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1 Erweiterung einer Wrkflw Przessbiblithek Prgrammierer Dkumentatin Thmas Mitterling Fabian Mußnig

2 INHALTSVERZEICHNIS 1. STELLENAUSSCHREIBUNG Stellenausschreibung Frmulare Stellenausschreibung E Mail Frmular Entscheidungen Bewerberdaten E Mail Nicht zurdenbare E Mail Gespeicherte Anfragen Alternative Versin Frmulare Berwerberdaten Prgrammierung PERSONALEINSTELLUNG Persnaleinstellung Frmulare Persnaleinstellung Rechtevergabe Frmulare Rechtevergabe Rechte Ressurce Gespeicherte Anfragen Prgrammierung 27 Thmas Mitterling, Fabian Mußnig Seite 2 vn 27

3 1. Stellenausschreibung 1.1. Stellenausschreibung Dieser Przess beschreibt das Ausschreiben für eine Stelle im Unternehmen. Rllen: Abteilungsleiter der Abteilung, die für eine Stelle ausschreibt (manager) Abteilungsleiter der Persnalabteilung (manager in Staff and Finance) SekretärIn in der Persnalabteilung (secretary in Staff and Finance) Schritte: Manager: Create Jb Advertisement Am Anfang steht der Abteilungsleiter, welcher die Stellenausschreibung erstellt. Manager in Staff and Finance: Apprve Jb Advertisement Die Stellenausschreibung muss vm Persnalchef genehmigt werden. label_3:user: Infrm Manager (Die Bezeichnung label_3:user wird hier verwendet, damit der Przess an dieser Stelle in den Arbeitskrb eines bestimmten Benutzers kmmt. In diesem Fall handelt es sich um den Abteilungsleiter, der den Przess gestartet hat.) Wird das Ansuchen um eine Stellenausschreibung nicht genehmigt, wird der Przess hier beendet; der Abteilungsleiter, der eine neue Stelle besetzen wllte, bekmmt lediglich nch eine Infrmatin über die Ablehnung. Thmas Mitterling, Fabian Mußnig Seite 3 vn 27

4 Secretary in Staff and Finance: Suggest Media Bei Zustimmung des Persnalchefs, wird der Przess zur Sekretärin weitergeleitet, die Medien vrschlägt, in denen inseriert werden sll. label_4:user: Apprve Media (Benutzer ist der Persnalchef) Die Medien müssen vm Persnalchef genehmigt werden. label_13:user: Advertise in Media (Benutzer ist der/die SekretärIn) Der/Die SekretärIn inseriert in den Medien. Sllte der Persnalchef an einem Punkt nicht einverstanden sein, s kann er Zurückgehen System für diesen Przess auswählen, wbei er auch eine Ntiz, als einen Grund, eingeben kann. Dies gilt generell für jeden Schritt und wird nicht explizit im Diagramm dargestellt. label_3:user: Handle Applicatins (Benutzer ist der Abteilungsleiter, der diesen Przess gestartet hat) Bis zum Ende der Bewerbungsfrist kmmt die Przessinstanz nun in die Wiedervrlage des Abteilungsleiters, welcher diesen Przess gestartet hat. Dieser bearbeitet danach die Bewerbungen. Start Engagement (Wird vm System ausgeführt) Am Ende des Przesses wird für die Kandidaten, die eingestellt werden, der Einstellungsprzess gestartet. Eingehende E Mails werden über den Betreff der E Mail autmatisch diesem Przess zugerdnet, während sich dieser in der Wiedervrlage befindet. Da eingehende E Mails aus der Sicht in keinem Zusammenhang mit einem Bewerbungsprzess stehen, musste hierfür ein eigener Mail Handler geschrieben werden (siehe Prgrammierung). Da für jedes Frmular eine SQL Tabelle existiert, kann der richtige Przess per SQL einfach gefunden werden. Vraussetzung für das eindeutige Auffinden des Przesses ist jedch, dass jeder Betreff nur einmal in einem aktiven Przess vrkmmt. Dies wird über eine entsprechende Pst Cnditin sichergestellt, die auch überprüft dass der Betreff einem anderen Betreff nicht zu ähnlich ist. Ein Betreff ist dann einem anderen Betreff zu ähnlich, wenn die Unterschiede nur in der Grß und Kleinschreibung und/der zusätzlichen Whitespaces (= Leerzeichen, Tabulatr, Zeilenumbruch) bestehen. Für das Abfangen der E Mails muss zuerst der Mail Server angegeben und danach eine Mailbx eingerichtet werden (Admin Tasks Kmmunikatin Mailbxen). Zudem muss auch eine Aktin festgelegt werden, wbei es sich hier um eine Java Klasse handelt (cm.griss.prclib.hr.jbad) und die Aktin Durch Timer ausführen muss aktiviert sein. Zu guter letzt muss nch der Mail Timer (MailGetter) aktiviert werden (Admin Tasks Server Timer). Dieser arbeitet in, vm Benutzer angegebenen, Zeitabständen. Er durchsucht alle Mailbxen nach E Mails und führt für diese dann die eingetragene Aktin in der Mailbx aus. Durch Labels in der Przessdefinitin kann sichergestellt werden, dass immer der gleiche Abteilungsleiter, der/die gleiche SekretärIn und der gleiche Persnalchef verwendet werden. D.h. es kann jeder Abteilungsleiter starten, der Przess kmmt dann aber nicht in den Rllen Arbeitskrb, Thmas Mitterling, Fabian Mußnig Seite 4 vn 27

5 was bei Rllen üblicherweise der Fall ist, sndern zum Arbeitskrb dieses Abteilungsleiters. Bei dem/der SekretärIn kmmt der Przess zuerst in den Rllen Arbeitskrb, nach erstmaliger Annahme kmmt er aber bei den nächsten Schritten immer direkt in den Arbeitskrb der Persn. bietet auch eine Lösung, damit die Beschriftungen der Frmulare, eventuelle Meldungen und dergleichen in der jeweils richtigen Sprache erscheinen. Für jeden Text wird ein Key in einer Excel Tabelle festgelegt. Daneben werden dann die Texte in den verschiedenen Sprachen eingegeben (in diesem Fall deutsch und englisch). In allen Bereichen, in denen ein multilingualer Text möglich ist, wird dann flgende Syntax verwendet: Nachdem man mit dem Tl Ant aus der Tabelle ein Java File erstellt und dieses dann kmpiliert hat, ersetzt das System den key autmatisch durch den Text, der in der Sprache des Benutzers ist. Gibt es den Text in der Sprache des Benutzers nicht, s wird der Text aus der Default Sprache (meist englisch) verwendet. Thmas Mitterling, Fabian Mußnig Seite 5 vn 27

6 FORMULARE Stellenausschreibung Felder: Funktin: Die Funktin im Unternehmen, als der Beruf Befristung: Für wie lange die einzustellende Persn vraussichtlich in dieser Psitin bleibt. Aufgabenbereich: Die einzelnen Aufgaben und Tätigkeiten bei diesem Jb. Anfrderungen: Welche Anfrderungen an den Bewerber gestellt werden. Anmerkungen: Anmerkungen durch die erste Instanz im Przess (beliebiger Abteilungsleiter, der diesen Przess startet). Bewerbungsfrist: Bis wann Bewerbungen berücksichtigt werden können. Genehmigung: Sll gesetzt werden, wenn die Stellenausschreibung als slche vm Persnalchef genehmigt wird. Grund: Grund bei Ablehnung der Stellenausschreibung. Medien: Medien, in die bezüglich der Stellenausschreibung inseriert werden sll. Thmas Mitterling, Fabian Mußnig Seite 6 vn 27

7 Ksten: Vraussichtliche Ksten für die Inserate. E Mail Adresse: E Mail Adresse, welche bei autmatischen Antwrtmails im Header der E Mail zu sehen ist. E Mail Betreff: Eindeutiger Betreff, über welchen eingehende E Mails diesem Przess zugerdnet werden. Der Betreff sllte nicht durch den Bewerber geändert werden, andernfalls könnte es sein, dass die E Mail dem Przess nicht mehr zugerdnet werden kann (Siehe Nicht zurdenbare E Mail). E Mail Antwrt: Antwrttext, an eingehende E Mails zu diesem Przess. Die Felder Funktin, Befristung, Aufgabenbereich, Anfrderungen und Bewerbungsfrist müssen vm Abteilungsleiter, der diesen Przess startet, ausgefüllt werden. Anmerkungen sind ptinal. Beim Feld Bewerbungsfrist kann über den Kalender Buttn ein Datum ausgewählt werden. Diese Frist kann auch nch mit einer Uhrzeit genauer spezifiziert werden. Leider ist es zum aktuellen Zeitpunkt nch nicht möglich, eine Uhrzeit über einen Chser auszuwählen, als muss diese im Frmat hh:mm händisch an das Datum angehängt werden. Wird keine Uhrzeit angegeben, s wird 0:00 als Zeit genmmen. Wird der Antrag vm Persnalchef nicht genehmigt, muss ein Grund eingegeben werden. Das Prblem hierbei ist, dass der Grund nicht einfach als Muss Feld definiert werden kann, da er bei Genehmigung nicht ausgefüllt wird bzw. gar nicht vrhanden ist (Java Script). Deshalb musste für diese Überprüfung eine Java Methde geschrieben werden, die dann als Pstcnditin im zugehörigen Task fungiert. Die zu inserierenden Medien und entsprechenden Ksten sind vn der Sekretärin auszufüllen. Schlussendlich sind nch die E Mail Adresse, der E Mail Betreff und der Antwrttext vm Persnalchef auszufüllen. Der Text für die Antwrtmail wird hierbei aus dem Prperty File der Applikatin (Staffprcs) ausgelesen. Dem Persnalchef steht es als ffen, b er diesen Text übernimmt der ihn abändert. Ist der E Mail Betreff nicht eindeutig bzw. einem existierenden Betreff aus einem anderen aktiven Ausschreibungsprzess zu ähnlich, kann der Przess an diesem Schritt nicht weitergeleitet werden. Es muss als ein eindeutiger Betreff gewählt werden (Erklärung siehe 1.1. Stellenausschreibung der Glssar). Thmas Mitterling, Fabian Mußnig Seite 7 vn 27

8 E Mail Frmular Im Flgenden gibt es 2 Platzhalter: %$name%: Dieser Platzhalter steht für den Titel, den Vrnamen und dem Nachnamen eines Bewerbers. %$date%: Dieser Platzhalter steht für ein bestimmtes Datum. Felder: E Mail an Bewerber mit einem Interview: E Mail Text für Bewerber (%$name%), die einen Gesprächstermin (%$date%) bekmmen. E Mail an abgewiesene Bewerber: E Mail Text für Bewerber (%$name%), die keinen Gesprächstermin bekmmen. E Mail für eine anzustellende Persn: E Mail Text für eine Persn (%$name%), die angestellt werden sll, inklusive dem vraussichtlichen Anstellungsdatum (%$date%). E Mail für Bewerber, die auf Evidenz gesetzt werden: E Mail Text für Bewerber (%$name%), die auf Evidenz gesetzt werden. E Mail an abgewiesene Bewerber, die nicht auf Evidenz gesetzt wurden, aber ein Gespräch hatten: E Mail Text für Bewerber (%$name%), die weder auf Evidenz gesetzt, nch angestellt werden, aber einen Gesprächstermin hatten. Für alle Felder gilt, dass die Platzhalter nicht verwendet werden müssen. In diesem Frmular gibt es für jeden Bewerber ein Subfrmular, in dem über Gespräche, Einstellung, Evidenz und dergleichen entschieden werden kann. Thmas Mitterling, Fabian Mußnig Seite 8 vn 27

9 Des Weiteren ist es möglich, standardisierte E Mails (Texte werden aus Prperty File geladen) zu versenden. Die E Mails werden über Task Funktinen versendet, welche nicht ausgeführt werden müssen. Die 1. Taskfunktin versendet E Mails an Bewerber, die abgelehnt wurden und an slche, die ein Bewerbungsgespräch bekmmen haben. (Felder 1 und 2) Die 2. Funktin versendet E Mails für anzustellende Persnen; Persnen, die auf Evidenz gesetzt wurden (auch wenn sie schn bei der ersten Entscheidung abgelehnt wurden) und Persnen, die nicht angestellt werden und auch nicht auf Evidenz gesetzt werden, jedch ein Bewerbungsgespräch hatten. (Felder 3, 4 und 5) Wird ein Feld freigelassen, s wird für diesen Fall keine E Mail versandt Entscheidungen Felder: E Mail Adresse: Die E Mail Adresse des Bewerbers. Hierfür sllte es im DMS Flder des Przesses einen entsprechenden Ordner bzw. einen Link dazu geben. Gespräch: Ob der Bewerber ein Gespräch bekmmen sll. Gesprächstermin: Termin für ein Bewerbungsgespräch. Einstellen: Ob der Bewerber eingestellt werden sll. Einstellungsdatum: Datum der vraussichtlichen Einstellung. Auf Evidenz setzen: Ob der Bewerber auf Evidenz gesetzt werden sll. Thmas Mitterling, Fabian Mußnig Seite 9 vn 27

10 Anmerkungen: Eventuelle Anmerkungen. In diesem Frmular können Entscheidungen getrffen werden. Es können Gesprächstermine eingetragen werden, der Kandidat kann eingestellt der auf Evidenz gesetzt werden. Zusätzlich lassen sich nch Anmerkungen hinzufügen, um beim Wiederbetrachten die Entscheidungen besser nachvllziehen zu können. Java Script: Wurde das Gespräch abgelehnt, s lässt sich kein Termin eintragen. Radibuttns bezüglich Evidenz erscheinen auch nur dann, wenn der Kandidat nicht eingestellt wird (ansnsten Datumsauswahl). Dieses Frmular lässt sich über die E Mail Adresse einem Bewerber zurdnen. Wurde in diesem Frmular die Optin Auf Evidenz setzen ausgewählt, wird im Persnenfrmular des Bewerbers autmatisch die Persn auf Evidenz gesetzt. Wurde diese Optin nicht gewählt und gibt es keine Frmulare mehr, in der diese Persn auf Evidenz gesetzt wurde, s wird im Persnenfrmular die Optin Auf Evidenz setzen nicht ausgewählt. Diese Lgik funktiniert jedch nur in eine Richtung. Wird im Persnenfrmular Auf Evidenz setzen ausgewählt, s hat dies keinen Einfluss auf zugehörige Entscheidungsfrmulare. Dadurch wird gewährleistet, dass man im Nachhinein nch nachvllziehen kann, bei welcher Ausschreibung der Bewerber auf Evidenz gesetzt wurde, sllte er sich bei mehreren Ausschreibungen bewrben haben. Erflgt eine Anstellung des Bewerbers, s bleibt das Feld Auf Evidenz setzen in jedem Frmular unverändert, da es sich auch um eine Hilfskraft, ein Ferialpraktikum der eine saisnbedingte Stellung handeln kann. Thmas Mitterling, Fabian Mußnig Seite 10 vn 27

11 Bewerberdaten Felder (Titel sind selbsterklärend): Titel Vrname Nachname E Mail Adresse Telefnnummer Straße Pstleitzahl Ort Geburtsdatum Geburtsrt Geschlecht Staatsbürgerschaft Szialverischerungsnummer Auf Evidenz setzen Dieses Frmular beinhaltet Daten über den Bewerber. Beim Verschicken vn E Mails über die Task Funktinen werden die Daten für Titel, Vr und Nachname aus diesem Frmular bezgen. Das Besndere an diesem Frmular ist, dass es sich hierbei um ein sgenanntes Ordnerfrmular handelt, d.h. dieses Frmular stellt eigentlich nur die Metadaten für einen Ordner im Dkumentensystem dar. Für jeden Bewerber wird autmatisch ein slcher Ordner und ein Entscheidungsfrmular erzeugt. Alle E Mails vn einem Bewerber werden dann im jeweiligen Ordner abgespeichert. Pr Bewerber (als pr E Mail Adresse) gibt es im System nur einen Ordner. Wird der Bewerber bei einem anderen Stellenausschreibungsprzess ebenfalls benötigt, s wird auf den riginalen Ordner verlinkt. Thmas Mitterling, Fabian Mußnig Seite 11 vn 27

12 Des Weiteren ist es möglich, den Bewerber vn diesem Frmular aus einem anderen Stellenausschreibungsprzess zuzurdnen. Dies ist vr allem dann nötig, wenn man sich den Bewerber nch einmal ansieht (Evidenz) und ihn dann wieder zu einer Ausschreibung hinzufügen möchte. Ist der Bewerber im Stellenausschreibungsprzess, zu dem er zugerdnet wird, nch nicht vrhanden, bekmmt er eine E Mail mit dem Standard Antwrt Text (siehe Stellenausschreibungsfrmular) dieses Przesses. Des Weiteren wird ein Entscheidungsfrmular für ihn erstellt E Mail E Mails selbst sind Dkumentenfrmulare. D.h. es sind Dkumente (E Mail), aber zugleich auch Frmulare mit Metadaten bezüglich der E Mail. Bei Klick auf die Datei wird die E Mail angezeigt: In der Datei ist die E Mail selbst gespeichert. Damit sie in dieser Frm angezeigt wird, muss ein spezieller Anzeigehandler aufgerufen werden. weiß, dass hier dieser Handler aufgerufen werden muss, musste für dieses Dkumentenfrmular ein Handler erstellt werden, der den Link beim Klicken auf das Dkument durch einen entsprechenden, krrigierten Link ersetzt. Thmas Mitterling, Fabian Mußnig Seite 12 vn 27

13 Bei Klick auf dieses Symbl sieht man die Metadaten der E Mail: 1.2 Nicht zurdenbare E Mail Ein weiteres Prblem stellen E Mails dar, welche nicht einem Przess zugerdnet werden können, da der Betreff nicht passt. Die E Mail kmmt zwar in den richtigen Ordner, jedch könnte es sein, dass diese E Mail für eine neue Bewerbung gedacht ist. Zu diesem Zweck gibt es einen eigenen Przess, der diese E Mails behandelt. Für jede nicht zurdenbare E Mail wird ein Przess gestartet, der im Rllen Arbeitskrb einer Sekretärin landet. Dieser Przess enthält unter Dkumente den Persnenrdner des Bewerbers (bzw. einen Link darauf) und einen Link auf die nicht zurdenbare E Mail. Der Sachbearbeiter kann sich nun alle E Mails des Bewerbers ansehen um den Kntext der E Mail zu ermitteln. Über das Frmular des Ordners kann der Bewerber einem Stellenausschreibungsprzess zugerdnet werden. Dies ist nur nötig, wenn es sich um eine neue Bewerbung für diese Ausschreibung handelt. Ist die E Mail nur aufgrund des falschen Betreffs hier eingelangt und der Bewerber ist bereits beim entsprechenden Stellenausschreibungsprzess hinzugefügt wrden, s kann dieser Przess ignriert und weitergeleitet werden, da die E Mail ja swies im Ordner des Bewerbers verbleibt, welcher nur ein einziges Mal im System vrkmmt. Der Bewerber kann jedch nur zugerdnet werden, nachdem dieser Przess angenmmen wurde. Thmas Mitterling, Fabian Mußnig Seite 13 vn 27

14 Falls es sich bei diesem Przess um einen neuen Bewerber handelt, welcher zum ersten Mal im System erscheint, wird beim Zurdnen zu einer Stellenausschreibung im Stellenausschreibungsprzess kein Link auf diesen Ordner erstellt, sndern der Ordner selbst in den Stellenausschreibungsprzess verschben. Dies wird gemacht, damit am Ende alle Ordner für Bewerber bei einem (beliebigen) Stellenausschreibungsprzess sind. Nach einem eventuellen Zurdnen des Bewerbers wird dieser Przess autmatisch beendet Gespeicherte Anfragen evidencepersns: Um Persnen, die auf Evidenz sind, wieder betrachten zu können, gibt es eine gespeicherte Anfrage. Es erscheinen jene Persnen, bei denen im Persnenfrmular die Optin Auf Evidenz setzen aktiviert ist. Flgende Daten werden angezeigt: E Mail Adresse der Persn Nachname der Persn Vrname der Persn Link auf das Frmular des Ordnerfrmulars Link auf den Ordner des Ordnerfrmulars Thmas Mitterling, Fabian Mußnig Seite 14 vn 27

15 1.4. Alternative Versin Unser erstes Knzept für diesen Przess sah flgendermaßen aus: Die ersten Unterschiede sind hier schn im Ablauf gegeben. Bei jeder Genehmigung durch den Chef der Persnalabteilung wird aufgrund der Auswahl im Frmular entschieden, b der Przess weitergeht, der b der letzte Schritt nch einmal ausgeführt wird. Sll der letzte Schritt nch einmal ausgeführt werden, s erscheint im Frmular ein Feld für den Grund. Dazu wurden 2 Schleifen in der Przessdefinitin verwendet. In der aktuellen Versin wird hierzu die Funktin Zurückgehen verwendet, wbei hier vm System aus ein Kmmentar zulässig ist. Eine Möglichkeit, aus dem Przess gesamt auszusteigen, war in dieser Versin aber nch nicht gegeben. Da der erste Task in Przess immer ein interaktiver Task sein muss, wurde einfach ein Start Task eingeführt (Department Manager: Start), da der erste Task hier ein lp wäre. Es ist auch möglich, dass mit einer Pre Prcessing Anweisung dieser Task autmatisch übersprungen wird. Weiters ist das Versenden vn E Mails, welches in der aktuellen Versin über Task Funktinen gelöst wurde, hier Pflicht bzw. wird autmatisch ausgeführt (ApplicatinHandler.sendMails() und ApplicatinHandler.sendHir s()). Thmas Mitterling, Fabian Mußnig Seite 15 vn 27

16 FORMULARE Die Frmulare sind größtenteils gleich wie in der aktuellen Versin, jedch ist die Verwaltung der Bewerber anders gelöst wrden Berwerberdaten Hier wurden die Daten eines Bewerbers mit dessen Entscheidungen zusammengeführt, wbei zusätzlich nch die Bewerbungs angezeigt wurde. Auch hier wurde wieder Java Script verwendet. Dieses Frmular fungiert als Subfrmular im E Mail Frmular. Felder: Sender: Die E Mail Adresse des Bewerbers. Sendedatum: Sendedatum der E Mail. Nachricht: Die E Mail Nachricht. Anzahl der Anhänge: Die Anzahl der Anhänge, welche übrigens direkt ins File System des OS (außerhalb als) gespielt werden. Anrede: Die Anrede des Bewerbers (inkl. Titel). Gespräch: Ob der Bewerber ein Gespräch bekmmen sll. Termin: Termin für das Gespräch. Einstellen: Ob der Bewerber eingestellt werden sll. Thmas Mitterling, Fabian Mußnig Seite 16 vn 27

17 Termin: Einstellungstermin. Auf Evidenz: Ob der Kandidat auf Evidenz gesetzt werden sll Prgrammierung Flgende Java Methden werden in diesem Gesamt Przess (Aktuelle Versin) verwendet: Klasse Jbad: remveduplicatewhitespaces: Methde, um mehrfache Whitespaces aus Strings zu entfernen und durch ein Leerzeichen zu ersetzen, um diese besser vergleichbar zu machen. checkapprvement: Pstcnditin: Wenn eine neue Stellenausschreibung nicht genehmigt wird, muss ein Grund angegeben werden. checksubject: Pstcnditin: Wenn eine neue Stellenausschreibung erstellt wird, muss der Betreff für eingehende E Mails eindeutig sein, bzw. darf einem aktuellen Betreff nicht zu ähnlich sein. Das heißt, dppelte Whitespaces werden entfernt und danach wird unabhängig vn Grß und Kleinschreibung verglichen. Sllte es dann keine Übereinstimmung mit einem existierenden Betreff geben, s ist der Betreff erlaubt. seelater: Verschiebt den Przess in die Wiedervrlage. receive: Methde, welche eingehende E Mails behandelt. addmailfldertprcess: Fügt einem Przess einen Ordner für den Bewerber hinzu (Erstellt einen neuen Ordner, falls es im System nch keinen für diesen Bewerber gibt, ansnsten wird auf den bestehenden Ordner verlinkt). addmailsubfrm: Fügt einem Ausschreibungsprzess ein Entscheidungsfrmular für einen Bewerber hinzu. str Speichert E Mails im System. Thmas Mitterling, Fabian Mußnig Seite 17 vn 27

18 getlastactivityinstance: Gibt die letzte Aktivitätsinstanz einer bestimmten Przessinstanz zurück. ladchselist: Erzeugt die HTML Seite, welche benötigt wird, wenn man einen Bewerber einem anderen Przess hinzufügen will. Diese Seite erlaubt es, aus einer Vielzahl vn Ausschreibungsprzessen auszuwählen, bzw. meldet, dass es zurzeit keine Ausschreibungsprzesse gibt. mv Fügt einen Bewerber einem Ausschreibungsprzess hinzu. sendphase1mails: Taskfunktin: Versendet E Mails bezüglich Bewerbern, die ein Bewerbungsgespräch haben (Gespräch = Ja ) der nicht (Gespräch = Nein ). sendphase2mails: Taskfunktin: Versendet E Mails bezüglich der flgenden Arten vn Bewerbern: Bewerber, die eingestellt werden; Bewerber, die auf Evidenz gesetzt werden; Bewerber, die kmplett abgewiesen werden, aber einen Gesprächstermin hatten. getjbadtextfrmprperties: Lädt den Standardtext für die Standard antwrt aus dem Prperty File der Applikatin. getjbadmailtextfrmprperties: Lädt die Standardtexte für die verschiedenen E Mails, welche über die Taskfunktinen versendet werden können, aus dem Prperty File der Applikatin. startengagement: Startet einen Einstellungsprzess für alle Bewerber, die eingestellt werden sllen. Klasse EvidenceHandler: ninsert: nupdate: Wird ein Entscheidungs Subfrmular gespeichert und wurde Auf Evidenz setzen ausgewählt, wird autmatisch im Persnenfrmular unter Dkumente die Checkbx für Auf Evidenz setzen gesetzt. Wurde Auf Evidenz setzen jedch nicht ausgewählt und es gibt kein einziges Subfrmular, in dem diese Persn auf Evidenz ist, s wird im Persnenfrmular unter Dkumente die Checkbx für Auf Evidenz setzen deaktiviert. Klasse JbadWrklist: mdifytableline: Ersetzt den Link bei E Mails im DMS, s dass nicht das Dkument als slches angezeigt wird, sndern ein eigenes Fenster für die Darstellung der E Mail erscheint. Thmas Mitterling, Fabian Mußnig Seite 18 vn 27

19 2. Persnaleinstellung 2.1 Persnaleinstellung Über den Przess Persnaleinstellung können neue Persnen im Unternehmen eingestellt werden. Wesentliche Punkte: Starten der Persnaleinstellung und Eintragen der dafür erfrderlichen Daten durch den Manager vn Staff and Finance Vergeben der Rechte und Einbinden in die Lhnverrechnung Letzte Überprüfung durch den Manager, der den Przess gestartet hat Rllen: Abteilungsleiter der Persnalabteilung (manager in Staff and Finance) SekretärIn in der Persnalabteilung (secretary in Staff and Finance) Schritte: Manager in Staff and Finance: Start Persnnel Engagement Zuerst werden vm Persnalchef die erfrderlichen Daten zur Persn und die wichtigsten Infrmatinen zur Stelle eingegeben. Sllte dieser Przess vn einem Stellenausschreibungsprzess gestartet wrden sein, s werden diese Daten autmatisch ausgefüllt und müssen nur nch kntrlliert werden. Sbald dies erledigt ist, wird der Przess weitergeleitet. Secretary in Staff and Finance: Accunting In diesem Schritt wird die einzustellende Persn in der Lhnverrechnung eingetragen. Assignment Of Rights (Subprzess) Gleichzeitig werden die erfrderlichen Rechte vergeben, was in einem Subprzess geschieht. label_4:user: Last Check (Benutzer ist der Abteilungsleiter der Persnalabteilung) Zum Schluss bekmmt der Persnalchef den Przess nch ein letztes Mal zur Kntrlle. Thmas Mitterling, Fabian Mußnig Seite 19 vn 27

20 FORMULARE Persnaleinstellung Geschlecht: Geschlecht der einzustellenden Persn Staatsbürgerschaft: Staatsbürgerschaft der einzustellenden Persn Szialversicherungsnummer: Szialversicherungsnummer der einzustellenden Persn Felder: Titel: Titel der einzustellenden Persn Vrname: Vrname der einzustellenden Persn Nachname: Nachname der einzustellenden Persn E Mail Adresse: E Mail Adresse der einzustellenden Persn Telefnnummer: Telefnnummer der einzustellenden Persn Straße: Straße der einzustellenden Persn Pstleitzahl: Pstleitzahl der einzustellenden Persn Ort: Ort der einzustellenden Persn Funktin: Die Funktin der einzustellenden Persn im Unternehmen, als der Beruf Beginn des Arbeitsverhältnisses: Beginn des Arbeitsverhältnisses der einzustellenden Persn Ende des Arbeitsverhältnisses: Beginn des Arbeitsverhältnisses der einzustellenden Persn Arbeitsstunden pr Wche: Arbeitsstunden pr Wche der einzustellenden Persn Anmerkung: Besndere Anmerkungen Thmas Mitterling, Fabian Mußnig Seite 20 vn 27

21 Kmmentar (Lhnverrechnung): Besndere Kmmentare der Anmerkungen zur Lhnverrechnung Kmmentar (Rechtevergabe): Besndere Kmmentare der Anmerkungen zur Rechtevergabe Fertig: Gibt an, b die jeweilige Aufgabe erledigt wurde Die Felder Titel, Vrname, Nachname, E Mail Adresse, Telefnnummer, Straße, Pstleitzahl, Ort, Geschlecht, Staatsbürgerschaft, Szialversicherungsnummer, Funktin, Beginn des Arbeitsverhältnisses, Ende des Arbeitsverhältnisses, Arbeitsstunden pr Wche und Kmmentar werden entweder vm Manager der Persnalabteilung der, falls der Przess im Anhang an einen Stellenausschreibungsprzess gestartet wurde, vm System selbst ausgefüllt. Sind die Daten, welche vm System ausgefüllt wurden, nicht in Ordnung, können sie vm Manager geändert werden. Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses können über den Kalender Buttn ausgewählt werden. Es ist auch möglich, eine Uhrzeit anzugeben, jedch muss diese per Hand im Frmat hh:mm eingegeben werden. Sind diese Daten alle rdnungsgemäß eingegeben gewrden, wird das Frmular parallel an die Rechtevergabe, welche einen Subprzess darstellt, und Lhnverrechnung weitergeschickt. Sbald die jeweiligen Persnen ihre Aufgabe erledigt haben, müssen sie das Häkchen bei Fertig aktivieren und bei Bedarf im Kmmentar Feld eine Anmerkung dazuschreiben. Wurde die Checkbx Fertig nicht aktiviert, s kann der Przess nicht weitergeleitet werden, da der Zustand dieser Checkbx vr dem Weiterleiten vm System geprüft wird. Wurde dies vn beiden Persnen gemacht, s wird der Przess zum Manager der Persnalabteilung weitergeleitet. Nach einer letzten Überprüfung ist der Przess dann beendet. Thmas Mitterling, Fabian Mußnig Seite 21 vn 27

22 2.2. Rechtevergabe Mit dem Przess Rechtevergabe können die verschiedenen Rechte an eine Persn vergeben werden. Wesentliche Punkte: Starten des Przesses als eigenständigen Przess der autmatischer Start durch den Persnaleinstellungsprzess Eintragen der Daten, falls diese nicht vm Persnaleinstellungsprzess eingetragen wurden Vergeben der Rechte durch die dafür jeweils zuständige Persn Rllen: Mitarbeiter der Persnalabteilung Verantwrtlicher für eine Ressurce (Keine echte Rlle) Schritte: All in Staff and Finance: Fill In Dieser Przess kann auf zwei Arten gestartet werden, entweder als Subprzess der Persnaleinstellung der als eigenständiger Przess vn einer Persn aus der Persnalabteilung. Wird der Przess als Subprzess gestartet, s werden die bereits vrhandenen Daten in das Frmular kpiert, welches anschließend nch verändert werden kann. Wird der Przess als eigenständiger Przess gestartet, müssen alle Daten eingegeben werden. Anschließend werden die Rechte eingegeben, die diese Persn erhalten sll. Nne: Assign Rights (Der Bezeichner nne ist deshalb zu verwenden, da es für das Vergeben vn Rechten keine Rlle gibt. Die betrffenen Mitarbeiter werden zur Laufzeit ermittelt) Sind alle erwünschten Rechte hinzugefügt, wird der Przess an diejenigen Persnen weitergeleitet, die für die jeweiligen Rechte zuständig sind. Wurden alle Rechte eingetragen, s ist der Przess beendet. Thmas Mitterling, Fabian Mußnig Seite 22 vn 27

23 FORMULARE Rechtevergabe Felder: Vrname: Vrname der jeweiligen Persn Nachname: Nachname der jeweiligen Persn Titel: Titel der jeweiligen Persn Beginn des Arbeitsverhältnisses: Beginn des Arbeitsverhältnisses der jeweiligen Persn Ende des Arbeitsverhältnisses: Ende des Arbeitsverhältnisses der jeweiligen Persn Fertig: Checkbx welche angibt, b die Aufgabe erfüllt wurde Anmerkung: Diverse Anmerkungen Die Felder Vrname, Nachname, Titel, Beginn des Arbeitsverhältnisses und Ende des Arbeitsverhältnisses müssen ausgefüllt werden. Die Anmerkung ist ptinal. In der Tabelle am Ende des Frmulars können die verschiedenen Rechte über das Rechte Frmular (siehe nächstes Frmular) vergeben werden. Sind alle Rechte rdnungsgemäß eingetragen, geht der Przess weiter. Dabei wird jedes eingetragene Recht an die dafür zuständige Persn weitergeleitet und sbald alle Rechte eingetragen wurden, wird der Przess beendet. Thmas Mitterling, Fabian Mußnig Seite 23 vn 27

24 Rechte Felder: Liste vn Rechten: Eine Liste aller im System definierten Rechte. Liste vn Ressurcen: Eine Liste aller im System definierten Ressurcen. Anmerkung: Besndere Anmerkungen. Über die zwei Drpdwn Listen werden das Recht und die Ressurce ausgewählt. Eine Anmerkung ist ptinal. Dieses Frmular ist ein Subfrmular im Rechtevergabe Frmular und dient nur zur Vergabe vn Rechten. Rechte: Die Liste der Rechte entsteht anhand der Rechte in der Applikatinsklasse Persnalprzesse, welche im Administratinsbereich eingetragen werden können. Rechte werden unabhängig vn den dazugehörigen Ressurcen erstellt. Wird ein Recht auf eine Ressurce vergeben, s liegt es am Benutzer, eine sinnvlle Kmbinatin zu wählen. Thmas Mitterling, Fabian Mußnig Seite 24 vn 27

25 Ressurce Felder: Id: Eindeutige Id der Ressurce Name: Name der Ressurce: Verantwrtliche Persn: Persn welche für die jeweilige Ressurce verantwrtlich ist. Id und Name müssen ausgefüllt werden, wbei die Id eindeutig sein muss. Über die Drpdwn Liste wird die Persn ausgewählt, welche diese Ressurce verwaltet und unter anderem dafür zuständig ist, Rechte für die Ressurce zu vergeben. Dieses Frmular selbst ist kein Przessfrmular, sndern ein Frmular System. Thmas Mitterling, Fabian Mußnig Seite 25 vn 27

26 2.3. Gespeicherte Anfragen persnrights: Mit dieser gespeicherten Abfrage ist es möglich, eine Übersicht aller vergebenen Rechte zu bekmmen. Es erscheinen alle Persnen, denen Rechte vergeben wurden. Flgende Daten werden angezeigt: Nachname der Persn Vrname der Persn ID der Ressurce Name der Ressurce Recht auf die Ressurce Kmmentar ID des Ressurcen Verantwrtlichen Thmas Mitterling, Fabian Mußnig Seite 26 vn 27

27 2.4. Prgrammierung Flgende Java Methden werden in diesem Gesamt Przess verwendet: Klasse AssignmentOfRights: startassigmentofrights: Kpiert Daten vn der Persnaleinstellung in das Frmular für die Rechtevergabe. endassignmentofrights: Kpiert Daten vn der Rechtevergabe in die Persnaleinstellung. setrightagent: Setzt anhand der Ressurce den User im Par Fr, welcher für die Vergabe des Rechtes zuständig ist. Klasse ResurceListHandler: nshw: Befüllt die Drpdwn Liste im Ressurcen Frmular mit allen Benutzern im System und selektiert den richtigen User. Klasse RightListHandler: nshw: Befüllt die Drpdwn Listen im Rechte Frmular mit allen Benutzern im System und allen Rechten der Applikatin. Thmas Mitterling, Fabian Mußnig Seite 27 vn 27

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