternehmenssteuerung durch Wertorientierung Die HOWOGE entschied sich den ROCE auf Basis des Free Cashflows zu ermitteln: ROCE (Return on Capital Employed) Konzern NOPAT (EBIT nach Steuern) ohne Tilgungsprämien + Abschreibungen auf AV - Gewinn aus Abgängen des Anlagevermögens + Veränderung Rückstellungen + Veränderungen Working Capital - Investitionen in Sachanlagen - Investitionen in Finanzanlagen Free Cashflow / Capital Employed ROCE Konzern HOWOGE 9

10 Unternehmenssteuerung durch Wertorientierung Empfängerorientierte Berichtspyramide: Information Planung Kontrolle Steuerung Den Planansätzen folgend, werden alle relevanten Entwicklungen im Ist gemessen und dem Adressatenkreis in entscheidungsgerechter Form zur Verfügung gestellt. Im Berichtswesen werden z.b. visuelle Möglichkeiten wie Wortgrafiken zur Verdeutlichung genutzt. Die Ergebnisse werden in monatlichen Controllingrunden kommuniziert. 10

11 Unternehmenssteuerung durch Wertorientierung Berichtspyramide Unternehmenswert Unternehmenswert ROCE ROCE Konzern Free Cash Flow Free Cash Flow Geschäftsführer Bereich A Free Cash Flow Geschäftsführer Bereich B Werttreiber Werttreiber je Bereich Werttreiber je Bereich Werttreiber je Bereich Werttreiber je Bereich 11

12 Unternehmenssteuerung durch Wertorientierung Werttreiber und Kennzahlen GF KB Ist - 12 Ist per Plan per Plan/Ist Abweichung Abw. Free Cashflow per Plan GJ Trend monatliche Istmiete Wohnungen ( je qm) 4,87 4,77 0,09 A 4,67 #D monatliche Nettokaltmiete Wohnungen ( je qm) 5,04 4,98 0,05 A 992 4,99 #D Leerstand Wohnungen qm (%) 3,72 Wortgrafik: 4,38 0,66 kt 678 4,65 Plan/Ist-Abw. letzte 12 monatliche Istmiete Gewerbe ( je qm) 5,87 5,63 0,24 kt 5,7 #D Monate mit Trend monatliche Nettokaltmiete Gewerbe ( je qm) 6,26 6,08 0,17 kt ,34 #D Leerstand Gewerbe qm (%) 8,62 12,37-3,75 A 50 8,65 Mietrückstandsquote ( je qm) 0,53 0,66 0,13 kt 0,80 #D Instandhaltung laufend ( je qm) 2,86 3,24 0,38 G ,30 #D Instandsetzung periodisch (T ) kt -551 Auswirkung Free 6 Wortgrafik: Betriebskosten warm ( je qm) Werttreiber und kt Cash Flow Ist der letzten 12 Betriebskosten kalt ( je qm) Kennzahlen Monate kt Aufwendungen Kiezmanagement (T ) F Mieterbezogene Zuschüsse (T ) 9 9 kt 9 Jahresüberschuß/-fehlbetrag GRATUS (T ) kt Verkauf von Baulandflächen (qm) ? Analyse der 1,5 % Wertreiber Nettokaltmiete Wohnungen Kuz WT ( je qm): Text... Abw. Free Cashflow per: Nettokaltmiete Wohnungen Kuz WA ( je qm): Text... Nettokaltmiete Wohnungen Kuz AL ( je qm): Text... Kommentierung Nettokaltmiete Wohnungen Kuz FE ( je qm): Text... Nettokaltmiete Wohnungen Kuz KH ( je qm): Text... 12

13 Zielsystem Konzern HOWOGE September 2007 Unternehmenssteuerung durch Wertorientierung ROCE (Return on Capital Employed) Konzern Ist - 12 Ist per Plan per Plan/Ist Abweichung Plan GJ Trend Q2 NOPAT (EBIT nach Steuern) ohne Tilgungsprämien A Abschreibungen auf AV kt Gewinn aus Abgängen des Anlagevermögens A Veränderung Rückstellungen Veränderungen Working Capital E Investitionen in Sachanlagen kt Investitionen in Finanzanlagen A 442 Free Cashflow A / Capital Employed H ROCE Konzern HOWOGE 2,72 3,19-0,47 kt 3,43 ROCE Konzern Free Cashflow Verantwortung GF FP Ist - 12 Ist per Plan per Plan/Ist Abweichung Plan GJ Trend Q2 Finanzmanagement kt Personal und Recht kt Konzernbilanzierung und Rechnungswesen kt Informationsverarbeitung kt Free Cash Flow Geschäftsführer Bereich A Free Cashflow Verantwortung GF KB Ist - 12 Ist per Plan per Plan/Ist Abweichung Plan GJ Trend Q2 Bestandsmanagement kt Bestandsrentabilität B Betriebskostenmanagement Portfoliomanagement kt Technisches Management kt Öffentlichkeitsarbeit und Marketing kt Free Cash Flow Geschäftsführer Bereich B Free Cash Flow Gesellschaften Ist - 12 Ist per Plan per Plan/Ist Abweichung Plan GJ Trend Q2 Free Cash Flow HOWOGE kt ,00 Free Cash Flow WBL ,43 Free Cash Flow GRATUS kt -185 Free Cash Flow Service Free Cash Flow Wärme A Free Cash Flow Projektentwicklung kt Free Cash Flow Tochtergesellschaften 13

14 Unternehmenssteuerung durch Wertorientierung Berichtskalender: Der Berichtskalender sieht neben internen Monatsberichten externe Quartalsberichte an den Aufsichtsrat und Gesellschafter vor. Halbjährlich wird ein Risikobericht vorgelegt. Daneben werden Ad hoc Analysen zu Sonderthemen gefertigt. 14

15 Unternehmenssteuerung durch Wertorientierung Risikomanagement: Information Planung Kontrolle Steuerung Das Risikomanagement der HOWOGE ist integrierter Bestandteil des des Controllingssystems. Im Risikomanagement erfolgt die regelmäßige Identifikation von Risiken (und Chancen) und die Bereitstellung von Bewältigungsstrategien auf Grundlage der externen und internen Rahmenbedingungen des Unternehmens. Im Risikomanagement werden die Top-Kennzahlen Unternehmenswert und ROCE mit Hilfe der identifizierten Werttreiber weiter untersetzt, regelmäßig gemessen und den Zielen gegenübergestellt. Eine Überwachung findet mittels klar definierter und nach Wertigkeit in Risikokorridoren eingeordneter Schwellenwerte statt. Im Ergebnis werden Handlungsempfehlungen für die Bewältigung von Einzel- und Gesamtrisiken gegeben. 15

16 Unternehmenssteuerung durch Wertorientierung Bewertung der Werttreiber: Für die identifizierten Werttreiber wurden Schwellenwerte (von 1,5 % bis 30,0 %) in Abhängigkeit ihrer Auswirkungen auf den Unternehmenswert definiert. Der jeweilige Schwellenwert stellt die maximale negative Abweichung eines Werttreibers vom Planwert dar. Bei Erreichung des Schwellenwertes werden entsprechende Maßnahmen durch die organisatorisch nächst höhere Einheit eingeleitet. An den Bereich der maximal negativen Abweichung schließen der neutrale, gute und sehr gute Bereich der Planerreichung an. 16

17 Unternehmenssteuerung durch Wertorientierung Beispiel: Für den Werttreiber Nettokaltmiete wurde aufgrund seiner hohen Auswirkung auf den Unternehmenswert ein Schwellenwert von 1,5 % definiert. Zur grafischen Darstellung dient die sog. Trompetenkurve Nettokaltmiete Wohnungen Kuz WT 10,0% 8,0% 6,0% 4,0% Zielkorridor Vorschau bei fortgeschriebener Plan/Ist- Abweichung 10,0% 8,0% 6,0% 4,0% 2,0% 0,0% -2,0% 1,5% -1,5% 1,5 % - 1,5 % 2,0% 0,0% -2,0% -4,0% Im Ist realisierte Plan/Ist- -6,0% Abweichung -8,0% -10,0% Vorschau bei 0 % Abweichung vom Plan Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez -4,0% Schwellenwert -6,0% -8,0% -10,0% Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep 17

18 Unternehmenssteuerung durch Wertorientierung Risikomanagementprozesse: Innerhalb des Controllingkreislaufes durchlaufen die Kernprozesse regelmäßig die Bestandteile des Risikomanagementprozesses: - Identifikation - Bewertung - Wechselbeziehungen - Handhabung - Reporting und Kontrolle 18

19 Unternehmenssteuerung durch Wertorientierung Frühwarnindikatoren: Um rechtzeitig schädliche Entwicklungen auf die Unternehmensziele identifizieren zu können, werden Frühwarnindikatoren der Bereiche: - Portfoliorisiken, z. B. Lage der Bestände - Markt- und Finanzmarktrisiken, z. B. Höhe Zinssatz - Politische und rechtliche Risiken, z. B. Steuergesetzgebung - Risiken aus Corporate Governance, z. B. Qualität der Prozessorganisation und - Leistungs- und Wertschöpfungsrisiken, z. B. Höhe der Sollmieten beobachtet und bewertet. 19

20 Einsatz von Tools: Management Informationssystem Anforderungen: In einem schwierigen wirtschaftlichen Umfeld ist Transparenz eine der wichtigsten Voraussetzungen für den Erfolg. Eine betriebswirtschaftlich rechnende Datenbank, die Echtzeitanalysen erlaubt, kann für die schnelle Informationsgewinnung sorgen. Ein unternehmensweit einheitliches Informationssystem sorgt für die inhaltliche Auseinandersetzung anstatt des Wie, Wann und Wer. 20

21 Einsatz von Tools: Management Informationssystem Ansatz: komplette Prozessunterstützung durch eine einheitliche Datenbasis. Einsatz einer multidimensionalen OLAP-Datenbank ( MIK-BIS, MIK AG): Funktionale und verantwortungsgerechte Datenwürfel mit hoher Performance Informationsversorgung aller Unternehmensbereiche mit Ist- und Planzahlen Betriebswirtschaftliche Verdichtungen (von der Ebene Wohnung bis zum Konzern) Lange Historie (über 7 Jahre monatsgenaue Auswertungen zu jeder Mieteinheit). 21

22 Einsatz von Tools: Management Informationssystem MIK-BIS:.net Programmierung: Grafiken, Tabellen... 22

23 Einsatz von Tools: Management Informationssystem MIK-BIS: Grafiken mit Tabellen, bis zu 3 Ebenen, 3 Achsen... 23

24 Einsatz von Tools: Management Informationssystem MIK-BIS: Tabellen mit Hierarchiezweigen, Ampeln, MS Excel Integration... 24

25 Einsatz von Tools: Management Informationssystem 2 Datenserver sorgen bei permanenter Verfügbarkeit für IT-Stabilität bei der Integration von Dateninseln und der Weiterentwicklung des MIS. Entwicklungsserver Produktivserver 25

26 Einsatz von Tools: Management Informationssystem Konzeptionelle Sicht: Das MIS folgt den individuellen Unternehmensanforderungen an Kennzahlen. Leistungsfähige Berichterstattung: Es gibt keine Wartezeiten bei der Auswertung. Transparenz: Die jederzeitige Nachvollziehbarkeit der Datenherkunft ist gewährleistet. Zugriffsmöglichkeiten: Das System nimmt Daten aus unterschiedlichsten Vorsystemen auf. * Gemäß den OLAP-Regeln nach Codd 26

27 Einsatz von Tools: Management Informationssystem Mehrbenutzerfähigkeit: Viele Anwender mit individuellen Informationsbedürfnissen greifen auf das MIS zu. Das bedingt einen Zugriffsschutz. Leistungsfähiges Berichtswesen: Das freie Anordnen der Ergebnisse unterschiedlicher Kennzahlen im Berichtsdokument ist möglich. Client/Server-Architektur: Die Beantwortung/Berechnung von Datenanfragen übernimmt ein zentraler Server. Der PC des Anwenders wird nicht belastet. Intuitive Datenanalyse: Das grafische Abtauchen, Drehen und Schneiden von Datenräumen erleichtert die Analyse. * Gemäß den OLAP-Regeln nach Codd 27

28 Einsatz von Tools: Management Informationssystem System Architektur - online - Papier Berichte - standardisiert - automatisiert - interaktiv - empfängerorientiert Berichte Ergebnis-Dokumente (Bilanz, GuV, Liquidität, Kennzahlen) der langfristigen und operativen Unternehmensplanung MIS Vorsysteme ERP- System SQL, DATEV Flat-Files Planung Planeingabeformulare Planeingabeformulare 28

29 Einsatz von Tools: Management Informationssystem Das Treffen strategischer Entscheidungen wird durch die verbesserte Qualität des Controlling wirksam unterstützt. Planung Online-Datenerfassung mittels MIS (Planungsprozesse sind dezentral in verantwortliche Bereiche verlagert) Information Monatliches Berichtswesen bis zum Sachbearbeiter: (mehr analysieren statt aufbereiten) Kontrolle z.b. Vergleiche Plan/Ist/Trend, Zeitreihenentwicklungen Steuerung Kommunikation mittels MIS (monatliche Controllingrunden, Ergebnisgespräche je MA) 29

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