Konzeption eines Vorgehensmodells für die Analyse zur Geschäftsprozessmodellierung und den Einsatz von Workflows im mittelständischen Unternehmen
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- Margarete Scholz
- vor 8 Jahren
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1 Torsten Neumann Konzeption eines Vorgehensmodells für die Analyse zur Geschäftsprozessmodellierung und den Einsatz von Workflows im mittelständischen Unternehmen Die 1. Phase zur Softwareentwicklung - Die Analyse Diplomica Verlag
2 Torsten Neumann Konzeption eines Vorgehensmodells für die Analyse zur Geschäftsprozessmodellierung und den Einsatz von Workflows im mittelständischen Unternehmen Die 1. Phase zur Softwareentwicklung Die Analyse ISBN: Herstellung: Diplomica Verlag GmbH, Hamburg, 2011 Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Die dadurch begründeten Rechte, insbesondere die der Übersetzung, des Nachdrucks, des Vortrags, der Entnahme von Abbildungen und Tabellen, der Funksendung, der Mikroverfilmung oder der Vervielfältigung auf anderen Wegen und der Speicherung in Datenverarbeitungsanlagen, bleiben, auch bei nur auszugsweiser Verwertung, vorbehalten. Eine Vervielfältigung dieses Werkes oder von Teilen dieses Werkes ist auch im Einzelfall nur in den Grenzen der gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsgesetzes der Bundesrepublik Deutschland in der jeweils geltenden Fassung zulässig. Sie ist grundsätzlich vergütungspflichtig. Zuwiderhandlungen unterliegen den Strafbestimmungen des Urheberrechtes. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Die Informationen in diesem Werk wurden mit Sorgfalt erarbeitet. Dennoch können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden und der Verlag, die Autoren oder Übersetzer übernehmen keine juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung für evtl. verbliebene fehlerhafte Angaben und deren Folgen. Diplomica Verlag GmbH Hamburg 2011
3 Für Sylvia, Jessica und Leonard
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5 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis...i Abbildungen... iii Tabellen... iv 1.0 Einleitung Ausgangslage Motivation Zielsetzung Lösung mit dem Ordnungsansatzrahmen Fazit Aufbau der Studie Bestehende und erweiterte Ansätze Priorisierung von Modellen zur Konzeption Allgemein-methodische Vorgehensweisen Anforderungen an das Vorgehensmodell Konzeption eines Vorgehensmodells Das Modell der Analyse Methoden der Befragung Modellierungsregeln der Beobachtung Die Informationsanalyse vom Geschäftsprozess zum Workflow Berechnungsansatz für Workflows Erweiterte Geschäftsprozessmodellierung Geschäftsprozessmodellierung Workflowmodellierung Beschreibung des Workflowsystems Workflowabläufe im Geschäftsprozess Referenzmodelle zur Geschäftsprozess- und Workflowmodellierung Weitere nützliche Techniken Allgemein-methodisches Vorgehensmodell Primäres Szenario Die Analyse der Geschäftsprozesse IST-Modellierung der Geschäftsprozesse IST-Modellierung der Workflows im Geschäftsprozess SOLL-Modellierung der Workflows im Geschäftsprozess SOLL-Modellierung der Geschäftsprozesse Phasenmodell der Softwareentwicklung Ergonomische Betrachtungsweisen Software Ergonomie Berechnung der Softwaresteuerelemente für eine ergonomische Anwendung Mitarbeiterbeziehungen im Geschäftsprozess Praktische Anwendung des Vorgehensmodells Gesamtheitliche Vorgehensweise Ziel der Modellierung Primäres Szenario Ordnungsrahmen...58 i
6 4.1.4 Referenzmodelle Sekundäre Szenario Analyse der Geschäftsprozesse Die IST-Modellierung der Geschäftsprozesse Die IST-Modellierung der Workflows Die SOLL-Modellierung der Workflows Die SOLL-Modellierung des Geschäftsprozesses Phasenmodell zur Softwareentwicklung Ergonomische Betrachtungen Ausblick...83 Literaturverzeichnis...84 ii
7 Abbildungen Abb. 1: Geschäftsprozess vs. Workflow...13 Abb. 2:Interaktion Mensch-Geschäftsprozess-Workflow...13 Abb. 3:Interaktion Mensch-Geschäftsprozess n-workflows...15 Abb. 4: Workflows im Geschäftsprozess...16 Abb. 5 Mitarbeiter im Geschäftsprozess...17 Abb. 6 Mitarbeitereinfluss im Workflowprozess...17 Abb. 7:Geschäftsprozess vs. Workflow...30 Abb. 8: Funktionale Gliederung eines Unternehmens...32 Abb. 9: Workflow-Management-Regelkreis...33 Abb. 10: Life-Cycle-Modell...34 Abb. 11: Elemente USE-CASE-DIAGRAM...35 Abb. 12: Vorgänge im Geschäftsprozess...36 Abb. 13: Vorgangsknoten...37 Abb. 14: Entwicklungsphasen von Unternehmen...40 Abb. 15: Spiralmodell nach Boehm...47 Abb. 16: Mitarbeitereinfluss im Workflowprozess...53 Abb. 17: Entwicklungsphasen von Unternehmen...57 Abb. 18: Funktionale Gliederung des Unternehmens...62 Abb. 19: USE-CASE-Diagram Ist-Erfassung Workflows im Geschäftsprozess...65 Abb. 20 USE-CASE-DIAGRAM Soll-Modell Workflow im Geschäftsprozess.73 Abb. 21: Bestellformular Ist Erfassung...77 Abb. 22: Bestellformular Soll Erfassung...78 Abb. 23: Bildschirmauflösung...80 iii
8 Tabellen Tabelle 1:Charakteristika des kontinuierlichen Prozessmanagements und des Business Process Reengineering...27 Tabelle 2: Mitarbeiter Bearbeitungszeit...59 Tabelle 3: Administrative Kosten...59 Tabelle 4: Berechnungsbeispiel für Mitarbeiteraktivitäten...60 Tabelle 5: Bewertung Softwaretools...61 iv
9 1.0 Einleitung In der Literatur finden sich zahlreiche theoretische Konzepte und Beispiele zur Anwendung von Vorgehens-Modellen. Die Praxis zeigt jedoch häufig, dass die Situationen im Unternehmen stark festgefahren sein können. Die Ursachen liegen vielfach in der hohen Komplexität der Geschäftsprozesse und deren Abläufe. Die vielfachen relativen Beziehungen in einem Geschäftsprozess bilden oftmals eine schwierige Ausgangslage für eine Optimierung von Geschäftsprozessen. Oftmals treten bei der Optimierung von Geschäftsprozessen, die softwaretechnisch abgebildet werden sollen, enorme Schwierigkeiten auf. Komplexe Geschäftsprozesse werden solange relativiert bis das eigentliche Anliegen, die Reduzierung von Schnittstellen und der Abbau unübersichtlicher Komplexität fast vollständig in die Soll-Modellierung übernommen werden. So entsteht wieder eine schwierige Ausgangslage die softwaretechnisch aber auch allgemein organisatorisch schwer zu bewältigen ist. Die übermäßige Relativierung von Geschäftsprozessen im Zuge der Optimierung soll wie folgt verstanden werden. Die vielen Verzweigungen der Geschäftsprozesse werden vielmals so oft in einem relativen Bezug zu dessen Nutzen gestellt bis sich alle Verzweigungen in der softwaretechnischen Abbildung wiederfinden. Dies bewirkt, dass kaum eine Verbesserung des Ablaufes des Geschäftsprozesses in deren softwaretechnischen Umsetzung zu messen ist. Der Aufwand wurde nur umgelagert. Es stellt sich immer wieder die Frage, ob die Einführung von Workflows eine lohnende Investition ist. Oft entstehen vielfache Schwierigkeiten bei der Umsetzung komplexer Geschäftsprozesse in ein Workflowsystem. Ein Scheitern dieser Transformation endet oftmals in einer Fehlinvestition. Mögliche Ursachen soll in dieser Studie erkannt und gelöst werden. Bereits bekannte Konzepte und Modelle beinhalten verschiedene Schritte die durchlaufen werden müssen, um eine erfolgreiche Optimierung der Geschäftsprozesse und deren Abläufe als Workflow zu erreichen. Ein einfaches Modell zur Geschäftsprozess- und Softwaremodellierung sieht wie folgt aus: Mit dem bekannten Spiralmodell werden die 4 Phasen der Softwareentwicklung durchlaufen. Die 4 Hauptphasen sind: 1. Analyse, 2. Entwurf, 3. Implementierung und 4. Test 1
10 Vor allem der Schritt der Analyse schafft die Grundlage zum Erfolg oder leider, wie oft in der Praxis anzutreffen, eine weitere unzureichende Lösung. Vor allem in der schwierigen Einstiegsphase stellt die Analyse in seiner Ist- Soll-Modellierung die Weichen zum Erfolg. Vor allem bei sehr verzweigten und stark autonomen Unternehmensstrukturen muss die Analyse konkrete Formen annehmen. Eine Optimierung bzw. Reduzierung von Schnittstellen muss erreicht werden. Das Erkennen und Umsetzen von nutzbaren Regelmäßigkeiten in Geschäftsprozessabläufen soll die Grundlage für eine Optimierung im Zuge der Analyse bilden. Der Einfluss menschlicher Verhaltensweisen hat hier einen wesentlichen Einfluss auf den Verlauf der Analyse. Die daraus entstandenen neuen Bezeichnungen zwischen Software und Mensch gewinnt weiter an Bedeutung. Daraus resultieren weiterhin die Beziehungen zwischen den Mitarbeitern miteinander. Durch die Optimierung der Geschäftsprozesse verspricht man sich mehr Zeit die der Mitarbeiter zur Verfügung hat um weitere Arbeitsaufgaben lösen zu können. Es stellt sich die Option eingesparter Zeit, die umorganisiert werden muss!? Ob diese Annahme eine Verbesserung in den Arbeitsabläufen bringt, soll ein weiterer Punkt in dieser Studie sein. In der vorliegenden Studie wird daher ein Ansatz zur konkreten Konzeption eines Analyse-Modells und deren Anwendung in einem Vorgehensmodells erarbeitet. Am Ende des Buches soll eine Antwort auf die Frage für ein weiterführendes Ziel zunehmender Automatisierungsabläufe gegeben werden Das heißt, der funktionale, meist in einer Abteilung ablaufende Prozessablauf wird nicht der Abteilung sondern der Stelle im prozessorientiertem System zugeordnet. Die Dokumente werden nicht mehr den Abteilungen oder den Arbeitsgruppen sondern der Stelle im Dokumentenmanagement System als Prozessablauf bzw. Workflow zugeordnet. Somit wird das Dokument nicht der Stelle in der Abteilung sondern der Stelle Prozessmanagementsystem zugeordnet. Zu beachten gelten die entsprechend vereinbarten Rechte- und Zugriffsverfahren. 2
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