Wenn die Ressourcen knapp werden Prozessoptimierung, Aufgabenorientierung und Eingruppierung AVR nutzen

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1 Wenn die Ressourcen knapp werden Prozessoptimierung, Aufgabenorientierung und Eingruppierung AVR nutzen Fachtagung Dienstleistungsmanagement am Hans-Werner Hinnenthal

2 Inhalte I. Unternehmensprofil II. Beraterprofil I. H.-W. Hinnenthal III. Grundlagen der AVR IV. Situationsbeschreibung in der Behindertenhilfe V. Maßnahmen und Methoden der Prozessoptimierung VI. Prozesslandkarte und Prozesshierarchie VII. Beschreibung möglicher Anpassungsbereiche I. Eingruppierung II. Aufgabenzuordnung III. Prozessoptimierung VIII.Entgeltfindung 2

3 Asculta - Spezialist in der Gesundheits- und Sozialbranche Wir beraten alle Verbände und Unternehmen der Sozial- und Gesundheitswirtschaft in allen Teilbranchen, insbesondere: Krankenhäuser und Reha-Einrichtungen Altenhilfe und ambulante Pflegedienste Behindertenhilfe Jugendhilfe Beratungsdienste Integrationshilfe Berufliche Rehabilitation Berufliche Bildung Suchthilfe Kirchen Öffentliche Verwaltungen 3

4 Asculta - Leistungsangebot Strategisches Management Marketing Organisationsgestaltung und -entwicklung Steuerung & Controlling Personalmanagement Kooperationen & Fusionen Führung & Wertemanagement Sanierung & Restrukturierung 4

5 Asculta - multiprofessionell Unser Netzwerk umfasst ca. 40 Berater-/innen mit hoher Branchenerfahrung, exzellenten Fachkenntnissen und erfolgreicher Beratungsexpertise. Um Sie umfassend begleiten zu können, haben wir verschiedene Kompetenzen gebündelt. So bieten wir Ihnen in allen Beratungssegmenten die jeweils zielführenden Lösungen an und unterstützen Sie auf Wunsch bei der Umsetzung. Das entstandene Netzwerk aus Asculta und den strategischen Partnern gehört zu einem der leistungsstärksten in der Sozial- und Gesundheitswirtschaft. 5

6 Standorte Asculta und Partnerunternehmen 6

7 Beraterprofil Hans-Werner Hinnenthal Funktion und Qualifikation Seit 2012 Senior Berater der Asculta Unternehmensberatung Branchenschwerpunkte: Gesundheits- und Sozialwirtschaft Freier Berater der Asculta Unternehmensberatung Branchenschwerpunkte: Gesundheits- und Sozialwirtschaft Studium Diakonie Management an der Kirchlichen Hochschule Bethel/Wuppertal, Abschl. Master of Art (M.A.) DiakonieManagement Studium Pflegemanagement an der Kath. FH Norddeutschland, Abschl. Dipl. Pflegewirt Ausbildung zum staatl. anerkannten Altenpfleger Ausbildung zum Bürokaufmann Ausbildung zum Elektroinstallateur Zusätzliche Qualifizierungen Ausbildung zum systemischen Organisationsberater o Prof. Dr. König und Dr. Gerda Volmer, Wissenschaftliches Institut für Beratung und Kommunikation WIBK, Paderborn Diakonikum o Theolog.-diakonische Zusatzqualifikation Ev.JoWerk / VbS / Diakonenanstalt Nazareth Autorisierter Fachberater im ESF-Programm unternehmenswert:mensch 7

8 Beraterprofil Hans-Werner Hinnenthal Beratungsprojekte (beispielhaft) Gewinnung von Führungskräften verschiedener Fachrichtung und Ebenen, Stellenbesetzungsverfahren, Trennungsprozesse Personalmanagement mit Schwerpunkt Diversitymanagement, Demografieberatung, Nachwuchs- und Nachfolgeplanung, Employer Branding Organisations- und Kommunikationsanalyse in einem Krankenhaus für Psychosomatik und Psychotherapie sowie einer Suchtklinik Leitbildentwicklungen Systemische Organisations- und Strategieberatungsprojekte in diversen Sozialunternehmen der Diakonie, Caritas und des DRK sowie in Kirchenkreisen Altenhilfe Behindertenhilfe Kinder- und Jugendhilfe Kliniken Beratungsdienste Implementierung von Managementinstrumenten variable Vergütungssysteme für Leitungskräfte in einem Sozialunternehmen Mitarbeitergespräche Potentialanalysen Leistungs- und Verhaltensbeurteilung, Vorgesetztenbeurteilung Interimsmanagement Geschäftsführung/Einrichtungsleitung Prozess- und Strukturanalysen in Einrichtungen der Behindertenhilfe mit diversifizierten stationären und ambulanten Angeboten 8

9 Kurzer Exkurs in die AVR - Der 12 oder die Herausforderung, die richtige Eingruppierung zu finden Die Mitarbeitenden sind nach den Merkmalen der übertragenen Tätigkeiten eingruppiert. Die Eingruppierung erfolgt in einer der Entgeltgruppen 1 bis 13. Die Tätigkeiten müssen ausdrücklich übertragen sein: o o o im Rahmen von Aufgaben- oder Stellenbeschreibungen Per Dienstvertrag Billigend zur Kenntnis genommen Die Tätigkeiten müssen unverzichtbarer Bestandteil des Arbeitsauftrages sein: Gepräge der Tätigkeit. Nicht die berufliche Ausbildung oder Qualifikation, sondern allein die übertragene Tätigkeit des Mitarbeitenden ist für die Eingruppierung maßgebend. Es erfolgt immer ein direkter Bezug zum Eingruppierungskatalog. 9

10 Kurzer Exkurs in die AVR - Der 12 oder die Herausforderung, die richtige Eingruppierung zu finden Für die Tätigkeit selbst ist i.d.r. eine bestimmte Qualifikation notwendig. Die Kenntnisse und Fertigkeiten können aber auch anders erworben sein! Nicht die tatsächliche Qualifikation ist entscheidend, sondern die erforderliche! Stellen- oder Aufgabenbeschreibungen kommen eine hohe Bedeutung zu Die Eingruppierung richtet sich nach den Obersätzen der Entgeltgruppe, die für die Tätigkeitsbereiche in den Untersätzen näher beschrieben werden. Den Sätzen sind Richtbeispiele zugeordnet, die typische Berufsgruppen in dieser Eingruppierung benennen. Die Formulierungen in den Ober- und Untersätzen beinhalten verschiedene mehr- oder weniger unklare Rechtsbegriffe, die in den Anmerkungen zur Anlage 1 näher beschrieben sind, z.b. zu o o o o o einfache und einfachste Aufgaben, verantwortlich oder eigenständig wahrzunehmende Aufgaben, Leitung und Leitungsaufgaben, Koordination, schwierige und komplexe Aufgaben, o usw. 10

11 Eingruppierungskatalog - mögliche Eingruppierungen in der Behindertenhilfe Entgeltgruppe 4 A MA mit Tätigkeiten, die Fertigkeiten und Kenntnisse voraussetzen. MA mit Tätigkeiten unter fachlicher Anleitung (Anm. 4) in den Tätigkeitsbereichen: 1. Pflege/ Betreuung/ Erziehung 2. Hauswirtschaft/ Handwerk/ Technik 3. Verwaltung mit verschiedenen oder umfangreichen Tätigkeiten Richtbeispiele: Altenpflegehelferin, Krankenpflegehelferin, Heilerziehungshelferin, Hausmeisterei oder technischer Dienst, Beiköchin, Buchhaltung, Patientenverwaltung, Einkauf 11

12 Eingruppierungskatalog - mögliche Eingruppierungen in der Behindertenhilfe Entgeltgruppe 4 A Anm. 4 Tätigkeiten unter fachlicher Anleitung setzen Fertigkeiten und Kenntnisse voraus, die i. d. R. durch eine einjährige Ausbildung, aber auch anderweitig erworben werden können. Fachliche Anleitung bedeutet eine enge Anbindung an fachlich höher qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. 12

13 Eingruppierungskatalog - mögliche Eingruppierungen in der Behindertenhilfe Entgeltgruppe 5 A MA mit Tätigkeiten, die spezielle Fertigkeiten und erweiterte Kenntnisse voraussetzen. MA mit komplexen Aufgaben (Anm. 15) unter fachlicher Anleitung (Anm. 4) mit Unterschiedlichen Anforderungen in den Tätigkeitsbereichen: 1. Pflege/ Betreuung/ Erziehung bei der Durchführung aktivierender oder tagesstrukturierender Aufgaben 2. Nichtärztlicher medizinischer Dienst 3. Hauswirtschaft/ Handwerk/ Technik (bei Hausmeistern ohne fachliche Anleitung) 4. Verwaltung mit Sekretariatsaufgaben in Pflege- und Betreuungseinheiten Richtbeispiele: Stationsassistentin, Unterstützungskraft in KiTa, Altenpflegehelferin/Heilerziehungshelferin mit speziellen Aufgaben, Hausmeisterin 13

14 Eingruppierungskatalog - mögliche Eingruppierungen in der Behindertenhilfe Entgeltgruppe 5 A Anm. 4 Tätigkeiten unter fachlicher Anleitung setzen Fertigkeiten und Kenntnisse voraus, die i. d. R. durch eine einjährige Ausbildung, aber auch anderweitig erworben werden können. Fachliche Anleitung bedeutet eine enge Anbindung an fachlich höher qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Anm. 15 Komplexe Aufgaben beinhalten vielschichtige und verschiedene Tätigkeiten, in denen Wissen und Fähigkeiten aus unterschiedlichen Bereichen miteinander verknüpft werden müssen. 14

15 Eingruppierungskatalog - mögliche Eingruppierungen in der Behindertenhilfe Entgeltgruppe 7 A MA mit Tätigkeiten die Fachwissen und entsprechende Fähigkeiten voraussetzen. 1. MA mit eigenständiger Wahrnehmung von Aufgaben (Anm. 6) in den Tätigkeitsbereichen: a) Pflege/ Betreuung/ Erziehung b) Handwerklicher Erziehungsdienst c) Nichtärztlicher medizinischer Dienst 2. eigenständige Wahrnehmung (Anm. 5) von komplexen (Anm. 15) Aufgaben in den in den Tätigkeitsbereichen: a) Hauswirtschaft/ Handwerk/ Technik b) Verwaltung c) Nichtärztlicher Medizinischer Dienst Richtbeispiele: Alten-, Gesundheits-, Krankenpflegerin, Erzieherin, Heilerziehungspflegerin, Gruppenleiterin in einer Werkstatt für behinderte Menschen, MTR, Physiotherapeutin, Ergotherapeutin, Arbeitserzieherin, Finanzbuchhalterin, Personalsachbearbeiterin, MTA 15

16 Eingruppierungskatalog - mögliche Eingruppierungen in der Behindertenhilfe Entgeltgruppe 7 A Anm. 5: Die eigenständig wahrgenommenen Aufgaben der Entgeltgruppe 6 und der Entgeltgruppe 7 Teil A Nr. 2 setzen mindestens erweiterte und vertiefte Kenntnisse und entsprechende Fähigkeiten voraus, die i. d. R. durch eine mindestens zweieinhalbjährige Berufsausbildung, aber auch anderweitig erworben werden können. Eigenständig wahrgenommen bedeutet, dass für die Erledigung der übertragenen Aufgaben Entscheidungen über Mittel und Wege zur Erreichung von Arbeitsergebnissen selbst getroffen werden. Die Aufgaben beinhalten Tätigkeiten, die in verschiedenen Arbeitssituationen in unterschiedlichem Maße anfallen und wechselnde Anforderungen stellen. Anm. 6: Die eigenständig wahrgenommenen Aufgaben der Entgeltgruppe 7 und 8 setzen Fachwissen und entsprechende Fähigkeiten voraus, die i. d. R. durch eine dreijährige Fachschulausbildung, aber auch anderweitig erworben werden können. Eigenständig wahrgenommen bedeutet, dass für die Erledigung der übertragenen Aufgaben Entscheidungen über Mittel und Wege zur Erreichung von Arbeitsergebnissen selbst getroffen werden. Die Aufgaben, die im Klientenbezug weitergehende emotionale und soziale Kompetenz erfordern, beinhalten Tätigkeiten, die in verschiedenen Arbeitssituationen in unterschiedlichem Maße anfallen und wechselnde Anforderungen stellen. Anm. 15: Komplexe Aufgaben beinhalten vielschichtige und verschiedene Tätigkeiten, in denen Wissen und Fähigkeiten aus unterschiedlichen Bereichen miteinander verknüpft werden müssen. 16

17 Zusammengefasst Funktionen in der Behindertenhilfe Entgeltgruppe Anmerkungen Hauswirtschaft, Hol- und Bringdienst 2 Sehr einfache Tätigkeiten, keine Ausbildung Hauswirtschaft, Präsenzkraft 3 sehr einfache Tätigkeiten in der Hauswirtschaft und zusätzlich einfache Tätigkeiten in der Grundpflege oder Betreuung Altenpflegehelferin, Krankenpflegehelferin, Heilerziehungshelferin 4 Tätigkeiten unter fachlicher Anleitung Heilerziehungshelferin mit speziellen Aufgaben, 5 bei der Durchführung aktivierender oder tagestrukturierender Aufgaben; Alten-, Gesundheits- und Krankenpflegerin, Erzieherin, Heilerziehungspflegerin, Gruppenleiterin in einer Werkstatt für behinderte Menschen Erzieherin, Heilerziehungspflegerin mit speziellen Aufgaben und entsprechenden Kenntnissen Stationsleiterin, Wohnbereichsleiterin 7 eigenständige Wahrnehmung der Aufgaben 8 eigenständige Wahrnehmung von schwierigen Aufgaben 8 eigenständige Wahrnehmung von Aufgaben und Leitungsaufgaben 17

18 Zusammengefasst Funktionen in der Behindertenhilfe Leitung eines großen Wohnbereiches oder einer kleinen Einrichtung oder eines kleineren Dienstes oder eines mittelgroßen Pflegebereiches einer stationären Einrichtung Sozialpädagogin/Sozialarbeiterin, Heilpädagogin Sozialpädagogin/Sozialarbeiterin mit fachlich schwierigen Aufgaben, Heilpädagogin mit fachlich schwierigen Aufgaben Leitende Sozialpädagogin/Sozialarbeiterin mit nachgeordneten Sozialpädagoginnen/ Sozialarbeiterinnen Leitung einer großen Einrichtung oder eines großen Dienstes oder mehrerer sehr großer Wohnbereiche Entgeltgruppe Anmerkungen 9 Eigenständig und schwierig oder komplex mit Leitung 9 verantwortlich wahrzunehmende Aufgaben 10 fachlich schwierige Aufgaben 10 verantwortlich wahrzunehmende Aufgaben und Leitungsaufgaben oder Leitung Psychologen 12 schwierige und komplexe verantwortlich wahrzunehmende Aufgaben und Leitungsaufgaben, die in der Regel ein wissenschaftliches Hochschulstudium voraussetzen 11 Psychologen 12 verantwortlich wahrzunehmende Aufgaben, die ein wissenschaftliches Hochschulstudium zwingend voraussetzen 18

19 Die für die Tätigkeit i.d.r. erforderliche Qualifikation ( 12 Abs. 3 AVR), durch Ausbildung oder anderweitig erworben EG 8 EG 9-11 EG EG 1-3 EG 4-5 EG Universität Fachhochschule 3jährige Ausbildung Mind. 2,5jährige Ausbildung Mind. 1jährige Ausbildung Ohne Ausbildung

20 Geprägemerkmale oder besser: unbestimmte Rechtsbegriffe aus dem EGK (Anlage 1 AVR) Einfachste Tätigkeiten, Anm. 1 EG 1 Sehr einfache Tätigkeiten, Anm. 2 EG 2 Einfache Tätigkeiten, Anm. 3 EG 3, 4 Gepräge der Stelle, Anm. 1-4 Tätigkeiten unter fachlicher Anleitung, Anm. 4 EG 4, 5 20

21 Geprägemerkmale oder besser: unbestimmte Rechtsbegriffe aus dem EGK (Anlage 1 AVR) klein, mittelgroß, groß; trägerspezifisch und arbeitsfeldbezogen; Anm. 16 Verantwortlich wahrgenommene Aufgaben; Anm. 7-9 EG 8-13; Gepräge der Stelle Anm Komplexe Aufgaben; Anm. 15 EG 5,7,9,11,12,13; Eigenständig wahrgenommene Aufgaben; Anm. 5,6; EG 6-9; 21

22 Fazit Die Entscheidung über die richtige Eingruppierung wird in der Einrichtung durch die Leitung getroffen, indem die Aufbauorganisation und Prozesse so gestaltet werden, dass das Gepräge der jeweiligen Stelle an die gewollte Vergütung angepasst wird. Die Mitarbeitenden müssen konsequent die Aufgaben erfüllen, die ihnen übertragen wurden und die Ihrer Funktion und Qualifikation entsprechen. Wenn alle das Gleiche machen, müssen auch alle gleich bezahlt werden, unabhängig von der Qualifikation. 22

23 Dabei sind die Schnittmengen unübersehbar EG 3 Helfer (ohne Ausb.) Schnittmenge EG 4 HEH (1j.Ausb.) 23

24 Dabei sind die Schnittmengen unübersehbar EG 7 HEP (3 J. Ausb.) Schnittmenge EG 9 Diplom-Sozial- Pädagogin (FH) 24

25 Mögliche Funktionen in der Behindertenhilfe Funktion Entgeltgruppe Bereichsleitung oder Fachabteilungsleitung 13 Stellvertretende BL 11 od. 12? Psychologen 12 Wohnverbundleitung 10 od. 11? Soz. Päd. Fachdienste 9 od. 10? Einrichtungsleitung 10 od. 11? Teamleitung 8 od. 9? Qual. Fachkraft (Erzieher, Heilerziehungspfleger, Altenpfleger, Gesundheits- und Krankenpflegerin, Heilpädagoge, Sozialpädagoge im Gruppendienst Heilerziehungshelfer (1-jährige Ausbildung mit staatl. Abschluss) 4 od. 5? 7 Hilfskräfte (keine fachspezifische Qualifikation) 3 Hauswirtschaftliche Kräfte (keine fachspezifische Qualifikation) 2 od. 3? 25

26 Verlassen wir zunächst die AVR und schauen auf das Arbeitsfeld Behindertenhilfe 26

27 Die Realität in der Behindertenhilfe Die Bedarfe steigen, fraglich ist die Zukunftsfähigkeit der Angebote Die Anzahl der Menschen mit Behinderungen steigt bis ca. 2015/2025 Höhere Lebenserwartung der Menschen mit Behinderungen Steigender Anteil erworbener Behinderungen (medizinische Entwicklung) Zunahme von psychischen/seelischen Behinderungen Die Finanzierung der Eingliederungshilfe wird zunehmend unter Kostengesichtspunkten betrachtet und gesteuert Die Kostenträger forcieren ambulante Behandlung Einschränkung en in Budgetverhandlungen erhöhen den Druck auf die Leistungserbringer Eine stärkere Einbeziehung in den Arbeitsmarkt wird durch die Politik gefordert. Der Bedarf an Fachkräften steigt bei sinkendem Interesse an soz. Berufen 27

28 Weitere mögliche Entwicklungen Unklare Entwicklungsperspektiven auf Grund der ungeklärten Situation auf Seiten der KT (Kommune, Land, Bund) Unterscheidung Stationär und Ambulant könnte in den nächsten Jahren fallen. Es könnte in Richtung Fallfinanzierung gehen. Umstellung des Brutto-Nettoprinzip = ein Pflegesatz gestaffelt für eine definierte Klientel (Brutto = weitergehende Versorgungsleistungen aus dem Topf der Sozialversicherungen; Netto = Trennung der Kosten von Lebensunterhalt und Maßnahmen in Einrichtungen) Gestaltung d. zunehmenden Pflegebedarfes durch alterndes Klientel Entgelt-Dispositionsmöglichkeiten werden deutlich abnehmen Zukünftig könnte es sein, dass der Klient/Betreuer das Geld erhält um mit dem Anbieter das Leistungspaket zu vereinbaren Entwicklung in der Altenhilfe Kostendruck wird an Träger gegeben Die Zahl der Schulabgänger und die Zahl der Ausbildungsplatzbewerber wird von 2005 bis 2020 um ca. 30 % zurückgehen, bei gleich bleibendem Image Negatives berufliches Image bei Berufseinsteigern Zunehmender Fachkräftemangel 28

29 Die Führung entscheidet, gezielt oder zufällig Der Schlüssel liegt nicht nur in der eindeutigen Übertragung und Zuordnung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten, er liegt vor allem oder zunächst in der Optimierung der Prozesse!! 29

30 Prozesse aus Klientensicht betrachten Zitat: Die Behindertenhilfe muss grundlegend umstrukturiert werden, wenn sie den fachlichen Anforderungen des so genannten,paradigmenwechsels von der Versorgung zur Unterstützung, vom pauschalen Leistungsangebot zum individuell hilfreichen Arrangement Rechnung tragen will. Sie muss sich von einem Denken in Plätzen, Leistungstypen und Hilfebedarfsgruppen verabschieden und sich konsequent an den Personen, für die und mit denen sie Leistungen erbringt, orientieren. Konkret bedeutet das, dass die Hilfen für Menschen mit Behinderungen sowohl im Bereich der personenzentrierten Planung und Finanzierung als auch auf der Ebene der örtlichen Angebotsplanung weiterentwickelt werden müssen. Schädler, Johannes; Weinbach, Hanna; Aselmeier, Laurenz (Hg.): Personenzentrierte Planung Personenzentrierte Finanzierung. Neue Wege zu hilfreichen Arrangements für Menschen mit geistiger Behinderung.Dokumentation der 3. Europäischen Konferenz zur Qualitätsentwicklung in der Behindertenhilfe an der Universität Siegen am 15./16. März Siegen,

31 Prozesse aus Klientensicht betrachten z.b. am Modell der Faktoren der Lebensqualität (Schalock, Verdugo 2007) 1. Unabhängigkeit Persönliche Entfaltung Selbstbestimmung 2. Soziale Partizipation (GesellschaftlicheTeilhabe) Interpersonelle Beziehungen Soziale Inklusion Rechte 3. Wohlbefinden Emotionales Wohlbefinden Körperliches Wohlbefinden Materielles Wohlbefinden Aus der Teilhabediskussion bestens bekannt. 31

32 Eingebunden in ein Qualitätsmanagementsystem, z.b. EQUASS (European Qualitiy in Social Services) Europäisches Qualitätssystem für den Sozialsektor, welches auch der Brüsseler Kreis empfiehlt. EQUASS basiert auf neun Qualitätsprinzipien: Führung Rechte Ethik Partnerschaft Mitbestimmung Leistungsnehmerorientierung Ganzheitlichkeit Ergebnisorientierung Kontinuierliche Verbesserung 32

33 Gleichzeitig gilt es, verschiedene Schnittstellen zu gestalten und einzubeziehen Fachkräfte Helfer Hilfskräfte Übergreifende Dienste (nicht bereichsgebundene Funktionen) Ärzte Psychologe Therapeuten diverser Fachrichtungen Förderbereich WfbM Ausbildungsstätte QM VW HT Küche Hauswirtschaft 33

34 Ziele der Prozessoptimierung Aus Sicht der Leistungsempfänger Aus Sicht des Leistungsanbieters Stärkung der Sozialen Inklusion, Selbstbestimmung und Persönliche Entwicklung Trennung von o Wohnen o Arbeit / Tagesbeschäftigung o Freizeit Ein bedarfsorientiertes Bezugs- und Unterstützungssystem Die Personalressourcen werden so organisiert, dass ein größtmöglicher Zeitanteil bei den Nutzerinnen und Nutzern ankommt Ein bereichsübergreifendes System sichert über 7 Tage den optimalen Ressourceneinsatz Klientenbezogene Dienste sind planbare Ressourcen der Wohnverbünde / - bereiche Teamleitungen sehen sich als Führungskräfte, die loyal die Zielsetzungen des Unternehmens und fachlich die Interessen und Bedarfe der Klienten verfolgen und sich für eine optimale Leistungsfähigkeit u. - bereitschaft engagieren Die Personalressourcen werden so organisiert, dass eine größtmögliche Effektivität sicher gestellt ist bei möglichst geringen Personalkosten 34

35 Daraus ergibt sich eine Prozesslandkarte Inhalte der Untersuchung Ablauf der Untersuchung Ist-Erhebung Schwachstellenanalyse Soll-Konzeption/ Dimensionierung Implementierungsplanung Aufgabenstruktur Aufgaben- und Organisationsanalyse Prüfraster Aufgabenkritik Aufgabenstruktur- Optimierung Struktur- und Führungsorganisation Aufgaben- und Organisationsanalyse Organisationsstruktur- Optimierung Ablauf- und Prozessorganisation Prozesslandkarte Prozessanpassung Prozess- Optimierung Erhöhung der Effektivität und Effizienz der Prozesse im Arbeitsfeld 35

36 Prozesshierarchien Prozesswertigkeit Prozesshierarchie Kernprozesse Bewohner assistenz Hauptprozesse Prozesse Unterstützungsprozesse Marketing, Personal, Verwaltung... Teilprozesse Managementprozesse Geschäftsleitung, WVL, TL Workflows Erhöhung des Verständnisses für die Aufgaben der Organisation 36

37 Beschreibung möglicher Entwicklungsthemen und der daraus abgeleiteten Veränderungsprozesse - Praxisbeispiel Relevante Schlüsselprozesse im Überblick wichtig/dringend 1. Entscheidungs- und Beteiligungsprozesse + / + 2. Umzugsmanagement Nutzer/in / 3. Aufnahmemanagement / 4. Wäscheversorgung / 5. Angehörigenarbeit / 6. Behandlungspflege (SGB V) / 7. Dienstplanung / 8. Gewährleistung von Teilhabe / 9. Vertretungsregelungen bei Krankheit / 10. Personaleinsatzplanung im Tagesgeschäft / 11. Bewohnerdokumentation / 12. Fachliche Kontrolle / Fachaufsicht + /+ 13. Maßnahmenmanagement + / Hygiene in den WB / 15. Mobilität / 16. Casemanagement (Zielklärung und Konzeptentwicklung) + / Tagesstrukturplanung und -gestaltung / 37

38 Grundlage ist eine konkrete Analyse in verschiedenen Handlungsfeldern - Praxisbeispiel Prozessoptimierung findet insbesondere in folgenden Handlungsfeldern statt: Führung und Leitung Analyse der Ist-Situation Arbeitszeit, Personaleinsatz Organisation Identifikation von Anpassungsbedarfen und Optimierungspotentialen Maßnahmenplanung Umsetzung Evaluation Einzelprozesse 38

39 Die Analyseverfahren Interviews mit Klienten Planungsgespräche und Dokumentationen Mitarbeiterbefragungen Teamgespräche Teilnehmende Beobachtung Zeit-Leistungsanalysen 39

40 Beispiel Zeit-Leistungsanalyse Die Erfassungstechnik Datenerfassung Mitarbeiter werden mit kleinen Computern (PDA) ausgestattet. Jede Leistung (Art, Dauer, Bezug) wird dokumentiert Die gewonnenen Daten werden in eine Datenbank übertragen. Zur Erfassung werden moderne Geräte eingesetzt: Datenbasis Insgesamt konnten über 75 unterschiedliche Leistungen erfasst werden. Die Leistungen sind in sechs Kategorien zu unterteilen: Pflege Behandlungspflege Organisation Hauswirtschaft Betreuung Wegezeit Neben den Einzelleistungen wurden einige Tätigkeiten zu Leistungspaketen zusammengefasst. Besonderer Fokus wurde auf die Bereiche Betreuung und Wegezeiten gelegt. 40

41 Durch die definierten Leistungen wird der Versorgungs- und Betreuungsprozess sowie die unterstützenden Tätigkeiten darstellbar Pflege Ganzkörperwäsche Teilkörperwäsche Duschen/Baden An-/Entkleiden Hilfestellung beim Gehen Hilfe zum Aufstehen/zu Bett gehen Mahlzeiten mundgerecht vorbereiten Mahlzeiten anreichen Behandlungspflege Tabletten stellen Tropfen stellen Medikamentengabe Blutzucker messen Subcutane Injektion Wundversorgung Subcutane Infusion Betreuung Bewohner anleiten Bewohner extern begleiten Zeitungsrunde Singkreis Bewohnergespräch Bastelrunde Facharztgruppe Bewohner ins Bett bringen Pflege + Betreuung Hauswirtschaft Haustechnik Organisation Wegezeiten Müll entsorgen Betten reinigen Betten beziehen Zimmer reinigen Wäsche verteilen Tische ein-/abdecken Spülmaschine ein- /ausräumen Reparaturen durchführen Birnen auswechseln Namensschilder anbringen Hilfebedarfsplanung Dienstplanung Übergabe Pause Eigener Toilettengang Dokumentation Bestellung IBIS Leistungserfassung leere Wegezeiten ohne Bewohner 41

42 Übersicht der Anteile nach erbrachten Leistungen insgesamt (=alle Wohnbereich) verteilt auf die Wochentage - Praxisbeispiel % 100,00 Max. 40% der Zeit wird direkt am Bewohner erbracht 90,00 80,00 70,00 60,00 50,00 40,00 30,00 20,00 10,00 0,00 Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Samstag Sonntag Pflege Behandlung Betreuung Externe Begleitung Organisation Hauswirtschaft Wege Pause 42

43 Korrelation DP Soll - Praxisbeispiel Eigentlich ist immer nur einer da. 43

44 Korrelation DP Soll - Praxisbeispiel Abwesenheit Bewohner Eigentlich zwei anwesend 44

45 Wochenübersicht Tätigkeiten Behandlungspflege Praxisbeispiel Haus x! Haus y 45

46 Einzelleistungen der Hauswirtschaft Praxisbeispiel Haus x Haus y? Ca 30 min! Anmerkungen der Teilnehmer: In der Gruppe sind um 9.00 Uhr bis zu 1,5 Mitarbeiter mit Reinigungsarbeiten beschäftigt (Wäschesortieren + Reinigungsarbeiten=75 Minuten). Es ist parallel quasi keine Zeit mehr für Tätigkeiten mit den Bewohnern über. Trotz einer Reinigungskraft (Extern) werden alleine 32 Minuten für Nachsorge der Bäder usw. benötigt Für die Wäscheverteilung alleine werden wichtige Ressourcen verbraucht. Die Aufteilung der Wäsche findet in den Nachtstunden statt, die Verteilung über Tag. Täglich werden bis zu 70 Minuten im Durchschnitt für die Wäsche benötigt. 46

47 Konsequenzen für die Arbeitsorganisation Basis ist die Betreuungs- und Hilfeplanung Aufgaben Hilfskraft Helferin Fachkraft Teamleitung Betreuungsplanung Bezugsbetreuung Alltagsbegleitung Übertragene Einzelaufgaben Sicherstellung der hausw. Versorgung Körperpflege Begleitung beim Einkaufen Einfachste Unterstützung, Zuarbeit Anleitung bei der Essenszubereitung Grundpflegerische Unterstützung Durchführung Koordination Qualitätssicherung Wochenplan Vorbehaltstätigkeiten, Koordination, Qualitätsmanagement, Sicherstellung der individuellen Assistenz Gesamtorganisation Ressourceneinsatz Casemanagement Gesamtorganisation Ressourceneinsatz Casemanagement 47

48 Möglicherweise Veränderungen in der Gesamt-Organisation Bisher: HW, FD, Psych. Team A Fachkraft Team B Helfer Team C Helfer Team D Helfer Die Fachkräfte und die Helferinnen machen im Prinzip das Gleiche, bei Bedarf wird die Fachkraft hinzugezogen. Zukünftig: Team A Team B Team C Team D MA-Team aus Fachkräften, Ergänzungskräften, FD, Ein multiprofessionelles Team sichert die Lebensqualität und das Wohlbefinden der Klienten und die Organisation der erforderlichen Abläufe. 48

49 Das könnte bedeuten Die Fallverantwortung und die Prozesssteuerung bleibt Aufgabe der Leitung bzw. der Fachkräfte Die Assistenzleistungen werden auf mehrere Professionen mit unterschiedlichen Qualifikationen aufgeteilt. Die Eigenverantwortung und Selbstbestimmung der Klienten spiegelt sich in einem professionellen Dienstleistungsverständnis wider, das es gleichzeitig ermöglicht, sehr differenziert die jeweiligen Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf Mitarbeitergruppen zu übertragen und entsprechende Vergütungsrahmen zu definieren. Den Stellenbeschreibungen kommt eine besondere Bedeutung zu zur Definition der ausdrücklich übertragenen Aufgaben und des Gepräges der Stelle. Gleichzeitig müssen die Dienstleistungsprozesse so gestaltet und gesteuert werden, dass die Betreuungsqualität gesichert und die Personalressourcen optimal eingesetzt werden. 49

50 Die Zusammenhänge sind offensichtlich Prozess optimierung Aufgabenübertragung Gepräge der Stelle Entgelt gruppe 50

51 Anhang 51

52 Zum unbestimmten Rechtsbegriff Gepräge Gepräge bedeutet, dass die entsprechende Tätigkeit unverzichtbarer Bestandteil des Arbeitsauftrages ist. ( 12 Abs. 2 Satz 2) Erläuterungen zum Rundschreiben der Geschäftsstelle der ARK DW EKD vom : Maßgebend für die Eingruppierung sind somit die Tätigkeitsmerkmale, die Hauptbestandteil der auszuübenden Tätigkeit sind. Tätigkeitsmerkmale, die gelegentlich ausgeübt werden oder die zu der Haupttätigkeit in geringem Umfange hinzukommen, bleiben außer Betracht. BAG zum Begriff Gepräge : Wenn die Tarifvertragsparteien im Tarifvertrag aber näher festlegen, was sie unter dem Begriff des Gepräges im tariflichen Sinne verstehen, sind die Gerichte bei der Auslegung des Tarifvertrages und auch bei Eingruppierungs-streitigkeiten an diese Begriffsbestimmung gebunden. Sofern die Begriffsbestimmung nachvollziehbare Kriterien für den Begriffe des Gepräges im tariflichen Sinne gibt, ist dieser Begriff damit auch justiziabel. (BAG 4 AZR 435/79) 52

53 Eingruppierungskatalog - mögliche Eingruppierungen in der Behindertenhilfe Entgeltgruppe 2 MA mit Tätigkeiten, die nach einer fachlichen Einarbeitung ausgeführt werden können. MA mit sehr einfachen Tätigkeiten (Anm. 2) in den Tätigkeitsbereichen 1. Hauswirtschaft/ Handwerk/ Technik 2. Hol- und Bringdienst 3. Verwaltung Richtbeispiele: Reinigungskraft in Wohn-, Betreuungs- und Behandlungsräumen, Stationshilfe, MA in der Vervielfältigung und in der Poststelle Anmerkung 2: Sehr einfache Tätigkeiten setzen eine fachliche Einarbeitung jedoch keine Berufsausbildung voraus. In der Einarbeitung wird das für die Tätigkeit erforderliche Wissen (z.b. Umgang mit arbeitsspezifischen Hilfsmitteln oder mit Klienten, Organisatorischen Zusammenhängen, Regelungen und Arbeitsabläufen) erworben. 53

54 Eingruppierungskatalog - mögliche Eingruppierungen in der Behindertenhilfe Entgeltgruppe 3 MA mit Tätigkeiten, die Fertigkeiten und einfache Kenntnisse voraussetzen. 1. MA mit einfachen Tätigkeiten (Anm. 3) in den Tätigkeitsbereichen: 1. Pflege/Betreuung/ Erziehung 2. Hauswirtschaft/Handwerk/Technik 3. Verwaltung 2. MA mit sehr einfachen Tätigkeiten (Anm. 2) in der Hauswirtschaft und zusätzlich einfachen Tätigkeiten (Anm. 3) in der Grundpflege und Betreuung. Richtbeispiele: Hauswirtschaftskraft, Präsenzkraft, Empfang, Registratur, Telefonzentrale 54

55 Eingruppierungskatalog - mögliche Eingruppierungen in der Behindertenhilfe Entgeltgruppe 8 A MA mit Tätigkeiten, die vertieftes oder erweitertes Fachwissen und entsprechende Fähigkeiten voraussetzen. 1. MA mit eigenständiger Wahrnehmung (Anm. 6) von schwierigen Aufgaben (Anm. 14) in den Tätigkeitsbereichen: a) Pflege/ Betreuung/ Erziehung b) Nichtärztlicher medizinischer Dienst 2. MA mit verantwortlich wahrzunehmenden Aufgaben (Anm. 7) in den Tätigkeitsbereichen: a) Verwaltung b) Lehre/ Bildung/ Ausbildung Richtbeispiele: - Gesundheitspflegerin im OP-Dienst, Intensivpflege oder Psychiatrie - Erzieherin mit speziellen Aufgaben und entsprechenden Kenntnissen - Heilerziehungspflegerin mit speziellen Aufgaben und entsprechenden Kenntnissen - Bilanzbuchhalterin - Unterrichtsschwester 55

56 Eingruppierungskatalog - mögliche Eingruppierungen in der Behindertenhilfe Entgeltgruppe 8 A Richtbeispiele: Erzieher/in/ Heilerziehungspfleger/in mit speziellen Aufgaben und entsprechenden Kenntnissen Bei Spezialaufgaben handelt es sich um besondere Aufgaben, die über das einschlägige Berufsfeld hinausgehen und die neben der fachbezogenen Ausbildung Eine weitere Berufserfahrung fordern ( ) Spezialaufgaben sind daher solche, die außerhalb der üblichen Aufgaben eines/einer einschlägig ausgebildeten Mitarbeiters/in liegen und besondere Fachkenntnisse erfordern. (vgl. BAG ABR 48/05 zum Begriff der Spezialaufgaben) Den Spezialaufgaben entsprechende Kenntnisse Spezialaufgaben können nur dann angenommen werden, wenn sie besondere Fachkenntnisse erfordern, die außerhalb der üblichen Kenntnisse eines ausgebildeten Erziehers/ einer ausgebildeten Erzieherin liegen. (vgl. BAG ABR 48/05) 56

57 Eingruppierungskatalog Entgeltgruppe 8 B: MA der EG 7 1. mit eigenständiger Wahrnehmung von Aufgaben (Anm. 6) und Leitungsaufgaben (Anm. 11) in den Tätigkeitsbereichen: a) Pflege / Betreuung / Erziehung b) Nichtärztlicher medizinischer Dienst 2. in der Leitung (Anm. 10) im Tätigkeitsbereich Hauswirtschaft / Handwerk / Technik Richtbeispiele: Stationsleiterin, Wohnbereichsleiterin, Leitende MTA, Leitende Phyiotherapeutin, Leitende Diätassistentin, Hauswirtschaftsleiterin/hauswirtschaftliche Betriebsleiterin Anmerkung 10: Leitung umfasst die fachlicher personelle, organisatorische und wirtschaftliche Verantwortung für eine Organisationseinheit Anmerkung 11: Leistungsaufgaben werden MA neben ihrer Tätigkeit ausdrücklich übertragen und umfassen nicht alle in der Anmerkung 10 beschriebenen Aspekte der Leitung (= fachlich, personelle, organisatorische und wirtschaftliche Verantwortung für eine Organisationseinheit) 57

58 Eingruppierungskatalog - mögliche Eingruppierungen in der Behindertenhilfe Entgeltgruppe 9 A: MA mit Tätigkeiten, die anwendungsbezogene wissenschaftliche Kenntnisse voraussetzen 1. MA mit verantwortlich wahrzunehmenden (Anm. 8) Aufgaben in den Tätigkeitsbereichen: a) Pflege / Betreuung / Erziehung b) Beratung / Therapie / Seelsorge 2. MA mit schwierigen (Anm. 14) verantwortlich wahrzunehmenden (Anm. 8) Aufgaben im Tätigkeitsbereich Verwaltung Richtbeispiele: Sozialpädagogin/Sozialarbeiterin, Heilpädagogin, Diakonin mit Seelsorge- und Beratungsaufgaben, Controllerin, IT-Systemberaterin, Personalreferentin, Qualitätsbeauftragte 58

59 Eingruppierungskatalog - mögliche Eingruppierungen in der Behindertenhilfe Entgeltgruppe 9 B: MA der EG 8 1. mit verantwortlich wahrzunehmenden Aufgaben (Anm. 7) und Leistungsaufgaben (Anm. 11) in den Tätigkeitsbereichen a) Lehre / Bildung / Ausbildung b) Verwaltung 2. mit eigenständiger Wahrnehmung (Anm. 6) von schwierigen (Anm. 14) oder komplexen (Anm. 15) Aufgaben und Leistungsaufgaben (Anm. 11) in den Tätigkeitsbereichen Pflege / Betreuung / Erziehung und nichtärztlicher medizinischer Dienst 3. in der Leitung (Anm. 10) eines großen Wohnbereiches oder einer kleinen Einrichtung oder eines kleineren Dienstes oder eines mittelgroßen Pflegebereiches einer stationären Einrichtung oder einer kleinen Diakoniestation (Anm. 16) im Tätigkeitsbereich Pflege/Betreuung/Erziehung 59

60 Eingruppierungskatalog - mögliche Eingruppierungen in der Behindertenhilfe Entgeltgruppe 9 B: Richtbeispiele: Leitung eines kleinen Verwaltungsbereiches, Leitung einer kleinen Schule für Alten-, Kranken oder Entbindungspflege, Pflegerische Leitung mehrerer Stationen eines KH, PDL in der Altenhilfe, Stationsleitung IntensivpflegE Anmerkung 15: Komplexe Aufgaben beinhalten vielschichtige und verschiedene Tätigkeiten, in denen Wissen und Fähigkeiten aus unterschiedlichen Bereichen miteinander verknüpft werden müssen. Anmerkung 16: Die Größenverhältnisse klein, mittelgroß, groß stellen keine absoluten Zahlenverhältnisse dar, sondern sind jeweils nach den Arbeitsfeldern und der trägerspezifischen Organisation zu differenzieren und sind ein Maßstab für das Ausmaß von Verantwortung. 60

61 Eingruppierungskatalog - mögliche Eingruppierungen in der Behindertenhilfe Entgeltgruppe 10 A: MA mit Tätigkeiten, die vertiefte anwendungsbezogene wissenschaftliche Kenntnisse voraussetzen MA mit schwierigen (Anm. 14) verantwortlich wahrzunehmenden (Anm. 8) Aufgaben in den Tätigkeitsbereichen a) Pflege / Betreuung / Erziehung b) Beratung / Therapie / Seelsorge Richtbeispiele: Sozialpädagogin/Sozialarbeiterin mit fachlich schwierigen Aufgaben, Heilpädagogin mit fachlich schwierigen Aufgaben, Referentin für Grundsatzfragen in einer Komplexeinrichtung 61

62 Eingruppierungskatalog - mögliche Eingruppierungen in der Behindertenhilfe Entgeltgruppe 10 B: 1. MA mit verantwortlich wahrzunehmenden Aufgaben (Anm. 8) und Leitungsaufgaben (Anm. 11) in den Tätigkeitsbereichen Pflege/ Betreuung / Erziehung und Beratung / Therapie / Seelsorge 2. MA mit schwierigen (Anm. 14) verantwortlich wahrzunehmenden (Anm. 8) Aufgaben und Leistungsaufgaben (Anm. 11) im Tätigkeitsbereich Verwaltung 3. MA in der Leitung (Anm. 10) einer mittelgroßen Einrichtung oder eines mittelgroßen Dienstes oder eines sehr großen Wohnbereiches oder eines großen Pflegebereiches oder einer stationären Einrichtung oder einer mittelgroßen Diakoniestation (Anm. 16) 4. MA in der Leitung eines mittelgroßen Verwaltungsbereiches 5. MA in der Leitung einer mittelgroßen Schule für Alten-, Kranken- oder Entbindungspflege Richtbeispiel: Leitende Sozialpädagogen/Sozialarbeiterin mit nachgeordneten Soz.arb.-/päd., IT-Bereichsleiterin, Leiterin eines mittelgroßen Verwaltungsbereichs, Leiterin einer mittelgroßen Schule für Alten-, Kranken- oder Entbindungspflege 62

63 Eingruppierungskatalog - mögliche Eingruppierungen in der Behindertenhilfe Entgeltgruppe 11 A: MA mit Tätigkeiten, die vertiefte und erweiterte anwendungsbezogene wissenschaftliche Kenntnisse voraussetzen MA mit komplexen und schwierigen verantwortlich wahrzunehmenden Aufgaben und mit Leitungsaufgaben für mehrere Bereiche und Einrichtungen Richtbeispiel: Qualitätsmanagerin im Krankenhaus oder in einer Komplexeinrichtung, Abteilungsleiterin Controlling 63

64 Eingruppierungskatalog - mögliche Eingruppierungen in der Behindertenhilfe Entgeltgruppe 11 B: MA in der Leitung (Anm. 10) 1. einer großen Einrichtung oder eines großen Dienstes oder mehrerer sehr großer Wohnbereiche (Anm. 16) in den Tätigkeitsbereichen Pflege / Betreuung / Erziehung und Beratung / Therapie/ Seelsorge 2. mehrerer großer Pflegebereiche einer großen stationären Einrichtung oder einer großen Diakoniestation (Anm. 16) im Tätigkeitsbereich Pflege / Betreuung / Erziehung 3. eines großen (Anm. 16) Bereichs im Tätigkeitsbereich Verwaltung 4. einer großen (Anm. 16) Schule für Alten-,Kranken- oder Entbindungspflege im Tätigkeitsbereich Lehre / Bildung / Ausbildung Richtbeispiel: Leiterin eines Beratungsdienstes 64

65 Eingruppierungskatalog - mögliche Eingruppierungen in der Behindertenhilfe Entgeltgruppe 12 A: MA mit Tätigkeiten, die wissenschaftliche Kenntnisse und Methodenkompetenz Voraussetzen. 1. MA mit schwierigen (Anm. 14) und komplexen (Anm. 15) verantwortlich wahrzunehmenden (Anm. 9) Aufgaben und Leitungsaufgaben (Anm. 11), die in der Regel ein wissenschaftliches Hochschulstudium voraussetzen; 2. MA mit verantwortlich wahrzunehmenden Aufgaben (Anm. 9), die ein wissenschaftliches Hochschulstudium zwingend voraussetzen. Richtbeispiele: Psychologin, Leiterin Finanz- und Rechnungswesen, Leiterin Technischer Dienst 65

66 Eingruppierungskatalog - mögliche Eingruppierungen in der Behindertenhilfe Entgeltgruppe 12 B: MA in der Leitung (Anm. 10) einer sehr großen Einrichtung oder eines sehr großen Dienstes oder eines entsprechend großen Teils einer Einrichtung (Anm. 16) Richtbeispiele: Einrichtungsleiterin einer sehr großen Einrichtung oder eines entsprechend großen Teils einer Komplexeinrichtung,PDL eines großen Krankenhauses, Pädagogische Leiterin, Kaufmännische Leiterin 66

67 Eingruppierungskatalog - mögliche Eingruppierungen in der Behindertenhilfe Entgeltgruppe 13 A: MA mit Tätigkeiten, die vertiefte oder erweiterte wissenschaftliche Kenntnisse und Methodenkompetenz voraussetzen. 1. MA mit schwierigen (Anm. 14) und komplexen (Anm. 15) verantwortlich wahrzunehmenden (Anm. 9) Aufgaben und Leitungsaufgaben (Anm. 11), die ein wissenschaftliches Hochschulstudium und in der Regel eine zusätzliche Qualifikation voraussetzen. 2. MA mit schwierigen (Anm. 14) verantwortlich wahrzunehmenden (Anm. 9) Aufgaben, die ein wissenschaftliches Hochschulstudium und eine zusätzliche Qualifikation zwingend voraussetzen. Richtbeispiele: Pflegedirektorin, Fachabteilungsleiterin in einer großen Komplexeinrichtung 67

68 Eingruppierungskatalog - mögliche Eingruppierungen in der Behindertenhilfe Entgeltgruppe 13 B: MA in der Leitung (Anm. 10) besonders großer und verschiedenartiger Komplexeinrichtungen mit ausgeprägten fachlichen Besonderheiten Richtbeispiele: Geschäftsführerin, Kaufmännische Direktorin in einer großen Komplexeinrichtung 68

69 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!! Hans-Werner Hinnenthal M.A. Diakoniemanagement Dipl. Pflegewirt Albrecht-Thaer-Straße Münster Telefon 0251 / Telefax 0252 / Mobil 0171 / hans-werner.hinnenthal@asculta.de 69